| Organisatie | Laarbeek |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Besluit tot vervanging archiefbescheiden bouwvergunningen Laarbeek 2023 |
| Citeertitel | Besluit tot vervanging archiefbescheiden bouwvergunningen Laarbeek 2023 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
artikel 7 van de Archiefwet 1995
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 16-11-2023 | nieuwe regeling | 07-11-2023 |
Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit in het Gemeenteblad.
Dit besluit kan worden aangehaald als:
` Besluit tot vervanging archiefbescheiden bouwvergunningen Laarbeek 2023’.
Bent u het niet eens met dit besluit? Dan kunt u een bezwaarschrift indienen. Hoe u dat kunt doen, leest u hieronder.
Bijlage: Addendum handboek vervanging archiefbescheiden 2020, Bouw- en omgevingsvergunningen vanaf 1997.
Beek en Donk, 7 november 2023
Het college van burgemeester en wethouders,
gemeentesecretaris
J.W.M. van de Ven
burgemeester
F.L.J. van der Meijden
Addendum handboek vervanging archiefbescheiden 2020
Bouw- en omgevingsvergunningen vanaf 1997
Gemeente Laarbeek heeft een vervangingsbesluit genomen voor het vervangen van analoge archiefbescheiden door digitale exemplaren. Hiervoor is het `Handboek vervanging archiefbescheiden 2020’ opgesteld. Dit addendum op het handboek is opgesteld omdat er aanvullende specificaties gelden voor het project digitalisering bouwvergunningen Laarbeek. De bouwvergunningen worden gedigitaliseerd door Groenendijk Micofilm en Scanservice B.V. (GMS) uit Sliedrecht. Zij doen dit op basis van het aanbestedingsdocument `Digitalisering bouwvergunningen gemeente Laarbeek’ van 28 september 2022. Dit addendum beschrijft de processen die door GMS worden uitgevoerd: het scanklaar maken, het scanproces en de kwaliteitsprocedure. Daarnaast wordt ook de omvang van de steekproef beschreven van de interne controle van gemeente Laarbeek.
Bouwvergunningen zijn veel geraadpleegde dossiers. Deze worden beschikbaar gesteld aan zowel interne medewerkers, ketenpartners als burgers. Een groot deel van de bouwvergunningen van gemeente Laarbeek zijn digitaal beschikbaar, behalve die uit de periode 1997-2010. De bouwvergunningen van voormalige gemeenten zijn in eerder project gedigitaliseerd. Met de komst van de WABO in 2010 is gestart met digitale afhandeling in proces. Dit addendum is bedoeld om de analoge archiefbescheiden te digitaliseren om te komen tot een compleet digitaal vergunningenbestand.
1.2 De te vervangen archiefbescheiden
De werkprocessen die ten grondslag liggen aan de archiefbescheiden zijn ‘beoordelen aanvragen voor een bouwvergunning’ en `beoordelen aanvragen omgevingsvergunning’. De aanvragen, tekeningen, technische gegevens, beschikkingen en overige bescheiden in de dossiers dienen enerzijds om goedkeuring te verlenen voor het bouwen of aanpassen van een bouwwerk. Anderzijds dienen zij als bron voor de toezicht- en handhavingstaak van de gemeente.
De archiefbescheiden die vervangen worden zijn permanent te bewaren dan wel de te vernietigen tot aan sloop van het pand.
De archiefbescheiden behoren tot de archiefblokken van gemeente Laarbeek:
Omgevingsvergunningen, vanaf 1-9-2010 tot uiterlijk 1-9-2016
Vanaf de inwerking treden van de WABO zijn de dossiers gedeeltelijk hybride. De analoge archiefbescheiden worden gedigitaliseerd.
1.3 Uitzonderingen op vervanging
Er zijn aanvullende uitzonderingen op vervanging van de bouwvergunningen ten opzichte van die in het handboek. De archiefbescheiden uit de bouwdossiers die 20 jaar na vergunningverlening voor vernietiging in aanmerking komen worden niet vervangen.
