Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Oss 2011

gezien het voorstel van de Stuurgroep Oss-Lith d.d. 23 november 2010;

gelet op artikel 213 van de Gemeentewet;

besluit vast te stellen de volgende verordening:

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Oss 2011

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.accountant

een door de raad benoemde:

• ·

  registeraccountant of

• ·

  organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken,

belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

b.accountantscontrole

de in artikel 213, lid 2 bedoelde controle, als uitvloeisel waarvan de accountantsverklaring aangeeft of:

• 1.

  de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen;

• 2.

  de baten en lasten, alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen en

• 3.

  de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186,

• 4.

  het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is,

en als uitvloeisel waarvan het verslag van bevindingen in ieder geval bevindingen bevat over:

I.de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een

getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken en

II. onrechtmatigheden in de jaarrekening.

c.rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole

de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan komen tot stand overeenkomstig de in het normen- en toetsingskader vermelde, door de raad vastgestelde wetgeving, alsmede (externe en interne) wetgeving zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten en provincies.

d.deelverantwoording

een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

e.controleprotocol

het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties voor de controle van de jaarrekening.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant.

• 2.

  De raad stelt, voorafgaand aan de aanwijzing van de accountant, de periode van benoeming vast.

• 3.

  De raad stelt, voorafgaand aan de door het college te verrichten aanbesteding van de accountantscontrole, het programma van eisen vast waaraan de jaarlijkse accountantscontrole dient te voldoen, het zogenoemde controleprotocol.

• 4.

  Voor de aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectie- en gunningcriteria vast en per criterium de bijbehorende weging.

Artikel 3. Informatieverstrekking door college

• 1.

  Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne- en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  Het college legt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen jaarlijks uiterlijk 30 juni na afloop van het boekjaar waarover verantwoording wordt afgelegd voor aan de raad.

• 5.

  Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en vóór behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3.

  Ter bevordering van een doelmatige en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek - al dan niet gezamenlijk - (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant, de concerncontroller, de portefeuillehouder Financiën (of een andere vertegenwoordiger vanuit het college), een vertegenwoordiging vanuit de raad, een vertegenwoordiging vanuit de raadsgriffie en (een vertegenwoordiger van) de rekenkamercommissie.

Artikel 5. Toegang tot informatie

• 1.

  De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente er aan zijn gehouden om de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

• 1.

  Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdracht, zodat de raad eventuele bedenkingen kenbaar kan maken. Indien de raad geen bedenkingen heeft kan de opdracht zonder meer worden verstrekt.

• 2.

  Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

• 3.

  Het college informeert de raad vooraf over de in de leden 1 t/m 3 bedoelde opdrachten, zodat de raad eventuele bedenkingen kenbaar kan maken. Indien de raad geen bedenkingen heeft kan de opdracht zonder meer worden verstrekt.

Artikel 7. Rapportering

• 1.

  Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

• 2.

  In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van bestuurlijk belang aan de raad, het college en het Concern Management Team.

• 3.

  De accountantsverklaring en het concept van het verslag van bevindingen worden bij de raadsgriffier ter inzage gelegd voor de raad en worden gelijktijdig door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

• 4.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met een vertegenwoordiging vanuit de raad.

Artikel 8. Citeertitel

Deze verordening wordt kortweg aangehaald als “Controleverordening gemeente Oss 2011”.

Artikel 9. Inwerkingtreding en intrekking oude regelingen

• 1.

  Deze verordening treedt in werking per 13 januari 2011 met dien verstande dat ze van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2011 en later.

• 2.

  De “Controleverordening gemeente Lith”, vastgesteld bij raadsbesluit van 30 oktober 2003, en de ‘Controleverordening gemeente Oss’, vastgesteld bij raadsbesluit van 26 juni 2008, worden gelijktijdig ingetrokken.

Bekend gemaakt d.d. 12 januari 2011

Bron: Oss Actueel

In werking getreden d.d. 13 januari 2011