| Organisatie | Waterschap Hollandse Delta |
|---|---|
| Organisatietype | Waterschap |
| Officiële naam regeling | Regeling omgaan met melden vermoeden misstand - Waterschap Hollandse Delta |
| Citeertitel | Regeling voor het omgaan met het melden van een vermoeden van een misstand Waterschap Hollandse Delta |
| Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
| Onderwerp | openbare orde en veiligheid |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 16-11-2023 | nieuwe regeling | 22-08-2023 |
Op 18 februari 2023 is de Wet bescherming klokkenluiders in werking getreden. Deze nieuwe wet had tot gevolg dat Hollandse Delta de bestaande interne meldregeling ‘Melden vermoeden misstand’ moest vervangen door een nieuwe regeling.
In opdracht van het A&O fonds waterschappen is voor de sector een nieuwe modelregeling opgesteld: de regeling ‘Omgaan met melden vermoeden misstand’. De nieuwe modelregeling is in maart 2023 bekendgemaakt en diende door de afzonderlijke waterschappen te worden vastgesteld.
Waterschap Hollandse Delta heeft de inhoud van de modelregeling overgenomen. De nieuwe meldregeling ‘Omgaan met melden vermoeden misstand’ is vastgesteld door het College van dijkgraaf en heemraden op 22 augustus 2023.
De regeling ‘Omgaan met melden vermoeden misstand’ maakt onderdeel uit van het integriteitsbeleid van Hollandse Delta en is bedoeld voor alle medewerkers van Hollandse Delta die een (vermoeden van een) misstand willen melden. In de regeling zijn de bepalingen opgenomen die betrekking hebben op het doen van een melding.
In het geval dat er een vermoeden is van een misstand binnen het waterschap kan een melder dit melden bij het interne meldpunt, het afdelingshoofd Personeel & Organisatie. Er kan ook gemeld worden bij de leidinggevende of bij de vertrouwenspersoon integriteit. Deze ontvangers geven de melding dan vervolgens door aan het interne meldpunt, het afdelingshoofd Personeel & Organisatie.
Als een (potentiële) melder extern advies of informatie wil inwinnen kan hij in vertrouwen de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders raadplegen.
In deze regeling wordt verstaan onder:
werkgerelateerde context: toekomstige, huidige of vroegere werkgerelateerde activiteiten in de publieke of private sector waardoor, ongeacht de aard van die werkzaamheden, personen informatie kunnen verkrijgen over misstanden en waarbij die personen te maken kunnen krijgen met benadeling als bedoeld in artikel 10 van deze regeling indien zij deze informatie zouden melden;
schending van het Unierecht: een handeling of nalatigheid die:
onrechtmatig is en betrekking heeft op Uniehandelingen en beleidsterreinen die binnen het in artikel 2 van de richtlijn bedoelde materiële toepassingsgebied vallen, of
het doel of de toepassing ondermijnt van de regels in de Uniehandelingen en beleidsterreinen die binnen artikel 2 van de richtlijn bedoelde materiële toepassingsgebied vallen;
afdelingshoofd Personeel & Organisatie: degene bij wie het vermoeden van een misstand kan worden gemeld; In het geval dat het bij een melding gewenst of noodzakelijk is dat een andere functionaris dan het afdelingshoofd Personeel & Organisatie als meldpunt fungeert, wijst de secretaris-directeur een andere functionaris als meldpunt aan;
Een melding kan op de volgende wijzen worden gedaan:
op verzoek van de melder binnen een redelijke termijn door middel van een gesprek op locatie; Bij een melding via b. of c. wordt de melding opgenomen (eerst nadat de melder hiermee schriftelijk heeft ingestemd) of schriftelijk vastgelegd in een zo volledig en nauwkeurig mogelijk verslag (de melder krijgt de gelegenheid dit verslag te controleren, te corrigeren en voor akkoord te tekenen).
Artikel 4. Behandeling van de interne melding
Er wordt geen onderzoek ingesteld indien het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden of indien het op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van een misstand. Dit besluit wordt schriftelijk gemotiveerd toegestuurd aan de melder door afdelingshoofd Personeel & Organisatie (art. 1, sub k).
Indien een onderzoek wordt ingesteld, wordt het onderzoek opgedragen aan onafhankelijke en onpartijdige onderzoekers. Afdelingshoofd Personeel & Organisatie (art. 1, sub k) informeert de melder onverwijld schriftelijk dat een onderzoek is ingesteld en door wie het onderzoek wordt uitgevoerd. Daarbij ontvangt de melder een afschrift van de onderzoeksopdracht, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.
De persoon op wie de melding betrekking heeft, wordt door afdelingshoofd Personeel & Organisatie (art. 1, sub k) geïnformeerd over de melding en of een externe instantie of het interne toezichtsorgaan is geïnformeerd. Dit blijft achterwege indien het onderzoeks- of handhavingsbelang daardoor kan worden geschaad.
Artikel 5. De uitvoering van het onderzoek
De onderzoekers stellen de persoon op wie de melding betrekking heeft in de gelegenheid te worden gehoord. De onderzoekers dragen zorg voor een schriftelijke vastlegging hiervan, en leggen deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de persoon op wie de melding betrekking heeft. De persoon op wie de melding betrekking heeft ontvangt hiervan een afschrift.