De bouwdossiers zijn geschoond in 2017. De gehanteerde methode kwam overeen met de werkinstructie bouwvergunningen van Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) d.d. 17-1-2022. Deze is wel op een op later tijdstip opgesteld. Deze is toegevoegd in bijlage 1. Van een bouwvergunning is een te bewaren en een te vernietigen map gemaakt. De te bewaren mappen worden gescand. De te vernietigen mappen zijn op dossiernummer per vernietigingsjaar in archiefruimte opgenomen en worden meegenomen in de reguliere vernietigingsprocedure.
Om de bouwdossiers op een veilige, snelle en efficiënte wijze te kunnen scannen moeten we het archief scanklaar maken. Dit vindt plaats op onze afdeling voorbewerking. Het voorbewerken is een arbeidsintensief proces wat de medewerkers onder supervisie van de Manager Operations uitvoeren. Allereerst worden de hecht en bindmiddelen in het archief vakkundig en efficiënt verwijdert. Onder hecht- en bindmiddelen verstaan we onder andere:
Na het verwijderen van de hecht- en bindmiddelen brengen we per dossier een barcodevel aan. De medewerkers zijn getraind om op basis van eenvoudige methodieken de oorspronkelijke volgorde in de archieven te behouden. Tijdens deze voorbewerking worden ook vouwen en ezelsoren gecorrigeerd. De indeling van categorieën wordt in deze fase niet gedaan door middel van patchbladen, maar wordt softwarematig uitgevoerd in de nabewerkingsfase.
4. Inrichting van het scanproces
Binnen GMS wordt voor zowel de doorvoerscanners als de grootformaatscanners een apart scanproces gehanteerd. Het materiaal kan niet gelijktijdig door 1 type scanner, waardoor het dus over 2 type scanners verwerkt moet worden.
Het scanproces kan zo worden ingericht dat zowel de doorvoerscanner als de grootformaatscanner samen werken bij het plaatsen van de bestanden in de juiste structuren.
De projectengineer houdt bij het inrichten van het proces rekening met het type materiaal en het verwerkingsproces. Waar nodig zal hij het proces van de voorbereiding zodanig aanpassen dat er een optimaal scanproces ontstaat.
Hieronder is kort beschreven de stappen die worden gemaakt vanaf het moment dat het materiaal is ingeklaard.
De dossiers bij binnen komst op een daarvoor bestemde plaats neergezet. Vanaf daar wordt de voorbereiding gestart. Het gegeven is dat de tekeningen tussen de documenten geplaatst moeten worden.
De instellingen van Gemeente Laarbeek worden gecontroleerd op juistheid voor de doorvoerscanners als de grootformaatscanners
Uitvoeren van de controle op het gescande materiaal voordat het verder het proces van de verwerking in gaat. Deze controle die wordt uitgevoerd is dynamisch. Dit houdt in dat na gelang het aantal fouten minder wordt of onder een bepaald niveau ligt het niveau en het aantal controles omlaag gebracht kan worden.
Daarentegen is het ook mogelijk dat door het constateren van een aantal fouten de controle juist wordt verhoogd. Het verhogen van de controle en controlemethode kan al tijdens de controle zelf gebeuren. De daarop volgende controles worden op datzelfde verhoogde niveau gecontroleerd, totdat is aangenomen dat het niveau zodanig is verbeterd dat het aantal controles en controlemethodes verlaagd kunnen worden.
Als er fouten worden geconstateerd wordt voor dat gedeelte in het opname proces de bronscans van het gehele dossier verwijderd en opnieuw gescand. Deze nieuwe scans worden dan 1op1 gecontroleerd zodat de geconstateerde fout is opgelost. Daarna worden de bestanden samen gevoegd en als een complete set verwerkt.
4.2 Opbouw digitale bestanden en metadata
Het proces van digitaliseren tot eindproduct is een continue maar dynamisch proces. Dat houdt in dat ontwikkelingen tijdens het project doorgevoerd kunnen worden. Het effect op het gehele proces en het eindproduct zal elke keer afgewogen moeten worden in samenspraak met de klant.
