| Organisatie | Rozendaal |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Controleprotocol 2023 |
| Citeertitel | Controleprotocol 2023 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 22-11-2023 | nieuwe regeling | 28-03-2023 |
In artikel 213 van de Gemeentewet staat dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst. De door de raad aangewezen accountant moet de jaarrekening van de gemeente controleren. De accountant geeft na de controle een controleverklaring af bij de jaarrekening. Daarnaast beschrijft de accountant wat hij van de jaarrekening vindt.
De gemeenteraad heeft op 28 maart 2023 de Controleverordening Rozendaal 2023 vastgesteld, waarin de opdrachtverlening voor de accountantscontrole van de jaarrekening is geregeld. In dit controleprotocol worden nadere aanwijzingen gegeven over de accountantscontrole van de jaarrekening van de gemeente Rozendaal. Daarnaast zijn in dit controleprotocol nadere aanwijzingen opgenomen voor de rechtmatigheidsverantwoording die het college in opdracht van de raad met ingang van het boekjaar 2023 in de jaarrekening moet opnemen.
In dit controleprotocol staat waaraan de accountant zich moet houden bij de accountantscontrole. Het gaat om de volgende onderwerpen:
Daarnaast bevat dit controleprotocol aanwijzingen voor de op te stellen rechtmatigheidsverantwoording door het college, waaronder de van toepassing zijnde normen en de verantwoordingsgrens.
1.3. Procedure en communicatie accountantscontrole
De gemeenteraad geeft de accountant opdracht voor het controleren van de jaarrekening. De opdracht wordt verstrekt door een raadsbesluit. Ieder jaar voor de controle van de jaarrekening spreekt de accountant met de controlecommissie. In deze bijeenkomst maken de accountant en de controlecommissie afspraken over onderwerpen waar de accountant eventueel extra op let bij de controle van de jaarrekening. De accountant houdt zich bij de controle van de jaarrekening aan dit controleprotocol en aan de wettelijke voorschriften.
De accountant bespreekt met de controlecommissie:
1.4. Rechtmatigheidsverantwoording
Met ingang van het verslagjaar 2023 wordt de verantwoordelijkheid van het college voor de rechtmatigheid benadrukt doordat het college een verantwoording over rechtmatigheid af moet gaan geven in plaats van de accountant. Het uitgangspunt van de wetgever is dat de reikwijdte van de verantwoording door het college niet wijzigt ten opzichte van de situatie waarin de accountant een oordeel gaf.
De controle van de rechtmatigheid is hiermee geen verantwoordelijkheid meer van de accountant, maar van het college zelf. Dit controleprotocol is daarom niet alleen bedoeld voor de controleopdracht van de accountant, maar ook de basis voor de af te geven rechtmatigheidsverantwoording van het college. De nadere aanwijzingen van de raad voor de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen in hoofdstuk 7.
3. Goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de accountantscontrole
De accountant zal bij de controle van de jaarrekening niet alle documenten en alle financiële handelingen controleren. Bij de controle kijkt de accountant vooral of processen goed zijn ingericht. Goed ingerichte processen leiden tot betrouwbare en rechtmatige documenten en financiële handelingen. Voor de accountant hoeft de jaarrekening ook niet 100% te kloppen. In de jaarrekening mogen van de accountant kleine fouten staan. Ook vindt de accountant het goed dat er beperkte onzekerheden in de jaarrekening zitten. Iets is onzeker als de accountant niet kan vaststellen of het goed of fout is. Zolang de (opgetelde) fouten en (opgetelde) onzekerheden kleiner zijn dan een bepaald bedrag is de jaarrekening goed bruikbaar. De accountant zal dan een goedkeurende verklaring geven.
De gemeenteraad stelt vast hoe groot de fouten en onzekerheden in de jaarrekening
mogen zijn. Dit is de goedkeuringstolerantie. De door de gemeenteraad vast te stellen
goedkeuringstolerantie moet wel voldoen aan de minimumeisen van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO).
