Budgethoudersregeling gemeente Montfoort

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Montfoort;

gelet op de financiële verordening gemeente Montfoort 2023 en de Gemeentewet;

B E S L U I T E N :

vast te stellen de budgethoudersregeling gemeente Montfoort Enig-artikel

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepaling

a. Begroting: de begroting omvat het geheel aan taken en activiteiten dat nodig is om een beoogd maatschappelijk effect te behalen. Ze heeft een kaderstellende functie: ze wijst financiële middelen toe aan programma’s en autoriseert de besteding van die middelen;

b. Begrotingswijziging: betreft de verschuiving van budgetten tussen programma`s en dekkingsmiddelen. Deze worden door het college ter besluitvorming voorgelegd aan de gemeenteraad;

c. Technische (administratieve) begrotingswijziging: de verschuiving van budgetten binnen of tussen taakvelden binnen één programma;

d. College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Montfoort;

e. Directie: bestaande uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur en/of een (adjunct) directeur;

f. Budget: een door het college in de taakveldraming van een bepaald jaar beschikbaar gesteld bedrag voor het realiseren van een taak binnen een door de gemeenteraad vastgesteld programma en het daaraan gekoppelde beleid en/of activiteiten of prestaties. Dit omvat zowel de exploitatie als investeringen;

g. Krediet: budget ten behoeve van een specifieke investering;

h. Programma: een samenhangend geheel van thema’s en producten gericht op het bereiken van maatschappelijke effecten, zoals gedefinieerd in de begroting;

i. Financieel mandaat: de bevoegdheid van een ambtenaar aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten en aan wie de bevoegdheid is gemandateerd om een overeenkomst tot levering van goederen en/of diensten en/of aanneming c.q. gunning van werken aan te gaan en om ten laste hiervan bestedingen te verrichten. Om budgetten te kunnen aanwenden kan het nodig zijn dat bepaalde bestuursrechtelijke, privaatrechtelijke of feitelijke handelingen worden verricht. De budgethouder mag niet automatisch op grond van zijn budgethouderschap de nodige bijbehorende rechtshandelingen verrichten, maar kan hiervoor aparte mandaten, volmachten en machtigingen nodig hebben van het ter zake bevoegd bestuursorgaan. Deze zijn te vinden in het mandaatregister gemeente Montfoort;

j. Hoofdbudgethouder: de gemeentesecretaris/algemeen directeur van gemeente Montfoort. De hoofdbudgethouder is budgethouder of wijst één of meerdere budgethouders aan;

k. Budgethouder: de medewerker (concernmanager of griffier of directeur of een teamcoördinator) die verantwoordelijk is voor de realisering van de taakstellingen verbonden aan de hem toegewezen budgetten en het aanwijzen van een of meerdere budgetbeheerders; 

l. Budgetbeheerder: de medewerker die onder verantwoordelijkheid van de budgethouder belast is met de realisering van de taakstellingen verbonden aan de hem toegewezen budgetten;

m. Prestatieverklaring: een bewijsstuk, waarmee vastgelegd wordt dat de prestatie, waarvoor een factuur ontvangen is, ook daadwerkelijk geleverd is;

n. Taak: het resultaat van samenhangend handelen, meetbaar gemaakt in tijd, geld en kwaliteit;

o. Taakveld: een door het Rijk voorgeschreven eenheid van taken en daaraan gerelateerde activiteiten van gemeenten waar budgetten aan gekoppeld zijn en op welk niveau de rechtmatigheid wordt vastgesteld;

p. Verplichting: de verplichting tot het verrichten van een financiële beheershandeling (zoals het doen van betalingen of een verrekening of een verstrekking van een subsidie) aan een derde op grond van een overeenkomst, besluit of beschikking.

Artikel 2 Vaststelling begroting gemeente

1. Jaarlijks, voor een door het college vast te stellen datum, levert de directie aan het college de conceptbegroting ten behoeve van de voor het volgende kalenderjaar vast te stellen gemeentebegroting aan.

2. Bij het opstellen wordt rekening gehouden met de door de raad en/of het college vastgestelde kaders.

3. Indien in de begroting de prestaties, zowel kwantitatief als kwalitatief, niet of onvoldoende zijn te beschrijven zullen tussen het college en de directie specifieke afspraken worden gemaakt.

Hoofdstuk 2 Budgethouderschap

Artikel 3 Hoofdbudgethouder en budgethouder(s)

De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de begroting wordt door het college opgedragen aan de hoofdbudgethouder. De hoofdbudgethouder draagt de uitvoering op aan een budgethouder. De budgethouder kan voor de uitvoering budgetbeheerders aanwijzen. De hoofdbudgethouder is verantwoordelijk voor voortgangs- en budgetbewaking en rapporteert, conform de Planning & Control cyclus, aan het college.

