Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Steenbergen.

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Steenbergen
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Steenbergen.
Citeertitel	Controleverordening gemeente Steenbergen
Vastgesteld door	gemeenteraad
Onderwerp	financiën en economie
Eigen onderwerp	controleverordening

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Deze regeling vervangt De “Controleverordening gemeente Steenbergen” zoals vastgesteld door de raad op 19 december 2020

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
03-11-2023	01-01-2023		nieuwe regeling	26-10-2023 gmb-2023-467691	2328676

Tekst van de regeling

Intitulé

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Steenbergen.

De raad van de gemeente Steenbergen;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 19 september 2023;

gelet op: Artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden;

besluit vast te stellen de volgende verordening;

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Steenbergen.

Artikel 1. Definities

1.
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
  Accountant: een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;
- b.
  Accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant;
- c.
  College: college van burgemeester en wethouders
- d.
  Jaarrekening: verantwoordingsdocument als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet.
- e.
  Deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording die onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.
- f.
  Rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het college waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

1.
De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, lid 2, Gemeentewet wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van vier jaar met de mogelijkheid tot verlengen van 2 x 1 jaar.
2.
Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.
3.
De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

a.
de toe te passen goedkeuringstoleranties en (eventueel hiervan afwijkende) rapportagetoleranties bij de controle van de jaarrekening, de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen goedkeuringstoleranties en (eventueel hiervan afwijkende) rapportagetoleranties
b.
de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen
c.
de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportage, zijnde de managementletter
d.
de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapportagetoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden.
e.
de gemeentelijke producten en/of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapportagetoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden.

4.
In afwijking van het gestelde in lid 3, aanhef onder e kan de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de posten van de jaarrekening en de posten van de deelverantwoordingen vaststellen waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden en welke rapportagetoleranties hij daarbij moet hanteren. Het auditcommittee adviseert de raad hierover.
5.
In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

Artikel 3 Informatieverstrekking door college

1.
Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording en overlegt deze aan de accountant voor controle.
2.
Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administratie, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.
3.
Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant dat alle haar bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.
4.
Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk op 15 juni van het jaar volgend op het begrotingsjaar aan de raad.
5.
Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor de behandeling van de jaarrekening in de raad, beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld van de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.
6.
De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het college zo veel mogelijk gebruik van het namens het collage uitgevoerde onafhankelijke onderzoek;
7.
De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering van de ambtelijke organisatie.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

1.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht alsmede de aard en omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.
2.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.
3.
Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, de portefeuillehouder, het auditcommittee en vertegenwoordigers van de gemeente.

Artikel 5 Toegang tot informatie

1.
De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, informatiedragers (zoals computerbestanden) en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig acht. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.
2.
De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.
3.
Het college draagt er zorg voor dat alle organisatie-eenheden zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, zodat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de getrouwheid van de jaarrekening en rechtmatige totstandkoming van de daarin opgenomen baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde financiële beheer.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

1.
Voor zover nodig geacht kan het college de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden (met betrekking tot rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid) voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad over de verstrekte opdrachten aan de accountant voor specifieke werkzaamheden.
2.
Het college draagt zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd opdracht te geven aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
3.
Het college draagt zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang is van de gemeente.

Artikel 7 Rapportering

1.
Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.
2.
In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles, verslag uit over zijn bevindingen van niet bestuurlijke aard aan het college, na voorafgaand overleg met de concerncontroller en de gemeentesecretaris.
3.
De accountant legt de managementletter naar aanleiding van de interim controle aan het college voor. De managementletter wordt daarna ter kennisname aangeboden aan het auditcommittee.
4.
De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.
5.
De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met het auditcommittee..

Artikel 8 Intrekking oude regeling

1.
De “Controleverordening gemeente Steenbergen” zoals vastgesteld door de raad op 19 december 2020 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van kracht blijft ten aanzien van de controle van de jaarrekening tot en met verslagjaar 2022.
2.
De nieuwe verordening is van toepassing op de accountantscontrole vanaf het boekjaar 2023.

Artikel 9 Herzieningstermijn

Het college beziet minimaal elke vier jaar of de Controleverordening gemeente Steenbergen moet worden herzien.

Artikel 10 Inwerkingtreding en citeertitel

1.
Deze verordening treedt in werking een dag na bekendmaking met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2023.
2.
Deze verordening wordt aangehaald als “Controleverordening gemeente Steenbergen”

Steenbergen, 26 oktober 2023

De raad voornoemd,

De griffier, De Burgemeester

R.A.J. Defilet. MA P.P. van den Belt MBA

Controleprotocol

Bijlage bij de Controleverordening gemeente Steenbergen

Inleiding

Dit controleprotocol heeft enerzijds als doel om aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, normstellingen en goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de jaarrekeningcontrole en anderzijds om aanwijzingen te geven aan het college over de reikwijdte van de controle, normstellingen en toleranties voor het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording.

Voor het college

over de te hanteren verantwoordingsgrens, rapportagetoleranties voor de controle op de rechtmatigheidscontroles en de daarvoor geldende normstellingen.

over het opnemen en toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden in de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarrekening.

Voor de accountant

over de reikwijdte van de accountantscontrole, de materialiteit en de daarvoor geldende normstellingen, rapporteringtoleranties en verantwoordingsgrenzen voor de controle van de jaarrekening.

Te hanteren toleranties door de accountant

Bij het controleren van de jaarrekening hanteert de accountant bepaalde grensbedragen, ook wel gedefinieerd als de omvang, die een fout bedrag in de jaarrekening mag hebben, zonder dat het oordeel van de gebruiker hierdoor wordt beïnvloed. De grenzen zijn gebaseerd op het thans geldende Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (Bado).

Toleranties	Aard van de controleverklaring van de accountant
Toleranties	Goedkeurend	Met beperking	Oordeel onthouding	Afkeurend
Fouten in de jaarrekening (% van omvang basis)	≤ 1%	Meer dan 1% én minder dan 3%	n.v.t.	≥ 3%
Onzekerheden in controle (% van omvang basis)	≤ 3%	Meer dan 3% én minder dan 10%	≥ 10%	n.v.t.

Te hanteren verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording door het college.

In lijn met de Financiële verordening 2023 gemeente Steenbergen wordt de verantwoordingsgrens gesteld op 1%. Dit sluit aan op het materialiteitsbegrip voor de accountantscontrole zodat zowel het college (en interne controle) en de externe accountant met dezelfde procentuele grens werken. Dat sluit aan bij de handelwijze in voorgaande jaren.

Een verantwoordingsgrens van 1% betekent dat fouten en onduidelijkheden, die de grens van (indicatief) € 700.000 overtreffen, moeten worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

Te hanteren rapportagegrens voor de toelichting van onrechtmatigheden in de paragraaf Bedrijfsvoering

Eveneens in lijn met de Financiële verordening worden alle geconstateerde fouten en onduidelijkheden van € 50.000 of hoger, toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering. Dat bedrag is in lijn met het bedrag dat ook in voorgaande jaren is opgenomen in het controleprotocol. Ook voor de getrouwheid wordt een grens gehanteerd van € 50.000.