Organisatie | Oost Gelre |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening op de voorrondes gemeente West Betuwe 2023 |
Citeertitel | Verordening op de voorrondes gemeente West Betuwe 2023 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
04-11-2023 | nieuwe regeling | 24-10-2023 | 2023-092 |
Artikel 8. Ter inzage leggen van stukken
Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een agenda dienen en niet elektronisch beschikbaar zijn, worden gelijktijdig met het verzenden van de digitale oproep op het gemeentehuis ter inzage gelegd. Als na het verzenden van de digitale oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raad en de burgerleden en zo mogelijk ook door middel van openbare kennisgeving;
Stukken waaromtrent op grond van artikel 87 van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier; deze plaats de betreffende stukken op een afgeschermd, niet openbaar, gedeelte van het raadsinformatiesysteem en/of verleent de raadsleden op verzoek inzage.
Artikel 11. Opening vergadering en quorum
Op een vergadering als bedoeld in het derde lid is het tweede lid niet van toepassing. Een oordeelsvormende voorronde kan echter over andere aangelegenheden, dan die waarvoor de ingevolge het tweede lid niet geopende voorronde was belegd, alleen beraadslagen als blijkens de presentielijst minimaal 11 fractieleden van tenminste 7 verschillende fracties tegenwoordig zijn.
Artikel 13. Deelname aan de beraadslaging door anderen
Een oordeelsvormende voorronde kan besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.
Artikel 14. Spreekrecht burgers
Inwoners hebben het recht om in te spreken in een oordeelsvormende voorronde. Daarvoor gelden de volgende regels:
Elke inspreker krijgt maximaal 5 minuten het woord, ongeacht of hij inspreekt op meerdere onderwerpen en/of namens meerdere personen. Als er in totaal meer dan 3 insprekers zijn, verdeelt de voorronde-voorzitter de spreektijd evenredig over de insprekers. In bijzondere gevallen kan de voorronde-voorzitter afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.
Artikel 15. Handhaving orde en schorsing
Hij kan de voorronde voorstellen het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen aan een deelnemer die door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat de deelnemer de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorronde-voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan de deelnemer bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd;
Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.
Paragraaf 3. Besloten vergaderingen
Artikel 17. Toepassing verordening op besloten vergaderingen
Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.
Artikel 19. Opheffing geheimhouding
Als de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.
Aldus besloten in de openbare vergadering van 24 oktober 2023, nummer 2023-092,
de griffier
Hans van der Graaff
de voorzitter
Servaas Stoop
De definiëring van de begrippen spreekt voor zichzelf. Met de voorronde-voorzitter wordt bedoeld een lid van de agendacommissie zoals die door de gemeenteraad is ingesteld.
Artikel 2. Instelling voorronde vergadering
Dit artikel regelt dat de oordeelsvormende voorronde ingesteld wordt in artikel 82 van de gemeentewet. De oordeelsvormende voorronde wordt daarom voorgezeten door een lid van de agendacommissie dat tevens ook raadslid is. De beeldvormende voorronde is niet op een wetsartikel gestoeld en kent daarom een vrije vorm van invulling. Deze voorronde mag ook door niet-raadsleden worden voorgezeten.
Ook regelt dit artikel wie er aan een voorronde mag deelnemen en hoe er met vooraf gestelde vragen wordt omgegaan.
Artikel 3. Taken van een beeldvormende voorronde
In dit artikel zijn de taken van een beeldvormende voorronde vastgelegd.
Ook regelt dit artikel dat de beeldvormende voorronde niet in het gemeentehuis plaatsvindt. Daar ligt ook meteen (mede) de reden dat hier geen (audiovisueel) verslag van wordt gemaakt. De locatie zal mede bepaald worden door de onderwerpen die tijdens de betreffende voorronde aan de orde zijn. In bijzondere gevallen kan de agendacommissie hiervan afwijken
Artikel 4. Taken van een oordeelsvormende voorronde
De taken van een oordeelsvormende voorronde zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De voorronde bereidt de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester.
De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De voorronde kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de voorronde zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.
De voorronde bepaalt evenals de raad haar eigen agenda. De concept-agenda wordt opgesteld door de agendacommissie. De voorronde stelt de agenda aan het begin van de vergadering vast. Dit betekent dat niet het college, maar (de voorzitter van) de raadscommissie bepaalt of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken.
Dit artikel bepaalt de samenstelling van de oordeelsvormende voorronde.
