Verordening gemeentelijke rekenkamer gemeente Heerde 2023

Toelichting

Algemeen

Deze verordening is een aanvulling op hetgeen in de Gemeentewet is opgenomen over de gemeentelijke rekenkamer. Zie de tekst van de Gemeentewet, zoals op 1 januari 2023 gewijzigd door de Wet versterking decentrale rekenkamers, hoofdstukken IVa (De rekenkamer) en XIa (De bevoegdheid van de rekenkamer).

De raad moet een onafhankelijke rekenkamer instellen. Zie artikel 81a van de Gemeentewet. Deze verplichting geldt vanaf 1 januari 2023, met een overgangstermijn van een jaar. Uiterlijk 1 januari 2024 moet de raad een rekenkamer hebben ingesteld.

Daarnaast moet de raad op grond van artikel 81k van de Gemeentewet een verordening opstellen voor een vergoeding voor de werkzaamheden van de leden van de rekenkamer en een tegemoetkoming in hun kosten. Voorts mag de raad op grond van artikel 149 van de Gemeentewet aanvullende regels stellen in het belang van de gemeente en met inachtneming van de wet.

De rekenkamer moet een reglement van orde voor haar vergaderingen en werkzaamheden vaststellen (artikel 81i van de Gemeentewet).

Uitgangspunten

De rekenkamercommissie heeft in afstemming met het presidium een aantal uitgangspunten vastgesteld voor de transitie van de rekenkamercommissie Heerde naar de rekenkamer gemeente Heerde. Daarbij is getracht zoveel mogelijk aan te sluiten bij de bestaande opzet en werkwijze.

• a.

  Rekenkamer of gemeenschappelijke rekenkamer: De commissie adviseert een zelfstandige rekenkamer voor de gemeente Heerde in te stellen. De rekenkamer kan met omliggende rekenkamers de mogelijkheden onderzoeken voor samenwerking, inclusief eventueel gezamenlijk rekenkameronderzoek.

• b.

  Samenstelling: kiezen voor het aantal van drie leden met de mogelijkheid van herbenoeming;

• c.

  Vergoeding werkzaamheden rekenkamer: De huidige vergoedingsregeling van een vaste vergoeding per maand continueren, met de mogelijkheid van een uurvergoeding voor eigen onderzoek. Nader onderzoek doen naar de gevolgen van de professionalisering voor de hoogte van de vergoeding;

• d.

  Ondersteuning rekenkamer: de huidige ondersteuning door een ambtelijk secretaris uit de griffie te continueren;

• e.

  Budget: Het jaarbudget te handhaven op € 29.780,- (prijspeil 2023);

• f.

  Werkwijze: de rekenkamer stelt een Reglement van Orde vast voor haar vergaderingen en de werkzaamheden. De onderzoeken worden uitgevoerd door externe personen of onderzoeksbureaus, die aangewezen, begeleid en gestuurd worden door de rekenkamer. De huidige mogelijkheid dat de leden zelfstandig onderzoek kunnen doen en daarvoor een uurvergoeding van € 60, -- ontvangen blijft gehandhaafd;

• g.

  Contact gemeenteraad: het contact met de gemeenteraad te borgen door het instellen van een klankbordgroep.

Artikelsgewijs

Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht.

Artikel 2. Rekenkamer

Artikel 81a van de Gemeentewet schrijft voor dat de raad een rekenkamer in stelt. Op grond van artikel 81b stelt de raad het aantal leden van de rekenkamer vast. Dit artikel voorziet in de instelling van een rekenkamer en de vaststelling van het aantal leden. Wij stellen u voor gelijk de huidige situatie te kiezen voor het aantal van drie leden door een combinatie van de volgende uitgangspunten:

• 1.

  niet te veel verantwoordelijkheid bij één persoon (dus een rekenkamer met meer dan één lid);

• 2.

  een oneven aantal leden, ter bevordering van soepele besluitvorming;

• 3.

  zo min mogelijk kosten aan overhead.

