Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet) Belastingsamenwerking West-Brabant 2023

Artikel 1. Begrippenkader

In deze verordening wordt verstaan onder:

Administratie:

Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van de organisatie van de BWB en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

rechtmatigheidsverantwoording:

De rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2. Programma-indeling

• 1.

  Het algemeen bestuur stelt de programma-indeling voor de begroting vast.

• 2.

  Het algemeen bestuur stelt op voorstel van het dagelijks bestuur de taakvelden per programma vast.

• 3.

  Het algemeen bestuur stelt op voorstel van het dagelijks bestuur per programma de beleidsindicatoren vast. Het voorstel van het dagelijks bestuur bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

Artikel 3. Planning en control cyclus

• 1.

  Voor aanvang van een begrotingsjaar ontvangt het algemeen bestuur een overzicht met daarin in elk geval de data voor het aanbieden door het dagelijks bestuur en het vaststellen door het algemeen bestuur van de jaarstukken, de kadernota, de begroting met meerjarenraming en de bestuursrapportages.

Artikel 4. Kadernota

• 1.

  Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks een kadernota aan het algemeen bestuur aan over de kaders en uitgangspunten voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. Het algemeen bestuur stelt deze kadernota uiterlijk 31 januari vast.

• 2.

  Het dagelijks bestuur zendt deze kadernota vóór 1 februari ter informatie aan de raden van de deelnemende gemeenten en aan het algemeen bestuur van het deelnemende waterschap.

Artikel 5. Begroting

• 1.

  Het dagelijks bestuur stelt de ontwerpbegroting op conform het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en binnen de door het algemeen bestuur vastgestelde kaders.

• 2.

  Het dagelijks bestuur zendt de ontwerpbegroting twaalf weken -voordat zij aan het algemeen bestuur ter behandeling wordt aangeboden- toe aan de raden van de deelnemende gemeenten en aan het algemeen bestuur van het deelnemende waterschap. Deze kunnen binnen acht weken hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen.

• 3.

  Door het dagelijks bestuur worden de ontwerpbegroting en de ingediende zienswijzen -voorzien van een schriftelijk en gemotiveerd advies van het dagelijks bestuur – vervolgens ter behandeling aan algemeen bestuur aangeboden.

• 4.

  Het dagelijks bestuur zendt de vastgestelde begroting, binnen de in artikel 67, lid 2 van de Wet gemeenschappelijke regelingen gestelde termijn, aan gedeputeerde staten.

Artikel 6. Autorisatie

• 1.

  Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten voor de afzonderlijke programma’s evenals de in de begroting opgenomen eventuele investeringskredieten.

• 2.

  Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar waarvan de lasten niet in de begroting zijn opgenomen, legt het dagelijks bestuur voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een voorstel voor het autoriseren van een krediet aan het algemeen bestuur voor. Het voorstel dient voorzien te zijn van een structureel sluitende begrotingswijziging waarin de baten en lasten voortvloeiend uit deze investering zijn opgenomen.

• 3.

  Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat:

  • a.

    de budgetten en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd door het algemeen bestuur;

  • b.

    de lasten op programmaniveau niet worden overschreden;

  • c.

    de lasten van de taakvelden niet dusdanig worden overschreden dat het verwezenlijken van andere taakvelden binnen hetzelfde programma onder druk komen.

• 4.

  Het algemeen bestuur neemt pas een besluit nadat de raden van de deelnemende gemeenten en het algemeen bestuur van het deelnemende waterschap daarover zienswijzen hebben kunnen indienen over begrotingswijzigingen die leiden tot een wijziging van de (totale)bijdragen van de deelnemers.

• 5.