De goedkeuringstoleranties voor de jaarrekening zijn:
De goedkeuringstoleranties zijn gelijk aan de wettelijke minimumeisen.
3.2. Specifieke uitkeringen (SiSa Bijlage)
Met ingang van het boekjaar 2006 is de gemeente op grond van wettelijk voorschrift verplicht de verantwoordingsinformatie voor een groot aantal specifieke uitkeringen op te nemen in de zogenoemde SiSa-bijlage bij de jaarrekening. Voor de accountantscontrole op deze specifieke uitkeringen zijn door het ministerie van BZK nadere aanwijzingen gegeven in de vorm van een toetsingskader en nota verwachtingen accountantscontrole. Voor de bij de specifieke uitkeringen te hanteren rapporteringstoleranties zijn in het BADO voorschriften opgenomen. Geconstateerde fouten en onzekerheden dienen op grond van dit besluit in het verslag van bevindingen te worden opgenomen, indien de navolgende rapporteringstolerantie per specifieke uitkering wordt overschreden:
Daarnaast dient de accountant voor de controle van de WNT-verantwoording een lagere materialiteit te hanteren zoals is voorgeschreven in het controleprotocol WNT. Deze materialiteit bedraagt het verschil tussen het individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum en de werkelijke bezoldiging, met een minimum van € 5.000 en een maximum van € 10.000.
Na afloop van een controle meldt de accountant wat hij heeft ontdekt. Alle verslagen en documenten moeten in eenvoudig Nederlands zijn geschreven. Ook de mondelinge toelichting van de accountant moet in eenvoudig Nederlands zijn. Schriftelijk doet hij dit op de volgende manieren.
Bij de tussentijdse controle kijkt de accountant vooral of de interne processen werken, of de interne controles (goed) worden uitgevoerd en of de systemen goed werken. Verder kijkt de accountant naar risico’s. De accountant maakt een verslag van zijn onderzoek en rapporteert dit aan het college en de Controlecommissie. Voordat het verslag naar het college gestuurd wordt, legt de accountant het voor aan de organisatie om fouten uit het verslag te halen.
De accountant vermeldt de uitkomst van de controle van de getrouwheid van de jaarrekening in de accountantsverklaring. Wat er in een accountantsverklaring moet staan, is vastgelegd in de wet. De accountantsverklaring is bedoeld voor de gemeenteraad. De raad moet de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen ontvangen.
De accountant maakt van de controle van de jaarrekening een verslag. Dit verslag stuurt hij naar de gemeenteraad. Het college ontvangt ook een exemplaar. De eerste versie van het verslag bespreekt de accountant met betrokkenen uit de organisatie. Een week na dit gesprek stuurt de accountant zijn definitieve verslag naar het college, de Controlecommissie en de gemeenteraad. De accountant licht de Controlecommissie mondeling toe wat er in het verslag staat.
4.4. Uitgangspunten voor het verslag
Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant zoals door de raad is bepaald in het programma van eisen.
Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in hoofdstuk 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging.
In het verslag van bevindingen zet de accountant alle fouten en onzekerheden die groter zijn dan 5% van de goedkeuringstolerantie (1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves). Met een toelichting waarom het fout of onzeker is. Ook als de fouten en onzekerheden samen klein genoeg zijn voor een goedkeurende verklaring.
In het verslag staat ook of de gemeente het financieel beheer goed regelt en uitvoert. Verder meldt de accountant in zijn verslag wat hij vindt van de manier waarop de gemeente informatie geeft. De accountant beperkt zich daarbij tot de informatie die belangrijk is voor de controle van de jaarrekening.
5. Communicatie en periodiek overleg
In de tabel hieronder staat welke overleggen er ieder jaar plaats moeten vinden. Het heeft de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken op één dag te houden.
In onderstaande tabel staan de standaard rapportage momenten.
