Controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

accountant:

een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet.

accountantscontrole:

controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant.

rechtmatigheidsverantwoording:

de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het algemeen bestuur te benoemen accountant.

• 2.

  Ter voorbereiding op de aanbesteding van de accountantscontrole stelt het dagelijks bestuur in overleg met het algemeen bestuur een programma van eisen op.

• 3.

  Jaarlijks wordt, voorafgaand aan de accountantscontrole, door het algemeen bestuur een controleprotol vastgesteld, waarin in ieder geval is aangegeven:

  • a.

    de toe te passen goedkeuringstoleranties en eventueel afwijkende rapporterings-toleranties bij de controle van de jaarrekening;

  • b.

    de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

  • c.

    het door de accountant te hanteren normatief kader bij zijn onderzoek naar het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en de balansmutaties.

• 4.

  Tevens geeft het algemeen bestuur jaarlijks opdracht aan de accountant voor een rechtmatigheidscontrole op de geinde belastinggelden over betreffend jaar ten behoeve van de deelnemers. De accountant verstrekt naar aanleiding van deze controle per deelnemer een afzonderlijke verklaring aan de BWB ten behoeve van de betreffende deelnemers.

Artikel 3. Informatieverstrekking door het dagelijks bestuur

• 1.

  Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2.

  Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, bestuursbesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt het dagelijks bestuur desgevraagd schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  Het dagelijks bestuur legt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor aan het algemeen bestuur binnen de hiervoor gestelde wettelijke termijnen in de Wet Gemeenschappelijke Regelingen.

• 5.

  Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.

• 6.

  De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur zo veel mogelijk gebruik van het namens het dagelijks bestuur uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

• 7.

  De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de Belastingsamenwerking West-Brabant en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De tijdstippen waarop deze worden ingepland vinden zoveel mogelijk in onderling overleg plaats. Voor zover de accountant dit in het kader van zijn controleopdracht noodzakelijk acht, kan hij controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) het Dagelijks Bestuur, de algemeen directeur en de (concern-)controller.

Artikel 5. Toegang tot informatie

• 1.

  De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeenschappelijke regeling BWB.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle werknemers mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de desbetreffende werknemers hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Het Dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat alle werknemers van de organisatie-eenheden van de BWB zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

• 1.

  Het dagelijks bestuur kan de door het algemeen bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.

• 2.

  Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het dagelijks bestuur is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de BWB is.

• 3.

  Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het dagelijks bestuur bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeenschappelijke regeling BWB is.

Artikel 7. Rapportering

• 1.

  Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, dringt hij bij het dagelijks bestuur aan op correctie van de geconstateerde afwijkingen. Indien het dagelijks bestuur de geconstateerde afwijkingen niet wenst dan wel niet meer kan herstellen, meldt de accountant dit terstond schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur. Mits hiertoe gemandateerd kan de algemeen directeur in de plaats treden van het dagelijks bestuur.

• 2.

  In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de algemeen directeur, de concern controller dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren van de gemeenschappelijke regeling BWB.

• 3.

  De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het Dagelijks Bestuur om op deze stukken te reageren. Mits daartoe gemandateerd kan de Algemeen Directeur in de plaats treden van het Dagelijks Bestuur.

Artikel 8. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking per 1 januari 2023, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2023 en later.

Artikel 9. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening 2023 Belastingsamenwerking West Brabant ”.