Artikel 4 Budgetbeheerder en vervanging

1. De budgetbeheerder is de medewerker die belast is met de uitvoering en besteding van de aan de taak toegewezen opdracht en budget. Hiermee wordt hij verantwoordelijk voor de besteding van de aan deze taak toegewezen middelen (= budget).

2. De budgetbeheerder informeert de budgethouder tijdig over dreigende over- en onderschrijdingen.

3. De budgethouder informeert de hoofdbudgethouder tijdig over dreigende over- en onderschrijdingen.

4. De hoofdbudgethouder blijft altijd eindverantwoordelijk.

5. Bij afwezigheid langer dan 3 weken van de hoofdbudgethouder, kan de (adjunct) directeur als plaatsvervangend hoofdbudgethouder optreden.

6. Bij afwezigheid langer dan 3 weken van een budgethouder, kan de hoofdbudgethouder een (bevoegd) vervanger aanwijzen.

7. Bij afwezigheid langer dan 3 weken van de budgetbeheerder kan de budgethouder een (bevoegd) vervanger aanwijzen.

8. De budgethouder (danwel hoofdbudgethouder) geeft aan voor welke periode en in de plaats van wie de vervangende functionaris wordt benoemd en draagt zorg voor verwerking in de financiële administratie.

Artikel 5 Functiescheiding

De functie van budgethouder en budgetbeheerder is onverenigbaar met:

- de registrerende functie;

- de betalingsfiatterende functie;

- de functie van kassier.

Artikel 6 Mandateren

1. De financiële mandaten worden schriftelijk (danwel elektronisch/bij mail) vastgelegd. Dit geldt zowel voor de aanwijzing van de budgethouder door de hoofdbudgethouder als voor de budgetten die door het college aan de hoofdbudgethouder, door de hoofdbudgethouder aan de budgethouder, en door de budgethouders aan de budgetbeheerders zijn gemandateerd.

2. Doormandateren (naar mede team-coördinator / mede-budgethouder) en het intrekken daarvan kan slechts geschieden met de schriftelijke instemming (bijvoorbeeld per mail) van de desbetreffende budgethouder.

3. Een kopie, bijvoorbeeld via de mail, van de vastlegging van het mandaat of de intrekking ervan wordt verstrekt door de (hoofd)budgethouder aan de financiële administratie. 

4. De bepalingen van deze regeling zijn van toepassing op alle gemandateerde medewerkers.

Hoofdstuk 3 Invulling van het budgethouderschap c.q. -beheer

Artikel 7 Aangaan van verplichtingen, betalingen

1. De hoofdbudgethouder, budgethouders, budgethouders en budgetbeheerders gaan namens de gemeente Montfoort verplichtingen aan. Daarbij nemen zij de procedures (inkoop- en aanbestedingsbeleid) en het bepaalde in de volgende leden in acht.

2. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat is geconstateerd dat ter zake een toereikend budget beschikbaar is en dat ze passen binnen de taakstelling waarvoor het budget beschikbaar is gesteld.

3. Indien onvoldoende budget aanwezig is, dan onderzoekt de budgethouder of er mogelijkheden overeenkomstig artikel 8 zijn. Als die mogelijkheden er niet zijn, moet hij daarover rapporteren aan het college en kan er aanvullende budgetruimte worden aangevraagd bij de gemeenteraad via bijvoorbeeld een reguliere tussentijdse rapportage.

4. Uitsluitend in geval van calamiteiten is het toegestaan, indien mogelijk na overleg met het college, verplichtingen aan te gaan zonder dat daarvoor een goedgekeurd dan wel toereikend budget aanwezig is.

5. Als van de bepaling onder lid 4. gebruik wordt gemaakt en geen overleg mogelijk was, wordt het college terstond geïnformeerd over de noodzaak van deze handelwijze en de gevolgen. Zo spoedig mogelijk wordt aan het college een voorstel voorgelegd tot het beschikbaar stellen van een budget, alsmede voor de wijze waarop de betreffende uitgaven dienen te worden gedekt.

6. Alleen de desbetreffende budgethouder/budgetbeheerder codeert, dateert en accordeert facturen. Bij afwezigheid van budgetbeheerder of budgethouder, als betaling van een factuur geen uitstel kan dulden, accordeert een gelijkwaardige budgetverantwoordelijke volgens het principe van horizontale vervanging. De vervanging dient schriftelijk te worden vastgelegd.

7. De budgetbeheerder laat gecodeerde facturen groter dan € 5.000,- mede accorderen door de budgethouder.

8. Het is niet toegestaan dat de hoofdbudgethouder, budgethouder en budgetbeheerder betalingen aan zichzelf autoriseren (bv declaraties).