Hieronder een overzicht van de globale stappen binnen het verwerkingsproces van bronscan tot eindproduct.
Voor elke stap in het verwerkingsproces wordt een kopie gemaakt waaraan verder wordt gewerkt. Dit om eventuele tegengekomen fouten gemakkelijk te kunnen opsporen/herstellen en de aanpassingen hieraan opnieuw door te voeren. Daarnaast kan op deze manier ook worden bekeken waar eventuele aanpassingen/optimalisaties nodig zijn.
Hieronder worden de stappen algemeen benoemd om aan te geven hoe het proces verloopt zonder in detail te treden.
Na controle volledigheid pdf-bestanden doorvoerscanner wordt de GMS Placeholdersoftware gebruikt om de opgenomen grootformaten in te voegen in het pdf-bestand op de locatie van de placeholderbarcode. Dit resulteert in een nieuwe set pdf-bestanden met ingevoegde tekeningen. De tekeningen zijn hierin ook eenmalig gecomprimeerd om een werkbaar bestand te verkrijgen.
De digitale bestanden worden geclassificeerd volgens het metadata schema van het RHCe. Dat proces ziet er als volgt uit.
Algemeen proces na inlezen van de digitale bestanden.
Met behulp van de quality assurance optie wordt een steekproef uitgevoerd welke visueel gecontroleerd wordt door onze operators. Wanneer we hierin fouten aantreffen verwerken we de bevindingen in de nieuwe detectie- en selectie query’s. Deze controle voeren we uit totdat we voldoen aan de gewenste kwaliteitseisen.
Export en oplevering bestanden
Technische infrastructuur en bijbehorende instellingen
Voor het scannen van de analoge archiefbescheiden wordt gebruik gemaakt van de volgende scanners:
*Zie bijlage voor specificaties scanners.
Software en overige materialen
Voor de verwerking van de bestanden gebruiken wij de volgende software:
Instellingen scanners en software
Voor aanvang van elk project worden de instellingen gemaakt door de projectengineer.
Bij het uitvoeren van de scans worden de basisinstellingen van de scanner(s) consequent toegepast. De scaninstellingen zijn in de job-definitie in de capture software van de scanner opgeslagen.
Het volgende wordt vast gelegd in de instellingen:
Op basis van de ingevoegde scanbladen wordt automatisch de documentstructuur en naamgeving van de images aangemaakt.
Op basis van de ingevoegde scanbladen wordt automatisch de documentstructuur en naamgeving van de images aangemaakt.
Voor elk project wordt op de centrale storage een folder gemaakt waar de opnames van zowel de doorvoerscanners als de tekeningscanners samenkomen. Deze locatie wordt meegenomen in geplaatst die alleen toegankelijk is voor productie.
5. Inrichting van de kwaliteitsprocedures
5.1 Periodieke controle scanapparatuur
De juistheid (integriteit) van de digitale vervangende exemplaren wordt allereerst geborgd dagelijks de scanners te kalibreren. Daarnaast wordt dagelijks de scans gecontroleerd o.a. op kleurechtheid door onze specialisten.
Tijdens de kwaliteitscontroles worden de volgende uitgangspunten gehanteerd:
Verder worden de volgende uitgangspunten gehanteerd, zoals zijn gedefinieerd in 2.1 Technische criteria in Handboek vervanging archiefbescheiden 2020.
De medewerker heeft met de scansoftware een visuele controle van het materiaal deze wordt gescand. Elk gemaakte scan wordt ook getoond op het scherm. De operator is daarmee instaat om bij eventuele onvolkomenheden/incidenten adequaat te reageren.
Volledigheid betekent ook een check op de juiste volgorde van alle documenten, tabs, etc. De structuur die de wordt aangebracht in de dossiers worden ook getoond in de scansoftware. De borging van de volledigheid is hiermee een frequent- en doorlopend proces.
Wanneer blijkt dat de volledigheid niet aan de eisen voldoet wordt het dossier opnieuw door de medewerker aan het scanproces aangeboden waarna het kwaliteit- en volledigheid proces opnieuw wordt uitgevoerd.