De persoon op wie de melding betrekking heeft, wordt de gelegenheid gegeven te reageren op belastende informatie die langs andere wegen dan via hem is verzameld. Daartoe wordt hem een redelijke termijn gegeven. Indien de persoon op wie de melding betrekking heeft niet binnen de redelijke termijn heeft willen of kunnen reageren, wordt dit door de onderzoekers in het onderzoeksrapport vermeld.
Artikel 6. Standpunt organisatie
Na afronding van het onderzoek beoordeelt afdelingshoofd Personeel & Organisatie (art. 1, sub k) of een externe instantie van de melding, het onderzoeksrapport en het standpunt van de organisatie op de hoogte moet worden gebracht. Indien een externe instantie op de hoogte wordt gesteld, ontvangt de melder hiervan een afschrift, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.
Artikel 7. Mogelijkheid tot reactie door melder op onderzoeksrapport en standpunt organisatie
Indien de melder in diens reactie onderbouwd aangeeft dat de melding niet daadwerkelijk of niet deugdelijk is onderzocht of dat in het onderzoeksrapport of het standpunt van de organisatie sprake is van wezenlijke onjuistheden, reageert de organisatie hier inhoudelijk op en wordt zo nodig een nieuw of aanvullend onderzoek ingesteld. Op dit nieuwe of aanvullende onderzoek zijn artikel 4 t/m 7 van overeenkomstige toepassing. De melder kan er ook voor kiezen een externe melding te doen.
Op de websites van de autoriteiten zijn onder meer de contactgegevens en de te volgen procedures te vinden. Bij het Huis voor klokkenluiders (Home | Huisvoorklokkenluiders) kan informatie worden ingewonnen over het doen van een externe melding en bij welke autoriteit de melding kan worden gedaan.
Een ieder die betrokken is bij een melding of het onderzoek naar een vermoeden van een misstand en daarbij de beschikking krijgt over gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, is verplicht tot geheimhouding van die gegevens, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of uit zijn taak bij de uitvoering van de Wet bescherming klokkenluiders de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
Ingeval enig wettelijk voorschrift in het kader van onderzoek door een bevoegde autoriteit (zie artikel 8) of een gerechtelijke procedure tot mededeling van de identiteit van een melder verplicht, wordt deze daarvan vooraf in kennis gesteld, tenzij die informatie het gerelateerde onderzoek of de gerechtelijke procedure in gevaar zou kunnen brengen. Bij deze kennisgeving ontvangt een melder of een betrokkene een schriftelijke toelichting van de redenen voor de bekendmaking van de gegevens over zijn identiteit.
Artikel 10. Bescherming tegen benadeling bij een melding
De organisatie zal de melder tijdens en na de behandeling van een melding van een vermoeden van een misstand niet benadelen in verband met de melding, onder de voorwaarde dat de melder redelijke gronden heeft om aan te nemen dat de gemelde informatie over het vermoeden van een misstand op het moment van de melding juist is.
Het bepaalde in dit artikel is eveneens van toepassing op een betrokken derde, de vertrouwenspersoon, afdelingshoofd Personeel & Organisatie (art. 1, sub k), de contactpersoon, de interne onderzoekers en degene die een melder bijstaat. Degene die is gehoord in het kader van een onderzoek naar aanleiding van een melding, zal evenmin worden benadeeld in verband met het te goeder trouw afleggen van een verklaring.
Artikel 11. Bescherming tegen benadeling bij openbaarmaking
Onverminderd het bij of krachtens de wet bepaalde met betrekking tot de bescherming van de nationale veiligheid, het beroepsgeheim van advocaten, het medisch beroepsgeheim, de geheimhouding van rechterlijke beraadslagingen en het strafprocesrecht, is een melder ingeval van een melding of openbaarmaking van een vermoeden van een misstand niet aansprakelijk voor een inbreuk op enige beperking van de openbaarmaking van informatie, indien:
Artikel 13. Het tegengaan van benadeling van de melder
De contactpersoon bespreekt, samen met de melder, welke risico’s op benadeling aanwezig zijn, op welke wijze die risico’s kunnen worden verminderd en wat de melder kan doen als hij van mening is dat sprake is van benadeling. De contactpersoon draagt zorg voor een schriftelijke vastlegging hiervan en legt deze ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt hiervan een afschrift.
Indien de melder van mening is dat sprake is van benadeling, kan hij dat bespreken met de contactpersoon. De contactpersoon en de melder bespreken ook welke maatregelen genomen kunnen worden om benadeling tegen te gaan. De contactpersoon draagt zorg voor een schriftelijke vastlegging hiervan, en legt deze ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. In overleg met de melder stuurt de contactpersoon het verslag door aan de hoogst leidinggevende. De melder ontvangt hiervan een afschrift.
Artikel 14. Intern en extern onderzoek naar benadeling van de melder
Het bepaalde in dit artikel is eveneens van toepassing op een betrokken derde, de vertrouwenspersoon, afdelingshoofd Personeel & Organisatie (art. 1, sub k), de contactpersoon, de interne onderzoekers, degene die een melder bijstaat en degene die is gehoord in het kader van een onderzoek naar aanleiding van een melding.
