Hoofdstuk II Organisatie van de raad
Artikel 2 het presidium
- 1.
Er is een presidium waarin zaken kunnen worden besproken, die in geen ander gremium thuis horen. Het presidium doet aanbevelingen aan de raad inzake de organisatie en het functioneren van de raad en de raadscommissies.
- 2.
Het presidium bestaat uit de voorzitter van de raad en de fractievoorzitters. De griffier is in elke vergadering van het presidium aanwezig.
- 3.
Fractievoorzitters kunnen zich door een ander raadslid laten vervangen bij verhindering.
- 4.
De voorzitter van de raad is tevens voorzitter van het presidium. Bij diens afwezigheid neemt de plaatsvervangend voorzitter van de raad de rol van voorzitter over tijdens het presidium.
- 4.
Het presidium kan anderen uitnodigen deel te nemen aan zijn vergaderingen.
- 5.
Het presidium vergadert op verzoek van een van de deelnemers.
- 6.
Vergaderingen van het presidium zijn niet openbaar. Vastgestelde besluitenlijsten van het presidium worden ter beschikking gesteld aan raads- en collegeleden.
Artikel 3 De agendacommissie
- 1.
Er is een agendacommissie, bestaande uit de voorzitter van de raad, de voorzitter van de raadscommissies en de fractievoorzitters. De gemeentesecretaris, griffier en commissiegriffier zijn in elke vergadering van de agendacommissie aanwezig als adviseurs.
- 2.
Fractievoorzitters kunnen zich bij verhindering door een ander raadslid laten vervangen.
- 3.
De voorzitter van de raad is tevens voorzitter van de agendacommissie. Bij diens afwezigheid neemt de plaatsvervangend voorzitter van de raad de rol van voorzitter over.
- 4.
De agendacommissie kan anderen uitnodigen deel te nemen aan zijn vergaderingen.
- 5.
De vergaderingen van de agendacommissie zijn openbaar. Hieronder moet worden begrepen: tijdens vergaderingen van de agendacommissie is de publieke tribune geopend, de agenda en vastgestelde besluitenlijsten worden gepubliceerd op de website van de gemeenteraad.
- 6.
De agendacommissie heeft in ieder geval de volgende taken:
- a.
het voorbereiden en vaststellen van voorlopige agenda’s voor raadsvergaderingen en raadscommissievergaderingen en informatiebijeenkomsten voor de raad;
- b.
het vaststellen van de vergadercyclus van de raad, raadscommissies en andere werkzaamheden ten behoeve van de raad, zoals informatiebijeenkomsten.
- c.
het vaststellen van vergaderingen als bedoeld in artikel 17, tweede lid, van de wet.
Artikel 4 Commissie Onderzoek geloofsbrieven: toelating nieuwe raadsleden, fractievertegenwoordigers en benoeming wethouders
- 1.
Bij aanvang van een nieuwe raadsperiode stelt de raad een commissie onderzoek geloofsbrieven in, bestaande uit drie raadsleden die gedurende de hele raadsperiode in functie blijft.
- 2.
Deze onderzoekt de geloofsbrieven en de daarop betrekking hebbende stukken van de nieuw benoemde raadsleden, en brengt vervolgens advies uit aan de raad over de toelating van de nieuw benoemde raadsleden tot de raad. Indien van toepassing, wordt van een minderheidsstandpunt melding gemaakt in dit advies.
- 3.
Deze onderzoekt de geloofsbrieven en de daarop betrekking hebbende stukken van de nieuw benoemde fractievertegenwoordigers en brengt vervolgens advies uit aan de raad over de toelating van de nieuw benoemde fractievertegenwoordigers tot de raad. Indien van toepassing, wordt van een minderheidsstandpunt melding gemaakt in dit advies.
- 4.
In geval van een tussentijdse vacaturevervulling roept de voorzitter in afwijking van het voorgaande een nieuw benoemd raadslid of fractievertegenwoordiger op voor de raadsvergadering waarin over diens toelating wordt beslist om de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen.
- 5.
De commissie onderzoekt of benoeming van een de kandidaat wethouder voldoet aan de vereisten van de artikelen 36a, 36b, 41b, eerste, derde en vierde lid, en 41c, eerste lid, van de Gemeentewet en brengt vervolgens advies uit aan de raad over de benoeming tot wethouder.
- 6.
De burgemeester kan opdracht geven om de kandidaat-wethouders aan een risicoanalyse integriteit te onderwerpen. De burgemeester brengt over het eindresultaat daarvan verslag uit aan de raad.
Artikel 5 Commissie klankbordgesprekken burgemeester
5.1 Begripsomschrijvingen
In dit artikel wordt verstaan onder:
- a.
gesprekken: klankbordgesprekken namens de raad met burgemeester;
- b.
commissie: de commissie bedoeld in artikel 5.2;
- c.
circulaire: de door BZK gepubliceerde actuele Handreiking burgemeesters: benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid.
5.2 Taak
Er wordt een commissie ingesteld die tot taak heeft klankbordgesprekken te houden met de burgemeester.
5.3 Samenstelling commissie
- 1.
De commissie bestaat uit fractievoorzitters van de gemeenteraad.
- 2.
De raadsgriffier is secretaris van de commissie.
- 3.
Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en plaatsvervangend. voorzitter van de commissie is, kiest de commissie deze uit haar midden.
- 4.
