Inkoopbeleid 2023

Inleiding

De grote uitdaging van deze tijd is het bereiken van een duurzame manier van leven. Daar zitten drie aspecten aan die met elkaar verweven zijn. Het eerste aspect is het klimaat dat verandert door de uitstoot van broeikasgassen als gevolg van menselijk handelen. Deze klimaatverandering uit zich in Flevoland door hogere temperaturen, extreme neerslag en langere perioden van droogte en hitte. Ruim de helft van de klimaatverandering wordt veroorzaakt door CO2. Het tweede aspect is is de biodiversiteitscrisis in de natuur. Mondiaal neemt het aantal plant- en diersoorten af.⁴ Dit heeft grote gevolgen voor onze maatschappij, omdat wij in ons voortbestaan afhankelijk zijn van een rijke biodiversiteit en gezonde natuur. Het derde aspect betreft de schade aan onze leefomgeving (milieu). Milieuvreemde stoffen, waaronder pesticiden, komen door menselijke activiteiten terecht in het oppervlaktewater, de bodem of de atmosfeer.

Wat is klimaat- natuur en milieubewust inkopen ?

Klimaatbewust inkopen is gericht op het zoveel mogelijk beperken van de uitstoot van broeikasgassen. We leggen daarbij de nadruk op de reductie van de uitstoot van CO2. We zetten waar mogelijk in op het reduceren van het energieverbruik (brandstof/elektriciteit) en het stimuleren van het gebruik van hernieuwbare energie.

Natuurinclusief inkopen is gericht op het voorkomen van natuurschade en bescherming van de biodiversiteit. We richten ons niet alleen op behoud maar gaan nog een stap verder en onderzoeken ook verbetermogelijkheden, door onder andere te kijken of biodiversiteit kan worden toegevoegd. Deze ambitie is vertaald in het programma ‘Flevoland natuurinclusief’.⁵

Milieubewust inkopen is gericht op het zoveel mogelijk beperken van de uitstoot van milieuvreemde stoffen, waaronder (residuen van) bestrijdingsmiddelen die schadelijk of toxisch zijn voor levende organismen. Ook het tegengaan van voedselverspilling en het verminderen van water- en energiegebruik vallen onder milieubewust inkopen.

Waarom vinden we dit belangrijk?

We willen de kwaliteit van de leefomgeving verbeteren en actief bijdragen aan de afspraken die hierover op nationaal en Europees niveau zijn gemaakt.

De Nederlandse klimaatdoelen zijn vastgelegd in de Klimaatwet, naar aanleiding van het Verdrag van Parijs. Om de doelstellingen te realiseren is in Nederland een omvangrijk maatregelenpakket vastgelegd in het Klimaatakkoord. In 2020 hebben we het Schone Lucht akkoord ondertekend. Dit inkoopbeleid is op deze beide akkoorden gebaseerd.

Natuurinclusief inkopen komt voort uit de doelen van het Flevolandse natuurbeleid en de daarbij behorende wettelijke taak om te zorgen voor behoud, versterking en duurzame beleving en benutting van natuur en biodiversiteit in Flevoland. Deze taak is vastgelegd in de Wet natuurbescherming en komt onder andere voort uit de Europese Vogel- en Habitatrichtlijn (opgenomen in de Wet Natuurbescherming). Verder ligt het in lijn met de ambities uit de landelijke Agenda Natuurinclusief.

Wat willen we bereiken ?

Door bij de inkoop van onze diensten, leveringen en werken te sturen op het verlagen van de impact op klimaat, milieu en natuur wordt er bijgedragen aan de doelstellingen uit genoemde beleidstukken en afspraken. We focussen ons hierbij op de volgende aspecten en bijbehorende doelstellingen.

Klimaatbewust inkopen

Het belangrijkste doel van het Klimaatakkoord is om op nationaal niveau de CO2 uitstoot in 2030 met 55% te verminderen in vergelijking tot 1990. Het kabinet Rutte IV heeft deze doelstelling aangescherpt tot 60% in 2030. In 2050 moet de uitstoot van broeikasgassen met 95% zijn afgenomen.⁶

Onze acties op het gebied van de reductie van broeikasgassen zijn op deze doelstelling gebaseerd. Door eisen te stellen aan de maximale CO2 uitstoot van onze inkopen en leveranciers uit te dagen om met een slimme, energiezuinige oplossing te komen wordt gestuurd op CO2 reductie. Op deze manier dragen we bij aan de doelstellingen uit het klimaatakkoord.

Energie

Flevoland wil in 2030 energieneutraal zijn (inclusief mobiliteit).⁷ Door bij de inkoop van onze diensten, leveringen en werken kritisch te kijken naar het energieverbruik, sturen we waar mogelijk op energieneutraliteit of zelfs op een netto positieve energie gebruikt. Bijvoorbeeld door de productie van hernieuwbare energie. Zo dragen we bij aan deze doelstelling. We reduceren ook ons eigen energieverbruik. Dit doen we onder andere door:

• •

  Onze eigen gebouwen energieneutraal te maken (vanaf 2021 is alle door de provincie en haar vestigingen benodigde energie hernieuwbaar zelf opgewerkt of 100% groen ingekocht)⁸

• •

  bij de inkoop duurzame producten voorrang te geven;⁹

• •

  Mobiliteit energieneutraal te laten zijn in 2030. We leveren een bijdrage via het eigen vervoer en via onze wettelijke taken, zoals de aanleg en het onderhoud van provinciale wegen, en het verlenen van concessies voor tankstations en openbaar vervoer.¹⁰

Milieubewust inkopen

We hebben beleidsdoelen geformuleerd ten aanzien van het beperken van de inzet van stoffen met schadelijke emissies naar bodem, water of lucht. Het gaat met name om het vermijden van stoffen die de gezondheid van de mens schaden of die de kwaliteit van bodem, water, lucht en natuur aantasten. Het gebruik of de aanwezigheid van schadelijke stoffen kan een negatief effect hebben op de waarde van producten in de circulaire economie.¹¹

In het Schone Lucht Akkoord zijn concrete doelstellingen opgenomen.¹² Bijvoorbeeld het opnemen van gezondheidsdoelen, in de vorm van emissie-eisen, bij de inkoop van voertuigen en transportdiensten.¹³

Natuurinclusief inkopen

Om een verdere achteruitgang van de biodiversiteit te voorkomen en biodiversiteit te herstellen voeren we natuurbeleid. Hierbij richten we ons niet alleen op de natuurgebieden. Het Actieplan biodiversiteit richt zich op het agrarisch gebied, stedelijk gebied en de Flevolandse infrastructuur.¹⁴ Daarnaast is het programma Flevoland natuurinclusief gestart om de transitie naar een natuurinclusieve samenleving in gang te zetten¹⁵. Hoe dit er concreet uit kan zien is uitgewerkt in de “bouwstenennotitie Flevoland natuurinclusief”.¹⁶ In een dergelijke samenleving hebben de initiatieven, processen en activiteiten die ontplooid worden niet langer een negatief effect op natuur en biodiversiteit. Sterker nog, natuur en biodiversiteit worden zoveel mogelijk versterkt, niet alleen in de natuurgebieden maar met name ook daarbuiten. Een van de doelen waar we op dit vlak aan werken is een gunstige staat van instandhouding van in Flevoland voorkomende Europees beschermde soorten (i.e. soorten die zijn opgenomen in de Europese Vogel- en Habitatrichtlijnen).