Artikel 15. Publicatie, rapportage en evaluatie
afdelingshoofd Personeel & Organisatie (art. 1, sub k) stuurt het concept van de in het vorige lid bedoelde rapportage ter bespreking aan de Ondernemingsraad 1 , waarna dit in een overlegvergadering met de Ondernemingsraad wordt besproken.
afdelingshoofd Personeel & Organisatie (art. 1, sub k) stelt de Ondernemingsraad in de gelegenheid zijn standpunt over het beleid aangaande het omgaan met het melden van vermoedens van misstanden en onregelmatigheden, de uitvoering van deze regeling, en de rapportage kenbaar te maken. Afdelingshoofd Personeel & Organisatie (art. 1, sub k) draagt zorg voor verwerking van het standpunt van de Ondernemingsraad in de rapportage, en legt deze ter goedkeuring voor aan de Ondernemingsraad.
Toelichting op regeling omgaan met melden vermoeden misstand of onregelmatigheid
De ondernemingsraad heeft instemmingsrecht bij het vaststellen van deze regeling. Werkgevers die geen verplichting hebben tot het instellen van een ondernemingsraad, hebben de instemming van de meerderheid van de werknemers nodig bij het vaststellen van deze regeling. Dit zou het geval kunnen zijn bij werkgevers met minder dan vijftig werknemers met een arbeidsovereenkomst en waar permanent meerdere stagiairs werken. Deze instemming is niet vereist ingeval de regeling is geregeld in een CAO.
Iedere belanghebbende werknemer (of de ondernemingsraad namens de werknemers) kan de kantonrechter verzoeken een termijn te bepalen waarbinnen de werkgever een interne meldprocedure moet vaststellen die voldoet aan de wettelijke eisen. Het mag daarbij ook gaan om het niet goed uitvoeren van de eigen meldregeling.
Artikel 1. Begripsbepalingen Lid 1 onder a. Werknemer
Deze regeling verstaat, in overeenstemming met de Wet bescherming klokkenluiders (verder Wbk), onder werknemer: i. degene die krachtens arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht of publiekrechtelijke aanstelling arbeid verricht; en ii. degene die anderszins in een ondergeschiktheidsrelatie tegen een vergoeding arbeid verricht.
Onder werknemer die “anderszins in een ondergeschiktheidsrelatie tegen een vergoeding arbeid verricht” (zie onder ii hierboven), vallen in ieder geval zzp’ers en betaalde stagiaires en vrijwilligers. Het is een keuze om ook onbezoldigde stagiairs en vrijwilligers onder de regeling te laten vallen.
De definitie van werkgever sluit aan bij de definitie in de Wbk. Echter, wanneer in deze regeling van werkgever wordt gesproken, wordt daarmee specifiek gedoeld op de werkgever die deze regeling heeft vastgesteld: Waterschap Hollandse Delta.
Deze regeling verstaat, in overeenstemming met de Wbk, onder melder: een natuurlijke persoon die in de context van zijn werkgerelateerde activiteiten een vermoeden van een misstand meldt of openbaar maakt.
Onder een melder worden niet alleen werknemers (als bedoeld in lid 1 onder a) verstaan, maar ook sollicitanten, aandeelhouders, bestuurders, leden van een raad van commissarissen en aannemers, onderaannemers en leveranciers en eenieder die onder hun toezicht werkt. Ook kan het gaan om mensen die in het verleden bij of voor de organisatie hebben gewerkt. Van belang is of er een werkgerelateerde context is, was of zou zijn.
Lid 1 onder d. Vermoeden van een misstand | f. Misstand | g. Schending van het Unierecht
Onder een “misstand” wordt verstaan (1) een schending of een gevaar voor schending van het Unierecht of (2) een handeling of nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang in het geding is in het geval van een aantal nader genoemde situaties.
(1) Van een schending van het Unierecht is sprake bij een handeling of nalatigheid die:
onrechtmatig is en betrekking heeft op een zogeheten Uniehandeling (deze zijn te vinden in de Bijlage bij de Europese richtlijn waarop de Wbk is gebaseerd) en een beleidsterrein die valt binnen een van de hierna bedoelde toepassingsgebieden (zie hierna); of
Het gaat hierbij om de volgende toepassingsgebieden:
schendingen in verband met de interne markt met inbegrip van inbreuken in verband met mededinging, staatssteun, vennootschapsbelasting of constructies die erop gericht zijn een belastingvoordeel te krijgen dat afbreuk doet aan de strekking of het doel van het toepasselijke vennootschapsbelastingrecht.
(2) Ten opzichte van de definitie van een misstand in de Wbk zijn in deze modelregeling de navolgende toevoegingen gedaan. Deze toevoegingen zijn naar eigen keuze over te nemen:
Vanuit het oogpunt van het voorkomen van het optreden van misstanden is het wenselijk dat ook al bij een dreigende misstand een melding kan worden gedaan. Daarbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan de situatie waarin de beslissing die tot het optreden van de vermoede misstand zal leiden al wel is genomen maar deze beslissing nog niet tot uitvoering is gekomen.
De wettelijke criteria bij het beoordelen of sprake is van een maatschappelijk belang zijn dat de handeling of nalatigheid niet alleen persoonlijke belangen raakt en er sprake is van ofwel een patroon of structureel karakter dan wel de handeling of nalatigheid ernstig of omvangrijk is. Er is echter ook ruimte om andere criteria mee te wegen bij de beoordeling of een maatschappelijk belang in het geding is. Zoals de hoeveelheid mensen wier belangen de melding dient, de aard van de belangen die in het geding zijn, de aard van de gemelde misstand en de functie van degene die vermoed wordt de misstand te hebben gepleegd. Verschil met de wettelijke criteria is dat dit criteria zijn die bij de overweging betrokken kunnen worden en waaraan niet altijd hoeft te worden voldaan.