De commissie kent geen plaatsvervangende leden.
5.4 Geheimhouding
- 1.
De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.
- 2.
De commissie legt bij klankbordgesprekken in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek.
- 3.
De (fungerend) voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan.
- 4.
De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in de artikelen 6, vierde lid, en artikel 7 van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.
- 5.
De commissie treft, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
- 6.
De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de Gemeentewet, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe het tweede lid van deze verordening verplicht, niet opheffen.
- 7.
De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.
- 8.
Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier en, indien van toepassing, de adviseurs.
5.5 Vergaderingen
- 1.
De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste de helft plus één van de leden dit noodzakelijk achten.
- 2.
De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de commissie, indien een adviseur aan de commissie is toegevoegd, de adviseur en, indien het gesprek met hem plaatsvindt, de burgemeester.
- 3.
De commissie vergadert niet als niet tenminste de helft plus één van het aantal leden aanwezig is.
5.6 Bijzondere bepalingen over klankbordgesprekken
- 1.
Een commissie houdt minimaal eens in de twee jaar een klankbordgesprek met de burgemeester.
- 2.
Indien de fractievoorzitters dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt een commissie tussentijds een klankbordgesprek met de burgemeester.
- 3.
In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens een 100-dagengesprek plaats.
- 4.
De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het klankbordgesprek vast. De commissie en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid, voor zover van toepassing, het verslag van het vorige klankbordgesprek in te zien.
- 5.
Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van, en de afspraken uit, het vorige klankbordgesprek.
- 6.
Drie van de klankbordgesprekken worden gevoerd in ieder geval vier weken voorafgaand aan het klankbordgesprek dat de commissaris van de Koning met de burgemeester heeft.
5.7 Verslag
- 1.
Door de griffier wordt het beknopte verslag van het klankbordgesprek in conceptvorm in drievoud opgesteld en door de voorzitter van de delegatie uit de commissie en de burgemeester door ondertekening vastgesteld.
- 2.
Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, de plaats en de rol van de aanwezigen bij het gesprek.
- 3.
Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.
- 4.
Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris van de Koning in de provincie gestuurd.
- 5.
Na vaststelling van het verslag wordt het verslag gedurende drie weken voor de fractievoorzitters ter inzage gelegd bij de griffier.
5.8 Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin dit artikel dan wel de circulaire niet voorziet, beslist de commissie.
5.9 Archivering
De griffier draagt bij klankbordgesprekken zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de raadsgriffier vernietigd.
Artikel 6 Fractievertegenwoordigers
- 1.
Fracties mogen zich in raadscommissies laten vertegenwoordigen door niet-raadsleden, behoudens waar de wet of dit reglement zich daar tegen verzet.
- 2.
Per fractie kunnen maximaal 2 niet-raadsleden worden benoemd.
- 3.
De fractievertegenwoordigers worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd.
- 4.
De artikelen 10, 11, 12 en 13 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op fractievertegenwoordigers.
Artikel 7 Fracties
- 1.
Raadsleden die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard, worden bij de aanvang van de zitting als één fractie beschouwd.
- 2.
Als boven de kandidatenlijst een aanduiding was geplaatst, voert de fractie in de raad deze aanduiding als naam. Als daar geen aanduiding was geplaatst, deelt de fractie in de eerste raadsvergadering aan de voorzitter mee welke naam deze fractie in de raad zal voeren.
- 3.
De namen van de fractievoorzitter en diens plaatsvervanger worden zo spoedig mogelijk doorgegeven aan de voorzitter.
- 4.
Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of als één of meer raadsleden van een fractie zich aansluiten bij een andere fractie, wordt hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling gedaan aan de voorzitter.
- 5.
Een nieuwe naam van een fractie voldoet aan de eisen uit artikel G 3 van de Kieswet en wordt gebruikt met ingang van de eerstvolgende raadsvergadering na naamswijziging.
Artikel 8 Ambtelijke bijstand en fractieondersteuning
8.1 Verzoek om informatie
- 1.
Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:
- a.
feitelijke informatie van geringe omvang;
- b.
inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.
- 2.
Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.
- 3.
Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om :
- a.
bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties;
- b.
andere bijstand van substantiële omvang.
- 4.
De bijstand, bedoeld in het derde lid, onderdeel a of b, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.
8.2 Verlenen van ambtelijke bijstand
- 1.
Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de secretaris ambtelijke bijstand tenzij:
- a.
het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;
- b.
dit het belang van de gemeente kan schaden.
- 2.
De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.
- 3.
Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.
- 4.
De secretaris verstrekt de betreffende portefeuillehouder in het college desgewenst een afschrift van het verzoek.
8.3 Weigering verzoek ambtelijke bijstand
- 1.
Indien de secretaris het verzoek om bijstand door een ambtenaar weigert kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.
8.4 Geschil over ambtelijke bijstand
- 1.
Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris.
- 2.
Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.
8.5 Recht op financiële vergoeding
- 1.
De fracties, zoals bedoeld in artikel 7, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.
- 2.
Deze bijdrage wordt jaarlijks middels de begroting vastgesteld.
- 3.
Raadsleden en raadsfracties kunnen gemaakte kosten via declaratie vergoed krijgen.
- 4.
Indien de griffier twijfelt over de betaling van een declaratie, wordt deze voorgelegd aan het presidium.
8.6 Besteding financiële vergoeding
- 1.
Fracties besteden de bijdrage om hun volks vertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.
