Artikel 1 begripsomschrijvingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a)
gesprekken: klankbordgesprekken van de raad met de burgemeester;
- b)
commissie: de vertrouwenscommissie die is samengesteld uit leden van de raad die het klankbordgesprek voeren;
- c)
adviseurs: wethouder(s) of gemeentesecretaris die de commissie van informatie voorzien;
- d)
commissaris: commissaris van de Koning in de provincie
Artikel 2 Algemene bepalingen
- 1.
De commissie voert namens de raad de gesprekken met de burgemeester.
- 2.
De commissie voert ten minste jaarlijks een gesprek met de burgemeester
- 3.
De gespreksverslagen wegen mee bij het oordeel over een eventuele herbenoeming van de burgemeester.
Artikel 3 Procedure en tijdschema
- 1.
De griffier agendeert en organiseert de gesprekken.
- 2.
De gesprekken worden gevoerd in ieder geval binnen vier weken voorafgaand aan de gesprekken die de commissaris van de Koning met de burgemeester heeft.
- 3.
De griffier onderhoudt de contacten met het Kabinet van de commissaris van de Koning in de provincie.
Artikel 4 Samenstelling commissie
- 1.
De commissie bestaat uit de fractievoorzitters van de in de gemeenteraad vertegenwoordigde fracties. Plaatsvervangende leden worden niet benoemd.
- 2.
Bij ziekte of langdurige afwezigheid van een commissielid kiest de raad een vervanger.
- 3.
De commissie laat zich bijstaan door de griffier, de griffier is secretaris van de commissie en verleent, waar nodig, ambtelijke bijstand. Zij wordt indien nodig daarin bijgestaan door de adjunct-griffier als plv. secretaris.
- 4.
De commissie kan zich laten informeren door wethouder(s) en gemeentesecretaris.
- 5.
De commissie kan zich laten informeren door derden, welke een bestuurlijke relatie met de burgemeester hebben.
Artikel 5 Voorzitterschap commissie
- 1.
De commissie wijst uit haar midden één van de leden aan als voorzitter.
- 2.
De voorzitter leidt het gesprek.
- 3.
De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten
Artikel 6 Geheimhouding
- 1.
De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van de desbetreffende artikelen van hoofdstuk V van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de gesprekken.
- 2.
De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.
- 3.
De deelnemers aan de gesprekken voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen commissieleden gebruik maken van hun eigen kennis en ervaring, informatie van andere raadsleden, openbare bronnen en voor dit doel, in samenspraak met de burgemeester, vertrouwelijk verkregen informatie van informanten. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is uitgesloten.
- 4.
De commissie, noch de raad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen.
- 5.
De commissie treft, met inachtneming van artikel 10 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
- 6.
De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.
- 7.
De geheimhouding is van overeenkomstige toepassing op de raadsleden, de griffier, de informanten en een mogelijke externe adviseur of gespreksleider.
Artikel 7 voorbereiding gesprek
- 1.
Leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het voorgaand verslag in te zien.
- 2.
Leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.
- 3.
Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten.
- 4.
Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen, delen dit tijdig mee.
- 5.
Bij verhindering van meer dan een vierde deel van de leden van de commissie zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak.
Artikel 8 Het gesprek
- 1.
Het gesprek vindt plaats in beslotenheid.
- 2.
Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.
- 3.
Uitgangspunt bij het gesprek gedurende de ambtstermijn is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd.
- 4.
De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek besproken: de burgemeester:
- a)
als voorzitter van de raad en zijn of haar rol in het fractievoorzittersoverleg en de agendacommissie;
- b)
in het proces van dualisme en bestuurlijke vernieuwing;
- c)
als voorzitter van het college;
- d)
als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker in het licht van artikel 170 Gemeentewet;
- e)
die invulling geeft aan het functioneren van de zogeheten driehoek van burgemeester, gemeentesecretaris en griffier.
- f)
die invulling geeft aan de eigen portefeuille, met name de (onmiddellijke) handhaving van de openbare orde (artikel 172 e.v. Gemeentewet) en veiligheid;
- g)
en zijn of haar contacten met inwoners, organisaties en bedrijven;
- h)
als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio, provincie en Rijk;
- i)
en zijn of haar contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie;
- j)
en zijn of haar nevenfuncties en integriteit;
- k)
en zijn of haar, aan de profielschets gerelateerde, competenties;
- l)
en alle overige door de leden en de burgemeester ingebrachte bespreekpunten;
- m)
en zijn of haar doelen en ambities voor de komende periode;
- 5.
Het gesprek wordt ook gebruikt om wederzijdse wensen voor de toekomst kenbaar te maken, om eerder gemaakte afspraken te evalueren, en te spreken over het functioneren van de raad en de ontwikkelingen van de gemeente.
Artikel 9 Verslaglegging
- 1.
Door de griffier wordt het verslag in conceptvorm in drievoud opgesteld en door de commissie en de burgemeester door ondertekening vastgesteld.
- 2.
Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.
- 3.
Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.
- 4.
Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris van de Koning in de provincie gestuurd.
- 5.
Treedt tijdens de ambtsperiode een nieuwe gemeenteraad aan, dan kunnen de deelnemers aan de klankbordgesprekken de stukken inzien.
Artikel 10 Archivering
- 1.
De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken.
- 2.
Archivering gebeurt conform de eisen die de Archiefwet 1995 hieraan stelt.
- 3.
De leden van de commissie zorgen dat alle stukken waarover zijzelf beschikken in het kader van de klankbordgesprekken, op een deugdelijke manier worden vernietigd.
Artikel 11 Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet of wanneer twijfel bestaat over de toepassing van deze verordening, beslist de commissie op voorstel van de commissievoorzitter.
Artikel 12 Slotartikel
- 1.
Deze verordening treedt in werking één dag na de datum van publiceren in het digitale gemeenteblad, conform artikel 8 en artikel 2, lid 2 van de Bekendmakingswet.
- 2.
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de vertrouwenscommissie klankbordgesprekken burgemeester Zuidplas.
- 3.
Met de inwerkingtreding van de Verordening op de vertrouwenscommissie klankbordgesprekken burgemeester Zuidplas, wordt de Verordening op de vertrouwenscommissie functioneringsgesprekken burgemeester Zuidplas uit 2011 ingetrokken.