| Organisatie | Staphorst |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Voorschriften omtrent de raadpleging van documenten |
| Citeertitel | Bezoekersreglement Gemeentearchief Staphorst 2023 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt het Bezoekersreglement gemeentelijk archief Staphorst d.d. 8 december 2009.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 23-11-2023 | nieuwe regeling | 14-11-2023 | 23 - 17616 |
2. Bezoekersreglement en bezoekersregistratie
Bij of voorafgaand aan het eerste bezoek aan het gemeentearchief ontvangt de bezoeker een (digitaal) exemplaar van dit bezoekersreglement.
Bij het eerste bezoek aan de studieruimte dient de bezoeker zich te identificeren en een bezoekersformulier in te vullen en deze te ondertekenen. Door ondertekening van het bezoekersformulier, gaat de bezoeker akkoord met de bepalingen in dit bezoekersreglement.
Bij ieder vervolgbezoek worden nieuwe bezoek- en raadpleeggegevens bijgeschreven in het bezoekersformulier of wordt een nieuw formulier aangeboden, dat de bezoeker dient te ondertekenen.
Bezoek aan de studieruimte is mogelijk tijdens openingstijden van het gemeentehuis en alleen op afspraak. Informatie over openingstijden is te vinden op de website van de gemeente.
Afhankelijk van de personeelsbezetting behoudt de gemeente zich het recht voor om de studieruimte tussen 12.00 en 13.00 uur te sluiten voor bezoekers.
Toegang tot de archiefbewaarplaats vindt slechts plaats onder begeleiding van een daartoe bevoegde medewerker of met toestemming van de beheerder.
Het is niet toegestaan huisdieren mee te nemen in de studieruimte, geleidehond of hulphond uitgezonderd.
4. Aanvragen en raadplegen van documenten
Tenzij de beheerder een uitzondering maakt, kunnen de volgende categorieën documenten niet (in origineel) door bezoekers gebruikt worden:
5. Omgang met documenten uit archieven en collecties
Het is de bezoeker verboden de ter gebruik verstrekte documenten te ontvreemden. Wanneer vervreemding wordt geconstateerd, zal aangifte worden gedaan.
Het is de bezoeker niet toegestaan om aanpassingen van welke aard dan ook aan te brengen in en aan de documenten. Voorzichtigheid bij gebruik dient te worden betracht. De bezoeker houdt zich bij het gebruik van documenten aan de volgende regels:
6. Naleving van gegevensbeschermingswetgeving
In documenten kunnen (bijzondere) persoonsgegevens voorkomen over nog levende personen. Wanneer de bezoeker documenten wil raadplegen die persoonsgegevens bevatten die vallen onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), verklaart de bezoeker met het ondertekenen van het bezoekersformulier dat hij de bepalingen van de AVG zal naleven en dat zijn onderzoek alleen een historisch (waaronder genealogisch), wetenschappelijk of statistisch doel heeft.
Van documenten waarop een beperking van de openbaarheid berust, worden geen (digitale) kopieën verstrekt en mogen geen foto’s gemaakt worden. De beheerder kan in bijzondere gevallen beslissen om hiervan af te wijken.
Ten aanzien van het publiceren en/of anderszins verwerken van (bijzondere) persoonsgegevens die in de documenten zijn aangetroffen, is de bezoeker zelf verwerkingsverantwoordelijke, als bedoeld in artikel 4 lid 7 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De bezoeker is bij het publiceren en/of anderszins verwerken van de in de eerste zin bedoelde persoonsgegevens dan ook zelf verantwoordelijk voor naleving van de bepalingen van de AVG. De bezoeker mag persoonsgegevens van nog levende personen alleen publiceren voor historische, wetenschappelijke of statistische doeleinden en onder de voorwaarde dat openbaarmaking van de gegevens van nog levende personen geschiedt op een zodanige wijze dat de persoonlijke levenssfeer van deze personen niet onevenredig wordt geschaad.
Voor zover artikel 27 dat toelaat en mits het originele materiaal rechtenvrij is, mag de bezoeker de in de studieruimte van het gemeentearchief gemaakte reproducties gebruiken voor publicaties of tentoonstellingen. Wanneer er auteursrechten op de originelen rusten, is de bezoeker zelf verantwoordelijk voor het regelen van de benodigde toestemmingen en/of vergoedingen met de rechthebbende.
Bezoekers dienen zich te allen tijde te houden aan de inhoud van dit reglement en de aanwijzingen van de archiefmedewerker op te volgen.
11. Legeskosten archiefonderzoek en vervaardigen reproducties
Uit in de archiefbewaarplaats berustende archieven en collecties kunnen voor een overeengekomen termijn archiefbescheiden worden uitgeleend ten behoeve van tentoonstellingen, mits dit gebeurt onder voldoende waarborgen voor het transport, de bewaring en de beveiliging van het uitgeleende, tegen vergoeding van de kosten en op de door de beheerder te stellen voorwaarden.