| Organisatie | Terschelling |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Beleidsnotitie participatie onder de Omgevingswet |
| Citeertitel | Beleidsnotitie participatie onder de Omgevingswet |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | ruimtelijke ordening, verkeer en vervoer |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 23-11-2023 | nieuwe regeling | 09-11-2023 |
1. Waarom de beleidsnotitie participatie onder de Omgevingswet?
Op Terschelling staan we voor verschillende uitdagingen, zoals de woningbouwopgave en de klimaatopgave. Deze uitdagingen kunnen we als gemeente niet alleen aanpakken. Samenwerking met de omgeving is hierbij van groot belang. Neem bijvoorbeeld de groeiende vraag naar woonruimte, waarbij verschillende belangen worden geraakt. Dit kunnen persoonlijke of maatschappelijke belangen van initiatiefnemers zijn, maar ook de wensen van toekomstige bewoners en de gevolgen voor de directe buren en de rest van de omgeving. Deze belangen komen samen in een participatietraject.
In een participatietraject kunnen belangen, meningen, expertise, kennis en creativiteit door belanghebbenden worden gedeeld en opgehaald. Wanneer dit zorgvuldig wordt gedaan, kan dit bijdragen aan de inhoudelijke kwaliteit van beleid, een goed ruimtelijk initiatief en de uitvoering daarvan en betere onderlinge verhoudingen. Participatie kan leiden tot een vergroot draagvlak, en daarmee tot minder bezwaar- en beroepsprocedures. Maar participatie is niet hetzelfde als draagvlak. Bij draagvlak gaat het om het accepteren, aanvaarden of ondersteunen van een initiatief, terwijl het bij participatie gaat om het betrekken van belanghebbenden. Deze betrokkenheid, betekent niet automatisch dat de uitkomst voor iedereen wenselijk is of dat iedereen het ermee eens is. Wel kan participatie ervoor zorgen dat betrokken partijen zich mede verantwoordelijk voelen voor bepaalde uitkomsten.
Onder de Omgevingswet is participatie een belangrijke pijler. In de wet wordt participatie als volgt gedefinieerd: ‘het in een vroegtijdig stadium betrekken van belanghebbenden (burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties en bestuursorganen) bij het proces van de besluitvorming over een project of activiteit’.
Op welke wijze participatie moet plaatsvinden, staat niet in de Omgevingswet. De locatie van een initiatief, de impact, de omgeving en de betrokkenen zijn immers elke keer anders. Dit betekent dat de manier waarop participatie wordt georganiseerd, vorm¬vrij is. Wel zijn er regels opgenomen voor verschillende participatieniveaus, die bepalen in welke gevallen participatie verplicht kan worden gesteld. Hierin kan een onderscheid worden gemaakt tussen de volgende niveaus:
Participatie als bedoeld onder punt 1 gaat over het inrichten van het instrumentarium onder de Omgevingswet: de omgevingsvisie, programma’s en het omgevingsplan. Punt 2 gaat over participatie bij aanvragen voor omgevingsvergunningen, welke kunnen worden gedaan door zowel inwoners, ondernemers als de gemeente zelf.
Nadat de uitgangspunten voor het participatiebeleid in het volgende hoofdstuk zijn toegelicht, zal er per participatieniveau worden beschreven welke rol participatie speelt en welke verplichtingen er gelden. Tenslotte bevat deze notitie een handreiking die helpt te bepalen welke mate van participatie passend is, en kan worden gebruikt bij de concrete invulling van een participatietraject.
2. Uitgangspunten en aandachtspunten
Als gemeente vinden we optimale eenvoud voor belanghebbenden en initiatiefnemers belangrijk. We kiezen voor een participatiebeleid dat iedereen kan begrijpen, omdat het ook voor iedereen is.