- 2.
De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:
- a.
uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;
- b.
betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;
- c.
- d.
uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;
- e.
opleidingen voor raads- en commissieleden voor zover deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers.
8.7 Beschikbaarheid financiële vergoeding
- 1.
Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 8.5 vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie naar evenredigheid verdeeld over de betrokken fracties .
- 2.
Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het eerste lid.
- 3.
Ingangsdatum van de herziene verdeling is de datum waarop de verandering formeel in de raad plaatsvindt.
8.8 Beschikbaarheid financiële vergoeding
Titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht is van toepassing op de financiële middelen die een fractie ontvangt.
Artikel 9 Griffier
9.1 aanwezigheid, verhindering
- 1.
De griffier is aanwezig in raadsvergaderingen en vergaderingen van het presidium en kan aanwezig zijn in raadscommissievergaderingen van de raad.
- 2.
Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een door de raad aangewezen plaatsvervanger.
- 3.
De griffier kan op uitnodiging van de voorzitter aan beraadslagingen in raadsvergaderingen deelnemen.
9.2 taak en bevoegdheden
- 1.
De griffier verleent advies en bijstand aan de raad, de voorzitter, zijn leden en alle door de raad ingestelde commissies (voorbereidende raadsbijeenkomsten), werkgroepen en overige organen en draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van de vergaderingen.
- 2.
De griffier is aanwezig tijdens raadsvergaderingen, de vergaderingen van het presidium en kan aanwezig zijn tijdens commissievergaderingen.
- 3.
De griffier is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen ten behoeve van besluitvorming door de raad en adviseert en ondersteunt de raad over de inhoud en toepassing van raadsinstrumenten.
- 4.
De griffier adviseert de raad over strategische processen en vraagstukken op het gebied van bestuur en organisatie.
9.3 leidinggeven en management
- 1.
De griffier is eindverantwoordelijk functionaris en geeft leiding aan medewerkers van de griffie.
- 2.
De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.
- 3.
De commissiegriffier handelt overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.
- 4.
De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de raad hierover.
9.4 bestuurlijk en ambtelijk overleg
- 1.
De griffier vertegenwoordigt de raad in interne en externe overlegsituaties, initieert en bevordert samenwerking met (externe) organisaties en partijen, en ontwikkelt en onderhoudt een relatienetwerk.
- 2.
De griffier heeft periodiek overleg met de werkgeverscommissie over de invulling van de werkgeversrol door de raad.
- 3.
De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de secretaris.
- 4.
De griffier en de secretaris hebben periodiek overleg over de planning en uitvoering van de termijnagenda, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen raad en college.
- 5.
De griffier overlegt met de gemeentelijke accountant over de controle op de jaarrekening en in voorkomende gevallen overlegt de griffier met de auditcommissie en adviseert deze commissie.
- 6.
De griffier, of zijn vervanger, voert periodiek overleg met de voorzitter(s) van de door de raad ingestelde commissies en overige gremia waaronder de gezamenlijke rekenkamercommissie en auditcommissie
- 7.
De griffier vertegenwoordigt zo nodig de raad in externe overlegsituaties.
9.5 ondersteuning presidium en agendacommissie
- 1.
De griffier adviseert, ondersteunt en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.
- 2.
De griffier ondersteunt bij het opstellen van de voorlopige agenda van vergaderingen van de raad en de raadscommissies.
- 3.
De griffier adviseert bij het opstellen van de termijnagenda van de raad.
- 4.
lndien aanvullende ondersteuning nodig is, draagt de griffier er zorg voor dat deze gegeven wordt.
9.6 bestuurlijke besluitvorming
- 1.
De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.
- 2.
De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van raadsleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming.
- 3.
De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan de positiebepaling van de raad.
- 4.
De griffier ondersteunt de raad bij het bewaken van de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college en de burgemeester.
- 5.
De griffier ondersteunt de raad bij het bewaken van de uitvoering van raadsbesluiten, de afdoening van moties en het nakomen van toezeggingen door het college.
9.7 begeleiding onderzoeken en ondersteuning onderzoekscommissie
- 1.
De griffier en/of een door de griffier aangewezen medewerker van de griffie begeleidt onderzoeken van en voor de raad.
- 2.
lndien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier en/of een door de griffier aangewezen medewerker van de griffie deze commissie.
9.8 communicatie en voorlichting
- 1.
De griffier bewaakt en geeft sturing aan interne en externe raadscommunicatie.
- 2.
De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzage legging van raadsbesluiten en van de agenda’s en verslagen van vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies.
- 3.
De griffier draagt zorg voor het verstrekken van informatie aan inwoners inzake de werkwijze van de raad en de mogelijkheden om contact te leggen met de raad.
- 4.
De griffier bevordert de kennis over de werking van het gemeentebestuur binnen de gemeente, waarbij bijzondere aandacht gegeven wordt aan jeugdigen.
9.9 verhindering en vervanging
- 1.
Indien de griffier voor een langere tijd verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad.
- 2.
De door de raad aangewezen plaatsvervangend griffier treedt gedurende de periode van verhindering in zijn plaats.
9.10 jaarplan
- 1.
De griffier stelt jaarlijks een plan op waarin opgenomen zijn de activiteiten die in het betreffende jaar bijzondere aandacht vragen.
- 2.
De griffier legt jaarlijks verantwoording af over de realisatie van de activiteiten van de griffie.