Lid 1 gaat in op de voorzitter; alle voorronden worden voorgezeten door een lid van de agendacommissie. Deze worden door de raad als zodanig benoemd een zijn ook elkaars plaatsvervanger.
Artikel 82, derde lid, van de gemeentewet schrijft voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Om dit te bereiken schrijft het tweede lid voor alle raads- en burgerleden aan een oordeelsvormende voorronde mogen deelnemen. Voor de oordeelsvormende voorronde geldt wel de restrictie dat er per geagendeerd onderwerp maximaal twee fractieleden aan de beraadslaging deelnemen (lid 3); De deelnemende fractieleden mogen dus wisselen per geagendeerd onderwerp. De verhoudingen in de oordeelsvormende voorronde hoeven overigens blijkens jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad
Op grond van het vierde lid moeten commissieleden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12 en 13 van de wet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken en geen functie als bedoeld in artikel 13 van de wet mogen vervullen. Om te beoordelen of wordt voldaan aan de eisen van de wet ligt het voor de hand om gebruik te maken van een geloofsbrievenonderzoek. Het verdient aanbeveling dit onderzoek uit te laten voeren door de commissie die voor raadsleden en wethouders het op basis van artikel V 4 van de Kieswet verplichte geloofsbrievenonderzoek uitvoert. De vereisten die onderzocht moeten worden zijn immers gelijk. Dit onderzoek (alleen naar de niet-raadsleden) gaat vooraf aan het raadsbesluit waarmee de commissieleden benoemd worden.
Het eerste lid stelt verplicht dat de agendacommissie een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de leden van de voorronde een schriftelijke oproep, waarin de vergadering wordt aangekondigd, en de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken stuurt (eerste lid). Uiteraard is het mogelijk, indien de raad dit wenst de oproep en stukken niet per post maar elektronisch te versturen. De oproep vermeldt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.
In het tweede lid gaat het om een voorlopige agenda. In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor een voorronde een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de voorronde-voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen (derde lid).
Uiteindelijk bepaalt een raadscommissie zijn eigen agenda. De agenderende rol van een voorronde komt tot uitdrukking in het vierde lid.
Artikel 8. Ter inzage leggen van stukken
Geïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben om stukken in te zien. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep ter inzage aangeboden (eerste lid). Naast de fysieke terinzagelegging op het stadhuis, zullen de stukken doorgaans op elektronische wijze worden aangeboden (tweede lid). Dit gaat bijvoorbeeld via een digitaal raadsinformatiesysteem of door plaatsing op de gemeentesite.
De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Daarom worden stukken die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de commissievergadering en die geheim moeten blijven bij hem ter inzage gelegd. Van geheimhouding wordt melding gemaakt op de stukken.
Artikel 9. Openbare kennisgeving
Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 82, vijfde lid, van de wet. Voor wat betreft de wijze van publicatie is aangesloten bij artikel 3:12 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Hier wordt expliciet vastgelegd in welke dag-, nieuws- of huis-aan-huisbladen de aankondiging van de vergadering van de raad wordt geplaatst. [Indien de kennisgeving uitsluitend elektronisch plaatsvindt, dan dient er een grondslag te zijn, zie artikel 3:42, tweede lid, juncto 2:14 van de Awb. In het tweede lid wordt deze grondslag gecreëerd om ook in spoedeisende gevallen een openbare kennisgeving uit te kunnen doen gaan.]
De presentielijst en de ondertekening door de voorronde-voorzitter en de voorronde-griffier zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Daarnaast is de presentielijst van belang om de vergoedingen van de niet-raadsleden die deelnemen aan de voorronde te kunnen vaststellen.
Artikel 11. Opening vergadering en quorum
Artikel 20 van de wet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de oordeelsvormende-voorronde ontbreekt een dergelijke bepaling in de wet. Artikel 11 voorziet hierin. Indien tenminste 11 fractieleden van tenminste 7 verschillende fracties de presentielijst hebben getekend, kan worden vergaderd (tweede lid).
Het derde en vierde lid voorzien in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet bereikt is, anders zou de afwezigheid van leden van een oordeelsvormende voorronde de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter de datum en het tijdstip van de nieuwe vergadering bepaalt, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zitten, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen (tweede lid).
Artikel 12. Aantal spreektermijnen
Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten (derde lid). Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de fractieleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een fractielid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de voorronde van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan zij daartoe uitdrukkelijk besluiten (eerste lid).