Er zal nauwkeurig worden gekeken naar de kwaliteit van de scans. Hieronder valt ook de leesbaarheid van de tekst en tekens. De leesbaarheid van de scan valt samen met de kwaliteit van de originele tekst op het papier. Vage, gekopieerde informatie zal ook vaag zijn in het digitale bestand. Echter, duidelijk gedrukte of geschreven informatie zal ook duidelijk aanwezig zijn op de scans.
In dit project wordt alles in kleur gescand, deze optie draagt bij aan een zo hoog mogelijke reproductie- kwaliteit van het origineel. Toch zal de waarborging van de leesbaarheid worden gegarandeerd middels de frequente steekproeven.
De door ons uitgevoerde controles bestaan uit de hier boven benoemde onderdelen (kwaliteit, juistheid, volledigheid en leesbaarheid) welke zijn geïntegreerd in de verschillende vormen van controles die we toepassen.
Voor de controle maken we onderscheidt tussen de digitale controle en
Digitale controle op opname niveau
Dit beslaat het volgende en is gebaseerd op de controle van alleen het digitale beeld en is gebaseerd op 2.2 Visuele criteria in Handboek vervanging archiefbescheiden 2020.
Digitale controle op dossierniveau
Dit beslaat het volgende en is gebaseerd op een controle i.c.m. het fysieke materiaal.
Volledigheidscontrole: AQL controle
Deze methode wordt uitvoert volgens de Acceptable Quality Level (AQL). Daarbij wordt uit een partijomvang een bepaalde deelhoeveelheid voor een steekproef gebruikt. Voor de berekening van de partijomvang en steekproef zie bijlage AQL-Tabel. Als deze methode wordt toegepast, wordt deze toegepast op een scan/opname. Het zal niet worden toegepast worden op dossierniveau. Zie hiervoor ook onderdeel 5.2 Toetsen van de beeldkwaliteit.
5.2 Toetsen van de beeldkwaliteit
De AQL-methodiek maakt het mogelijk om te bepalen welke steekproefgrootte tot betrouwbare resultaten leidt en welke norm gehanteerd moet worden voor acceptatie en afkeuring. Figuur 1 1 laat zien welke steekproefgrootte er bij welke hoeveelheid moet worden toegepast. Bijvoorbeeld, wanneer de gemeente 600 documenten heeft vervangen, moet de gemeente een steekproefcontrole uitvoeren op 80 documenten.
De beschrijvende metadata worden door de gemeente Laarbeek geregistreerd en aangeleverd. In onderstaande schema`s zijn de algemene metadata en de metadata specifiek voor bouwvergunningen opgenomen. Het is de gemeente Laarbeek vrij om niet alle beschrijvende metadata aan te leveren. In de rechterkolom is aangegeven of het verplicht is.
6.1 Archiewet Schema definitie
het RHCe2 schema voor beschrijvende kenmerken van archiefbescheiden in het algemeen | |
Document (properties)3 | |||
aw:ontvangen4 | |||
aw:opgemaakt5 | |||
Het overheidsorgaan dat het document heeft ontvangen dan wel opgemaakt. | |||
Uit hoofde van welk werkproces is het document door het overheidsorgaan ontvangen of opgemaakt. | |||
De naam van de eerste applicatie die is gebruikt om het document op te maken of te ontvangen; in geval van scanning de applicatie waarmee de scan is gemaakt. | |||
Merk, model & serienummer van de scanner.6 | |||
pdf:Producer7 | De naam van de applicatie die is gebruikt om een onderhavige PDF te creëren. | ||
Een orgaan van een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld of enig ander persoon of college met enig openbaar gezag bekleed.8 | |||
gemeente9 | |||
bacVersie10 | |||
6.2 Bouwvergunningen schema definitie
Documentcategorie waartoe het document behoort. 11 | |||
Soort document. 12 | |||
Type document. 13 | |||
Soort bouwvergunning 14 | |||
Locatie(s) 15 van de werkzaamheden | |||
Opmerkingen over het dossier, waaronder bijvoorbeeld de aanwezigheid van na besluitname gewijzigde vergunningen | |||
Aanvrager bouwvergunning. De benaming van het subject 16 | |||
Aanvrager bouwvergunning. Landelijk uniek identificerend administratienummer zoals toegewezen door de Kamer van Koophandel. | |||
