| Overheidsorganisatie | Gemeente Leeuwarden |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Verordening op de inrichting van de financiele organisatie, het financieel beheer en de uitgangspunten voor het financieel beleid van de gemeente Leeuwarden |
| Citeertitel | Financiele Verordening Leeuwarden 2005 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | algemeen |
| Eigen onderwerp |
Geen
-
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-11-2005 | 30-12-2010 | nieuwe regeling | 31-10-2005 Huis aan Huis; 23-11-2005 | 20158 |
In deze verordening wordt verstaan onder:
dienst
iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college heeft.
administratie
het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Leeuwarden en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
financiële administratie
het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Leeuwarden, teneinde te komen tot een goed inzicht in:
de financieel-economische positie;
het financieel beheer;
de uitvoering van de begroting;
het afwikkelen van vorderingen en schulden;
alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.
administratieve organisatie
het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatievoorziening ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.
financieel beheer
het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente Leeuwarden.
doelmatigheid
het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.
Rechtmatigheid
onder rechtmatigheid wordt begrepen dat de in de rekening verantwoorde lasten en baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen”.
doeltreffendheid
de mate waarin de beoogde effecten van het beleid worden behaald.
1. De raad stelt in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma-indeling vast.
2. In de programmabegroting worden per programma de volgende drie vragen beantwoord:
wat willen we bereiken?
wat doen we daarvoor?
wat mag het kosten?
3. De raad stelt per programma vast:
de strategische doelen;
de beoogde effecten;
de accenten in het begrotingsjaar;
de te leveren prestaties;
de baten en lasten uitgesplitst naar beleidsproduct.
4. Het college geeft het verband aan tussen prestaties en effecten.
5. In een programma wordt een overzicht gegeven van:
beleidsnota’s/kadernota’s;
de SIOF-bijdragen c.q. reserveringen;
de ISV-bijdragen c.q. reserveringen;
de risico’s.
6. Het college stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde effecten en de te leveren prestaties, goederen en diensten.
7. De raad stelt de indicatoren, bedoeld in het vorige lid vast.
8. Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de prestaties en de effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.
1. Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de producten uit de productraming aan de programma’s.
2. De onderverdeling van de programma’s in de producten staat voor de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld.
1. Het college biedt uiterlijk 1 juni van het begrotingsjaar de kaderbrief aan. Dat is een brief over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. Bij deze brief worden de bevindingen uit de jaarstukken als bedoeld in artikel 8, betrokken.
2. De raad stelt de kaderbrief uiterlijk 1 juli vast.
1. Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt. Deze regels betreffen in ieder geval de volgende onderwerpen:
regels over het beheer van reserves en voorzieningen;
regels met betrekking tot de wijze van renteberekening over kapitaaluitgaven en investeringsprojecten;
regels ten behoeve van het maken van begrotingswijzigingen;
regels over het budgethouderschap;
regels ten aanzien van de systematiek van kostentoerekening
2. Het college draagt ten aanzien van de begroting er zorg voor dat:
de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de programma’s;
de budgetten uit de productenraming en de kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de begroting;
de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt.
3. Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.
1. Het college draagt, ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening, zorg voor de juistheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel en rapporteert hierover aan de raad.
2. Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van een aantal bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen.
3. Het college zorgt op basis van de resultaten van de toets bedoeld in het tweede lid indien nodig voor een plan van verbetering. Het college neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.
4. De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.
1. Het college informeert de raad door middel van een tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste vijf maanden van het lopende begrotingsjaar.
2. De tussenrapportage wordt voor 1 oktober van het lopende begrotingsjaar aan de raad aangeboden;
3. De inrichting van de tussentijdse rapportage sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.
4. De rapportage gaat in op afwijkingen op lasten en baten In de rapportage wordt in ieder geval aandacht besteed aan afwijkingen van:
de inkomsten uit het gemeentefonds;
de renteontwikkeling op de geld- en kapitaalmarkt.
5. Gelijktijdig met de tussentijdse rapportage informeert het college de raad over de stand van zaken met betrekking tot de majeure projecten over de eerste vijf maanden van het begrotingsjaar.
1. Het college legt uiterlijk half april na afloop van het begrotingsjaar verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het college aan:
wat is bereikt;
wat daarvoor is gedaan;
wat de kosten zijn;
hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.
2. De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.
Het college stelt nadere regels ten behoeve van het opstellen van:
de kaderbrief en de begroting;
de tussentijdse rapportages;
de jaarverslaggeving;
1. Het college draagt er zorg voor, dat de financiële gevolgen van het beleid waartoe de raad heeft besloten in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen is opgenomen.
2. Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.
3. De raad autoriseert met het vaststellen van de financiële positie tevens de daarin opgenomen investeringskredieten.
1. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief en het saldo van agio en disagio worden lineair in 5 jaar afgeschreven.
2. Kosten voor het afsluiten en voor het vervroegd aflossen van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.
3. De materiële vaste activa, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten, worden volgens onderstaand overzicht lineair afgeschreven vanaf het moment dat het actief voor de organisatie zijn nut begint af te werpen. Voor rioleringen, GSB projecten en verhuurde woonruimten wordt uitgegaan van de annuïtaire afschrijvingsmethode.
| - | Gronden en terreinen | geen afschrijving |
| - | Woonruimten | 40 jaar |
| bij ontvangst huuropbrengsten | 40 jaar annuïtair | |
| - | Sportcomplexen | 40 jaar |
| - | Bedrijfs)gebouwen | 40 jaar |
| - | Noodgebouwen | 10 jaar |
| - | Inrichting gebouwen, met | 10 jaar uitzondering van schoolgebouwen |
| - | Grond-, weg- en waterbouwk.werken | 30 jaar |
| - | Achterstallig onderhoud wegen | 10 jaar |
| - | Voorzieningen parkeerterreinen | 10 jaar |
| - | Aanleg plantsoenen, openbaar groen | 20 jaar |
| - | Rioleringen: | |
| uitbreidingsinvesteringen | 60 jaar annuïtair | |
| vervangingsinvesteringen | geen afschrijving, maar via voorziening | |
| - | Vervoermiddelen en auto’s | 5 tot 10 jaar afhankelijk van de econ.levensduur |
| - | Machines, apparaten, installaties | 5 tot 20 jaar afhankelijk van de |
| econ.levensduur | ||
| - | Computerapparatuur/programmatuur | 5 jaar |
| - | Verkeersregelinstallaties (VRI) | 13 jaar |
| - | Overige materiële vaste activa | 5 jaar |
Geactiveerde kosten als gevolg van renovaties en restauraties worden afgeschreven over een looptijd die overeenkomt met de resterende economische levensduur.
Van de termijnen zoals genoemd in lid 3 kan het college beargumenteerd afwijken indien de technische of economische levensduur daartoe aanleiding geeft.
4. Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 5.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatste worden altijd geactiveerd.
5. Aanpassingen in de afschrijvingstermijnen zoals genoemd in lid 3 gaan in vanaf het moment dat deze verordening van kracht wordt en zijn niet van toepassing op reeds bestaande materiële vaste activa.
6. Onder activa met een meerjarig maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten, worden verstaan investeringen in aanleg en onderhoud van: (inrichting) wegen, waterwegen; civiele kunstwerken, groen en kunstwerken.
7. Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut kunnen ineens, onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves, ten laste van de exploitatie worden gebracht. Hiertoe moet bij raadsbesluit worden besloten. In geval van activering, wordt het actief lineair afgeschreven volgens de onder lid drie genoemde periode.
1. Voor de openstaande vorderingen betreffende de gemeentelijke heffingen wordt een voorziening gevormd wegens oninbaarheid en derving van opbrengsten als gevolg van gerechtelijke procedures;
2. Voor de overige vorderingen wordt een voorziening voor oninbaarheid gevormd.
3. Het college stelt nadere regels over de wijze van berekening van de bovenstaande voorzieningen.
1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente Leeuwarden wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Daarbij wordt uitgegaan van de integrale kostprijs.
2. Bij de berekening van de tarieven wordt geen gebruik gemaakt van de in artikel 228b, tweede lid, onderdeel b, van de Gemeentewet genoemde mogelijkheid om de compensabele BTW als kostenpost mee te nemen bij de berekening van de tarieven. Uitzonderingen hierop vormen de rioolheffingen en de marktgelden.
3. De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt bepaald door het rentetotaal gedeeld door het gemiddeld geïnvesteerd vermogen in het betreffende jaar. Het rentetotaal wordt bepaald door de rentelasten van zowel aangetrokken vreemd lang als kort vermogen, de rentelasten van de reserves en voorzieningen en minus de totale renteopbrengsten.
4. Voor de bepaling van het rentebestanddeel van de kapitaallasten wordt uitgegaan van het percentage omslagrente op begrotingsbasis.
1. Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:
het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;
het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s en kredietrisico’s;
het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen;
het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.
2. Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:
het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen met minimaal een rating afgegeven door tenminste één gezaghebbende rating agency, of bij instellingen voor wiens waardepapieren een solvabiliteitseis geldt van 0 %;
overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is;
derivaten worden uitsluitend gebruikt ter beperking van financiële risico’s;
voor het aantrekken van financieringen voor langer dan 1 jaar worden tenminste 2 prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;
overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro;
voor de kasgeldlimiet en de renterisiconorm gelden de wettelijke waarden. Het college informeert de raad indien de kasgeldlimiet of de renterisiconorm dreigen te worden overschreden;
de gemeente hanteert integrale financiering. Partiële financiering is uitsluitend toegestaan indien de gemeenteraad daarmee vooraf instemt, alsmede het raadsbesluit tot toepassing van een vast rentepercentage in plaats van renteomslag;
de rekening-courantfaciliteit bedraagt maximaal twee maal de kasgeldlimiet;
voor het aantrekken van langlopende geldleningen wordt uitgegaan van 25% van het begrotingsvolume volgens de primitieve begroting.
3. Verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties anders dan genoemd in het tweede lid worden uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.
4. Het college stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder het eerste tot en met derde lid en legt deze regels alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een besluit financieringsbesluit. Het college zendt het financieringsbesluit ter kennisgeving aan de raad.
1. Het college draagt zorgt voor een actuele en volledige registratie van bezittingen. In de registratie worden ook opgenomen niet-geactiveerde kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde en de niet- of netto-geactiveerde investeringen in de openbare ruimte.
2. Het college draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de(crediteuren)schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de 5 jaar.
3. Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbeteringen worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.
4. Het college stelt regels ten aanzien van vervreemding van bezittingen, activa en vermogen.
Bij de begroting en jaarstukken doet het college in de paragraaf lokale heffingen verslag van: de opbrengsten per lokale heffing; het volume en bedrag aan kwijtscheldingen; de kostendekkendheid van rioolrechten en afvalstoffenheffing; de (ontwikkeling van de) lokale lastendruk voor eenpersoonshuishoudingen, meerpersoonshuishoudingen en bedrijven.
1. Het college geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico's aan van materieel belang.
2. Het college geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit aan en geeft daarbij een oordeel of schade en verliezen als gevolg van de risico's van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.
Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag van de voortgang van het geplande onderhoud en eventueel achterstallig onderhoud aan openbaar groen, water, wegen, kunstwerken, straatmeubilair, riolering, gebouwen.
Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:
de kasgeldlimiet;
de renterisico norm;
de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende drie jaar;
de rentevisie en
de rentekosten en -opbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.
1. In de bedrijfsvoeringsparagraaf in de begroting wordt in gegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de bedrijfsvoeringsparagraaf in de jaarstukken wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen.
2. Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid, bedoeld in artikel 213a Gemeentewet, en de uitputting van de bijbehorende budgetten.
In de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen in elk geval ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het beëindigen van bestaande verbonden partijen, het wijzigen van bestaande verbonden partijen, eventuele problemen bij bestaande verbonden partijen, de aard van de deelname en de omvang van het financieel belang.
In de paragraaf grondbeleid van de begroting en de jaarstukken wordt ingegaan op de belangrijkste financiële ontwikkelingen zoals verlies/winstverwachtingen, de verwerving van gronden e.d.
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de diensten;
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts.;
het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;
het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.
Het college draagt er zorg voor dat:
de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;
dat regels worden opgesteld ten aanzien van het gebruik van een verplichtingenadministratie;
de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.
Het college draagt zorg voor:
een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken;
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;
de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van leveringen tussen de diensten van de gemeente;
de te maken afspraken met de diensten over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;
de regels voor de verlening van décharge over het gevoerde beheer van de diensten.
Het college draagt zorg voor interne regels voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie.
Het college draagt zorg voor interne regels voor de toekenning van steunverlening aan ondernemingen en subsidies. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie en de subsidieverordening van de gemeente Leeuwarden.
Deze verordening treedt in werking per 1 november 2005.
Ten aanzien van artikel 2; artikel 5.1; artikel 7;
artikel 8; artikel 15; artikel 16 tot en met artikel 22 (de paragrafen bij de programmabegroting) en artikel 24.b; artikel 26 en artikel 27 geldt een overgangsbepaling met dien verstande dat uiterlijk eind 2006 aan deze bepalingen moet worden voldaan.
Deze verordening wordt aangehaald als “Financiële verordening Leeuwarden 2005”.