Met dit beleid willen we de verantwoordelijkheid van initiatiefnemers voor participatie stimuleren, omdat wij vinden dat zij zelf kunnen inschatten in welke vorm zij belanghebbenden het beste kunnen betrekken. Tegelijkertijd bieden we graag een handreiking die helpt om invulling te geven aan participatie, en geven we aan welke mate van participatie wij in ieder geval passend vinden en op welke momenten we als gemeente betrokken willen worden.
Maatwerk is belangrijk op Terschelling, want ieder initiatief is weer anders. We willen als gemeente bewust nadenken over de meest efficiënte manier van participatie, en verwachten dit ook van initiatiefnemers. Hierdoor komen we in verschillende situaties tot een passende mate van participatie.
Deze notitie is een leidraad, waarin is beschreven wat er op het gebied van participatie verplicht gedaan moet worden, maar daarnaast ook ruimte biedt om maatwerk toe te passen. Participatie is een dynamisch proces, en deze notitie is dat daarom ook. Ervaringen met participatie kunnen worden gebruikt om deze leidraad aan te passen en/of te verbeteren.
Onder de Omgevingswet gaat er gewerkt worden met een omgevingstafel. De omgevingstafel wordt ingezet bij complexe initiatieven. Aan de tafel komen (in een of meerdere sessies) de initiatiefnemer en alle betrokkenen bij elkaar. Het initiatief wordt dan besproken vanuit de gedachte om het mogelijk te maken. Dit levert de initiatiefnemer een integraal advies op, waarmee hij de vergunningaanvraag kan opstellen en indienen. Daarna kan de vergunning in acht weken worden afgehandeld. De omgevingstafel is een aparte vorm van participatie en valt buiten de reikwijdte van deze beleidsnotitie.
Inspraak en rechtsbescherming voor besluiten op grond van de Omgevingswet verlopen conform de procedures van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Ook blijft de Inspraakverordening gemeente Terschelling 2017 van toepassing. Gemeenten, provincies en waterschappen worden met de komst van de Wet versterking participatie op decentraal niveau verplicht om de huidige inspraakverordening te verbreden naar een participa¬tieverordening. In deze participatieverordening mogen decentrale overheden zelf beslissen op welke manier ze inwoners betrekken bij de verschillende beleidsfasen, waaronder uitvoering en evaluatie. De inspraakverordening blijft vooralsnog van toepassing, maar zal op een nader te bepalen termijn worden verbreed naar een participatieverordening.
3. Participatie op visie-, programma- en planniveau
De omgevingsvisie, programma’s en het omgevingsplan zijn verschillende instrumenten onder de Omgevingswet. Bij de inrichting van de omgevingsvisie, programma’s en het omgevingsplan heeft de gemeente een motiveringsplicht, wat betekent dat er moet worden aangeven op welke wijze de samenleving is betrokken en wat er met de inbreng is gedaan. Daarnaast heeft de gemeente bij het voornemen om een omgevingsplan vast te stellen een kennisgevingsplicht. Dit houdt in dat de gemeente moet aangeven hoe de participatie wordt vormgegeven.
De instrumenten onder de Omgevingswet hebben elk een andere mate van complexiteit en impact. Zo heeft de omgevingsvisie bijvoorbeeld een hoger abstractie niveau dan een omgevingsplan. Deze verschillen, zijn ook terug te zien in de mate en vorm van participatie die wenselijk is. We gaan hieronder in op de concrete aanpak van participatie bij deze beleidsinstrumenten.
De omgevingsvisie bevat op hoofdlijnen een integrale langetermijnvisie op de ontwikkeling, het beheer, het gebruik, de bescherming en het behoud van de fysieke leefomgeving en gaat in op de samenhang tussen o.a. ruimte, water, milieu, natuur, landschap, gezondheid, mobiliteit en cultureel erfgoed. Elke gemeente is verplicht om een omgevingsvisie op te stellen onder de Omgevingswet. De raad stelt deze omgevingsvisie vast. Bij de ontwikkeling of wijziging van de omgevingsvisie hoort een passend participatietraject.