Artikel 13. Deelname aan beraadslaging door anderen
Deze bepaling is noodzakelijk in verband met de in artikel 22 van de wet geregelde immuniteit, dat in artikel 82, vijfde lid, van de wet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van oordeelsvormende voorronde en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een voorronde bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders. Deze hebben op grond van artikel 21, gelezen in samenhang met artikel 82, vijfde lid, van de wet de mogelijkheid om aan de beraadslagingen deel te nemen. Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld de secretaris uitgenodigd worden. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering te doen.
Artikel 14. Spreekrecht burgers
Het geven van spreekrecht aan burgers is een manier om burgers meer te betrekken bij de besluitvorming van de raad. Doordat de raadsvergadering het sluitstuk is van het besluitvormingsproces dat lang daarvoor is begonnen (ambtelijke organisatie, college, commissies) is er voor gekozen het spreekrecht in de voorronde op te nemen. In die fase zijn de fracties nog bezig hun mening te vormen. Een inspreekmogelijkheid tijdens de raadsvergadering is doorgaans minder effectief (‘schijnspreekrecht’).
Burgers en andere belanghebbenden mogen ook over andere dan de geagendeerde onderwerpen inspreken. Dit in tegenstelling tot de raadsvergadering, waar het inspreken alleen is toegestaan met betrekking tot de geagendeerde onderwerpen.
De burgers die wensen in te spreken kunnen zich binnen een ‘redelijke termijn’ voor de vergadering melden bij de commissiegriffier. Procedureel is het handig om als ‘redelijke termijn’ circa 48 uur aan te houden. Door niet uitdrukkelijk een termijn op te nemen, kan hiermee flexibel worden omgegaan en de servicegerichtheid naar de burger worden vergroot.
In het eerste lid onder d is ervoor gekozen om een burger slechts éénmaal het woord te geven en geen discussie te laten plaatsvinden. Afhankelijk van de lokale situatie kan als richtlijn 5 minuten spreektijd per burger worden aangehouden. Op voorstel van de voorzitter, die in eerste instantie voor een ordentelijk verloop van de vergadering moet zorgen en dus moet kunnen aanvoelen of een verkorting of verlenging van de spreektijd gewenst is, kan van deze richtlijn worden afgeweken.
In lid 2 wordt aangegeven over welke onderwerpen niet kan worden ingesproken
Artikel 15. Handhaving orde en schorsing
Artikel 26 van de wet geeft aan dat de voorzitter bij raadsvergadering bevoegd is om de orde in de vergadering te handhaven. Voor de voorronde-vergaderingen ontbreekt een dergelijke bepaling, deze is daarom in artikel 15 opgenomen. Ingevolge het eerste lid is de voorronde-voorzitter belast met de handhaving van de orde in de voorronde. Op basis van het vierde lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, de vergadering sluiten (derde lid). In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd (tweede lid).
Om te bevorderen dat fractieleden zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de wet bovendien dat artikel 22 van de wet van overeenkomstige toepassing is op leden van oordeelsvormende voorronde. Hierdoor zijn fractieleden, en anderen die aan de beraadslaging mogen deelnemen, niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt niet voor insprekers.
Artikel 16. Voorstellen van orde
Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de vooronde. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de vergadering. Bij het staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen (artikel 32, vierde lid, van de wet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze of een voorstel over de (beperking van de) spreektijden van de leden en overige deelnemers aan de vergadering.
Artikel 17. Toepassing verordening op besloten vergaderingen
Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.
Artikel 18. Verslag besloten vergadering
Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de gemeentewet is artikel 23 van de wet van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de wet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt, tenzij de raad en in casu dus een oordeelsvormende voorronde anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt het eerste lid dat het verslag van een besloten vergadering ter inzage ligt bij de griffier.
Artikel 19. Opheffing geheimhouding
De raad kan de geheimhouding die een voorronde aan de raad oplegt, opheffen. Wel bestaat er een overlegverplichting, waarmee recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.
Artikel 20. Toehoorders en pers
Artikel 26, eerste en tweede lid, van de wet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor een voorronde ontbreekt een dergelijke bepaling in de wet, het derde lid voorziet hierin.
Artikel 21. Geluid- en beeldregistraties
Aangezien de vergaderingen van een voorronde in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.
Artikel 23. Digitaal vergaderen
Dit artikel regelt dat de voorronde ook digitaal georganiseerd kan worden