  Het algemeen bestuur mandateert het dagelijks bestuur om begrotingswijzigingen door te voeren, die betrekking hebben op:

  • a.

    budget neutrale begrotingswijzigingen, waarbij alleen een lastenverschuiving plaatsvindt binnen hetzelfde programma;

  • b.

    budget neutrale begrotingswijzigingen, waarbij alleen een lastenverschuiving plaatsvindt, tussen salarisbudgetten en inhuurbudgetten binnen hetzelfde programma of tussen programma’s;

  • c.

    lastenverhoging waar een direct gerelateerde opbrengst tegenover staat (anders dan de reguliere deelnemersbijdrage);

  • d.

    Onttrekking van de post onvoorzien.

Artikel 7. Tussentijdse rapportages

• 1.

  Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van minimaal twee tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de BWB.

• 2.

  De programma-indeling van de tussentijdse rapportages sluit aan op de begroting.

• 3.

  De rapportages bevatten een uiteenzetting over de uitvoering en de voortgang van het beleid en beheer. Daarbij worden de ontwikkelingen binnen het lopende begrotingsjaar genoemd en worden eventuele structurele consequenties van het gevoerde beleid meegenomen.

• 4.

  De rapportages gaan ten minste in op afwijkingen van de baten en lasten en de geleverde prestaties vanaf een bedrag van € 100.000.

Artikel 8. Informatieplicht

• 1.

  Het dagelijks bestuur informeert in ieder geval vooraf het algemeen bestuur en neemt pas een besluit, nadat het algemeen bestuur in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het dagelijks bestuur te brengen betreffende:

  • a.

    Aangaan van geldleningen, waarborgen en garanties groter dan € 1.500.000;

  • b.

    aan- en verkoop van onroerend goed groter dan € 100.000.

Artikel 9. Jaarstukken

• 1.

  Het dagelijks bestuur legt verantwoording af over de uitvoering van de begroting middels de jaarstukken. Daarin geeft het dagelijks bestuur aan:

  • a.

    welke doelstellingen en resultaten zijn bereikt en welke niet;

  • b.

    welke goederen en diensten zijn geleverd en wat de relatie was tot de beschikbaar gestelde budgetten;

  • c.

    welke kosten zijn gemaakt en wat de afwijkingen zijn ten opzichte van de begroting.

• 2.

  Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het dagelijkse bestuur het algemeen bestuur het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.

• 3.

  Het dagelijks bestuur zendt de voorlopige jaarrekening, binnen de in artikel 67a van de Wet gemeenschappelijke regelingen gestelde termijn, aan de raden van de deelnemende gemeenten en aan het algemeen bestuur van het deelnemende waterschap.

• 4.

  Het algemeen bestuur stelt de jaarrekening vast in het jaar volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft.

• 5.

  Het dagelijks bestuur zendt de vastgestelde jaarrekening, binnen de in artikel 67, lid 4 van de Wet gemeenschappelijke regelingen gestelde termijn, aan gedeputeerde staten.

   

Artikel 10. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1.

  Het algemeen bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2.

  In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het dagelijks bestuur aan het dagelijks bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten van de Belastingsamenwerking West-Brabant, inclusief de dotaties aan de reserves.

• 3.

  In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 50.000,- nader toegelicht.

Artikel 11. Voorwaardencriterium

• 1.

  Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2.

  Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 12 Begrotingscriterium

• 1.

  Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• 2.

  De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 6.

• 3.

  Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 4.

  Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a.

    Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

  • b.

    Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

  • c.

    De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

• 5.

  Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 13 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1.

  Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen van de Belastingsamenwerking West-Brabant bij financiële beheershandelingen.

• 2.

  Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van de Belastingsamenwerking West-Brabant.

   

Artikel 14. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  De regels over de waardering en afschrijving van vaste activa worden in een afzonderlijke beleidsnota ‘waardering en afschrijving activa’ vastgelegd. Het dagelijks bestuur biedt een nota ‘waardering en afschrijving activa’ aan het algemeen bestuur ter vaststelling aan.

Artikel 15. Reserves en voorzieningen

• 1.

  Het dagelijks bestuur biedt een beleidsnota reserves en voorzieningen aan het algemeen bestuur ter vaststelling aan.