Artikel 3 klankbordgroep

In de oude situatie benoemde de raad twee (raads- of commissie)leden als “intern lid” van de rekenkamercommissie. Zij vervulden een liaison functie met de raad. Uw raad heeft vooruitlopend op de inwerkingtreding van de Wet versterking decentrale rekenkamers al besloten voor de raadsperiode 2022-2026 geen nieuwe interne leden te benoemen. Nu in de nieuwe situatie geen interne leden meer zijn toegestaan is het gewenst een andere wijze de verbinding met de gemeenteraad te borgen. De M.v.T. van het wetsvoorstel noemt de volgend mogelijkheden:

• •

  een klankbordgroep van raadsleden;

• •

  een griffier die fungeert als verbindende schakel tussen raad en rekenkamer;

• •

  regelmatige gesprekken tussen de rekenkamer en afzonderlijke fracties;

• •

  een raadscommissie of auditcommissie die de rekenkamer adviseert over de algemene onderzoeksprogrammering en de presentatie van de rekenkamerrapporten aan de raad.

De rekenkamercommissie adviseert de contacten met de raad te borgen door:

• 1.

  een klankbordgroep in te stellen voor inhoudelijke informatie-uitwisseling over lopend rekenkameronderzoek. De commissie vindt het belangrijk dat er een goede afstemming is met de gemeenteraad en opteert voor een klankbordgroep uit de raad om op inhoud afstemming te hebben over rekenkameronderzoeken. De fracties kunnen daarvoor een vertegenwoordiging afvaardigen. Deze klankbordgroep kan afhankelijk van het onderwerp van wisselende samenstelling zijn. Mogelijke gespreksonderwerpen: onderzoeksopzet rekenkameronderzoek, de benoeming en het ontslag van leden van de rekenkamer en het jaarverslag/jaarplanning. Wat niet behoort tot de taken van de klankbordgroep: de keuze van onderzoeksbureau, de offerte, de begeleiding, het oordeel over conclusies en aanbevelingen.

• 2.

  de rekenkamer tweejaarlijks gesprekken met de fracties uit de raad te laten voeren over mogelijke onderzoeksonderwerpen. Bij het tweejaarlijkse rondje langs de fracties kan de rekenkamer peilen welke mogelijke onderzoeksonderwerpen er zijn. Ook in de huidige situatie inventariseert de rekenkamercommissie bij de fracties of er mogelijke onderwerpen zijn die zich lenen voor rekenkameronderzoek. In de nieuwe situatie kan dit worden gecontinueerd. Een frequentie van twee keer per raadsperiode is toereikend het leveren van voor input aan het onderzoeksplan van de rekenkamercommissie.

De klankbordgroep is een raadscommissie op grond van artikel 84 Gemeentewet. Op grond van artikel 84 lid 3 regelt de raad de openbaarheid van de vergaderingen.

Het proces van rekenkameronderzoek is niet openbaar. De openbaarheid van rekenkameronderzoek en -rapporten is geregeld in artikel 185 Gemeentewet: Op grond van lid 6 zijn de vastgestelde rapporten van de rekenkamer openbaar. Gelet op de aard van de onderwerpen (lopend rekenkameronderzoek en benoeming van leden van de rekenkamer) zijn bijeenkomsten van de klankbordgroep niet openbaar.

Artikel 4 benoeming leden rekenkamer

Bij het ontstaan van een vacature stelt de gemeenteraad een selectiecommissie in die is belast met het voeren van gesprekken en het adviseren van de raad over de benoeming van een nieuw lid van de rekenkamer. In de selectiecommissie is zowel de gemeenteraad als de rekenkamer vertegenwoordigd.

Artikel 6. Budget

De raad moet de rekenkamer de nodige middelen ter beschikking stellen voor een goede uitoefening van haar werkzaamheden (artikel 81j van de Gemeentewet). Dit omvat de totale kosten van de rekenkamer en alle overige kosten voor de uitvoering van de taken.

Bij de behandeling van wetsvoorstel in de Tweede Kamer is een motie aangenomen waarin de regering is gevraagd nader onderzoek te doen welk bedrag per inwoner per gemeente voor gemeenten toereikend zou moeten zijn om onafhankelijk rekenkameronderzoek te doen. De uitkomsten daarvan zijn nog niet bekend, die worden eind 2023 verwacht.

Het jaarbudget voor de rekenkamer(commissie) Heerde wordt jaarlijks in de gemeentebegroting opgenomen en bedraagt voor 2023 € 29.780,-. Van het budget is € 10.500 voor vergoeding van de leden en € 18.000,- voor onderzoek. Dat bedrag is exclusief de ambtelijke ondersteuning (8 uur/week, 0,22 fte). De rekenkamercommissie acht dit momenteel toereikend voor rekenkameronderzoek in Heerde.

