Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Kapelle aangaande regels over de uitvoering van de Wet politiegegevens
Artikel 1: Begripsbepalingen
In deze beleidsregels wordt verstaan onder:
- a.
gemeente Kapelle: het college van de burgemeester en wethouders als verwerkingsverantwoordelijke van de politiegegevens;
- b.
buitengewoon opsporingsambtenaar: de buitengewoon opsporingsambtenaar (boa) als bedoeld in het Besluit buitengewoon opsporingsambtenaar;
- c.
opsporingstaak: de opsporing van de strafbare feiten als bedoeld in artikel 142, tweede lid, van het Wetboek van Strafvordering;
- d.
akte van opsporingsbevoegdheid: de akte van opsporingsbevoegdheid als bedoeld in artikel 142, eerste lid, onder a, van het Wetboek van Strafvordering;
- e.
wet: de Wet politiegegevens (Wpg), het Besluit politiegegevens, het Besluit politiegegevens voor buitengewoon opsporingsambtenaar en de Regeling periodieke audit politiegegevens;
- f.
beschikbaar studiemateriaal: het Praktijkhandboek van de wet politiegegevens, de Verstrekkingenwijzer en het Naslagwerk Verstrekken op grond van de wet politiegegevens;
- g.
Wpg-domein: domein bestaande uit de politie, marechaussee, rijksrecherche, Bijzondere Opsporingsdiensten en de buitengewoon opsporingsambtenaren;
- h.
politiegegevens: persoonsgegevens die in het kader van de uitoefening van de politietaak worden verwerkt;
- i.
verwerken van politiegegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot politiegegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, vergelijken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van politiegegevens;
- j.
autorisatiebeleid: het autorisatiebeleid voor het toewijzen, wijzigen en intrekken van autorisaties t.b.v. de toegang tot politiegegevens;
- k.
verwerker van politiegegevens: degene die, niet werkzaam binnen de gemeentelijke organisatie, het geheel of een gedeelte van het geautomatiseerde systeem onder zich heeft waarmee de politiegegevens worden verwerkt.
- l.
boa-applicatie: het systeem/ de applicatie waarin boa’s de politiegegevens verwerken.
Artikel 2: Het aanwijzen van de buitengewoon opsporingsambtenaar
- 1.
De gemeente Kapelle wijst de buitengewoon opsporingsambtenaar aan, indien de buitengewoon opsporingsambtenaar in het bezit is van een:
- a.
akte van opsporingsbevoegdheid;
- b.
verklaring omtrent het gedrag;
- 2.
De buitengewoon opsporingsambtenaar voldoet aan de her- en bijscholingsplicht.
De gemeente Kapelle organiseert ten aanzien van politiegegevens bewustwordingsactiviteiten dan wel cursussen over de omgang met politiegegevens, die door de buitengewoon opsporingsambtenaar jaarlijks verplicht worden bijgewoond.
Artikel 3: Het verlenen, wijzigen en beëindigen van de toegang tot politiegegevens (artikel 6 van de Wet politiegegevens)
- 1.
De gemeente Kapelle stelt ten aanzien van het verlenen, wijzigen- en beëindigen van toegang tot politiegegevens een autorisatiebeleid vast of maakt gebruik van het autorisatiebeleid van de boa-applicatie.
- 2.
De gemeente Kapelle verleent aan de buitengewoon opsporingsambtenaar conform het vastgestelde autorisatiebeleid een autorisatie tot politiegegevens, indien de toegang tot politiegegevens noodzakelijk is voor het uitvoeren van de aan de buitengewoon opsporingsambtenaar opgedragen opsporingstaak.
- 3.
De gemeente Kapelle wijst de buitengewoon opsporingsambtenaar ten aanzien van politiegegevens op de plicht tot geheimhouding en de consequenties bij de schending van deze plicht.
- 4.
Indien de buitengewoon opsporingsambtenaar van functie verandert dan wel uit dienst gaat, wordt de autorisatie conform het autorisatiebeleid gewijzigd of beëindigd.
Artikel 4: De plicht tot loggen (artikel 32a van de Wet politiegegevens)
- 1.
De gemeente Kapelle controleert en evalueert periodiek de toegekende autorisaties van de buitengewoon opsporingsambtenaar met als doel om de integriteit en de rechtmatigheid van de toegang tot politiegegevens te waarborgen.
- 2.
De verwerker heeft ten aanzien van de periodieke controle de plicht om de toegang tot politiegegevens te loggen.
- 3.