Aanvrager bouwvergunning. “natuurlijk persoon” of “niet-natuurlijk persoon”. Enkel te gebruiken bij typeSubject 'rechtspersoon'. | |||
Aanvrager bouwvergunning. De aanhef waarmee de natuurlijke persoon aangeschreven wil worden. | |||
Aanvrager bouwvergunning. De voorletters waarmee een natuurlijke persoon aangeschreven wil worden. | |||
Aanvrager bouwvergunning. De voornamen waarmee een natuurlijke persoon aangeschreven wil worden. | |||
Aanvrager bouwvergunning. De geslachtsnaam waarmee de natuurlijke persoon aangeschreven wil worden. | |||
Aanvrager bouwvergunning. Naam van de niet-natuurlijke persoon zoals deze is vastgelegd in de statuten of in de vennootschapsovereenkomst is overeengekomen. | |||
Aanvrager bouwvergunning. Iedere niet-natuurlijke persoon heeft functionarissen die namens deze niet-natuurlijke persoon optreden. Dit kunnen zowel natuurlijke personen als andere niet-natuurlijke personen zijn. | |||
Aanvrager bouwvergunning. Landelijk uniek identificerend administratienummer van een vestiging zoals toegewezen door de Kamer van Koophandel. | |||
Aanvrager bouwvergunning. De naam of de namen waaronder de vestiging handelt. | |||
De benaming van de functionaris. 17 | |||
Landelijk uniek identificerend administratienummer zoals toegewezen door de Kamer van Koophandel. | |||
De aanhef waarmee de natuurlijk persoon aangeschreven wil worden. | |||
De voorletters waarmee een natuurlijke persoon aangeschreven wil worden. | |||
De voornamen waarmee een natuurlijke persoon aangeschreven wil worden. | |||
De geslachtsnaam waarmee de natuurlijke persoon aangeschreven wil worden. | |||
Naam van de niet-natuurlijke persoon zoals deze is vastgelegd in de statuten of in de vennootschapsovereenkomst is overeengekomen. | |||
De door de Kamer van Koophandel bepaalde naam van de onderneming ten behoeve van adresseringsdoeleinden. | |||
Een naam die aan een openbare ruimte is toegekend in een daartoe strekkend formeel gemeentelijk besluit. | |||
Een door of namens het gemeentebestuur ten aanzien van een adresseerbaar object toegekende nummering. | |||
Een door of namens het gemeentebestuur ten aanzien van een adresseerbaar object toegekende toevoeging aan een huisnummer in de vorm van een alfanumeriek teken. | |||
Een door of namens het gemeentebestuur ten aanzien van een adresseerbaar object toegekende nadere toevoeging aan een huisnummer of een combinatie van huisnummer en huisletter. | |||
huisnummerrangeEven 18 | Het laagste en het hoogste huisnummer, zijnde even getallen, van de objecten waaraan huisnummers zijn toegekend die gerelateerd zijn aan de openbare ruimte en die gelegen zijn aan één van beide zijden van de openbare ruimte. | ||
huisnummerrangeOneven 19 | Het laagste en het hoogste huisnummer, zijnde oneven getallen, van de objecten waaraan huisnummers zijn toegekend die gerelateerd zijn aan de openbare ruimte en die gelegen zijn aan één van beide zijden van de openbare ruimte. | ||
huisnummerrangeEvenOneven20 | Het laagste en het hoogste huisnummer van de objecten waaraan huisnummers zijn toegekend die gerelateerd zijn aan de openbare ruimte in die gevallen dat aan één of beide zijden van de openbare ruimte zowel even als oneven huisnummers voorkomen dan wel dat even en/of oneven huisnummers aan beide zijden van de openbare ruimte voorkomen. | ||
De benaming van een door het gemeentebestuur aangewezen woonplaats. | |||
6.3 Aanhangsel: Documentcategorieën en documentsoorten
7. Steekproef gemeente laarbeek
Gemeente Laarbeek controleert de kwaliteit van de gescande bouwvergunningen bij de oplevering door GMS. Bij een negatieve uitkomst wordt de batch niet geaccepteerd en wordt de gehele batch conform het programma van eisen opnieuw aan GMS aangeleverd voor herstel.