9.11 Functioneringsgesprekken
De werkgeverscommissie voert functionerings-/beoordelingsgesprekken met de griffier.
9.12 onvoorzien
In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de werkgeverscommissie.
Artikel 10 Werkgeverscommissie
Artikel 10.1 Taken en bevoegdheden werkgeverscommissie
- 1.
De werkgeverscommissie oefent het werkgeverschap uit ten aanzien van de griffier en de overige op de griffie werkzame ambtenaren, zoals die door de raad aan haar zijn gedelegeerd;
- 2.
Tot de bevoegdheid van de werkgeverscommissie behoren ook de voorbereiding en uitvoering van de overige tot het werkgeverschap van de raad behorende besluiten en regelingen;
- 3.
De werkgeverscommissie kan de aan haar overgedragen bevoegdheden ten aanzien van het griffiepersoneel mandateren aan de griffier.
10.2. Samenstelling werkgeverscommissie
- 1.
De werkgeverscommissie bestaat uit een voorzitter, bij voorkeur de plaatsvervangend voorzitter van de raad, en vier andere leden uit de raad, bij voorkeur de fractievoorzitters;
- 2.
De leden van de werkgeverscommissie worden door de raad uit zijn midden benoemd voor de duur van de zittingsperiode van de raad.
- 3.
Het lidmaatschap van de werkgeverscommissie eindigt:
- a.
op eigen verzoek; het lid doet daarvan schriftelijk mededeling aan de raad; het ontslag gaat in als de opvolger door de raad is benoemd;
- b.
indien het lid aftreedt als lid van de raad;
- c.
indien de raad van oordeel is dat het lid niet langer geschikt is de functie van lid van de werkgeverscommissie te vervullen.
- 4.
De voorzitter van de raad kan in voorkomende gevallen worden uitgenodigd om in de vergadering van de werkgeverscommissie aanwezig te zijn en eventueel optreden als informant.
10.3. Taken voorzitter
- 1.
De voorzitter draagt in ieder geval zorg voor:
- a.
het tijdig en periodiek bijeenroepen van de werkgeverscommissie;
- b.
het leiden van de vergaderingen;
- c.
het doen naleven van deze verordening;
- d.
het ondertekenen van de stukken en de besluiten die van deze commissie uitgaan, alsmede het zorg dragen voor de uitvoering van de besluiten van de werkgeverscommissie,
- e.
het fungeren als schakel tussen de werkgeverscommissie en de griffier als eerstverantwoordelijke voor de personele en organisatorische zaken van de griffie.
10.4. Ondersteuning van de commissie
De griffier of een door deze aan te wijzen functionaris staat de werkgeverscommissie terzijde, draagt zorg voor het secretariaat en maakt met het college of de secretaris afspraken over ondersteuning.
10.5. Besluitvorming
- 1.
Besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen, uitgebracht door de leden zoals bedoeld in artikel 10.2;
- 2.
Besluiten worden alleen genomen indien in de vergadering meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.
10.6. Verslaglegging
De griffier draagt zorg voor het opstellen van een besluitenlijst van elke vergadering. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering van de werkgeverscommissie definitief vastgesteld.
10.7. Beslotenheid van vergaderingen
- 1.
De vergaderingen van de werkgeverscommissie worden in het belang als bedoeld in artikel 5.1, tweede lid, onder e van de Wet open overheid in beslotenheid gehouden.
- 2.
Indien een raadslid de stukken als bedoeld in het tweede lid wil inzien, kan hij daartoe een verzoek indienen bij de voorzitter van de werkgeverscommissie. De voorzitter weigert een dergelijk verzoek slechts als sprake is van strijd met het openbaar belang. Het tweede lid is van overeenkomstige toepassing.
10.8. Vergaderfrequentie
De werkgeverscommissie vergadert tenminste tweemaal per jaar en voorts zo vaak als door de voorzitter of één van de leden nodig wordt geacht.
10.9. Verantwoording
De werkgeverscommissie brengt met inachtneming van het bepaalde in artikel 10.7, jaarlijks verslag uit aan de raad van haar werkzaamheden en bevindingen.
10.10. Onvoorziene omstandigheden
In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing ervan beslist de werkgeverscommissie op voorstel van de voorzitter.
Artikel 11 Personeelsreglement
De arbeidsvoorwaardenregeling van de gemeente Terschelling geldt tevens voor de griffier en de medewerkers van de griffie.
Artikel 12 en 13
(vervallen)
Hoofdstuk IV Commissievergaderingen
Artikel 15 Indeling vergaderingen
15.1 de vaste commissie van de raad:
- a.
brengt advies uit aan de raad over die onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben;
- b.
kan advies uitbrengen aan de raad over andere onderwerpen dan bedoeld onder a;
- c.
voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen bedoeld onder a.
Artikel 16 Raadscommissie
16.1. Samenstelling; benoeming commissievoorzitter
- 1.
Het aantal commissieleden dat een fractie vertegenwoordigt in een raadscommissievergadering, bedraagt niet meer dan het aantal raadszetels van die fractie.
- 2.
De raad benoemt de commissievoorzitter en de plaatsvervangend voorzitter.
16.2. Zittingsduur en vacatures
- 1.
De zittingsperiode van een commissielid en -voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.
- 2.
De raad kan de commissievoorzitter ontslaan.
- 3.