Ter illustratie een voorbeeld. Een diefstal van enkele zaken door één individu is nog geen misstand waarbij het maatschappelijk belang in het geding is. Het maatschappelijk belang kan echter wel in het geding komen als het gaat om meerdere diefstallen of dure zaken, zeker als de diefstallen worden gepleegd door werknemers die juist tot taak hebben die goederen te bewaken of als de diefstallen door de leiding van het bedrijf worden gedoogd of de leiding zelf deelt in de buit.
Bij “interne regels” (sub f, onder 2▯) moet het gaan om concrete en duidelijke regels die binnen de organisatie gelden. Niet concreet en niet duidelijk zijn open normen die alleen een aanbeveling inhouden zoals uitgangspunten die benoemd worden over hoe zich te gedragen bij onlinecommunicatie en op sociale media. Ook moeten de interne regels een wettelijke basis hebben. Hieronder worden onder meer begrepen gedragscodes en bedrijfsvoorschriften die op grond van artikel 660 van boek 7 van het Burgerlijk Wetboek of artikel 4 lid 3 van de Ambtenarenwet 2017 door werkgevers zijn voorgeschreven. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan voorschriften ten behoeve van de veiligheid op de werkvloer. Interne regels van een werkgever kunnen ook voortvloeien uit afspraken in een CAO waaraan de werkgever is geboden op grond van de Wet op de CAO. Ook kan het gaan om regelingen als bedoeld in artikel 27 lid 1 van de Wet op de ondernemingsraden, die na instemming van de ondernemingsraad zijn vastgesteld.
Het “vermoeden van een misstand” moet gebaseerd zijn op redelijke gronden. Dat betekent dat de melder niet hoeft te bewijzen dat sprake is van een misstand, maar hij moet zijn vermoeden wel enigszins kunnen onderbouwen. Het vermoeden moet voldoende concreet zijn en zijn gebaseerd op eigen waarneming of documenten (bijvoorbeeld e-mails, verslagen, brieven, foto’s etc.). Ongefundeerde vermoedens en geruchten zijn niet voldoende.
Lid 1 onder e. Werkgerelateerde context
Bij werkgerelateerde activiteiten gaat het niet alleen om het verrichten van arbeid, maar kan het ook gaan om dienstverlening, een sollicitatie of aandeelhouderschap.
Lid 1 onder h. Betrokken derde
Een betrokken derde kan bijvoorbeeld een collega of familielid van de melder zijn of een rechtspersoon die eigendom is van de melder, waarvoor de melder werkt of waarmee de melder anderszins werkgerelateerd verbonden is. Steeds geldt (ook) het vereiste van de werkgerelateerde context.
Lid 1 onder i. Degene die een melder bijstaat
Met degene die de melder bijstaat zijn onder meer bedoeld de vertrouwenspersoon of een vakbondsvertegenwoordiger die een melder vertrouwelijk kunnen adviseren bij een melding.
Lid 1 onder j. Vertrouwenspersoon
De vertrouwenspersoon is degene die is aangewezen om voor de organisatie van de werkgever als vertrouwenspersoon te fungeren. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon is op grond van de Wbk niet verplicht. Afhankelijk van de aard en omvang van de organisatie kan de werkgever een interne vertrouwenspersoon en/of een externe vertrouwenspersoon kiezen. De vertrouwenspersoon kan een rol spelen bij de advisering en ondersteuning van de melder en bij het doen van de melding.
Lid 1 onder k. afdelingshoofd Personeel & Organisatie
De functionaris bij wie een misstand kan worden gemeld of die opvolging geeft aan die melding, moet onafhankelijk zijn en geen belangenconflicten hebben. In kleinere organisaties kan de functie van degene bij wie kan worden gemeld, worden uitgeoefend als nevenfunctie van een stafmedewerker die in een goede positie verkeert om direct melding te doen aan het hoofd van de organisatie, zoals een hoofd naleving of personeelszaken, een integriteitsmedewerker, een jurist of privacymedewerker. Ook derden kunnen worden gemachtigd om namens de organisatie meldingen te ontvangen, mits zij passende waarborgen bieden wat betreft de eerbiediging van de onafhankelijkheid, vertrouwelijkheid, gegevensbescherming en geheimhouding. Bij zulke derden kan het gaan om aanbieders van platformen voor externe melding, externe raadslieden of auditors. Ook zou binnen een concern een deskundige kunnen worden aangesteld, vergelijkbaar met de privacyfunctionaris. Ten slotte kan gedacht worden aan de instelling van een onafhankelijke klokkenluiderscommissie met een onafhankelijke voorzitter, die paritair is samengesteld en waarin ook gedragskundige en juridische expertise is vertegenwoordigd.
De Wbk schrijft het aanstellen van een contactpersoon niet voor. Het opnemen van een bepaling daarover is dus optioneel. Vooral in wat grotere, complexe organisaties is het aanstellen van een contactpersoon voor het tegengaan van benadeling van de melder aan te bevelen.
