| Organisatie | Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Archiefverordening Gemeenschappelijke regeling Holland Rijnland 2023 |
| Citeertitel | Archiefverordening Gemeenschappelijke regeling Holland Rijnland 2023 |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Archiefverordening Holland Rijnland 2008.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 24-11-2023 | nieuwe regeling | 28-06-2023 |
Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Holland Rijnland
Het voorstel van het Dagelijks Bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Holland Rijnland van 1 juni 2023 tot vaststelling van de Archiefverordening Holland Rijnland;
Vast te stellen de navolgende Verordening betreffende de zorg van het Dagelijks Bestuur voor de analoge en digitale archiefbescheiden van het samenwerkingsorgaan en zijn bestuursorganen, het aanwijzen en het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening Gemeenschappelijke regeling Holland Rijnland).
Hoofdstuk I. Algemene bepalingen
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
archiefbescheiden: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onder c, lid 1 t/m 4, van de wet zijnde het geheel van op een of meerdere informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecedeerd op grond van de taakstelling en/of de werkprocessen van een organisatieonderdeel;
Hoofdstuk III. De zorg van het Dagelijks Bestuur voor de archiefbescheiden
Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende en deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.
Artikel 6 Vervaardiging en bewaring
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Hoofdstuk IV. Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 11 Vervanging archivaris
Het Dagelijks Bestuur wijst de archivaris aan. De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 40 tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte voldoende en deskundige medewerkers.
De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het Dagelijks Bestuur. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Holland Rijnland op 28 juni 2023
De wet stelt algemene eisen aan het beheer van alle informatie van de overheid. Daarmee is deze wet de belangrijkste voor de informatievoorziening van de Nederlandse overheid. De wet stelt extra eisen aan bescheiden die blijvend worden bewaard. De wet regelt ook dat deze blijvend te bewaren informatie wordt bewaard in openbare archiefbewaarplaatsen en daar beschikbaar wordt gesteld voor iedere burger. De wet is een wet op hoofdlijnen. Een aantal onderdelen is verder uitgewerkt in het Archiefbesluit. Op zijn beurt bevat dit Archiefbesluit weer bepalingen op hoofdlijnen. Die bepalingen zijn weer verder uitgewerkt in de Archiefregeling en de verordening.
De verordening is opgesteld voor de Gemeenschappelijke regeling Holland Rijnland. De verordening is opgesteld aan de hand van de vigerende Iandelijke wet- en regelgeving geldend op 1 januari 2023.
Conform artikel 40, eerste lid, van de wet dient de zorg te worden geregeld omtrent alle informatie van de bij die regeling ingestelde openbare lichamen of gemeenschappelijke organen. Daarbij dient zoveel mogelijk de bepalingen van de wet te worden gevolgd. Dit betekent dat het Dagelijks Bestuur zorgdraagt voor informatie van de Gemeenschappelijke regeling en dat de archivaris van de aangewezen archiefbewaarplaats toezicht uitoefent op het beheer van nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie.
Evenals de wet is deze verordening zowel van toepassing op papieren als op digitale documenten. In de wet is een uitgebreide definitie van het begrip 'archiefbescheiden' opgenomen, waardoor nadrukkelijk alle vormen van informatie die de gemeente in het kader van haar taakuitoefening ontvangt en creëert, onder de werking van de wet en de daarop gebaseerde regelgeving worden gebracht.
Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip `zorg', dat niet wordt gedefinieerd in de wet. Hoofdstuk IV is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid, van de wet.
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moet worden toegekend.
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van 'informatie'. De wetgever heeft binnen de formele betekenis van het begrip alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie bedoeld inclusief die welke enkel met informatietechnologie kan worden opgevraagd.
Ondanks de verruimde betekenis van het begrip 'informatie' kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als beheer. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van digitale bestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd.
De in artikel 1 bedoelde archivaris betreft de archivaris van de archiefbewaarplaats van de gemeente Leiden. De aanwijzing van deze archivaris is gekoppeld aan het feit dat Holland Rijnland een dienstverleningsovereenkomst heeft gesloten met de gemeente Leiden voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie/archiefbescheiden en het toezicht op het beheer van de door haarzelf beheerde informatie/archiefbescheiden.
De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften, t.w. een Besluit Informatiebeheer. Dit besluit dient na het vaststellen van de Archiefverordening door Het Dagelijks Bestuur van Holland Rijnland te worden genomen.
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995, nadere regels over de kwaliteit van en de procedures rond het materiele behoud van de daarvoor in aanmerking komende informatie. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel dienen ook de te verzenden stukken aan genoemde regeling te voldoen.
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer Holland Rijnland.
De jaarlijkse verslaglegging door het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur vormt de basis voor de door het Algemeen Bestuur aan de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling te verstrekken informatie en inlichtingen. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht, waarbij een zwaarder accent wordt gelegd op horizontale verantwoording.
De verslaglegging door de archivaris vormt de basis voor de verantwoording van het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur als bedoeld in artikel 9.