Artikel 7. Vergoeding

De leden van de rekenkamer ontvangen een bij verordening van de raad vastgestelde vergoeding voor hun werkzaamheden en een tegemoetkoming in de kosten (artikel 81k van de Gemeentewet).

In de verordening op de rekenkamercommissie Heerde 2018 (art 8 lid 4) is vastgelegd dat de externe leden een “netto” vergoeding voor het bijwonen van de vergaderingen van de rekenkamercommissie ontvangen. De vergoeding voor de voorzitter bedraagt € 200,- netto per maand en voor de overige twee externe leden € 150,- per maand. Dat gaf in de praktijk problemen in de uitvoering nu de gemeente geen inzicht heeft in de individuele fiscale gevolgen. Door de redactie van de verordening hebben de externe leden recht op brutering van de vastgestelde vergoeding. Vanaf 2021 is de netto vergoeding gebruteerd uitbetaald. In de nieuwe verordening wordt de bruto vergoeding opgenomen. Deze vergoeding is opgenomen als percentage van de commissievergoeding op grond van artikel 3.4.1. van het rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers. Door deze percentages te gebruiken is automatisch een indexering gekoppeld aan de vergoedingsregeling voor raadscommissieleden geborgd. De percentages die zijn opgenomen komen overeen met de huidige bruto vergoeding.

In de huidige situatie ontvangen de leden en de voorzitter deze vaste vergoeding voor alle werkzaamheden. Daaronder valt niet alleen het bijwonen van de reguliere vergaderingen, maar ook de tijdsbesteding voor overige overleggen met fracties uit de gemeenteraad, bijwonen van overleggen waaronder bijeenkomsten van de NVRR, afstemmingsoverleg met het college, de organisatie, de raad(scommissie) en andere activiteiten verband houdend met het lidmaatschap van de rekenkamer.

Daarnaast is in de Verordening op de rekenkamercommissie gemeente Heerde 2018 een uurvergoeding voor onderzoekswerkzaamheden vastgelegd van € 60, -- voor de voorzitter en de externe leden. De commissie stelt voor deze mogelijkheid ook in de nieuwe situatie te behouden en op te nemen in de vast te stellen verordening.

Artikel 8 ondersteuning rekenkamer

In de nieuwe Wet is toegestaan dat de rekenkamer wordt ondersteund door een medewerker van de griffie. Deze ambtelijk secretaris zorgt voor inhoudelijke ondersteuning van de rekenkamer en verzorgt in overleg met de voorzitter de agendaplanning, de verslaglegging en de dossiervorming. De secretaris is voor zijn werkzaamheden uitsluitend verantwoording schuldig aan de rekenkamer. In Heerde is de secretaris van de rekenkamercommissie onderdeel van een combinatiefunctie binnen de griffie. De ondersteuning voor de rekenkamer bedraagt 8 uur per week, 0,22 fte. Deze functionaris is ook plaatsvervangend griffier en raadsadviseur. Deze constructie kan ook in de nieuwe situatie wordt voortgezet.

Artikel 9 Monitoring aanbevelingen

Volgens artikel 185a van de Gemeentewet moet het college jaarlijks aan de raad een overzicht sturen van de aan het college gedane voorstellen van de rekenkamer, vergezeld van zijn standpunt daaromtrent en van de wijze waarop aan de voorstellen vervolg is gegeven. Niet alle voorstellen, of meestal aanbevelingen genoemd, zijn voor wat betreft de uitvoering de verantwoordelijkheid van het college. Er zijn ook aanbevelingen die de raad zelf moet uitvoeren. Om een zo compleet mogelijk beeld te krijgen van de status van alle aanbevelingen uit de rekenkamerrapporten, kan de raad ervoor kiezen om de griffie(r) jaarlijks ook een overzicht op te laten stellen met de status van de aanbevelingen die aan de raad zijn gericht, door de raad zijn overgenomen en door de raad zelf moeten worden uitgevoerd. Dit kan de raad helpen om een overzicht te behouden van de overgenomen aanbevelingen en de status hiervan.