7. De rechtmatigheidsverantwoording
De eisen en voorwaarden voor de rechtmatigheidsverantwoording door het college zijn vastgelegd in de Gemeentewet en in de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV. De verantwoording en controle van de rechtmatigheid moet in overeenstemming met de stellige uitspraken van de commissie BBV in de kadernota worden ingericht en uitgevoerd.
7.1. Begrip rechtmatigheid en rechtmatigheidscriteria
Het college moet verantwoording afleggen over de rechtmatigheid van de uitgaven en inkomsten. Daarvoor moet het college verbijzonderde interne controle op de rechtmatigheid inrichten. Uitgaven en inkomsten zijn rechtmatig als ze:
Het komt voor dat uitgaven of inkomsten niet passen binnen de begroting. De uitgave of inkomst is dan eigenlijk onrechtmatig. De gemeenteraad heeft de inkomst of uitgave niet goedgekeurd. Toch zijn er uitgaven en inkomsten die niet binnen de begroting passen maar die duidelijk wel rechtmatig zijn. In volgende tabel is aangegeven hoe het college hiermee in de verantwoording om moet gaan.
7.2. Wetten en verordeningen, normenkader rechtmatigheid
Om de rechtmatigheid te kunnen beoordelen is niet alle wet- en regelgeving belangrijk.
Alleen wetten en verordeningen die wij gebruiken om uitgaven te doen of inkomsten te krijgen zijn voor de financiële rechtmatigheid van belang. En van die wetten en verordeningen zijn niet alle artikelen belangrijk. Voor de financiële rechtmatigheid gaat het alleen om de artikelen die een financieel gevolg hebben.
Voor een goede uitvoering van de rechtmatigheidscontrole en -verantwoording door het college is belangrijk dat de geldende regelgeving duidelijk vastligt. Het gemeentelijk normenkader geeft een overzicht van de wet- en regelgeving die wordt meegenomen in de controle op de rechtmatigheid. Als primair verantwoordelijke voor de naleving van de wet- en regelgeving moet het college permanent zicht hebben op het van toepassing zijnde relevante normenkader. Het is derhalve de taak van het college om het normenkader jaarlijks de actualiseren en dit toe te sturen aan de raad ter vaststelling. Het doel van het ter vaststelling voorleggen is dat de raad zich bewust is van de wet- en regelgeving die wordt meegenomen in de rechtmatigheidscontrole en -verantwoording en dat de raad daarmee de mogelijkheid krijgt om het normenkader aan te vullen.
7.3. Rechtmatigheidsverantwoording en verantwoordingsgrens
De rechtmatigheidsverantwoording die het college in de jaarrekening opneemt is gebaseerd op een op grond van de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV verplicht model. De tekst van de verantwoording ligt vast en moet door het college op de volgende punten worden aangevuld:
Het grensbedrag waarboven afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden opgenomen wordt door de raad bepaald. Onder afwijkingen wordt verstaan fouten (dus het niet naleven van weten regelgeving) en/of posten waarvan bij het college onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid. Voor fouten en onduidelijkheden geldt hetzelfde percentage. Fouten en onduidelijkheden mogen daarbij niet bij elkaar opgeteld te worden. De gemeenteraad stelt de verantwoordingsgrens vast op 3% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves).
Als de fouten en onduidelijkheden de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording overschrijden schrijft het college in de paragraaf bedrijfsvoering wat de aard van de fouten en onduidelijkheden is. Daarbij geeft het college ook een toelichting waarom het fout of onduidelijk is. Aspecten die hierbij ook aan de orde komen zijn de tussentijdse communicatie met de raad – of de reden waarom deze achterwege is gebleven - alsmede de maatregelen die zijn genomen om verbeteringen aan te brengen om het handelen conform wet- en regelgeving afdoende in processen te waarborgen.
Daarnaast besteed het college in de paragraaf bedrijfsvoering aandacht aan de verplichte onderwerpen op grond van stellige uitspraken van de commissie BBV in de kadernota rechtmatigheid.