De verwerker verstrekt op verzoek van de gemeente Kapelle de logginggegevens zodat deze conform het autorisatiebeleid periodiek gecontroleerd kunnen worden.
- 4.
De gemeente Kapelle gebruikt de logginggegevens uitsluitend voor de controle van de rechtmatigheid van de gegevensverwerking, ter ondersteuning van de verplichte audits en ter waarborging van de integriteit en de rechtmatigheid van de toegang tot politiegegevens.
- 5.
De gemeente Kapelle legt het resultaat van de periodieke controle vast in een verslag van bevindingen, welke wordt gearchiveerd binnen het daartoe bestemde en beveiligde zaaksysteem.
- 6.
De gemeente Kapelle bewaart de logginggegevens alsmede het resultaat van de periodieke controle voor een periode van vijf jaar.
Artikel 5: Het verwerken van politiegegevens
- 1.
De gemeente Kapelle voorziet in werkinstructies per boa-domein, die de buitengewoon opsporingsambtenaar bij de uitvoering van de opsporingstaak in acht neemt.
- 2.
De buitengewoon opsporingsambtenaar verwerkt politiegegevens ten behoeve van de uitvoering van de politietaak als bedoeld in artikel 8 van de Wet politiegegevens.
- 3.
De buitengewoon opsporingsambtenaar verwerkt geen politiegegevens, indien het gegevens betreft die niet noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de aan hem of haar opgedragen opsporingstaak.
- 4.
De buitengewoon opsporingsambtenaar maakt bij het verwerken van politiegegevens onderscheid tussen:
- a.
de verschillende categorieën van betrokkenen zoals genoemd in artikel 6b van de Wet politiegegevens;
- b.
gegevens die gebaseerd zijn op feiten en een persoonlijk oordeel zoals genoemd in artikel 4 van de Wet politiegegevens.
- 5.
De verwerker dient ervoor te zorgen dat het onderscheid zoals genoemd in het vierde lid en onder a van dit artikel in de applicatie, waartoe de buitengewoon opsporingsambtenaar toegang heeft, mogelijk wordt gemaakt.
- 6.
De buitengewoon opsporingsambtenaar neemt geen besluiten die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking zoals bedoeld in artikel 7a van de Wet politiegegevens, met inbegrip van profilering, dat voor de betrokkene nadelige rechtsgevolgen heeft of hem of haar in aanmerkelijke mate treft.
Artikel 6: De termijnen van politiegegevens (artikel 14 van de Wet politiegegevens)
- 1.
De gemeente Kapelle voorziet in voldoende waarborgen om te bewerkstelligen dat de politiegegevens conform de wet niet langer worden bewaard dan strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de buitengewoon opsporingsambtenaar opgedragen opsporingstaak.
- 2.
De gemeente Kapelle zorgt ervoor dat de politiegegevens voor de uitvoering van de opsporingstaak zoals bedoeld in artikel 8 van de Wet politiegegevens:
- a.
gedurende een jaar beschikbaar zijn in het kader van de uitvoering van de opsporingstaak;
- b.
na een jaar slechts beschikbaar zijn voor het gericht zoeken;
- c.
na vijf jaar worden verwijderd;
- d.
na tien jaar worden vernietigd.
- 3.
De verwerker zorgt ervoor dat de bewaartermijn conform de wet en het tweede lid van dit artikel geconfigureerd zijn, zodat gewaarborgd is dat de politiegegevens niet langer worden bewaard dan strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de opsporingstaak.
- 4.
De buitengewoon opsporingsambtenaar neemt de termijnen conform de wet en het tweede lid van dit artikel in acht.
Artikel 7: Het ter beschikking stellen en verstrekken van politiegegevens (artikel 15 en paragraaf 3 van de Wet politiegegevens)
- 1.
De gemeente Kapelle stelt de politiegegevens conform de wet ter beschikking op basis van het ‘Free flow of information’ principe, indien het ter beschikking stellen van politiegegevens noodzakelijk is voor de uitoefening van de taken binnen het Wpg-domein.
- 2.
De gemeente Kapelle mag de politiegegevens verstrekken zoals beschreven in de verstrekkingenwijzer aan partijen buiten het Wpg-domein. Daarbij wijst de gemeente Kapelle de ontvangende partij op de plicht tot geheimhouding die op de verstrekte gegevens van toepassing is.
- 3.
De gemeente Kapelle legt de verstrekking zoals genoemd in het tweede lid van dit artikel vast. (artikel 32, eerste lid aanhef en onder b, van de Wet politiegegevens)
- 4.