Aan de omgevingsvisie van Terschelling wordt momenteel gewerkt en er is een participatietraject van start gegaan. We betrekken belanghebbenden hierbij. Zo stellen we inwoners en ondernemers in staat in voldoende mate en op cruciale momenten hun bijdrage te leveren. Dit geeft belangrijke inzichten, zorgt voor meer draagvlak en versterkt het gevoel van samenwerken. Zo ontstaan bouwstenen op basis waarvan in de omgevingsvisie een richting wordt gekozen, passend bij de cultuur van Terschelling.
We werken met een getrapte participatieaanpak om alle belangen en ideeën in kaart te brengen:
Met inwoners, ondernemers, stakeholders en toeristen gaan we samen op zoek naar de kernwaarden en kwaliteiten van Terschelling en naar de uitdagingen. We schetsen op basis van onderzoek naar trends en ontwikkelingen de belangrijkste opgaves en verrijken deze met inzichten van inwoners. Zo ontstaat een beeld van kwaliteiten en dilemma’s. De opbrengst is het document ‘Strategische opgaven’, waarin kernwaarden en kwaliteiten, trends en ontwikkelingen worden vertaald en geclusterd naar opgaven.
We komen samen tot de omgevingsvisie. De concept visie leggen we ter inzage om te kijken of we op we op de goede weg zijn. In de periode van ter inzagelegging organiseren we een laagdrempelige informatiebijeenkomst voor inwoners en stakeholders, met voorlichting over de inhoud van de omgevingsvisie in verschillende vormen: foto’s, kaartmateriaal en aansprekende teksten, helder verbeeld. We nemen een verslag van de participatie mee in de besluitvorming over de omgevingsvisie.
Naar verwachting zal de omgevingsvisie in de toekomst aangepast en geactualiseerd moeten worden. Afhankelijk van de omvang van de aanpassing (bijvoorbeeld redactioneel of inhoudelijk) zal worden beoordeeld of en op welke manier er geparticipeerd moet worden.
De omgevingsvisie vormt de basis voor programma’s. In programma’s kunnen onderdelen uit de visie verder worden uitgewerkt. Zo kan een programma bijvoorbeeld gaan over de manier waarop de gemeente ambities op het gebied van wonen of duurzaamheid wil bereiken.
Wanneer we programma’s opstellen of wijzigen conform de eisen van de Omgevingswet is participatie verplicht (motiveringsplicht). Het college is het bevoegd gezag voor de besluitvorming over programma’s. Bij elk programma wordt er gekozen voor een passend participatietraject. Dit is afhankelijk van de impact van het onderwerp van een programma op de fysieke leefomgeving. Een verslag van de resultaten van de participatie wordt opgenomen in de besluitvorming over een programma.
Het omgevingsplan vertaalt de doelen en het beleid uit de gemeentelijke omgevingsvisie en de programma’s naar juridische regels. Denk hierbij aan het toewijzen van functies aan locaties, het toestaan of niet toestaan van bepaalde activiteiten in bepaalde gebieden, algemene regels en meldingsplichten bij activiteiten, vergunningplichten en beoordelingsregels en regels over omgevingswaarden. Het omgevingsplan bevat dus alle regels over de fysieke leefomgeving die de gemeente stelt binnen haar grondgebied. Het omgevingsplan draagt bij aan de realisatie van de doelen en het beleid uit de gemeentelijke omgevingsvisie en de programma’s in de vorm van juridische regels die een bindend karakter hebben.
Participatie over het omgevingsplan heeft als doel de kwaliteit van de regels (nut en noodzaak, toepasbaarheid, duidelijkheid) te verbeteren, de gevolgen van wijzigingen in de regels in kaart te brengen en de omgeving goed te informeren. Welke belanghebbenden worden betrokken bij de participatie, hangt af van het type omgevingsplan, de aard, de omvang en invloed op de fysieke leefomgeving.