Hoe gaan we dit doen ?

Om succesvol Klimaat-, natuur- en milieubewust inkopen toe te passen is het van belang dat concrete kaders worden opgesteld. Het is niet altijd eenvoudig vast te stellen wat onder “klimaat- natuur- of milieubewust” kan worden verstaan. We nemen waar mogelijk, wensen en/of eisen op in aanbestedingen. Hierbij valt te denken aan:

• •

  De inzet van de Milieukosten-indicator;

• •

  Het toepassen van de maatregelen uit vastgelegde ambities, zoals het Schone Lucht Akkoord, en daarbij samenhangende criteria, zoals handreikingen;

• •

  Ter bevordering van de biodiversiteit zetten we ons in voor ecologisch bermbeheer van provinciale wegen;

• •

  Bij de uitvoering van opdrachten in te zetten op het gebruik van groene energie (fossielvrij).

Inleiding

De vraag naar grondstoffen neemt toe als gevolg van een toename van het aantal mensen op deze aarde en een stijging van de welvaart. Dit leidt tot schaarste van grondstoffen, prijsstijgingen en milieuschade. Hierdoor groeit de aandacht voor het realiseren van een economisch systeem waarin zo min mogelijk materialen verloren gaan. Wij zetten daarom in op de transitie naar een Circulaire economie. Een circulaire Economie is één van de strategische opgaven van de Omgevingsvisie FlevolandStraks. De Omgevingsvisie geeft hier als volgt invulling aan: “Het is urgent: de wegwerpmaatschappij moet plaats maken voor een kringloopsysteem oftewel voor een circulaire economie. In een circulaire economie worden materialen eindeloos hergebruikt en zijn producten zoveel mogelijk gemaakt van hernieuwbaar materiaal.”.¹⁷

Wat is circulair inkopen?

We geven het goede voorbeeld: van inkoop tot aanbesteding. Waar mogelijk zetten we zelf de stap naar circulair. We benutten mogelijkheden waarmee we de vraag naar groene grondstoffen stimuleren en gebruikte materialen en ondernemers stimuleren om circulair te werken. Circulair inkopen omvat de wijze waarop we onze inkoopkracht inzetten om circulaire producten en diensten in te kopen voor de eigen organisatie.

Van belang is om helder te specificeren wanneer er sprake is van circulair inkopen. Wij definiëren circulariteit als volgt: “Een product of dienst is circulair, als het leidt tot minimale toepassing van nieuwe materialen (en fossiele energie), zowel in het productieproces als bij het gebruik van de producten en diensten, en/of maximaal inzet op lange levensduur en daarna hoogwaardige herbruikbaarheid van het product of de materialen daarin.”¹⁸ Ook kan circulair inkopen een positief effect hebben op andere MVOI thema’s, zoals Klimaat- en Milieu.

Van belang is dat de gehele keten wordt meegenomen: van productie tot einde levensduur van producten en diensten. Wij creëren, dan wel versnellen, de vraag naar innovatie van leveringen, diensten en werken binnen de circulaire economie. Op deze wijze wordt een impuls aan de markt gegeven om hun circulaire aanbod te versnellen.¹⁹

Waarom vinden we dit belangrijk?

In de omschakeling naar een circulaire economie ligt voor Flevoland een kans besloten. Het is onze ambitie dat Flevoland in 2030 bekend staat als grondstoffenleverancier voor de circulaire economie. Wij doen op basis van onze kracht: het beste halen uit wat de omgeving ons biedt. Hiervoor verbinden we partijen en ontwikkelen we nieuwe ketens. Dit doen we in het Platform Circulair Flevoland.

Daarnaast stimuleren we als provincie circulaire economische innovatie naar een afvalvrije economie in Flevoland. Onze belangrijkste rol is om andere partijen in staat te stellen kansen te pakken die de Circulaire Economie biedt.

Ook zijn wij lid van de Metropoolregio Amsterdam (MRA). In dit verband is door deelnemende overheden vastgelegd dat zij zich willen ontwikkelen naar een volledig duurzame regio. Een regio waarin verspilling van grondstoffen en energie tot het verleden behoort en producten maximaal voor hergebruik in aanmerking komen. Einddoel van deze ontwikkeling is volledig circulaire inkoop en opdrachtgeverschap.

Wat willen we bereiken?

We hebben een duidelijke ambitie uitgesproken op het gebied van circulair inkopen: “We geven als provinciale organisatie het goede voorbeeld: van inkoop tot aanbesteding. Waar mogelijk zetten we zelf de stap naar circulair.”²⁰ Om voorgaande ambitie te bereiken hebben we in MRA verband de Intentieverklaring ‘circulair inkopen en opdrachtgeverschap’ ondertekend. In deze intentieverklaring zijn de volgende concrete ambities vastgelegd:

• •

  In 2022 wordt tenminste 10% circulair ingekocht;

• •

  Het streven is om dit percentage in 2025 tot 50% circulaire opdrachtgeverschap en inkoop te laten groeien. Ook is circulariteit ingebed in de organisatie en worden resultaten gemonitord;

• •

  Het einddoel is dat de provincie zo snel mogelijk 100% circulair inkoopt, bij voorkeur in 2030.

Het behalen van deze doelstellingen vraagt een integrale aanpak. Om die reden zijn de volgende elementen van groot belang in het behalen van de doelstellingen.²¹

• •

  Faciliteren juiste circulaire en energie neutrale gedrag. We maken het onze medewerkers makkelijk beslissingen te nemen die positief bijdragen aan circulariteit en energieneutraliteit. Door vervuilende keuzes niet aan te bieden of door het aantrekkelijk te maken om voor circulaire en energie neutrale oplossingen te kiezen.

• •

  Inzicht krijgen en meten effecten. Om te weten of we effectief bijdragen aan onze ambitie, zorgen we voor inzicht in hetgeen we doen. We meten de resultaten van onze acties op basis van meetmethoden die circulaire- en energie impact weergeven. Hiervoor sluiten we bij voorkeur aan bij de landelijke ontwikkelingen.

• •

  Actief sturen op maximale ruimte en hoge ambities. We sturen actief, ieder vanuit zijn eigen afspraken, op de voortgang op doelen, middelen en planningen.

• •

  Focus op grote materiaalstromen en/of op zichtbare impactprojecten. Wij hebben de grote materiaalstromen in beeld en stimuleren indien mogelijk het gebruik van secundaire grondstoffen om bij uitvoering direct veel impact te maken. Andere projecten hebben wellicht minder impact op circulair- en energieneutraal resultaat, maar kunnen vanwege hun zichtbare karakter bijdragen aan bewustwording en gedrag, of kunnen bijdragen aan het sluiten van de business case van lokale ondernemers.

• •

  Ambities hoog en meervoudig bij nieuwe afspraken Bij het maken van nieuwe afspraken middels inkoop en aanbesteding, oriënteren we ons op ontwikkelingen en nemen we circulaire en energie neutrale ambities vanaf het vroegst mogelijke stadium mee in onze inkoopstrategie. Daar waar mogelijk schrijven we niet voor, maar zoeken mét marktpartijen naar de beste oplossing.

Hoe gaan we dit doen?