Artikel 4 lid 2 bepaalt dat afdelingshoofd Personeel & Organisatie (art. 1, sub k) zo spoedig mogelijk na ontvangst van de melding, in overleg met de melder, een contactpersoon aanwijst met het oog op het tegengaan van benadeling van de melder. Dit kan een vertrouwenspersoon zijn of een werknemer die binnen de organisatie hiërarchisch een gelijke of hogere positie bekleedt dan de melder. Het is van belang dat de contactpersoon iemand is in wie de melder vertrouwen heeft. Daarom wordt de contactpersoon aangewezen in overleg met de melder.
Omdat benadeling al in een vroeg stadium kan optreden, is het raadzaam dat de contactpersoon zo spoedig mogelijk na ontvangst van de melding aan het werk kan gaan. Daarom schrijft artikel 4 lid 2 voor dat deze contactpersoon zo spoedig mogelijk wordt aangewezen, dat wil zeggen diezelfde dag of binnen één of enkele dagen.
Lid 1 onder o. Afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders
De afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders is ingesteld bij de Wet huis voor klokkenluiders (nu: Wbk). De dienstverlening van de afdeling advies van het Huis is vertrouwelijk, onafhankelijk en gratis. Een (potentiële) melder kan de afdeling advies verzoeken om informatie, advies en ondersteuning inzake het vermoeden van een misstand.
Lid 1 onder p. Afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders
De melder kan de externe melding doen bij een externe instantie, waaronder de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders. De melder kan ook de afdeling onderzoek verzoeken om een onderzoek in te stellen naar de wijze waarop de organisatie zich jegens hem heeft gedragen naar aanleiding van de melding (een zogeheten “bejegeningsonderzoek”).
Lid 1 onder q. Hoogste leidinggevende
De hoogste leidinggevende, ofwel het orgaan of de persoon die de (dagelijkse) leiding heeft over de organisatie van de werkgever, is vaak de Raad van Bestuur, directie of directeur van de organisatie.
Lid 1 onder r. Interne toezichtorgaan
Als de organisatie een intern toezichtsorgaan heeft, ofwel een orgaan dat binnen de organisatie toezicht houdt op de hoogst leidinggevende, is dat vaak de Raad van Toezicht, de Raad van Commissarissen of bijvoorbeeld het stichtingsbestuur.
Artikel 2. Informatie, advies en ondersteuning voor de werknemer
Een (potentiële) melder die denkt dat sprake zou kunnen zijn van een misstand, kan dit bespreken met de vertrouwenspersoon, afdelingshoofd Personeel & Organisatie (art. 1, sub k) of de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders. Uiteraard bestaat ook de mogelijkheid om dit te bespreken met bijvoorbeeld een advocaat of een jurist van een vakbond of rechtsbijstandsverzekeraar.
Het heeft de voorkeur om een interne melding te doen alvorens wordt overgegaan op het doen van en externe melding. Indien een melding intern wordt gedaan, kunnen vermeende misstanden tijdig worden ontzenuwd en terechte meldingen direct worden aangepakt bij de bron. Het is echter aan de melder om te kiezen of hij eerst intern of rechtstreeks extern meldt. Of de melder eerst gebruik heeft gemaakt van het interne meldkanaal of zich rechtstreeks tot de externe autoriteit wendt, is voor de rechtsbescherming irrelevant. In beide gevallen geniet hij – mits voldaan wordt aan de gestelde voorwaarden – bescherming tegen bijvoorbeeld benadeling.
De gegevens over de melding worden vernietigd als ze niet langer noodzakelijk zijn om te voldoen aan de door de Wbk of andere bij of krachtens wet of het recht van de Europese Unie vastgestelde eisen. De gegevens van een melding blijven in ieder geval behouden in de volgende gevallen: (i) zolang een onderzoek naar een melding loopt; (ii) als nadien een externe melding bij een autoriteit is gedaan; of (iii) als een klacht- of gerechtelijke procedure loopt. De eisen op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming, en ook de geheimhoudingsvereisten, bedoeld in artikel 9 van deze regeling, of andere wettelijke geheimhoudingsplichten zijn daarbij onverminderd op het register van toepassing.
Artikel 4. Behandeling van de interne melding Lid 3
Naar aanleiding van een melding van een vermoeden van een misstand wordt in beginsel altijd een onderzoek ingesteld. Hierop zijn twee uitzonderingen.
De eerste uitzondering is dat het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden. Zie voor wat hieronder wordt verstaan de toelichting bij artikel 1 lid 1 onder d.
De tweede uitzondering is de situatie dat reeds op voorhand, dus zonder onderzoek te doen, duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van een misstand. Dat is het geval als op voorhand duidelijk is:
Indien de melder aanwijzingen zou hebben dat de onderzoekers niet onafhankelijk en onpartijdig zijn of zelfs betrokken zouden zijn of zijn geweest bij de vermoede misstand, kan hij afdelingshoofd Personeel & Organisatie (art. 1, sub k) daarvan op de hoogte stellen. Deze zal dan moeten beoordelen of de onderzoekers aan de vereisten van lid 5 voldoen.