Een commissielid en de commissievoorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.
- 4.
Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.
- 5.
Als een fractie niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van commissieleden die op voordracht van die fractie zijn benoemd van rechtswege.
16.3. Oproep en voorlopige agenda
De voorzitter zendt ten minste tien dagen voor een raadscommissievergadering de leden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken, daarbij worden toepasselijke regels aangehouden conform artikel 22 van dit reglement.
16.4. Ter inzage leggen van stukken
- 1.
Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep op het gemeentehuis ter inzage gelegd. Als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.
- 2.
Elektronisch beschikbare stukken worden op de website van de gemeente geplaatst.
- 3.
Informatie van de raadscommissie of aan de raadscommissie verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier.
16.5. Advies; geen stemmingen
- 1.
Als een raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies.
- 2.
In het advies worden opgenomen het meerderheidsstandpunt en eventuele minderheidsstandpunten.
- 3.
In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van over geheimhouding en met betrekking tot de orde.
16.6. Aantal spreektermijnen
- 1.
Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.
- 2.
Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.
- 3.
Commissieleden mogen in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.
- 4.
Bij de bepaling hoeveel malen een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.
16.7. Deelname aan de beraadslaging door anderen
Een raadscommissie kan op enig moment besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.
16.8. Handhaving orde en schorsing
- 1.
De commissievoorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering.
- 2.
Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.
- 3.
Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.
- 4.
Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen.
Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.
16.9. Voorstellen van orde
Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over.
16.10. geheimhouding en besloten vergadering
Artikel 23 van de wet is van toepassing op de raadscommissie.
16.11. Inspreekrecht
- 1.
Burgers kunnen in een commissievergadering het woord voeren (spreekrecht) over onderwerpen die geagendeerd zijn.
- 2.
Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit binnen een redelijke termijn voor de aanvang van de vergadering aan de griffier onder vermelding van zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover het woord gevoerd wenst te worden.
- 3.
De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De commissievoorzitter kan van de volgorde afwijken, als dit in het belang is van de orde van de vergadering.
- 4.
De spreker voert het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend. De commissievoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Indien een burger in de eerste termijn inhoudelijk het woord heeft gevoerd, kan deze in de tweede termijn opnieuw in de gelegenheid worden gesteld om maximaal 1 minuut een nadere toelichting te geven. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.
- 55.
De commissievoorzitter of een commissielid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de burger.
16.12 Verslag en Besluitenlijst
- 1.
Van alle commissievergaderingen wordt een videoverslag gemaakt.
- 2.
De griffier draagt zorg voor besluitenlijsten van vergaderingen.
- 3.
Een besluitenlijst bevat in ieder geval:
- a.
de namen van de commissievoorzitter, de griffier, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben.
- b.
een aantekening van welke commissieleden afwezig waren;
- c.
een vermelding van de agendaonderwerpen die aan de orde zijn geweest;
- d.
een zakelijke samenvatting van het gesprokene onder vermelding van de namen van de sprekers;
- e.
een samenvatting van het advies aan de raad
- f.
bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 16.7 door de raadscommissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.
- 3.
Vastgestelde verslagen worden ondertekend door de commissievoorzitter en de griffier.
- 4.
De verslagen en besluitenlijsten zijn elektronisch beschikbaar en worden op de website van de gemeente geplaatst.
16.13 Verslag besloten vergadering
- 1.
Conceptverslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de commissiegriffier.
- 2.
Deze verslagen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op het verslag.
- 3.
De vastgestelde verslagen worden door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ondertekend.
Artikel 17, 18, 19 en 20
(vervallen)
Hoofdstuk V Raadsvergaderingen
Artikel 21 presentielijst raadsvergaderingen
- 1.
De griffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van raadsvergaderingen.
- 2.
Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen raadsleden de presentielijst. Aan het einde van elke raadsvergadering wordt die lijst door de voorzitter en de griffier door ondertekening vastgesteld.
Artikel 22 agenda en oproep
22.1. Oproep en voorlopige agenda
De voorzitter zendt ten minste tien dagen voor een raadsvergadering de raadsleden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken.
22.2. Aanvullende agenda; vaststellen agenda
- 1.
In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende voorlopige agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de raadsvergadering wordt deze met de daarbij behorende stukken aan de leden gezonden. De daarbij behorende stukken worden openbaar gemaakt.
- 2.
De agenda wordt bij aanvang van een raadsvergadering door de raad vastgesteld.
- 3.
De agenda van een vergadering en voor zover mogelijk de daarop betrekking hebbende stukken worden langs de elektronische weg beschikbaar gesteld.
22.3. Ter inzage leggen van stukken
- 1.
Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een voorlopige agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de elektronische oproep voor een ieder digitaal beschikbaar gesteld. Als na het verzenden van de elektronische oproep stukken digitaal beschikbaar worden gesteld, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raad en zo mogelijk in een openbare elektronische kennisgeving.
- 2.
Elektronisch beschikbare stukken worden op de website van de gemeente geplaatst
- 3.
Informatie van de raad of aan de raad verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier.
22.4 Openbare kennisgeving
- 1.
Raadsvergaderingen worden naast de elektronische oproep, ook ten openbare kennis gebracht door aankondiging in De Terschellinger, op de voor afkondigingen in de gemeente gebruikelijke wijze en door plaatsing op de website van de gemeente.
- 2.