Voor het opstellen en wijzigen van het omgevingsplan is participatie verplicht (kennisgeving en motivatieplicht). Het omgevingsplan voor Terschelling zal in de komende jaren per deelgebied worden opgesteld. Een start is gemaakt met het opstellen van deel-omgevingsplan Midsland. Dit plan zal naar verwachting in het tweede kwartaal van 2024 worden vastgesteld. In dit geval gaat het om het onderbrengen van het huidige bestemmingsplan voor Midsland in het omgevingsplan in digitale vorm. Omdat dit deel van het omgevingsplan grotendeels beleidsneutraal overgaat, zal er alleen participatie plaatsvinden over beleidswijzigingen. Na Midsland wordt voor de andere deelgebieden het tijdelijke omgevingsplan omgezet naar een “echt” omgevingsplan.
Wijziging van het omgevingsplan vindt plaats:
In de bovenstaande situaties worden altijd participatietrajecten doorlopen. Bij beleidswijzigingen vanuit de gemeente en bij gebiedsontwikkeling of initiatieven vanuit de gemeente is de gemeente verantwoordelijk voor de participatie. Bij het opstellen en wijzigen van het omgevingsplan maakt de gemeente conform de vereisten voor kennisgeving en publicatie bekend dat er gelegenheid is om te participeren over het omgevingsplan. Er wordt bij de kennisgeving aangegeven hoe de gemeente de participatie gaat vormgeven en hoe belanghebbenden kunnen participeren. Een verslag van de participatie wordt opgenomen in de besluitvorming over een wijziging van het omgevingsplan.
4. Participatie op het niveau van initiatieven
Wanneer er wordt gesproken over participatie op het niveau van initiatieven, dan gaat het meestal om specifieke activiteiten waarvoor inwoners, bedrijven en overheden toestemming vragen. Sommige van deze activiteiten passen binnen de regels van het omgevingsplan, en sommige niet. Er wordt daarom een onderscheid gemaakt tussen binnenplanse omgevingsplanactiviteiten (dit zijn activiteiten die passen binnen de regels) en buitenplanse omgevingsplanactiviteiten (deze passen niet binnen de regels). In beide gevallen, kan er een omgevingsvergunning nodig zijn om de betreffende activiteit te mogen uitvoeren.
4.1 Binnenplanse omgevingsplanactiviteiten (passend binnen de regels)
Om participatie op het niveau van initiatieven te stimuleren, geldt er een aanvraagvereiste voor participatie. Dit is gebaseerd op artikel 16.55 van de Omgevingswet. In het geval van een aanvraag die past binnen de regels van het omgevingsplan houdt dit in dat de initiatiefnemer moet aangeven óf belanghebbenden zijn betrokken, en zo ja, hoe dit is verlopen. Indien er participatie heeft plaatsgevonden, moet er ook worden aangegeven wat er met de resultaten is gedaan. De participatie is in deze gevallen vrijwillig en vormvrij. Initiatiefnemers worden gestimuleerd om invulling te geven aan participatie, omdat dit kan leiden tot een verbetering van hun initiatief en de uitvoering daarvan en tevens kan leiden tot betere onderlinge verhoudingen. Het ontbreken van participatie is echter géén reden om een vergunningaanvraag te weigeren. De activiteit past immers binnen het omgevingsplan.
4.2 Buitenplanse omgevingsplanactiviteiten (niet passend binnen de regels)
Niet alle activiteiten passen binnen het omgevingsplan. Er wordt in zulke gevallen gesproken over buitenplanse omgevingsplanactiviteiten. Ondanks dat de activiteit of het initiatief niet past binnen de regels, kan het toch waardevol zijn om, passend binnen de gegeven afwegingsruimte, hieraan mee te werken (ja, mits principe). Er kan in zo’n geval een omgevingsvergunning worden verleend. De Omgevingswet biedt de gemeenteraad voor deze gevallen de ruimte om te bepalen of participatie verplicht wordt gesteld.