De verwerker heeft ten aanzien van het tweede lid van dit artikel de plicht om binnen de gebruikte applicaties, technische mogelijkheden te creëren, waarmee verstrekkingen kunnen worden vastgelegd. (artikel 32, eerste lid aanhef en onder b van de Wet politiegegevens)
- 5.
De verwerker dient ervoor te zorgen dat de geautomatiseerde verstrekkingen, zoals bijvoorbeeld aan het Centraal Justitieel Incassobureau, conform de wet plaatsvinden en worden gedocumenteerd.
- 6.
De gemeente Kapelle alsmede de verwerker voorzien in de technische mogelijkheden om ervoor te zorgen dat de politiegegevens door middel van een beveiligde wijze worden verstrekt aan de ontvangende partij.
- 7.
De gemeente Kapelle verstrekt geen politiegegevens aan ontvangers in derde landen of internationale organisaties.
Artikel 8: De rechten van de betrokkenen (paragraaf 4 van de Wet politiegegevens)
- 1.
De gemeente Kapelle draagt zorg voor het informeren van de betrokkenen over de verwerking van politiegegevens. Dit vindt plaats conform paragraaf 4 van de Wet politiegegevens. Daarbij heeft de gemeente Kapelle de plicht tot:
- a.
actieve informatieverstrekking waarbij de informatievoorziening op de website conform de wet plaatsvindt;
- b.
passieve informatieverstrekking; waarbij de informatie op verzoek wordt verstrekt, tenzij het verzoek conform artikel 27 van de Wet politiegegevens geheel of gedeeltelijk kan worden afgewezen, bijvoorbeeld als de informatieverstrekking de opsporing en vervolging belemmert.
- 2.
De gemeente Kapelle stelt conform de wet een procedure vast voor de behandeling van verzoeken van betrokkenen, bestaande uit:
- a.
- b.
- c.
- d.
recht van verzet/bezwaar.
Artikel 9: Het behandelen van datalekken (artikel 33a van de Wet politiegegevens)
- 1.
De gemeente Kapelle stelt conform de wet een procedure vast voor het melden van een (vermoedelijke) inbreuk op de beveiliging op politiegegevens, waaronder voor het melden van datalekken.
- 2.
De gemeente Kapelle houdt een register bij van gemelde datalekken.
Artikel 10: Het register van verwerkingen (artikel 31d van de Wet politiegegevens)
- 1.
De gemeente Kapelle houdt een register van verwerkingen bij, waarin per verwerking minimaal de volgende informatie voorkomt:
- a.
de naam en contactgegevens van de gemeente Kapelle;
- b.
de verwerkingsdoeleinden;
- c.
een beschrijving van de categorieën persoonsgegevens die worden verwerkt;
- d.
een beschrijving van de categorieën betrokkenen;
- e.
een beschrijving van de categorieën van ontvangers aan wie de politiegegevens ter beschikking worden gesteld of worden verstrekt;
- 2.
De gemeente Kapelle actualiseert jaarlijks het register van verwerkingen.
Artikel 11: Het uitvoeren van een audit (artikel 33 van de Wet politiegegevens)
- 1.
De gemeente Kapelle laat conform de wet, eenmaal in de vier jaren een externe audit uitvoeren.
- 2.
De gemeente Kapelle voert ter voorbereiding op de verplichting in het eerste lid van dit artikel, jaarlijks een interne audit uit.
- 3.
De gemeente Kapelle stelt ten behoeve van het tweede lid van dit artikel een auditplan vast.
- 4.
De betrokken verwerkers dienen ten behoeve van de audit een Third Party Memorandum verklaring te overleggen die conform de ‘Nederlandse Orde van EDP Auditors handreiking’ wordt uitgevoerd, zodat deze verklaring betrokken kan worden bij de beoordeling van de audit.
- 5.
Indien uit de resultaten van de audit, zoals bedoeld in het eerste lid van dit artikel, blijkt dat de verwerking van de politiegegevens op onderdelen niet voldoet aan de wettelijke normen, dient de gemeente Kapelle binnen een jaar zorg te dragen voor deze tekortkomingen, met als doel dat deze worden verholpen. Daarnaast voert de gemeente Kapelle binnen één jaar een hercontrole uit, binnen de onderdelen waarvan het resultaat onvoldoende bleek te zijn.
- 6.