In spoedeisende gevallen kan de openbare kennisgeving uitsluitend langs elektronische weg plaatsvinden.
22.5 Ingekomen stukken
- 1.
Bij de raad ingekomen stukken worden op een lijst geplaatst die aan de raadsleden wordt toegezonden en ter inzage wordt gelegd.
- 2.
Na de vaststelling van het verslag stelt de raad op voorstel van de agendacommissie de wijze van afdoening van de ingekomen stukken vast.
22.6 Toezeggingen
- 1.
Indien er toezeggingen worden gedaan tijdens de commissievergaderingen en raadsvergaderingen, dan worden deze opgenomen in een lijst van toezeggingen.
- 2.
De raad besluit over de afdoening.
Artikel 23 Besloten raadsvergaderingen
23.1. Toepassing reglement op besloten vergaderingen
Op besloten raadsvergaderingen is dit reglement van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.
23.2. Verslag besloten vergadering
- 1.
Conceptverslagen en -besluitenlijsten van besloten raadsvergaderingen worden niet verspreid, maar berusten bij de griffier.
- 2.
Deze verslagen en besluitenlijsten worden zo spoedig mogelijk in een besloten raadsvergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raad een besluit over het al dan niet openbaar maken van het vastgestelde verslag en de besluitenlijst.
- 3.
De vastgestelde verslagen en besluitenlijsten worden door de voorzitter en de griffier ondertekend.
23.3. Opheffing geheimhouding
Als de raad op grond van artikel 89 vierde lid van de wet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt, als het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten raadsvergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd.
23.4. Schending geheimhouding
- 1.
De gemeenteraad stelt een gedragscode vast waarin regels staan over hoe om te gaan met geheimhouding, die geldt voor raads- en commissieleden.
- 2.
Raadsleden en commissieleden hebben met de eedaflegging aangegeven de wetten te zullen nakomen.
- 3.
Schending van de geheimhouding kan sancties of strafrechtelijke vervolging tot gevolg hebben.
Artikel 24 Vergaderorde en spreekregels
Aantal spreektermijnen
- 1.
Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raad anders beslist.
- 2.
Spreektermijnen worden door de voorzitter afgesloten.
- 3.
Raadsleden mogen in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.
- 4.
Lid 3 is niet van toepassing op een raadslid dat een amendement, een subamendement, een motie of een initiatiefvoorstel heeft ingediend, ten aanzien van de beraadslaging over het door dat raadslid ingediende amendement.
- 5.
Bij de bepaling hoeveel malen een raadslid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.
Artikel 25 Deelname aan de beraadslagingen door anderen
Onverminderd artikel 21 van de Gemeentewet kan de raad op enig moment besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.
Artikel 26 Voorstellen van orde
Raadsleden kunnen tijdens een raadsvergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raad beslist hier terstond over.
Artikel 27 Rondvraag
- 1.
Tijdens iedere openbare raadsvergadering is er een rondvraag, tenzij bij de voorzitter geen vragen zijn ingediend.
- 2.
Raadsleden die tijdens de rondvraag vragen willen stellen, melden dit onder aanduiding van het onderwerp ten minste 24 uur voor aanvang van het vragenuur bij de voorzitter.
- 3.
De voorzitter bepaalt de volgorde waarin aangemelde onderwerpen tijdens de rondvraag aan de orde worden gesteld alsmede de spreektijd voor de vragensteller, de overige raadsleden, het college en de burgemeester.
- 4.
Per onderwerp wordt aan de vragensteller het woord verleend om één of meer vragen aan het college of de burgemeester te stellen en een toelichting daarop te geven. Na de beantwoording daarvan krijgt de vragensteller desgewenst het woord om aanvullende vragen te stellen.
- 5.
De voorzitter kan aan andere raadsleden het woord verlenen om hetzij aan de vragensteller, hetzij aan het college of de burgemeester vragen te stellen over hetzelfde onderwerp.
- 6.
Tijdens de rondvraag worden geen moties ingediend en geen interrupties toegelaten.
Artikel 27a Inspreekrecht
- 1.
Tijdens iedere openbare raadsvergadering is er een vragenronde voor burgers, tenzij bij de voorzitter geen aanmeldingen zijn ingediend.
- 1.
aanwezige burgers mogen gezamenlijk gedurende maximaal dertig minuten het woord voeren over onderwerpen die niet op de agenda vermeld staan.
- 2.
Het woord kan niet gevoerd worden over:
- a.
een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;
- b.
benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;
- c.
een gedraging waarover een klacht ex artikel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.
- 3.
Degene die het woord wil voeren, meldt dit tot uiterlijk 24 uur vóór aanvang van de vergadering aan de griffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp, waarover hij het woord wil voeren.
- 4.
De voorzitter bepaalt de volgorde van woordvoering.
- 5.
Elke spreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn. De voorzitter kan tevens in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.
- 6.
De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter kan de leden van de gemeenteraad toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en de leden van de gemeenteraad.
- 7.
De voorzitter, een lid van de gemeenteraad of een lid van het college doet een voorstel voor de behandeling en afhandeling van de inbreng van de burger.
Artikel 28a. Stemverklaring
Na het sluiten van de beraadslaging en voordat de raad tot stemming overgaat, kunnen raadsleden hun voorgenomen stemgedrag toelichten.
Artikel 28b. Beslissing
- 1.