Omdat de contouren van het definitieve omgevingsplan nog niet bekend zijn, kan er niet worden aangegeven voor welke concrete activiteiten participatie verplicht wordt gesteld. De gemeenteraad moet daar in het kader van het omgevingsplan nog over beslissen. De gevallen waarin participatie verplicht wordt gesteld, zijn daarom vooralsnog gebaseerd op het tijdelijke omgevingsplan, dat bestaat uit de regels zoals die golden vóór de inwerkingtreding van de Omgevingswet. Er zijn drie categorieën te onderscheiden:
Vóór de inwerkingtreding van de Omgevingswet, kon het college van burgemeester en wethouders een bestemmingsplan of beheersverordening, voor nader aangegeven gevallen, wijzigen. Deze binnenplanse wijzigingsbevoegdheid is onder de Omgevingswet komen te vervallen. Onder de Omgevingswet kunnen ontwikkelingen die voorheen mogelijk werden gemaakt met de wijzigingsbevoegdheid, worden bewerkstelligd middels een omgevingsvergunning voor een buitenplanse omgevingsplanactiviteit.
In de beleidsregels afwijken bestemmingsplan en beheersverordening 2019 is bepaald onder welke voorwaarden het college van burgemeester en wethouders toepassing geeft aan haar bevoegdheid om af te wijken van de regels in een bestemmingsplan of beheersverordening. Het gaat hier om gevallen bedoeld in artikel 2.12, eerste lid, onder a sub 2° Wabo. In dat artikel wordt verwezen naar artikel 4 van Bijlage II uit het Besluit omgevingsrecht. Deze zogenoemde kruimellijst bestaat niet onder de Omgevingswet. De activiteiten die hierin waren opgenomen, zijn straks buitenplanse omgevingsplanactiviteiten.
De laatste categorie omvat overige activiteiten die in strijd zijn met het (tijdelijke) omgevingsplan. Om deze activiteiten mogelijk te maken werd onder de Wet ruimtelijke ordening gebruik gemaakt van de bestemmingsplanprocedure (postzegelbestemmingplan) of de uitgebreide procedure op grond van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht.
Voor de bovenstaande categorieën van buitenplanse omgevingsplanactiviteiten is participatie verplicht. Dit betekent dat de aanvrager van een omgevingsvergunning bij de aanvraag moet aantonen dat hij of zij voldoende aan participatie heeft gedaan. De wijze waarop participatie bij de aangewezen gevallen bij voorkeur zou moeten plaatsvinden, staat beschreven in de onderstaande paragrafen.
Er bestaan tal van activiteiten, waarvan de complexiteit, impact en omvang zeer verschillend kan zijn. Een initiatief kan gaan over het plaatsen van een dakkapel, maar het kan ook gaan over de bouw van een of meerdere nieuwe woningen. Deze verschillen, zijn terug te zien in de mate en vorm van participatie die wenselijk is. In andere woorden: de verscheidenheid aan initiatieven vraagt om een gedifferentieerde aanpak op het gebied van participatie.
Voordat er een participatietraject wordt opgestart, is het belangrijk om te bepalen welke vorm van participatie past bij het initiatief. Vragen die hierbij helpen zijn:
De kern is dat participatie in verhouding moet staan tot de gevolgen die een initiatief heeft voor de omgeving. Initiatiefnemers zijn zelf verantwoordelijk voor de invulling van het participatietraject, maar overleggen vooraf met de gemeente. De handreiking in bijlage 1 helpt hierbij. Gezamenlijk wordt er bepaald wat de impact en omvang van het initiatief is, en welke belanghebbenden in ieder geval betrokken moeten worden. Over het algemeen geldt: hoe groter en veelomvattender het initiatief, hoe belangrijker het is om belanghebbenden te betrekken.