Indien blijkt dat de beheersmaatregelen ten aanzien van de gebruikte applicatie(s) niet voldoen aan de wettelijke normen, dan draagt de verwerker verantwoordelijkheid voor het verhelpen van de tekortkomingen binnen een periode van één jaar.
- 7.
De gemeente Kapelle zendt een afschrift van de controleresultaten van de audit zoals bedoeld in het eerste lid van dit artikel aan de Autoriteit Persoonsgegevens.
Artikel 12: De functionaris gegevensbescherming (artikel 36 van de Wet politiegegevens)
- 1.
De gemeente Kapelle stelt een functionaris gegevensbescherming aan ten behoeve van de controle en het toezicht op het verwerken van politiegegevens conform de wet en het beleid van de gemeente Kapelle.
- 2.
De functionaris gegevensbescherming voert daarbij periodiek controles uit op het naleven van de wettelijke verplichtingen, waaronder de controle op:
- a.
de bewustwordingsverplichting conform het derde lid van artikel 1 van deze beleidsregels;
- b.
het autorisatieproces conform artikel 2 van deze beleidsregels;
- c.
de kwaliteit en waarborging van de juistheid van de nauwkeurigheid van politiegegevens;
- d.
het verwerken van politiegegevens conform artikel 5 van deze beleidsregels;
- e.
de bewaartermijnen conform artikel 6 van deze beleidsregels;
- f.
het ter beschikking stellen en verstrekken van politiegegevens zoals bedoeld in artikel 7 van deze beleidsregels;
- g.
de controle op de informatiebeveiliging en de controle op het uitvoeren van een risicoanalyse zoals genoemd artikel 13 lid 3 van deze beleidsregels;
- h.
het register voor verwerkingen conform artikel 11 van deze beleidsregels;
- i.
de verplichtingen ten aanzien van de audit conform artikel 12 van deze beleidsregels;
- 3.
De functionaris gegevensbescherming stelt periodiek rapportages op en rapporteert zo nodig rechtstreeks aan de gemeentesecretaris of de portefeuillehouder (burgemeester).
Artikel 13: De verplichtingen van de gemeente Kapelle
- 1.
De gemeente Kapelle draagt zorg dat de procesinrichting voor de verwerking van politiegegevens in opzet, bestaan en dat de werking voldoet zoals genoemd in de wet, zodat hierop door de auditor en de functionaris gegevensbescherming toezicht kan worden gehouden.
- 2.
De gemeente Kapelle treft daarbij conform de wet passende technische- en organisatorische maatregelen om ongeoorloofde of onrechtmatige verwerkingen, verlies, vernietiging of beschadiging van politiegegevens tegen te gaan, met als doel om de rechtmatigheid en beveiliging van politiegegevens te waarborgen. (artikel 4a en 4b van de Wet politiegegevens)
- 3.
Indien er sprake is van een hoog risico op de rechten en vrijheden van betrokkenen, dan voert de gemeente Kapelle conform artikel 4c van de Wet politiegegevens een risicoanalyse, zoals een Data protection impact assessment (DPIA), uit.
- 4.
De gemeente Kapelle maakt uitsluitend gebruik van een verwerker, indien de verwerker afdoende garandeert dat de passende technische- en organisatorische maatregelen en procedures zodanig worden geïmplementeerd dat voldaan wordt aan het bij of krachtens de wet bepaalde (Artikel 6c, 4a en 4b van de Wet politiegegevens).
- 5.
De verwerker verstrekt op verzoek van de gemeente Kapelle alle informatie die nodig is om de nakoming van de verplichtingen uit artikel 6, 32 en 32a van de Wet politiegegevens aan te tonen.
- 6.
De gemeente Kapelle legt de verplichtingen zoals genoemd in het vijfde lid van dit artikel, vast in een schriftelijke overeenkomst, welke door beide partijen wordt ondertekend. (artikel 6c, tweede lid, van de Wet politiegegevens)
- 7.
De gemeente Kapelle voldoet aan de documentatieplicht zoals genoemd in de wet. (artikel 32, eerste lid, van de wet Politiegegevens)
Artikel 14: Overige bepalingen
- 1.
De gemeente Kapelle maakt geen gebruik van geautomatiseerd vergelijken en in combinatie zoeken (artikel 11 van de Wet politiegegevens).
- 2.
De gemeente Kapelle maakt geen gebruik van artikel 13-verwerkingen (artikel 13 van de Wet politiegegevens).
Artikel 15: Slotbepaling
Dit besluit treedt in werking met ingang van 10 november 2023. Het besluit wordt gepubliceerd in het gemeenteblad.