De voorzitter sluit de beraadslaging als hij vaststelt dat over een onderwerp of voorstel voldoende is beraadslaagd, tenzij de raad anders beslist.
- 2.
Voordat de stemming over het voorstel in zijn geheel plaatsvindt, formuleert de voorzitter het voorstel voor de te nemen beslissing.
Artikel 28c. Stemming; procedure hoofdelijke stemming
- 1.
De voorzitter vraagt de raadsleden of zij stemming verlangen. Is dit niet het geval dan stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder stemming is aangenomen.
- 2.
Als een voorstel zonder stemming wordt aangenomen kunnen de in de raadsvergadering aanwezige raadsleden aantekening in het verslag vragen, dat zij geacht willen worden te hebben tegengestemd of overeenkomstig artikel 28 van de Gemeentewet niet aan de stemming te hebben deelgenomen.
- 3.
Als een raadslid om stemming of hoofdelijke stemming vraagt, doet de voorzitter daarvan mededeling aan de raad.
- 4.
Bij hoofdelijke stemming roept de griffier de raadsleden bij naam op hun stem uit te brengen. De stemming begint bij het daarvoor bij loting aangewezen raadslid. Vervolgens geschiedt de oproeping op alfabetische volgorde.
- 5.
Bij hoofdelijke stemming brengen ter vergadering aanwezig raadsleden, tenzij zij overeenkomstig artikel 28 van de Gemeentewet niet aan de stemming deel behoren te nemen, hun stem uit door 'voor' of 'tegen' uit te spreken, zonder enige toevoeging.
- 6.
Een raadslid dat zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, kan deze vergissing herstellen totdat het volgende raadslid heeft gestemd. Bemerkt het raadslid zijn vergissing pas later, dan kan deze nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt aantekening vragen van zijn vergissing. Dit brengt geen verandering in de uitslag van de stemming.
- 7.
De voorzitter deelt de uitslag na afloop van de stemming mee. Deze doet daarbij tevens mededeling van het genomen besluit.
Artikel 29 Stemming over amendementen en moties
- 1.
Als een amendement op een aanhangig voorstel is ingediend, wordt eerst over dat amendement gestemd en vervolgens over het voorstel zoals het dan luidt in zijn geheel.
- 2.
Als een subamendement is ingediend, wordt eerst over het subamendement gestemd en vervolgens over het amendement waarop dat betrekking heeft.
- 3.
Als meerdere amendementen of subamendementen op een aanhangig voorstel zijn ingediend, wordt, onverminderd het eerste en tweede lid, eerst over het meest verstrekkende amendement of subamendement gestemd.
- 4.
Als aangaande een aanhangig voorstel een motie is ingediend, wordt eerst over het voorstel gestemd en vervolgens over de motie. De raad kan besluiten van deze volgorde af te wijken.
Artikel 30 Stemming over personen
- 1.
Bij stemming over personen voor voordrachten of het opstellen van voordrachten of aanbevelingen, benoemt de voorzitter drie raadsleden tot stembureau.
- 2.
Aanwezige raadsleden zijn verplicht een door het stembureau verstrekt stembriefje in te leveren, tenzij zij overeenkomstig artikel 28 van de Gemeentewet niet aan de stemming deel behoren te nemen.
- 3.
Er hebben zoveel stemmingen plaats als er personen zijn te benoemen, voor te dragen of aan te bevelen. De raad kan op voorstel van het stembureau beslissen dat bepaalde stemmingen worden samengevat op één briefje.
- 4.
In geval van twijfel over de inhoud van een stembriefje beslist de raad op voorstel van het stembureau.
Artikel 31 Verslag en Besluitenlijst
- 1.
De griffier draagt zorg voor verslagen en besluitenlijsten van raadsvergaderingen.
- 2.
Een besluitenlijst bevat in ieder geval:
- a.
de namen van de voorzitter, de griffier, de wethouders en de raadsleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;
- b.
een aantekening van welke raadsleden afwezig waren.
- c.
een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;
- d.
een zakelijke samenvatting van de agendaonderwerpen met vermelding van de namen van de sprekers;
- e.
een overzicht van het verloop van elke stemming, met vermelding bij hoofdelijke stemming van de namen van de raadsleden die voor of tegen stemden, onder aantekening van de namen van de raadsleden die zich overeenkomstig de Gemeentewet van stemming hebben onthouden of zich bij het uitbrengen van hun stem hebben vergist;
- g.
de tekst van de ter vergadering ingediende initiatiefvoorstellen, voorstellen van orde, moties, amendementen en subamendementen;
- f.
bij het desbetreffende agendapunt, de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 25 door de raad is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.
- 3.
Vastgestelde verslagen worden ondertekend door de voorzitter en griffier.
- 4.
Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de raadsvergadering openbaar gemaakt op de in de gemeente gebruikelijke wijze.
- 5.
De verslagen en besluitenlijsten zijn elektronisch beschikbaar en worden op de website van de gemeente geplaatst.
Hoofdstuk VII Planning en Control
Artikel 39 Samenstelling Auditcommissie
39.1 De raad heeft een auditcommissie bestaande uit:
39.1.A Voorzitter:
De gemeenteraad wijst uit zijn midden een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter aan.