In paragrafen hieronder staat globaal beschreven wat er van initiatiefnemers in ieder geval wordt verwacht op het gebied van participatie. Deze beschrijving kan door de aanvrager van een omgevingsvergunning worden gebruikt om te bepalen of er volgens het bevoegd gezag sprake is van voldoende participatie en voldoende overtuigende informatie. De beschrijving moet worden gezien als een richtlijn, en is niet alles omvattend. Overleg met de gemeente over de mate van participatie en de invulling van het participatietraject is daarom wenselijk.
Beperkte participatie is passend wanneer er bijvoorbeeld een relatief kleine aanpassing wordt gedaan aan een huis. Dit kan gaan om het starten van een kapsalon aan huis of een verschuiving van het bouwvlak. Verwacht wordt dat direct betrokkenen, zoals buren, hierover worden geïnformeerd en dat hun zorgen worden geïnventariseerd. De manier waarop dit gebeurt, is vrij. Voorbeelden zijn een gesprek, mailtje of bericht in de buurtapp. De belanghebbenden dienen een goed beeld te krijgen van de impact van de activiteit.
Gemiddelde participatie is passend wanneer er bijvoorbeeld een bestaande bestemming verandert. Stel dat een locatie met de bestemming “Agrarisch” wijzigt in de bestemming “Recreatie - 1 (kampeerterreinen)”, ten behoeve van kwaliteitsverbetering of herinrichting van een kampeerterrein. In zo’n geval wordt verwacht dat een initiatiefnemer de directe omgeving hierover raadpleegt en eventueel laat meedenken. De initiatiefnemer verzamelt verschillende belangen en meningen, en heeft zelf de regie in het betrekken van de belanghebbenden. Dit kan bijvoorbeeld via een infoavond, sociale media of enquête. Belanghebbenden dienen een goed beeld te krijgen van de impact van de activiteit.
Bij initiatieven die een grotere impact hebben op de omgeving, zoals bijvoorbeeld de bouw van meerdere woningen of de organisatie van een groot evenement, is het passend dat de omgeving wordt geraadpleegd en eventueel de kans krijgt om mee te werken aan het initiatief. Organiseer bijvoorbeeld een bijeenkomst met een open uitnodiging voor een ieder die meent in zijn of haar belangen geschaad te worden. Participanten moeten een duidelijk beeld krijgen van de invloed die de beoogde ontwikkeling heeft op de fysieke leefomgeving. Eventuele kennis, expertise en creativiteit die worden opgehaald, kunnen worden gebruikt om het plan te verbeteren.
In alle gevallen, is het wenselijk dat de gemeente in staat worden gesteld om betrokken te zijn bij het participatietraject. Op deze manier kan er per initiatief door de gemeente zelf worden afgewogen of het waardevol is of zij partij is in de participatie. De initiatiefnemer blijft te alle tijde zelf verantwoordelijk voor het participatietraject.
De rol die de gemeente heeft in een participatietraject, kan verschillend zijn. De gemeente kan waken voor een goed verloop van het proces en de juiste informatieverstrekking. Betrokkenheid kan ook fysiek zijn, door bijvoorbeeld de deelname aan een infoavond.
Sinds een aantal jaren biedt de gemeenteraad doormiddel van het “Et er oer ha” een platform aan initiatiefnemers om hun initiatief te presenteren. Deze bijeenkomsten zijn vrij toegankelijk en bieden initiatiefnemers daardoor ook de mogelijkheid om met inwoners en andere belanghebbenden in gesprek te komen. Raadsleden gaan tijdens het “Et er oer ha” niet zelf in discussie met de initiatiefnemers. De taak van de gemeenteraad is immers om op hoofdlijnen de koers van het gemeentelijk beleid te bepalen, en de uitvoering hiervan door het college te controleren.