Om succesvol Circulair inkopen toe te passen is het van belang dat concrete kaders worden opgesteld waarbinnen circulair kan worden ingekocht. Wij geven de voorkeur aan innovatieve producten/ diensten die de transitie naar een circulaire economie kunnen versnellen. Het definiëren van circulariteit is vaak niet eenvoudig. We kunnen hierbij gebruik maken van beschikbare methodieken, zoals de R-ladder voor gebruikte materialen en de ladder voor groene grondstoffen.

Waar mogelijk maken wij gebruik van effectindicatoren, zoals bijvoorbeeld de mate waarin grondstoffen worden (her)gebruikt of de mate waarin biobased materialen worden gebruikt. Ook zetten wij in op een lange levensduur c.q. levensduurverlenging van producten. Daarnaast kunnen afspraken worden gemaakt met leveranciers over inname door de provincie voor hergebruik. In veel gevallen is het meten van effect lastig; er bestaan nog geen heldere effectindicatoren voor circulair inkopen. In situaties waar effectmonitoring (nog) niet mogelijk is, maken wij gebruik van procesmonitoring, totdat effectmonitoring goed kan worden toegepast.

Inleiding

Sociaal inkopen kan verschillende thema`s omvatten. We kiezen ervoor om naast de inzet vanuit de Participatiewet/ Quotumwet de focus te leggen op sociaal inkopen door het toepassen van social return. Verder hebben we aandacht voor diversiteit en inclusie. Door onze inkoopkracht in te zetten kunnen we kansen benutten op het gebied van sociaal inkopen.

Wat is sociaal inkopen?

Sociaal inkopen betekent voor ons inkopen met aandacht voor social return en diversiteit en inclusie.

Social return, ook wel sociaal rendement genoemd, is een instrument dat sociale waarde toevoegt voor bewoners van de provincie Flevoland in een kwetsbare situatie op het gebied van werk, participatie, armoede, gezondheid, arbeidsbeperking en/of arbeidshandicap eenzaamheid en/of onderwijs bij inkopen. We willen mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt kansen bieden en vragen onze opdrachtnemers om hier een bijdrage aan te leveren.

Diversiteit gaat over aspecten waarop mensen van elkaar verschillen. Zichtbare aspecten als leeftijd en huidskleur en minder zichtbare aspecten als culturele, sociale en etnische achtergronden, seksuele¬ en genderidentiteiten en opleidingsniveaus. Diversiteit gaat om de vertegenwoordiging van al deze kenmerken in een groep. We geloven dat deze verschillen ons samen sterker maken Inclusiviteit ziet op een cultuur waarin verschillen worden geaccepteerd, gewaardeerd, én benut. Een omgeving waarin iedereen zich welkom voelt, de vrijheid en veiligheid ervaart om zichzelf te zijn en zich niet buitengesloten voelt. Inclusie is een absolute voorwaarde voor diversiteit. Want alleen als iedereen zich vrij en veilig voelt en volwaardig mee kan doen, komt de diversiteit in onze organisatie volledig tot haar recht en plukken we daar de vruchten van.

Waarom vinden we dit belangrijk?

We vinden het belangrijk om beleid te voeren om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, waaronder ouderen, actief te ondersteunen bij het krijgen van een nieuwe baan.²² Dit doen we door deze social return paragraaf op te nemen in het inkoopbeleid.

Ons belangrijkste economische doel is ervoor zorgen dat Flevolanders in de buurt een baan kunnen vinden waar ze genoeg geld mee verdienen. Ons economisch beleid streeft daarom naar maximale bloei, niet maximale groei. Dat noemen we brede welvaart. We stimuleren dat mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt extra aandacht en ondersteuning krijgen om aan het werk te komen en/of blijven. We geven daarin het goede voorbeeld.

Om een fijn bestaan in onze provincie te bieden aan Flevolanders zetten we ons in voor een samenleving waarin iedereen zich gezien voelt en gelijke kansen heeft. We nemen daarbij alleen taken op ons zolang dat iets toevoegt aan wat de gemeenten al doen. Door partijen samen te brengen, ontwikkelingen aan te jagen en kennis te delen kunnen we het verschil maken. Waar en zolang dat nodig is pakken we, in overleg met de gemeenten, een rol op.

Door middel van social return zorgen wij er samen met lokale overheden en onze opdrachtnemers voor dat de bewoners van de provincie Flevoland in een kwetsbare positie dat steuntje in de rug krijgen dat zij nodig hebben en bieden wij hun kansen. Zo leveren investeringen in onze provincie ook sociale winst op.

We hebben diversiteit en inclusie hoog in het vaandel staan. Ons vertrekpunt is: “ “We zijn een open transparante organisatie waarin de professionaliteit van de medewerkers centraal staat. Onze medewerkers vertellen met trots over hun werk. Zij helpen elkaar, voelen zich veilig en gehoord en werken aan hun ontwikkeling. We laten doelbewust onze eigenheid zien in ons werk en ons gebied. Dit doen wij innovatief, vernieuwend en door steeds te blijven leren.” We zijn Regenboogprovincie, waarmee aandacht gevraagd wordt voor de acceptatie en het gevoel van veiligheid van lesbische vrouwen, homoseksuelen, biseksuelen, transgenders en mensen met een interseksuele conditie.

Een inclusieve organisatie maakt zo goed mogelijk gebruik van de diverse talenten, en verschillen worden juist gewaardeerd. In een inclusieve organisatie heeft iedereen de ruimte om zichzelf te zijn en is er sprake van gelijkwaardigheid. Een inclusieve organisatie maakt diversiteit mogelijk. Met het opstellen van beleid over diversiteit en inclusiviteit krijgt ook de kwalificatie van de provincie Flevoland als Regenboogprovincie een centrale plaats.

Wat willen we bereiken?

We willen onze inkoopkracht aanwenden voor het behalen van sociale doelen. We maken onderscheid tussen verschillende groepen mensen die een steuntje in de rug kunnen gebruiken. Bijvoorbeeld de inzet van personen als uitkeringsgerechtigde en de inzet van personen met een structurele arbeidsbeperking en/of arbeidshandicap, vanuit de Participatiewet, Quotumwet/ Wet Banenafspraken (onder andere uit het doelgroepregister UWV). Opties kunnen naast elkaar worden ingezet. Dus en/en, niet of/of. Ook kan worden gedacht aan het behalen van eigen personele doelstellingen middels de Wet Banenafspraken/de Quotumwet. Bijvoorbeeld door een aantal mensen uit het doelgroepregister direct in dienst te nemen of dit te doen via inhuur (via een uitzendbureau) waarbij overdracht van uren mogelijk is.

Bij het toepassen van social return hanteren we vaste, organisatie brede afspraken over het te vragen percentage social return bij inkopen en aanbestedingen Daarbij geldt het principe van comply or explain: pas het toe of leg het uit. Als er kansrijke opdrachten vergeven worden, dan wordt het percentage hoger. Zo hopen we meer sociaal toegevoegde waarde via inkoop te realiseren voor onze bewoners. We streven ernaar om jaarlijks te groeien in het totaal percentage gerealiseerd social return, gemeten over al onze uitgaven. Ook willen we organisaties die zelf sociaal inkopen waar mogelijk met voorkeur behandelen.

Het toepassen van social return betreft maatwerk. Slim uitvragen is daarbij het motto. Daarom gaan we per contract, vaak al in de voorbereidende fase, het gesprek aan met marktpartijen over mogelijkheden en kansen, om uiteindelijk sociale waarde te creëren.