Een interne melding van een vermoeden van een misstand kan voor de organisatie aanleiding zijn om een externe instantie van deze melding op de hoogte te brengen. Dit kan voortvloeien uit een meldplicht, maar kan ook worden ingegeven door het eigen belang van de organisatie of vanuit het oogpunt van maatschappelijk verantwoord ondernemerschap. Deze beoordeling moet al in het stadium van het in behandeling nemen van de melding worden gemaakt.
De zinsnede “tenzij daartegen ernstige bezwaren bestaan” brengt tot uitdrukking dat dit alleen in een uitzonderlijke situatie aan de orde zal zijn. Bij de afweging of daarvan sprake is, zal de organisatie moeten meewegen:
Indien desalniettemin tegen het zenden van een afschrift aan de melder ernstige bezwaren bestaan, stuurt de organisatie de melder een samenvatting waarin de informatie waartegen de ernstige bezwaren bestaan wordt weggelaten.
Artikel 5. De uitvoering van het onderzoek Lid 2 t/m 6
Zie de beschermingsbepalingen in artikel 10.
Zie voor de uitzonderlijke situatie dat er ernstige bezwaren bestaan de toelichting bij artikel 4 lid 6.
Artikel 6. Standpunt organisatie
De in deze bepalingen neergelegde termijn van drie maanden is ontleend aan de wet. Met de zinsnede ‘zo voortvarend mogelijk’ wordt beoogd een waarborg te bieden voor een efficiënt en zorgvuldig onderzoeksproces, waarbij de periode van onzekerheid voor betrokkenen tot een minimum wordt beperkt. Hier ligt nadrukkelijk een inspanningsplicht voor de werkgever.
Zie de toelichting bij artikel 4 lid 6. Deze bepaling regelt dat deze beoordeling ook na afronding van het onderzoek wordt gemaakt.
Het onderwerp van de melding bepaalt bij welke externe autoriteit een externe melding kan worden gedaan. De Wbk schrijft (in hoofdstuk 1a) voor welke autoriteiten bevoegd zijn en welke eisen aan de externe meldkanalen moeten voldoen. Informatie over deze externe meldkanalen is te vinden op de websites van de externe autoriteiten. Indien een autoriteit een melding heeft ontvangen waarvoor zij niet bevoegd is, wordt de melding (mits de melder daaraan zijn voorafgaande instemming heeft verleend) onverwijld en op veilige wijze door naar de autoriteit die wel bevoegd is.
De afdeling onderzoek van het Huis voor klokkenluiders onderzoekt externe meldingen als andere externe autoriteiten niet bevoegd zijn.
Voor de volledigheid zij nog opgemerkt dat de mogelijkheid tot het doen van een externe melding van een vermoeden van een misstand beperkt is tot een vermoeden van een misstand zoals gedefinieerd in de Wbk. De toevoegingen in de in deze modelregeling gehanteerde definitie vallen daar niet onder. Zie voor wat ten opzichte van de definitie in de Wbk is toegevoegd de toelichting bij artikel 1 lid 1 sub f onder 2.
Artikel 9. Vertrouwelijkheid Lid 1
Als leidinggevenden en/of collega’s weten wie de melding heeft gedaan en de melder dit kwalijk nemen, zou dat kunnen leiden tot benadeling van de melder. Daarom is het van belang dat de identiteit van de melder (en alle informatie in verband met de melding en/of het onderzoek waarvan het vertrouwelijke karakter bekend is of waarvan dit redelijkerwijs moet worden vermoed), vertrouwelijk wordt behandeld. Concreet betekent dit dat de groep personen die weet wie de melder is, niet groter zal mogen zijn dan voor een goede uitvoering van deze regeling noodzakelijk is.
Voor het buiten deze groep van personen bekend maken van de identiteit van de melder (en de informatie aan de hand waarvan direct of indirect diens identiteit kan worden achterhaald) is schriftelijke instemming van de melder noodzakelijk (tenzij het bepaalde in lid 4 van toepassing is). In deze instemmingsverklaring zal specifiek moeten worden aangegeven aan wie of aan welke groep van personen de identiteit van de melder bekend mag worden gemaakt.
Als de melding via de vertrouwenspersoon wordt gedaan en de melder geen toestemming geeft zijn identiteit bekend te maken, zal alleen de vertrouwenspersoon weten wie de melder is. Dit wordt gewaarborgd door alle correspondentie over de melding via de vertrouwenspersoon te laten verlopen.
Artikel 10. Bescherming tegen benadeling bij een melding
Het zorgen voor een goede bescherming van de melder tegen benadeling is een van de basisvoorwaarden voor het goed en zorgvuldig omgaan met een melding.
Van benadeling is sprake als de melder in verband met het doen van een melding slechter wordt behandeld dan hij zou zijn behandeld als hij geen melding had gedaan. Deze benadeling kan ook al plaatsvinden in de aan de melding voorafgaande fase. Dit is de fase waarin de toekomstige melder van de kwestie op de hoogte is geraakt en intern is begonnen daarover vragen te stellen of zijn mening daarover kenbaar te maken.
Bescherming tegen benadeling betekent niet alleen dat de organisatie zich onthoudt van het nemen van benadelende maatregelen. De organisatie heeft ook de verantwoordelijkheid ervoor zorg te dragen dat de melder niet door bepaalde gedragingen feitelijk wordt benadeeld.
De bescherming tegen benadeling is niet beperkt tot een bepaalde periode. Waar het om gaat is dat de melder niet in verband met het doen van een melding wordt benadeeld.