Onder de Omgevingswet is participatie vormvrij en zijn initiatiefnemers zelf verantwoordelijk voor de invulling van het participatietraject. Initiatiefnemers moeten zelf kunnen kiezen hoe zij het participatietraject inrichten, en dragen zelf de verantwoordelijkheid voor de organisatie hiervan. Dit biedt de mogelijkheid om een vorm van participatie te kiezen die in verhouding staat tot de gevolgen die een initiatief heeft voor de omgeving. “Et er oer ha” sluit niet aan op de vormvrijheid en eigen verantwoordelijkheid die wordt bedoeld onder de Omgevingswet, en zal daarom per 2024 komen te vervallen.
Zodra er een omgevingsvergunning wordt aangevraagd voor een buitenplanse omgevingsplanactiviteit, moet er een participatieverslag worden aangeleverd. Met dit verslag wordt aangetoond dat er voldoende aan participatie is gedaan. Belangrijk hierin is dat de aanvrager motiveert waarom hij/zij vindt dat de mate van participatie voldoende is geweest. Het participatieverslag moet weergeven of de groep geraadpleegde belanghebbenden representatief is in relatie tot de fysieke impact van het initiatief. Geef in ieder geval aan:
Ook kunnen er verslagen en beelden van bijeenkomsten of andere werkvormen als bijlage worden toegevoegd aan het participatieverslag. Deel het participatieverslag (voor de aanvraag van de omgevingsvergunning) eventueel met de betrokken belanghebbenden. Benoem in het verslag ook hoe de belanghebbenden betrokken zullen worden bij de vervolgstap (bijvoorbeeld de realisatie) van het initiatief.
Bijlage 1 – Handreiking participatie
Stap 1: Bepaal welke mate van participatie passend is
Bij de verschillende activiteiten en initiatieven, zullen belanghebbenden op een andere manier betrokken worden en is een specifieke aanpak gewenst. Komt er een uitgebreid of een beknopt participatietraject? Wat betekent dit traject voor de verantwoordelijkheden van verschillende betrokkenen? Om te kunnen bepalen welke mate van participatie passend is, kunnen we onszelf een aantal vragen stellen:
De antwoorden op de bovenstaande vragen, helpen om te beoordelen welke mate van participatie passend is. Dit kan uiteenlopen van (bijna) geen participatie, tot een zeer intensieve vorm van participatie.
Gaat het om een ingreep die een grote invloed heeft op Terschelling, en wordt er veel maatschappelijke aandacht verwacht? Dan is intensieve participatie een keuze die voor de hand ligt. Betreft het een aan huis gebonden activiteit? Dan kan er beperkter worden geparticipeerd en volstaat het mogelijk om alleen direct omwonenden te informeren.
Stap 2: Concrete invulling geven aan participatie
Nadat er is bepaald welke mate van participatie passend is, kan er concreter invulling worden geven aan het participatietraject. Door de onderstaande vragen te beantwoorden, maak je als initiatiefnemer concreet waarom en waarover je in gesprek wil en wat je daarmee wil bereiken. Ook breng je in beeld wie er zullen deelnemen in het participatietraject en welke gespreksvorm passend is.
1. Wat is de aanleiding voor het initiatief en het doel van de participatie?
Door deze vraag te beantwoorden, wordt concreet gemaakt waarom en waarover men in gesprek wil en wat men daarmee wil bereiken.
2. Is al eerder gesproken met belanghebbenden over dit initiatief of andere plannen op deze plek? Zo ja, met wie en waarover is gesproken en welke afspraken zijn er eventueel gemaakt?
Het antwoord op deze vraag, kan van invloed zijn op de manier waarop de participatie wordt ingericht. Misschien zijn er in een eerder traject al afspraken gemaakt over het vervolg van participatie, of is er bepaalde informatie reeds beschikbaar welke dus niet meer opgehaald hoeft te worden.