Bij een organisatie die diversiteit & inclusiviteit voorstaat is er een helder en actief beleid nodig om alle medewerkers maar ook samenwerkingspartners te bewegen om dit beleid te onderschrijven, uit te dragen en te doorleven. De resultaten van dit beleid zullen meetbaar gemaakt moeten worden zodat succes niet alleen op enkele voorbeelden gebaseerd is.

Op dit gebied stellen we onszelf onder andere tot doel om (1) een afspiegeling van de samenleving te zijn en (2) ons enkel te laten leiden door relevante en objectieve criteria, om gelijkwaardigheid en gelijke kansen te creëren. Waar mogelijk stellen we dus eisen of voorwaarden aan de uitvoering van onze opdrachten zodat ze bijdragen aan een inclusieve cultuur, gelijke kansen, gendergelijkheid en de realisatie van de Participatiewet.

Hoe gaan we dit doen?

Het gaat om het verbinden van economische activiteit aan sociale doelstellingen, waardoor onze investeringen ook sociaal renderen. Bij onze aanbestedingen vragen we opdrachtnemers daarom om een bijdrage te leveren aan de sociale doelstellingen die we nastreven. Meer concreet gaan we social inkopen als volgt toepassen;

• •

  We gebruiken vaste, organisatiebrede afspraken over het toe te passen percentage social return. Hier wordt onderscheid gemaakt naar (1) het soort opdracht, (2) type aanbesteding, en (3) arbeidsintensiviteit van de opdracht. Deze afspraken leggen we vast in een Uitvoeringskader Social Return. In het Uitvoeringskader is onder andere vastgelegd of Social Return niet, verplicht of optioneel wordt toegepast.

• •

  We gebruiken standaardbepalingen en -teksten in onze inkoopstukken;

• •

  We zoeken nadrukkelijk de samenwerking met gemeenten binnen onze provincie bij de uitvoering en invulling van social return. Dit doen we omdat we als provinciale overheid verder afstaan van de burger dan de gemeenten;

• •

  De provincie doet bij voorkeur zaken met organisaties die zelf sociaal inkopen. Waar mogelijk wordt daar bij inkoop rekening mee gehouden.

• •

  We zetten waar mogelijk in op diversiteit en inclusie door het opnemen van een paragraaf diversiteit en inclusie;

• •

  We signaleren binnen welke inkoop(categorieën) er kansen liggen om nog meer sociaal in te kopen. Ook gaan we in gesprek met de markt om zo vraag en aanbod optimaal op elkaar af te stemmen;

We maken gebruik van een transparante waardebepaling van social return aan de hand van een Prestatietabel social return. Dit doen we in nauwe afstemming met andere aanbestedende diensten in onze provincie om zoveel mogelijk uniformiteit en één methodiek te hanteren. De prestatietabel bestaat uit waardeblokken per doelgroep en is het afrekenkader waarmee de social return verplichting wordt gewaardeerd. De social return waarde per doelgroep is gebaseerd op de afstand van een kandidaat tot de arbeidsmarkt. Opdrachtnemers kunnen verschillende social return inspanningen combineren of stapelen tot een optimale mix. Uitgangspunt is dat er door het gebruik van de waardeblokken ruimte blijft voor inhoudelijke maatwerkafspraken en opdrachtnemers eigen keuzes welke doelgroep wordt ingezet.

Inleiding

Een deel van alle producten die we inkopen heeft zijn oorsprong in andere landen. Waaronder landen waar respect voor mensenrechten, goede arbeidsomstandigheden en een milieuvriendelijk productieproces niet altijd vanzelfsprekend zijn. Met andere woorden; veel producten en diensten die wij inkopen hebben verderop in de keten een effect op mensen en het milieu. Dit kan een direct effect zijn (bijvoorbeeld inhuur van personeel of adviesdiensten) of een indirect effect (bijvoorbeeld de productie van de koffiebonen van onze warme drankenautomaten).

Daarnaast is het vergroten van dierenwelzijn een belangrijk uitgangspunt voor ons. Daarom zetten wij bij het gebruik van producten en het doen van inkopen in op dierenwelzijn. Wij handelen als integer opdrachtgever.

Wat is ethisch inkopen?

Ethisch inkopen is het inzetten van onze inkoopkracht op diverse thema’s, waaronder ketenverantwoordelijkheid, ondermijning & integriteit, en dierenwelzijn.

Op het gebied van ketenverantwoordelijkheid stimuleren we onze opdrachtnemers om misstanden in hun ketens te voorkomen of aan te pakken. Iedere schakel in het productieproces neemt zijn verantwoordelijkheid om misstanden tegen mens, natuur en milieu in de keten op te sporen en aan te pakken. Ook kunnen we onze opdrachtnemers aansporen om dierenwelzijn te vergroten.

Bij onze inkopen en aanbestedingen handelen wij integer. Dit geldt voor iedereen die is betrokken bij aanbestedingen. We maken in de provincie Flevoland samen met de andere lokale overheden een vuist tegen ondermijning op basis van de Flevolandse norm.²³ We borgen integriteit door middel van een goede organisatie, bijvoorbeeld door inkoop in te bedden in de organisatie. Daarnaast is het belangrijk dat het openbaar bestuur in Flevoland integer opereert, vrij van beïnvloeding of criminele druk en mogelijke infiltratie.

Waarom vinden we dit belangrijk?

Nederland heeft de verantwoordelijkheid om de mensenrechten van personen te respecteren, te beschermen en te realiseren. Dit houdt onder meer de plicht in om bescherming te bieden tegen mensenrechtenschendingen door derden, waaronder bedrijven. Nederland voert daarom een actief beleid om de naleving van mensenrechten door het bedrijfsleven te bevorderen en om mensenrechtenschendingen door bedrijven, rechtstreeks of in hun keten, te voorkomen. De Flevolandse Norm komt voort uit een breed gevoelde verantwoordelijkheid en noodzaak om tegenwicht te bieden aan ondermijnende criminaliteit. De Flevolandse Norm richt zich op een gezamenlijke bestuurlijke aanpak met de veiligheidspartners in Flevoland.

Wij willen een betrouwbare overheid en samenwerkingspartner voor de samenleving zijn met verantwoordelijke en integere medewerkers.²⁴ Ook bij onze inkopen dienen wij integer te handelen. Dit geldt voor iedereen die betrokken is bij inkopen. Denk hierbij aan inkopers, de organisatie maar ook bedrijven die opdrachtnemer zijn voor ons.

Wat willen we bereiken?

Provincie Flevoland neemt maatschappelijke misstanden, van welke aard dan ook, serieus en zal deze waar mogelijk proberen tegen te gaan. We hechten veel waarde aan hoe en waar onze producten worden gemaakt en vinden we het belangrijk samen te werken met leveranciers die met ons op een lijn zitten betreffende waarden van internationale sociale voorwaarden.

Ethisch inkopen kunnen we alleen in nauwe samenwerking met onze opdrachtnemers. Daadwerkelijk vorm en inhoud geven aan onze ambities kan alleen als alle partijen in de keten hun verantwoordelijkheid nemen. We vragen van leveranciers dat zij het nodige doen om onze gedragsnormen na te leven en uit te dragen. Zo ontstaat er een gezamenlijke verantwoordelijkheid op het gebied van ethisch inkopen en zijn we in staat om op de naleving van deze gedragsnormen te sturen. Normen en waarden die we hanteren kunnen niet zo vanzelfsprekend zijn in andere culturen of gewoon anders uitgelegd worden. Bij relevante Europese aanbestedingen zal hier dus rekening mee gehouden worden door eenduidige, proportionele keuzes te maken. Immers zijn wij gehouden aan de Europese en nationale wetgeving ten aanzien van aanbesteden. Binnen deze kaders zullen we sturen op de naleving van ethisch inkopen.