9. Uitgaven die betrekking hebben op budgetten over diverse disciplines, zoals verzekeringen, reserves, dotaties aan voorzieningen, afschrijvingen en rente, worden in eerste instantie decentraal afgehandeld door de teamcoördinator financiën. De teamcoördinator financiën is verantwoordelijk voor de verdeling van deze kosten. De budgethouders zijn verantwoordelijk voor hun totale budget inclu. deze posten.

10. De hoofdbudgethouder, de budgethouders en budgetbeheerders mogen verplichtingen aangaan tot de onderstaande bedragen:

• 11.

  De budgethouder en/of budgetbeheerder heeft de verantwoordelijkheid om de prestatieverklaring vast te leggen bij ontvangst van een factuur.

• 12.

  De hoofdbudgethouder kan per geval of in het algemeen instructies geven aan de budgethouders en budgetbeheerders en nadere regels stellen voor de administratieve vastlegging, verantwoording, autorisatie van verplichtingen en lagere maximale hoogtes van bevoegdheden.

   

Artikel 8 Verschuiving van budgetten

1. Verschuiving van inkomsten en/of uitgaven tussen programma en algemene dekkingsmiddelen is in het kader van deze regeling niet relevant omdat het een bevoegdheid betreft van de gemeenteraad. Voor verschuivingen van inkomsten en/of uitgaven tussen programma’s en/of van de algemene dekkingsmiddelen van of naar een programma is een besluit van de gemeenteraad nodig. Het vereist een door een raadsbesluit vastgestelde begrotingswijziging.

2. Verschuivingen van budgetten tussen taakvelden binnen het programma (productniveau): Het college stelt, op voorstel van de (hoofd)budgethouder, een technische (administratieve) begrotingswijziging vast, waarbij wordt geschoven met budgetten tussen taakvelden binnen een programma. Hierbij geldt de voorwaarde dat de aan de budgetten verbonden taakopdrachten wel gerealiseerd worden. De (hoofd)budgethouder is bevoegd binnen de samenstellende onderdelen van een investering te schuiven indien dit uit doelmatigheidsoverwegingen gewenst is.

3. Verschuiving van middelen binnen een taakveld: Het is de (hoofd)budgethouder toegestaan om te schuiven met middelen binnen een taakveld. Hierbij geldt de voorwaarde dat de aan de middelen verbonden taakopdrachten wel gerealiseerd worden.

Hoofdstuk 4 Slotbepalingen

Artikel 9 Toezicht

1. Onverminderd de verantwoordelijkheden van de verschillende budgethouders en budget-beheerders is de hoofdbudgethouder verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van deze regeling. Hij heeft in deze rol een aanwijzingsbevoegdheid.

2. Toezicht op de naleving van deze regeling wordt vormgegeven volgens het PDCA (Plan, Do, Check, Act) principe.

Artikel 10 Informatievoorziening / registratie

1. Iedere budgethouder en budgetbeheerder heeft toegang tot financiële informatie over de toegewezen budgetten.

2. De financiële administratie houdt een register bij waarin budgethouders en budgetbeheerders per budget worden vastgelegd, alsmede tot welke bedragen zij verplichtingen mogen aangaan ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten.

Artikel 11 Overige bepalingen

1. De hoofdbudgethouder, budgethouders, en budgetbeheerders zijn verplicht alles te doen wat voor een goede uitoefening van de functie noodzakelijk is. Zij kunnen zich niet op onvolledigheid van deze regeling of ander voorschrift beroepen bij het nalaten van wat normaal gesproken naar redelijkheid tot de taak wordt geacht te behoren.

2. De hoofdbudgethouder, budgethouders en budgetbeheerders handelen bij het toewijzen en uitvoeren van het budgethouderschap publiekrechtelijk en privaatrechtelijk volgens de geldende regels, zoals onder andere vastgelegd in:

a. Deze budgethoudersregeling;

b. De mandaatbesluiten en mandatenlijsten;

c. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid;

d. De Nederlandse wet.

3. In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het college.

Artikel 12 Intrekken en inwerkingtreding

1. De op 18 december 2018 door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Montfoort, vastgestelde “Budgethoudersregeling gemeente Montfoort”, wordt ingetrokken.

2. Deze regeling treedt in werking de dag na bekendmaking.

Artikel 13 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als Budgethoudersregeling 2023 gemeente Montfoort.

Aldus besloten in de vergadering van burgemeester en wethouders van Montfoort, gehouden op

3 oktober 2023

de secretaris, M.H. van der Veer

de burgemeester, mr P.J. van Hartskamp-de Jong