3. Wat is de impact van het initiatief op de omgeving en wat betekent dit voor de vorm van participatie? En wie heeft welke rol in het participatietraject?
Indien het gaat om een plan waarvan alleen de buren iets zullen merken, dan kan het voldoende zijn om alleen met hen te overleggen. Maar stel dat het hele dorp of eiland er iets van zal merken, bijvoorbeeld bij de organisatie van een groot evenement, dan kan het waardevol zijn om hierover met meer mensen in gesprek te gaan. Participatie kan verschillende vormen hebben: je kunt mensen laten weten dat je een plan hebt (informeren), je kunt anderen vragen naar hun ideeën, wensen, meningen en voorkeuren (raadplegen), en je kunt er voor kiezen om mensen te laten meedenken, meewerken of zelfs meebeslissen.
4. Waarover ga je in gesprek met belanghebbenden? Wat ligt er al vast, bijvoorbeeld door regelgeving of budget?
Maak concreet over welke onderwerpen je belangen, wensen of ideeën wil ophalen. Stel je wilt een evenement organiseren. Wil je dat men meedenkt over de locatie, of wil je dat er bijvoorbeeld ook wordt meegewerkt aan de invulling van het evenement? Beide onderwerpen kunnen ook al zijn vastgelegd door regelgeving of budget, waardoor je misschien alleen wensen wilt ophalen over het tijdstip van het evenement.
5. Wie zijn betrokken? Voor wie is het initiatief van belang?
Denk bijvoorbeeld aan toekomstige gebruikers, omwonenden, belangenorganisaties, jongeren, senioren, agrariërs, etc. Maak het zo specifiek mogelijk. Hoe groter de impact van je plan, hoe groter de kring direct betrokkenen. Daarnaast kunnen er nog belanghebbenden zijn die indirect betrokken zijn, zoals bewonersverenigingen, ondernemers, een milieugroep of een maatschappelijke organisatie.
Maak een tijdspad met mijlpalen van het project (de belangrijke stappen in de realisatie van je initiatief). Geef op deze tijdlijn aan op welke momenten in dit proces de participatie en terugkoppeling plaatsvinden.
7. Hoe ga je belanghebbenden betrekken? Op welke manier organiseer je de participatie, welke middelen en werkvormen zet je in?
Je bent als initiatiefnemer verantwoordelijk voor het organiseren van de participatie. Dit kan op veel verschillende manieren, bijvoorbeeld met een infoavond of met een enquête. Nodig belanghebbenden tijdig uit om deel te nemen aan de participatie. Het kan zijn dat er meerdere participatie-momenten nodig zijn, afhankelijk van de omvang en impact van het initiatief.
8. Waar kunnen mensen gedurende het proces informatie vinden over de stappen die zijn en nog worden gezet en over hun rol?
Het is goed om vooraf na te denken over de manier waarop je belanghebbenden wilt benaderen en op de hoogte wilt houden. Stuur je ze een mailtje of nieuwsbrief, of ga je bij ze langs? Kunnen ze jou telefonisch bereiken, of heb je een website?
9. Hoe leg je de resultaten van de participatie vast?
Leg de opbrengst van het participatieproces op verschillende momenten vast (dit kan bijvoorbeeld in een logboek). Je kunt deze informatie vervolgens samenvoegen in je participatieverslag. In een participatieverslag kun je vermelden waar en wanneer een gesprek plaatsvond, wie daarvoor waren uitgenodigd, wie er aanwezig waren en wie zich hebben afgemeld. Geef ook een samenvatting van wat je als initiatiefnemer hebt gezegd, wat door de deelnemers is ingebracht, wat de uiteindelijke uitkomst was van het gesprek en welke afspraken er zijn gemaakt.
10. Hoe koppel je de resultaten terug aan de participanten?
Denk na over hoe je je uiteindelijke participatieverslag terugkoppelt aan de deelnemers in het proces. Aanvullend kun je met hen het proces evalueren.