Het afdwingen van integriteit op het gebied van inkoop en aanbestedingen en het minimaliseren van risico’s doen we door integriteit goed te organiseren. Hierbij kan worden gedacht aan de wijze waarop inkoop is ingebed binnen de organisatie, inclusief middelen en bevoegdheden. Benadrukt wordt dat het hierbij gaat om het functioneren van de organisatie als geheel. We hebben de nodige stappen gezet om structureel integriteit te borgen voor het inkoopproces. Waar nodig voeren we de komende jaren verbeteringen door.

Hoe gaan we dit doen?

• •

  Door de wetgever zijn regels over ondermijning en integriteit gesteld. Deze regels vind je terug in gedragscodes en in wetten zoals de Aanbestedingswet 2012, de Ambtenarenwet en de Wet Bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Wet Bibob).

• •

  Bij inkoop van risicovolle projecten worden instrumenten toegepast om ondermijning te voorkomen, waaronder instrumenten opgenomen in de Intentieverklaring Flevolandse Norm

• •

  Bij aanbestedingen gebruiken we de wettelijke instrumenten om de integriteit van opdrachtnemers te toetsen, waaronder maar niet limitatief:

  • •

    De Gedragsverklaring Aanbesteden;

  • •

    Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument;

  • •

    Een geheimhoudingsverklaring, belangenverstrengelingverklaring en integriteitverklaring.

• •

  We hanteren standaard bepalingen die toezien op de naleving van internationale sociale voorwaarden. We vragen opdrachtnemers om due diligence uit te voeren.

• •

  De Nederlandse overheid heeft 13 sectoren aangemerkt als risico sectoren die door het internationale karakter van de ketens vaak te maken hebben met plekken in de wereld waar zich grote risico’s voordoen op het gebied van Ethisch Inkopen.²⁵. Bij inkopen die betrekking hebben op een van deze sectoren, verkennen we of er extra afspraken gemaakt moeten worden over hoe er met deze risico’s dient te worden omgegaan. Dit geldt ook voor aanbestedingen ten behoeve van de bedrijfsvoering van de eigen organisatie..

• •

  We creëren de juiste condities en randvoorwaarden. Denk hierbij aan realistische levertermijnen, het vragen van een eerlijke prijs (True Pricing) en het bewust nadenken over assortimenten.

• •

  Onze inkopen voldoen zoveel mogelijk aan dierenwelzijnscriteria, dat wil zeggen:

  • •

    Biologische en proefdiervrije producten;

  • •

    geen bont;

  • •

    bij producten die leer bevatten wordt voorrang gegeven aan niet-dierlijke alternatieven waar deze voorhanden zijn.

Van groot belang voor het succesvol uitvoering geven aan de hiervoor geformuleerde uitgangspunten en doelstellingen is dat we werken binnen onze leidende principes. Deze vormen de randvoorwaarden voor de uitvoering van het inkoopbeleid.

1.Onze inkopen zijn doelmatig, juridisch en financieel passend

Rechtmatig en integer inkopen zonder belangenverstrengeling en eerlijke kansen bieden aan de markt moet vanzelfsprekend zijn voor alle inkooptrajecten. De voor het inkoopbeleid meest relevante geldende wet- en regelgeving volgt uit:

• •

  Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.

• •

  Aanbestedingswet: dit wettelijke kader implementeert de geldende Europese richtlijnen aanbesteden. Deze wet biedt een kader voor overheidsopdrachten boven en beperkt onder de (Europese) Drempelwaarden en rechtsbescherming bij(Europese) aanbestedingen Aanbestedingswet;

• •

  Gids Proportionaliteit: regels in verband met proportionaliteit;

• •

  Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten;

• •

  Algemene wet bestuursrecht: het wettelijke kader voor publiekrechtelijk handelen.;

• •

  Provinciewet: het wettelijke kader voor provinciale overheden;

• •

  Algemene verordening gegevensbescherming: de vigerende wetgeving op het gebied van privacy.

Soms kan een spanningsveld optreden tussen de beoogde ambities uit het inkoopbeleid en de rechtmatigheid van inkopen. Wet- en regelgeving is hierin altijd leidend. Voor opdrachten onder de Europese drempelbedragen zijn er meer mogelijkheden om partijen en/of oplossingen die passen bij onze ambities te selecteren. Voor opdrachten boven de Europese drempelbedragen ligt dit wat lastiger, aangezien onze eigen voorkeuren niet altijd rechtmatig in een uitvraag tot uitdrukking kunnen komen. Bijvoorbeeld, het feit dat een partij (zelf of in de keten) het niet zo nauw neemt met mensenrechten of dierenwelzijn, wil niet automatisch zeggen dat we deze partij kunnen uitsluiten bij een aanbesteding of contractueel kan ingrijpen. Wanneer deze spanning ontstaat, wordt een juridische toets uitgevoerd. Deze juridische toets kan leiden tot het bijstellen van opdracht specifieke doelstellingen.

We zijn ons zeer bewust van het feit dat wij inkopen met geld van onze gemeenschap. Daarom gaan we effectief en doelmatig om met deze financiële middelen en kopen we opgavegericht in. Daarnaast willen we ons inkoopvolume inzetten om impact te maken. Door beide zaken in ogenschouw te nemen, creëren we zoveel mogelijk maatschappelijke waarde²⁶. Bij de uitvoering van het inkoopbeleid blijven we binnen de vastgestelde financiële kaders. Hierbij zullen we keuzes moeten maken. Dit doen we door:

• •

  Een aanbestedingskalender op te stellen. Dit is een overzicht van aanbestedingen voor het komende jaar. Op basis van de aanbestedingskalender stellen we aan de voorkant vast binnen welke (strategische) aanbestedingen er mogelijk (extra) ingezet wordt op de doelstellingen van dit inkoopbeleid. Het strategische karakter wordt bepaald door de omvang of impact (op politiek, organisatie of omgeving). We doen dit op maat en toegesneden op de specifieke behoeftes en ambities waarbij oog is voor potentiële raakvlakken en kruisbestuiving;

• •

  In onze aanbestedingen zoveel mogelijk te werken met reële prijzen, open boekhoudingen en verder te kijken dan uitsluitend de initiële kosten. Hierdoor kan het zijn dat de investering initieel hoger is, maar kunnen de totale kosten lager zijn. We zijn hierdoor in staat om de effecten van de opdrachten op de omgeving (klimaat, milieu, grondstoffen, etc.) mee te nemen in de prijs. De rekening van de omgevingseffecten zal hierdoor zo min mogelijk worden doorgeschoven naar toekomstige generaties. Total Cost of Usage (TCU) en Life Cycle Costing (LCC) zijn hierbij instrumenten die verder ontwikkeld gaan worden en waar mogelijk, worden ingezet.