39.1.B. Leden:
- a.
de Auditcommissie bestaat uit ten minste vier leden. Van elke in de raad vertegenwoordigde fractie kan maximaal 1 lid in de Auditcommissie worden benoemd;
- b.
de raad draagt bij de samenstelling van de Auditcommissie zorg voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde fracties;
- c.
benoembaar zijn leden van de gemeenteraad, evenals commissieleden niet zijnde raadsleden;
- d.
de leden worden door de raad benoemd;
39.1.C. Het secretariaat van de Auditcommissie wordt verzorgd door de griffier of een door hem/haar aan te wijzen medewerker.
39.2 adviseurs
de Auditcommissie wordt op verzoek ondersteund door adviseurs zijnde het hoofd middelen of zijn of haar vervanger en de accountant. De commissie is bevoegd om naast vaste de adviseurs, ook de leden van het college, leden van de rekenkamercommissie, ambtenaren van de gemeente Terschelling, belanghebbenden en externe deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan beraadslagingen. Indien de commissie ambtenaren van de gemeente Terschelling uitnodigt, informeert zij het college hierover.
39.3 lidmaatschap
a. de benoeming geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende raad. Dit geldt eveneens voor tussentijds benoemingen;
39.3.b. het lidmaatschap van de Auditcommissie vervalt door het verlies van hoedanigheid van raadslid, door ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de raad;
39.3.c. In tussentijds in de Auditcommissie open gevallen plaatsen wordt zo spoedig mogelijk voorzien;
39.3.d. Leden van de auditcommissie kunnen zich bij afwezigheid laten vervangen door een ander lid van de fractie of één van de benoemde commissieleden, niet zijnde raadsleden namens de betreffende fractie
Artikel 40 Taken auditcommissie
- 40.1
De Auditcommissie overlegt en adviseert de raad in ieder geval over:
- a.
de selectie en benoeming, dan wel beëindiging van de samenwerking met een accountant voor de controle van de jaarrekening;
- b.
het vaststellen van het controleprotocol voor de accountantscontrole, met daarin eventuele bijzondere onderzoeksonderwerpen namens de raad;
- c.
de rapportage van de accountant naar aanleiding van de tussentijdse controle en het Verslag van bevindingen bij de jaarrekening;
- d.
de documenten behorende bij de Planning- en Control-cyclus (kadernota, begroting, tussentijdse rapportages en jaarrekening) als financiële sturingsinstrumenten voor de raad. Onderdeel daarvan is de beoordeling van de kwaliteit en informatiewaarde van deze documenten;
- e.
de planning voor de behandeling van de documenten als genoemd onder d.;
- f.
herziening van de verordeningen als bedoeld in de artikelen 212, 213 en 213a van de Gemeentewet (hierna: Gw);
- g.
De uitwerking en naleving door het college van de Financiële verordening gemeente Terschelling, c.q. uitvoering van artikel 212 en 213a Gw;
- h.
de afstemming van onderzoeken van de accountant vanuit de wettelijke controleopdracht, de rekenkamercommissie, interne audits door het college op grond van art. 212 en 213a Gw en onderzoeken door de raad; opvolging van door de raad aangenomen aanbevelingen voortvloeiend uit de accountantscontrole en rekenkamercommissie-onderzoeken.
- 40.2
De Auditcommissie bereidt de benodigde handelingen voor conform hetgeen beschreven is in de controleverordening ex art 213 Gemeentewet.
Artikel 41 Werkwijze auditcommissie
41.1 Vergadering en verslaglegging
- a.
De Auditcommissie stelt voorafgaand aan een kalenderjaar het vergaderschema van de commissie vast, afgestemd op de Planning- en Control-cyclus voor dat jaar.
- b.
De Auditcommissie vergadert voorts zo vaak als de voorzitter noodzakelijk acht of als ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen.
- c.
De voorzitter belegt de vergaderingen. Hij draagt zorg voor het tijdig verzenden van oproepingen voor de vergaderingen. Hierbij wordt — spoedeisende gevallen uitgezonderd — uitgegaan van tenminste tien dagen voor de betreffende vergadering.
- d.
De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd toegezonden aan de leden en de vaste adviseurs zoals genoemd artikel 3 lid i.
- e.
De vergaderingen van de Auditcommissie zijn besloten tenzij de commissie anders beslist.
- f.
Van iedere vergadering wordt een besluitenlijst gemaakt met daarin opgenomen de aanwezigen, de besluiten en de adviezen van de commissie. De besluitenlijsten worden digitaal gepubliceerd, via het de website van de gemeenteraad Terschelling.
41.2 Besluitvorming en advisering
- a.
De commissie brengt zijn adviezen schriftelijk uit en brengt dit onder de aandacht van de raad.
- b.
Adviezen van de Auditcommissie worden bepaald bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen; alleen de leden van de auditcommissie hebben stemrecht.
Staken de stemmen dan geeft de stem van de voorzitter de doorslag.
- c.
Indien de commissie niet tot een eensluidend advies komt, wordt ook het minderheids- standpunt in het advies verwoord.
- d.
De Auditcommissie kan slechts beraadslagen en adviseren, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is (hierna te noemen het quorum).
- e.
Indien het quorum niet aanwezig is, kan de voorzitter een nieuwe vergadering beleggen, waarbij slechts 24 uur tussen het verzenden van de kennisgeving en het aanvangsuur hoeft te liggen. De tweede vergadering vindt doorgang ongeacht het aantal opgekomen leden.
41.3 Uitleg verordening
Bij twijfel over de betekenis of de toepassing van deze verordening, of in gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.