Inhoudsopgave
Artikel 1. Definities 2
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole 2
Artikel 3. Overige controles en opdrachten 2
Artikel 4. Inrichting accountantscontrole 3
Artikel 5. Informatieverstrekking door Dagelijks Bestuur 3
Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant 4
Artikel 7. Rapportering door accountant 4
Artikel 8. Intrekking oude regeling 4
Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel 4
Artikel 1. Definities
- •
In deze verordening wordt verstaan onder:
- •
accountant: een door het Algemeen Bestuur aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;
- •
accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant;
- •
deelverantwoording: een in opdracht van het Algemeen Bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;
- •
jaarrekening: jaarrekening van de regeling als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;
- •
managementletter: verslag van de accountant gericht aan het Dagelijks Bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen;
- •
rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het Dagelijks Bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole
- 1.
De accountantscontrole vindt plaats door een accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een bepaalde periode.
- 2.
Het Dagelijks Bestuur bereid in overleg met het Algemeen Bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor.
- 3.
Het Algemeen Bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval:
- a.
de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door het Dagelijks Bestuur en afwijkende rapportagegrenzen;
- b.
de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases; en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties;
- c.
de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;
- d.
de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;
- e.
de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering, zoals de management- en boardletter;
- 4.
Het Algemeen Bestuur stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.
Artikel 3. Overige controles en opdrachten
- 1.
Het Dagelijks Bestuur – dan wel de directeur van de gemeenschappelijke regeling, mits daartoe gemandateerd – kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en de doeltreffendheid, voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.
- 2.
Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.
- 3.
Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het Dagelijks Bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het Algemeen Bestuur aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeenschappelijke regeling is.
Artikel 4. Inrichting accountantscontrole
- 1.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening
- a.
de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie;
- b.
De accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie van de regeling uit.
- 2.
Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant en een vertegenwoordiging van de Algemeen Bestuur en vertegenwoordigers van de gemeenschappelijke regeling.
Artikel 5. Informatieverstrekking door Dagelijks Bestuur
- 1.
Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.
- 2.
Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.
- 3.
Bij de jaarrekening bevestigt de directeur namens het Dagelijks Bestuur schriftelijk middels een letter of representation (LOR) aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.
- 4.
Het Dagelijks Bestuur legt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 15 juli ter vaststelling voor aan het Algemeen Bestuur.
- 5.
Het Dagelijks Bestuur neemt kennis van de managementletter met een reactie vanuit de directie.
- 6.
Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het Algemeen Bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur en de accountant gemeld.
- 7.
De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het Dagelijks Bestuur zo veel mogelijk gebruik van het namens het Dagelijks Bestuur uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.
- 8.
De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne audit functie en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.
Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant
- 1.
Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen en informatiedragers van de gemeenschappelijke regeling.
- 2.
De accountant is bevoegd om van alle in de organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de in de organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.
- 3.
Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat alle in de organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.
Artikel 7. Rapportering door accountant
- 1.
Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het Dagelijks Bestuur niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het Algemeen Bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het Dagelijks Bestuur.
- 2.
In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de controller en de directeur dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.
- 3.
De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het Algemeen Bestuur door de accountant aan het Dagelijks Bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het Dagelijks Bestuur om op deze stukken te reageren. Mits daartoe gemandateerd kan de directeur van de gemeenschappelijke regeling in de plaats treden van het Dagelijks Bestuur.
Artikel 8. Intrekking oude regeling
De “Controleverordening Gemeenschappelijke Regeling Orionis Walcheren” wordt ingetrokken.
Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel
- 1.
Deze verordening treedt in werking op 15 september 2023, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2023 en later.
- 2.
Deze verordening wordt aangehaald als “Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) Gemeenschappelijke Regeling Orionis Walcheren 2023”.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur d.d. 14 september 2023.