• •

  In elke aanbesteding focus aan te brengen. Niet alle doelen en inkoopthema’s kunnen in elke aanbesteding in gelijke mate worden opgenomen. We verkennen dus welke maatschappelijke waarde(n) de nadruk krijgt/krijgen. Hierbij geldt als uitgangspunt dat we werken met een beperkt aantal, echt onderscheidende criteria. Hierbij kiezen we, samen met onze collega opdrachtgevers, bij voorkeur een of meerdere focusgebied(en)/thema’s in elke aanbesteding. Samen bepalen we bij het opstellen van de aanbestedingsstrategie welke (integrale) ambities er zijn.

• •

  Op voorhand de aangebrachte focus door te rekenen en de verhouding tussen prijs en kwaliteit te bepalen. Pas na akkoord op dit voorstel, wordt de aanbesteding gepubliceerd. Zo gaan we geen verplichtingen aan die wij met elkaar niet kunnen waarmaken;

• •

  Te werken met inkoopinstrumenten die helpen bij het bewaken van (het inkopen binnen) projectbudgetten. Te denken valt aan budgetplafonds en het toepassen van absolute beoordelingsmethodieken.

2.Professionele en integrale samenwerking

Organisatiedoelstellingen worden steeds maatschappelijker en daarmee wordt verankeren van deze doelen in al onze inkopen steeds belangrijker. Alleen komen we er niet. Het Rijk, onze zes gemeenten, het waterschap maar ook maatschappelijke organisaties en instellingen en uiteraard onze inwoners en gemeenten zijn voor ons cruciale partners. Ook maatschappelijke organisaties, het bedrijfsleven, hogescholen en universiteiten zijn belangrijke partners. Daarnaast zoeken we samenwerking met relevante verbanden, zoals de Metropoolregio Amsterdam, andere opdrachtgevers (zoals anders provincies), in Europa en met andere externe partners.

We zijn ons er van bewust dat het opbouwen van een duurzame relatie met stakeholders tot betere en innovatievere oplossingen kan leiden. Wanneer bijvoorbeeld tijdens de uitvoering van een overeenkomst een prettigere samenwerking wordt gerealiseerd, kan efficiency en uiteindelijk ook lagere maatschappelijke kosten worden bereikt.

Het belang van samenwerken wordt nog verder onderstreept doordat marktpartijen regelmatig tijdens marktconsultaties aangeven dat zij graag mee willen denken in (inkoop)vraagstukken en ruimte willen krijgen om echt de beste oplossingen te kunnen bieden. Er is bij marktpartijen behoefte aan (regionale) inkoopuniformiteit.

Voor ons zijn de volgende aspecten van belang bij samenwerking is;

• •

  Samenwerken vraagt om een open, uitnodigende en constructieve houding, transparantie en integriteit. Het is daarbij wel van belang dat elke partner in een samenwerking bijdraagt vanuit de eigen rol en verantwoordelijkheid. Samenwerken zorgt voor een betere aanpak van vraagstukken wanneer een goede onderlinge afstemming wordt geborgd;

• •

  We investeren in contract- en leveranciersmanagement, zodat we ook in de uitvoeringsfase blijven sturen op (een grotere) maatschappelijke waarde. We ontwikkelen een strategische visie op contractmanagement en inventariseren de strategische contracten en leveranciers.

• •

  We zetten in op een stapsgewijze verandering van een meer traditionele opdrachtnemer-opdrachtgever relatie naar een relatie die gebaseerd is op transparantie en win-win. We willen meer experimenteren met andere contract- en aanbestedingsvormen als Innovatiepartnerschap en nieuwe samenwerkingsvormen zoals de Facilitaire Coalitie, waarbij al onze facilitaire leveranciers samenwerken aan “One FM”. Tot slot passen we contractvoorwaarden toe die robuust en eenduidig zijn. Eerlijke en proportionele risico-verdeling en een optimale rolverdeling zijn hierbij het uitgangspunt.

• •

  We zetten in op opgavegericht werken binnen multidisciplinaire teams, waardoor materiekennis, kennis van inkoop en kennis van maatschappelijke thema’s vertegenwoordigd zijn

• •

  We zetten, waar dit meerwaarde biedt, in op samenwerking met collega opdrachtgevers om binnen inkoop tot zoveel mogelijk eenduidigheid te komen richting onze marktpartijen. Zo ontstaat er een stevig partnerschap tussen bijvoorbeeld alle provincies;

• •

  We zetten in op het benutten van reeds aanwezige kennis in de markt, door marktontmoetingen te organiseren, ook wanneer er geen specifieke inkoopvraag ligt, en meer gerichte marktconsultaties te houden. Dit betekent dat wij als opdrachtgever actief de ontwikkeling en toepassing van innovatieve oplossingen voor onze eigen maatschappelijke vraagstukken stimuleren en bijdragen aan verdere opschaling hiervan.

We staan open voor maatschappelijke initiatieven, zeker als deze een bijdrage leveren aan onze doelstellingen. Bij belangrijke vraagstukken zoeken we vroegtijdig de dialoog met de samenleving. We maken hierbij gebruik van een ‘gereedschapskist’ voor participatie. De instrumenten uit deze gereedschapskist zetten we gericht in. Hierbij denken we onder andere aan het uitdaagrecht. Het uitdaagrecht brengt met zich mee dat bewoners(-organisaties) zelf het initiatief nemen om taken over te nemen die nu door onszelf worden uitgevoerd (of taken in samenwerking met ons willen uitvoeren). Bewoners en maatschappelijke organisaties met een goed plan kunnen meedoen; denk aan inwoners van Flevoland maar ook andere organisaties en zelfs medeoverheden. Plannen die invulling geven aan bestuurlijk geaccordeerde- taken van de provincie komen in aanmerking voor het uitdaagrecht. Het uitdaagrecht is opgenomen in het uitwerkingsprogramma van Flevoland Straks (voor 2025).

Ook kan bij maatschappelijke initiatieven worden gedacht aan het betrekken van inwoners en maatschappelijke organisaties bij alle fases van een inkooptraject. Te denken valt aan een rol in de voorbereiding van de aanbestedingsstukken, bijvoorbeeld door zitting te nemen in een projectgroep c.q. op een andere manier input te leveren, of aan een rol in de beoordelingsfase.

3.Onze inkopen zijn innovatief

Nederland is goed in innoveren. Overheden stimuleren bedrijven die vernieuwende producten ontwikkelen door bijvoorbeeld innovatiekredieten en subsidies. Ook inkoop is een belangrijk instrument om innovatie aan te jagen.

Naast innovatie als middel om maatschappelijke uitdagingen aan te gaan, kan innovatie ook worden ingezet als middel om economische kansen te benutten. Door innovatief in te kopen, kan bijvoorbeeld een vooraanstaande rol worden gespeeld bij nieuwe (sleutel)technologieën. Dit kan een positief effect hebben op de werkgelegenheid, waar de Flevolandse bevolking van kan profiteren.

Wij zien het belang van innovatie en willen ons karakter van innovatie- en experimenteerprovincie versterken. We passen kansrijke nieuwe mogelijkheden in de praktijk toe en betrekken hierbij de creativiteit en kennis vanuit de samenleving. We zien innovatie als een middel dat bij uitstek geschikt is om invulling te geven aan de doelstellingen uit ons inkoopbeleid. Wij zetten onze inkoopkracht dan ook in voor de ontwikkeling c.q. toepassing van innovaties die noodzakelijk zijn voor het oplossen van maatschappelijke uitdagingen. Als er voor een knelpunt, vraagstuk of probleem nog geen oplossing bekend is onderzoeken we of innovatiegericht inkopen geschikt is.