• 2.

  In deze nota worden in ieder geval opgenomen:

  • a.

    criteria voor de vorming, de (maximale) omvang, de vrijval en de wijze van besteding van reserves en voorzieningen;

  • b.

    criteria voor de omvang van de minimale en maximale weerstandcapaciteit.

Artikel 16. Kostprijsberekeningen

• 1.

  Voor het bepalen van de kostprijs van producten en diensten aan de deelnemers van de BWB wordt een systeem van kostenberekening gehanteerd.

• 2.

  Bij deze kostenberekening worden naast de directe kosten alle indirecte kosten betrokken die samenhangen met de door de BWB verleende diensten.

Artikel 17. Financieringsfunctie

• 1.

  De werkwijze en richtlijnen met betrekking tot de financieringsfunctie worden door het dagelijks bestuur vastgelegd in een Treasurystatuut.

• 2.

  Het algemeen bestuur stelt het Treasurystatuut vast.

   

Artikel 18. Weerstandsvermogen en risicomanagement

In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing bij de begroting en de jaarrekening neemt het dagelijks bestuur in ieder geval de verplichte onderdelen op grond van artikel 11 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op voor zover deze van toepassing zijn op de BWB.

Artikel 19. Financiering

In de paragraaf Financiering bij de begroting en de jaarrekening neemt het dagelijks bestuur in ieder geval de verplichte onderdelen op grond van artikel 13 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

Artikel 20. Bedrijfsvoering

In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

• a.

  omvang, opbouw en ontwikkeling personeelsbestand;

• b.

  omvang inhuur derden;

• c.

  ontwikkelingen op het gebied van Informatisering en automatisering;

• d.

  een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, voor zover deze de rapportagegrens, zoals bedoeld in artikel 10 overschrijden en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;

• e.

  een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden en de bijbehorende ministeriële regelingen, als deze voorkomen;

• f.

  rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en/of slechte documentatie of naleving hiervan, als deze voorkomen;

• g.

  geconstateerde fraude door eigen medewerkers, als dit voorkomt,

Artikel 21. Onderhoud kapitaalgoederen

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het meerjarig onderhoud van de activa binnen de daarvoor beschikbare budgetten.

Artikel 22. Administratie

• 1.

  De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • a.

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen bij de BWB;

  • b.

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van balansposten;

  • c.

    het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

  • d.

    het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

  • e.

    het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

  • f.

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie evenals voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

• 2.

  Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat:

  • a.

    de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

  • b.

    de vereiste informatie verstrekt wordt aan het Rijk en andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan de BWB.

Artikel 23. Financiële organisatie

• 1.

  Het dagelijks bestuur draagt zorgt voor en legt vast:

  • a.

    een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidig toewijzing van de taken aan de afdelingen;

  • b.

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

  • c.

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten, middels het opstellen van een mandaatregeling;

  • d.

    de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

  • e.

    beleid en regels voor teken- en beschikkingsbevoegdheden, waaronder een regeling budgethouderschap.

  • f.

    het beleid en de interne regels voor het voorkomen van fraude van interne regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

• 2.

  Het dagelijks bestuur stelt het inkoop- en aanbestedingsbeleid vast waarin de interne regels voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten zijn vastgelegd. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met nationale en Europese regelgeving.

Artikel 24. Beheersing en interne controle

• 1.

  Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het Dagelijks Bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 25 onder f. Daarnaast informeert het Dagelijke Bestuur het algemeen bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

• 2.

  Het dagelijks bestuur zorgt voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de Belastingsamenwerking West-Brabant met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de 4 jaar. Bij afwijkingen in de administratie neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

   

Artikel 25. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking per 1 januari 2023, onder gelijktijdige intrekking van de Financiële verordening BWB.

Artikel 26. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Financiële Verordening Belastingsamenwerking West Brabant 2023’.