In geval van een (vermeende) benadeling, kan de melder volstaan met het aantonen dat hij een melding heeft gedaan en dat hij is benadeeld. Het is aan de organisatie om aan te tonen dat er geen relatie (causaal verband) bestaat tussen de melding of openbaarmaking en de benadeling. Dit heet een verschuiving van de bewijslast.
De woorden “in verband met” in lid 1 brengen tot uitdrukking dat de melder ook in de aan de melding voorafgaande fase dient te worden beschermd tegen benadeling.
Lid 1 vereist, evenals de beschermingsbepaling in de Wbk, dat de melder redelijke gronden heeft om aan te nemen dat de gemelde informatie over het vermoeden van een misstand op het moment van de melding juist is. Hiermee wordt bijvoorbeeld bedoeld dat de melder de melding in overeenstemming met deze regeling doet en dat de melder niet een valse of leugenachtige melding doet.
Lid 2 geeft onder a t/m w voorbeelden van maatregelen waarbij sprake is van benadeling als de organisatie deze neemt in verband met het doen van de melding (mits is voldaan aan de voorwaarden als genoemd in lid 1). Deze opsomming is niet limitatief. Onder benadeling wordt ook begrepen “dreigen met” en “pogingen tot” benadeling.
Lid 3 maakt duidelijk dat benadeling ook aan de orde is als een redelijke grond aanwezig is om de melder aan te spreken op zijn functioneren of een maatregel tegen hem te nemen, maar de organisatie in verband met het doen van een melding een zwaardere maatregel neemt dan redelijkerwijs gerechtvaardigd is, of als de organisatie een zwaardere maatregel neemt dan onder vergelijkbare omstandigheden bij een ander die geen melding heeft gedaan.
De in lid 4 opgenomen motiveringsplicht is een voorzorgsmaatregel die de organisatie helpt om benadeling van de melder te voorkomen. Indien de voorgenomen maatregel geen verband houdt met het doen van de melding, zal de organisatie zonder enig bezwaar kunnen aangeven waarom het nemen van deze maatregel nodig is.
Lid 6 brengt tot uitdrukking dat de organisatie, in voorkomend geval, gehouden is actief handhavend op te treden. De organisatie zal daarbij afhankelijk van de ernst van de benadeling en het aandeel van de betrokkene(n) daarin moeten beoordelen welke wijze van optreden afdoende zal zijn om de bescherming van de melder tegen benadeling daadwerkelijk te effectueren.
Artikel 11. Bescherming tegen benadeling bij openbaarmaking
Om in aanmerking te komen voor bescherming tegen benadeling bij openbaarmaking gelden verdergaande voorwaarden dan bij een melding. Zo moet voorafgaand aan de openbaarmaking eerst een melding bij de organisatie en een bevoegde autoriteit of andere bevoegde instantie, dan wel rechtstreeks bij een bevoegde autoriteit of een andere bevoegde instantie te zijn gedaan. Daarnaast moet de melder redelijke gronden hebben om aan te nemen dat het onderzoek onvoldoende voortgang heeft. De melder kan zich hierbij baseren op de informatie die hij heeft gekregen over de beoordeling of opvolging van de melding die hij binnen een redelijke termijn van de organisatie, dan wel een bevoegde autoriteit of een andere bevoegde instantie moet hebben verkregen. Als hij binnen die tijd geen bericht heeft gekregen, kan hij zich geen oordeel vormen en ook dan ervan uitgaan dat het onderzoek onvoldoende voortgang heeft.
Een andere gerechtvaardigde reden voor openbaarmaking kan zijn dat de melder redelijke gronden heeft om aan te nemen dat de misstand een dreigend reëel gevaar kan zijn voor het algemeen belang, een risico bestaat op benadeling of dat het – als hij de misstand zou melden – niet waarschijnlijk is dat de misstand doeltreffend zal worden verholpen. In deze gevallen is voorafgaande melding bij de organisatie, een bevoegde autoriteit of een andere bevoegde instantie geen voorwaarde.
Daarnaast geldt – evenals bij een melding – altijd de voorwaarde dat de melder redelijke gronden moet hebben om aan te nemen dat de gemelde informatie juist is.
In geval van (vermeende) benadeling, kan de melder volstaan met het aantonen dat hij een openbaarmaking heeft gedaan en dat hij is benadeeld. Het is aan de organisatie om aan te tonen dat er geen relatie (causaal verband) bestaat tussen de melding of openbaarmaking. Dit heeft een verschuiving van de bewijslast.
In dit artikel wordt de vrijwaring geregeld van melders, degenen die hen bijstaan en betrokken derden in gerechtelijke procedures wegens bijvoorbeeld schending van de geheimhoudingsplicht, verboden informatieverwerving, laster, schending auteursrechten, openbaarmaking van bedrijfsgeheimen, schending van vertrouwelijkheid of bescherming van persoonsgegevens.
Wel moet worden voldaan aan een aantal voorwaarden. Zo moet de melder redelijke gronden hebben om aan te nemen dat de melding of openbaarmaking noodzakelijk is voor de onthulling van de misstand. Ook moet bij een melding worden voldaan aan de voorwaarden die gelden bij een verbod op benadeling (zie artikel 10 en 11).