In het ‘Handboek vervanging archiefbescheiden 2020’ is vastgelegd dat gemeente Laarbeek steekproefsgewijs controles uitvoert op basis van de AQL-methodiek. De omvang van de steekproef wordt bepaald door het aantal documenten die in de te controleren periode zijn gescand. Voor het digitaliseren van de bouwvergunningen hanteren we ook de AQL-methodiek. De omvang wordt niet bepaald door het aantal gescande documenten maar het aantal dossiers per batch. De bouwvergunningen worden in 2 batches aangeleverd bij GMS voor scanning.
Gecontroleerd wordt op basis van AQL-norm, controleniveau II (standaardcontroleniveau) met een maximaal kwaliteitsniveau van 0.4. In onderstaand overzicht is de omvang van de steekproef per batch weergegeven.
8.1 Bijlage 1: Werkinstructie waardering archiefbescheiden bouwvergunningdossiers
8.2 Bijlage 2: Technische specificaties scanner
Documentscanning ‘Inotec Scamax Hoogvolume scanner’
Voor het scannen van losbladig eenduidig materiaal gebruikt GMS Inotec Scamax 4X3CD Hoogvolume scanners. Deze scanners zijn robuust en berekend op hoge throughput. Materiaal van wisselende afmetingen en wisselende formaten kunnen probleemloos met deze ‘alleskunner’ worden verwerkt.
Eigenschappen van deze scanner:
Tekeningscanning ‘Widetek WT48 scanners’
Voor het scannen van grootformaten (>A3) gebruikt GMS Widetek WT48 scanners.
Bent u het nog steeds niet eens met de beslissing, dan kunt u dat via een brief laten weten. Dit noemen we ook wel een bezwaarschrift.
Inhoud van uw brief (ook wel bezwaarschrift)
In uw brief zet u het volgende:
U stuurt de brief naar het volgende adres:
Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Laarbeek,
In de beslissing staat de datum waarop die aan u is verstuurd. Uw brief moet wel binnen 6 weken na die datum worden verzonden. Als u dat niet op tijd doet, wordt uw brief niet behandeld.
Als u niet wilt dat de beslissing al wordt uitgevoerd, kunt u aan de rechter vragen een tijdelijke maatregel te nemen.
Dit wordt een voorlopige voorziening genoemd. Daarvoor schrijft u een brief aan:
Als u daar vragen over heeft kunt u bellen met de rechtbank Oost-Brabant.
Het telefoonnummer is 088 361 18 34.
U kunt uw brief voor een tijdelijke maatregel ook via de computer indienen op het volgende internetadres: https://www.rechtspraak.nl/Organisatie-en-contact/Rechtsgebieden/Bestuursrecht/Procedures/Paginas/Voorlopig-voorziening.aspx
U heeft wel een elektronische handtekening (DigiD) nodig.
U betaalt zelf de kosten van een voorlopige voorziening. Als u gelijk krijgt van de rechter dan krijgt u vaak (een deel van) de kosten vergoed.
het betreft de locatie zoals deze ten tijde van vergunningverlening bekend was, met andere woorden het adres zoals op de vergunning vermeld; transformatie van hedendaagse adressen naar historische adressen dient te geschieden via een separate vertaaltabel; voor gebiedsaanduidingen werkt deze vertaalslag niet, er geldt verder dat aan actuele(re) adressen ten aanzien van gebiedsaanduidingen een interpretatie ten grondslag ligt; bij archiefbeheer wordt niet geïnterpreteerd, er moet gebruik worden gemaakt van een (op interpretatie gebaseerde) kaartenbak om oude bouwvergunningen te vinden op basis van actuele(re) adressen.