Om innovatiegericht in te kopen zal vaak gebruik worden gemaakt van innovatieve inkoopmethoden zoals Innovatiepartnerschap, Precommercial Procurement (PCP) en Small Business Innovation Research (SBIR). Bij SBIR dagen wij ondernemers uit om met innovatieve oplossingen te komen om een maatschappelijk vraagstuk op te lossen. Wij zijn daarbij ook zelf potentiële afnemer en stellen ons dan ook op als “launching customer”.

4.Wij kopen waar mogelijk lokaal in

We stimuleren de regionale economie door waar mogelijk lokaal in te kopen. We gunnen provinciale opdrachten – binnen de wettelijke mogelijkheden – zoveel mogelijk aan Flevolandse ondernemers. Door lokaal in te kopen geven we invulling aan de doelstellingen en thema’s van het inkoopbeleid. Denk aan de inzet van een Flevolandse ondernemer die lokale producten levert, waarmee klimaatvervuilende vervoersbewegingen worden voorkomen. Ook biedt lokaal inkopen een stimulans aan de lokale economie.

Om optimaal invulling te geven aan lokaal inkopen kunnen we voor onderdrempelige opdrachten gebruik maken van groslijsten. We overwegen te experimenteren met de inzet van een proportionele en laagdrempelige groslijst waarmee lokale partijen verbeterd toegang krijgen tot lokale opdrachten van ons. Voor bovendrempelige opdrachten geven we invulling aan lokaal (en mkb-gericht) inkopen door conform de Gids Proportionaliteit toelatingseisen tot de aanbesteding niet onnodig hoog te maken en niet onnodig te clusteren.

Ook wordt ingezet op een verbeterde informatievoorziening voor lokale ondernemers. Hierbij valt te denken aan het hanteren van begrijpelijke taal in offerteaanvragen en het organiseren van informatiebijeenkomsten voor lokale partijen.

5.Wij monitoren onze ambities en borgen ons inkoopbeleid

We werken resultaatgericht; we meten de effecten van wat we doen, evalueren regelmatig en passen zo nodig onze aanpak aan. We zorgen ervoor dat het inkoopbeleid in de organisatie is geborgd en monitoren de resultaten. Borging betekent dat we ervoor zorgen dat toezeggingen worden gedaan en dat deze ook worden nagekomen. Onder monitoren wordt verstaan het uitvoeren van metingen om de activiteiten, effecten en resultaten te volgen en eventueel bij te sturen. Monitoren doen we enerzijds op projectniveau (komt leverancier de afspraken na?) en anderzijds op strategisch c.q. organisatieniveau (behalen we de doelstellingen?). Hierbij wordt gebruik gemaakt van de “Plan-Do-Check-Act” cyclus. Om volgens de leidende principes te kunnen werken zetten we samen met onze (collega) opdrachtgevers in op het gebruik en de ontwikkeling van een aantal verschillende instrumenten en tools.

Projectniveau

Dit betekent dat we monitoren of de afspraken die we met leveranciers hebben gemaakt worden nagekomen. Dit doen we door ons contractmanagement goed is te richten. Waar mogelijk monitoren wij de inzet door middel van effectmonitoring. In die gevallen waar dit niet mogelijk is, wordt gekozen voor procesmonitoring. Procesmonitoring ziet enkel op de controle of afspraken die zijn gemaakt en nagekomen. De impact van de afspraken wordt hierbij niet gemeten. Toepassing van onze doelstellingen wordt geborgd doordat per project ambities in een zo vroeg mogelijk stadium worden vastgelegd.

Organisatieniveau

In dit inkoopbeleid hebben de door de ons op strategisch niveau vastgestelde ambities en doelstellingen uitwerking gekregen. Het is dan ook noodzakelijk om deze op organisatieniveau gemaakte afspraken te borgen en te monitoren. Borging van de doelstellingen brengt met zich mee dat medewerkers in staat worden gesteld om de doelstellingen van dit inkoopbeleid te vertalen naar concrete inkoopopdrachten. In dit inkoopbeleid zijn bij elk thema diverse instrumenten genoemd om invulling te geven hieraan. Ook valt te denken aan het instellen van een tenderboard, waarmee op organisatieniveau wordt geborgd dat de thema’s uit dit inkoopbeleid worden toegepast. Een voorbeeld hiervan is de mate waarin de circulair inkopen vorm te geven in een percentage van de totale inkopen.

Periodiek wordt in het kader van monitoring gecontroleerd in welke mate invulling aan de doelstellingen is gegeven. Dit gebeurt aan de hand van het verzamelen van data en het rapporteren hiervan aan de relevante stakeholders. Indien noodzakelijk kan deze evaluatie aanleiding geven tot het verbeteren en aanscherpen van de doelstellingen dan wel het inkoopbeleid.

Inleiding

De provincie Flevoland (hierna: de provincie) heeft veel taken en verantwoordelijkheden. Bij deze taakuitoefening maakt de provincie gebruik van de diensten van externe partijen in de vorm van overheidsopdrachten. De provincie zet deze opdrachten in de markt conform het eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid (hierna: inkoopbeleid).

Het inkoopbeleid bestaat uit enerzijds de Inkoopvisie en anderzijds dit Inkoopkader. De inkoopvisie bevat de uitgangspunten en beleidsdoelstellingen van de provincie op het gebied van inkoop- en aanbesteding. Te denken valt aan doelstellingen op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen & Aanbesteding maar ook de uitgangspunten op het gebied van onder andere doel- en rechtmatigheid en de financiële passendheid van uitgaven.

Dit Inkoopkader bevat de voorwaarden die de provincie voor zichzelf vaststelt ten aanzien van de wijze waarop de provincie overheidsopdrachten verstrekt aan marktpartijen. Het Inkoopkader bevat (a) de organisatorische uitgangspunten ten aanzien van de wijze waarop de organisatie rond inkoop- en aanbesteding is georganiseerd en (b) procedurele uitgangspunten met betrekking tot de wijze waarop inkoop- en aanbestedingsprocedures worden doorlopen. Indien de inkoopvisie en het inkoopkader met elkaar in tegenspraak zijn prevaleert de inkoopvisie.

Zoals in de inkoopvisie opgenomen wordt de uitvoering van het inkoopbeleid gemonitord, om inzicht te krijgen in het verloop van het proces en de resultaten als het gaat om de in de inkoopvisie vastgelegde ambities/doelstellingen. Als op grond van de resultaten van de monitoring daar aanleiding toe is kan ook het inkoopkader worden aangepast. Het inkoopbeleid volgt de beleidscyclus van de provincie.

Organisatorische uitgangspunten

Inkoop in de organisatie

Inkoop en aanbesteding wordt binnen de Provincie centraal gecoördineerd, maar decentraal uitgevoerd. Concreet betekent dit dat iedere afdeling of programma zelfstandig eindverantwoordelijk is voor hun eigen inkoop.

Bij opdrachten met een geraamde waarde van € 50.000,- of meer wordt, daar waar het gaat om leveringen en diensten, inkoop technisch en juridisch advies ingewonnen bij de eenheid Juridische Zaken, Inkoop en Besluitvorming van de afdeling Concernzaken. Hieronder verstaan we ook het begeleiden van meervoudig onderhandse en openbare aanbestedingen. Waar het de aanbesteding van werken en aan werken gerelateerde diensten betreft, verzorgt de afdeling Infrastructuur de inhoudelijke en procedurele begeleiding, vanwege de daar aanwezige specifieke expertise.

Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaatregeling van de Provincie.

Integriteit en belangenscheiding

De Provincie stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop. Bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde "Gedragscode Integriteit commissaris van de Koning en gedeputeerden provincie Flevoland 2023" respectievelijk de “Gedragscode ambtelijke integriteit provincie Flevoland”.

De Provincie doet uitsluitend zaken met integere ondernemers. Om dit te bewerkstelligen treffen wij passende maatregelen. Bijvoorbeeld, gegadigden respectievelijk inschrijvers dienen bij deelname aan een (niet-) openbare aanbesteding een Uniform Europees Aanbestedingsdocument in te vullen.Wij kunnen vragen om gepaste bewijsmiddelen, zoals een Gedragsverklaring Aanbestenden. Ook kan in het kader van de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur, een Bibob-toets plaatsvinden.

De Provincie doet aan belangenscheiding: Belangenverstrengeling rond een aanbesteding kan zich voordoen wanneer een inschrijvende marktpartij betrokken was, of is, bij de voorbereiding van het project of de aanbesteding of de beoordeling van de inschrijvingen. Belangenverstrengeling kan leiden tot het vervalsen van de mededinging door a) inschrijven met voorkennis of b) manipulatie van de opdracht, de aanbesteding of de gunning. Dit wil de provincie voorkomen. Om (de schijn van) belangenverstrengeling te voorkomen hanteert de Provincie als basis het beleid “Scheiding van Belang” van Rijkswaterstaat. Dit betekent dat een ondernemer in geval van een mogelijke belangenverstrengeling moet kunnen aantonen dat hier geen sprake van is om mee te mogen doen met een aanbesteding.

Procedurele uitgangspunten

Zoals omschreven in de Inkoopvisie vinden alle inkopen en aanbestedingen van Flevoland doel- en rechtmatig plaats. Hieronder zijn procedurele uitgangspunten opgenomen, aan de hand waarvan beleid en afspraken praktisch en uitvoerbaar zijn.

Raming en budget

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht dat deugdelijk wordt vastgelegd. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Provincie wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen. De Provincie baseert de berekening van de geraamde waarde van een overheidsopdracht op het totale bedrag, exclusief omzetbelasting, met inbegrip van opties en verlengingen van het contract zoals uitdrukkelijk vermeld in de aanbestedingsstukken.

Aanbestedingsprocedures

Flevoland kan bij de selectie van de te volgen aanbestedingsprocedure gebruik maken van verschillende inkoopprocedures. Flevoland is verplicht om bij opdrachten met een waarde boven de Europese drempelbedragen Europees aan te besteden. Ook beneden deze drempelbedragen past Flevoland aanbestedingsprocedures toe. De Provincie hanteert - met inachtneming van de Gids Proportionaliteit en de deugdelijke raming op basis van voorgaande paragraaf - bij de onderstaande bedragen de volgende procedures. Waar in onderstaande tabellen bedragen zijn opgenomen zijn deze bedragen exclusief omzetbelasting.

Leveringen/diensten

Werken

Concessies

Concessies zijn overheidsopdrachten waarbij de concessiehouder het recht krijgt om voor eigen risico een dienst of een werk te exploiteren. Indien de waarde van de concessie het Europees drempelbedrag drempel overschrijdt is er sprake van een licht regime van aanbesteden. Flevoland kiest ervoor om in die gevallen in ieder geval een meervoudig onderhandse procedure te volgen. Ook indien de concessie een waarde heeft die onder deze drempel ligt kan concurrentie niet worden uitgesloten en wordt, indien de waarde het bedrag van enkelvoudig aanbesteden voor werken resp. diensten overschrijdt, zoveel mogelijk voor een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure gekozen.

Sociale en andere specifieke diensten

In het geval van diensten die vallen onder het regime van Sociale en andere specifieke diensten geldt een apart wettelijk regime. Ook bij onderdrempelige opdrachten worden hiertoe eigen drempelbedragen vastgesteld. In principe kiest Flevoland, indien de waarde het genoemde bedrag overschrijdt, zoveel mogelijk voor een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure tenzij er sprake is van duidelijk grensoverschrijdend belang. In dat laatste geval wordt een passende mate van openbaarheid betracht.

Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag

De Provincie vraagt aan één ondernemer een offerte.

Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag

De Provincie nodigt schriftelijk ten minste drie ondernemers en ten hoogste vijf ondernemers uit om op basis van een offerteaanvraag met objectieve criteria, inclusief wegingsfactoren, een offerte uit te brengen. Aan de hand van de in de offerteaanvraag beschreven gunningsmethodiek wordt beoordeeld welke ondernemer de opdracht gegund krijgt. Bij de afronding ontvangt elke inschrijver een schriftelijke gunningsbeslissing met deugdelijke motivering, inclusief bezwaartermijn waarin wordt aangegeven waarom de opdracht wel of niet wordt gegund.

De provincie hanteert voor de selectie van ondernemers die in aanmerking voor deelname aan een meervoudig onderhandse offerteaanvraag objectieve criteria. De provincie kan hierbij voor bepaalde inkoopcategorieën gebruik maken van een eigen (groslijst)methodiek.

Nationaal aanbesteden

Onder de (Europese) drempelbedragen zal de Provincie nationaal aanbesteden. De Provincie zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen.

Europees aanbesteden

Boven de (Europese) drempelbedragen is het Europees aanbestedingsregime van toepassing. Dat betekent dat de Provincie Europees openbaar of niet-openbaar zal aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving of een andere procedure passender is De Provincie zal per inkoop bepalen welke inkoopstrategie zij hanteert.

Inhuur van extern personeel

Het Dynamisch Aankoopsysteem (DAS) dat de Provincie heeft ingesteld wordt met name gebruikt voor het inhuren van extern personeel. Op het DAS kunnen aanbieders zich (laten) registreren voor opdrachten van de Provincie. Doordat vraag en aanbod elkaar hier direct vinden, ontstaat een sneller, doelmatiger en rechtmatiger inkoopproces dat vooral wordt ingezet voor specialistische expertise. Voordelen van het gebruik van het DAS zijn onder andere het grote bereik, maximale marktwerking en de hoge slagingskans. Uitgangspunt is dat extern personeel wordt ingehuurd via het DAS, tenzij er op andere wijze structureel is voorzien in de inkoopbehoefte voor de betreffende categorie personeel. Te denken valt aan een raamovereenkomst voor uitzendkrachten.

Afwijking van het beleid

Het Inkoopbeleid geldt als standaard voor de werkwijze van Flevoland bij de verstrekking van overheidsheidsopdrachten. De provincie handelt dan ook overeenkomstig dit beleid.

Afwijking van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid vindt uitsluitend plaats op

• •

  Door de Secretaris;

• •

  op basis van een deugdelijk gemotiveerd voorstel;

• •

  na aantoonbare consultatie van een aanbestedingsjurist van de Provincie,; en

• •

  voor zover een en ander op basis van geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

Klachtenmeldpunt

Flevoland doet haar uiterste best om haar aanbestedingsprocedures zo zorgvuldig mogelijk te laten verlopen. Daartoe is een klachtenreglement vastgesteld.