Vanwege de geheimhoudingsverplichting die geldt voor alle melders die een melding doen bij een organisatie, een bevoegde autoriteit of een andere bevoegde instantie geldt dat zij de vertrouwelijkheid van het onderzoek moeten waarborgen.
Mits melders voldoen aan de voorwaarden die in het eerste lid zijn gesteld, zijn zij vrijgesteld van aansprakelijkheid als zij op rechtmatige wijze toegang verwerven of verkrijgen tot de gemelde informatie over de misstand of de documenten met deze informatie. Dit geldt zowel in gevallen waarin de melders de inhoud onthullen van documenten waartoe zij rechtmatig toegang hebben als in gevallen waarin zij kopieën van die documenten maken of deze verwijderen uit de bedrijfsruimten van de organisatie (ook als dit in strijd is met contractuele clausules of andere clausules die bepalen dat de betreffende documenten eigendom zijn van de organisatie).
Melders worden ook vrijgesteld van aansprakelijkheid in gevallen waarin de verwerving van of de toegang tot de relevante informatie of documenten burgerrechtelijke, bestuursrechtelijke of arbeidsrechtelijke aansprakelijkheid in het geding brengt. Voorbeelden zijn gevallen waarin de melders de informatie hebben verworven door het raadplegen van het e-mailverkeer van een collega of dossiers waar zij normaal gesproken geen gebruik van maken bij hun werk, door het nemen van foto’s van de bedrijfsruimten van de organisatie of door het betreden van plaatsen waartoe zij doorgaans geen toegang hebben. Indien de melders toegang tot de relevante informatie of documenten hebben verworven of verkregen door het plegen van een strafbaar feit, zoals het fysiek betreden van verboden terreinen of hacking, is hun strafrechtelijke aansprakelijkheid onverminderd van toepassing. In gerechtelijke procedures geldt een verschuiving van de bewijslast. Degene die de procedure instelt tegen de melder moet bewijzen dat de gewraakte handelingen niet noodzakelijk waren om de vermoede misstand te onthullen.
Artikel 13. Het tegengaan van benadeling van de melder Lid 1
Lid 1 is van belang om benadeling van de melder zoveel mogelijk te voorkomen en om, als toch benadeling optreedt, daar zo snel en adequaat mogelijk op te reageren. Op welke wijze risico’s op benadeling van de melder het beste kunnen worden verminderd, zal afhangen van de situatie zoals die zich voordoet binnen de organisatie.
Artikel 14. Intern en extern onderzoek naar benadeling van de melder Lid 1 en 2
Het zorgen voor een goede bescherming van de melder tegen benadeling is een van de basisvoorwaarden voor het goed en zorgvuldig omgaan met het melden van een vermoeden van een misstand. Daar hoort bij dat de melder die meent dat sprake is van benadeling, de organisatie kan verzoeken onderzoek te doen naar de wijze waarop er binnen de organisatie met hem wordt omgegaan.
Deze bepaling wijst op de mogelijkheid voor de melder om ook de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders te verzoeken om een onderzoek in te stellen naar de wijze waarop de organisatie zich jegens hem heeft gedragen. Deze mogelijkheid is geregeld in artikel 4 lid 1 onder b Wbk.
Artikel 15. Publicatie, rapportage en evaluatie Lid 1
Op grond van de Wbk is de werkgever verplicht aan de personen die bij hem werken, een schriftelijke of elektronische opgave te verstrekken van de procedure voor het omgaan met het melden van een vermoeden van een misstand binnen zijn organisatie.
Andere melders dan zittende werknemers hebben meestal geen toegang (meer) tot het intranet van de organisatie. Daarom schrijft deze regeling ook het openbaar maken van de regeling op de website van de organisatie voor.
Bijlage bij regeling omgaan met melden vermoeden misstand
Mensen die in verband met hun werk te maken krijgen met organisaties in de sector waterschappen moeten een melding kunnen doen wanneer zij denken dat er sprake is van een misstand. Ingevolge de wet dienen waterschappen te beschikken over een meldregeling voor vermoedens van misstanden.
Hier wordt de wettelijke context aangegeven.
Artikel 2 Wet bescherming klokkenluiders 2
In de procedure, bedoeld in het eerste lid, wordt in ieder geval:
vastgelegd bij welke daartoe aangewezen onafhankelijke functionaris of functionarissen, die voldoen aan bij of krachtens algemene maatregel van bestuur vast te stellen eisen, het vermoeden van een misstand anoniem kan worden gemeld, en welke functionarissen zorgvuldige opvolging kunnen geven aan die melding;
De procedure, bedoeld in het eerste lid, kan door een werkgever tevens worden opengesteld voor personen die geen werknemer zijn, maar anderszins werkgerelateerde activiteiten verrichten of hebben verricht, en stelt in dat geval de informatie, bedoeld in het vijfde lid, eveneens aan die personen beschikbaar.
Een werkgever als bedoeld in het eerste of derde lid, die geen ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging heeft ingesteld, en daartoe ook niet verplicht is, behoeft bij de vaststelling van de procedure, bedoeld in het eerste lid, de instemming van meer dan de helft van de werknemers. Deze instemming is niet vereist voor zover de procedure inhoudelijk is geregeld in een collectieve arbeidsovereenkomst.
Artikel 2a Wet bescherming klokkenluiders
Artikel 2b Wet bescherming klokkenluiders