Hoofdstuk 2 Planning en controlcyclus
Artikel 2 P&C-kalender
- 1.
Het college biedt ter informatie jaarlijks voorafgaand aan een kalenderjaar een bestuurlijke planning aan de raad over het aanbieden en vaststellen van planning- en controldocumenten.
- 2.
De planning- en controldocumenten omvat:
- a.
- b.
- c.
- d.
Programmarekening (jaarverslag en jaarrekening).
Artikel 3 Kadernota
Het college biedt een kadernota aan over de beleidsmatige en financiële kaders op hoofdlijnen voor het volgende begrotingsjaar en de drie daaropvolgende jaren.
Artikel 4 Programmabegroting
- 1.
De raad stelt de indeling van de programma’s vast.
- 2.
De indeling van de programma’s kan bij aanvang van een nieuwe raadsperiode gemotiveerd worden herzien.
- 3.
Bij het programma wordt aangegeven:
- •
Welk maatschappelijk effect willen we bereiken?
- •
Wat gaan we daarvoor doen?
- •
Wat is de bijdrage van verbonden partijen aan dit programma?
- •
- 4.
In de begroting wordt naast de wettelijke paragrafen volgens het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten een paragraaf subsidies opgenomen.
- 5.
De raad kan een nieuwe paragraaf instellen voor projecten groter dan € 1 miljoen en een tijdshorizon van langer dan 4 jaar.
Artikel 5 Bestuursrapportage
- 1.
In een bestuursrapportage worden de volgende onderwerpen opgenomen:
- a.
Stand van zaken beleidsuitvoering begroting;
- b.
Voorstel voor onderwerpen die achter lopen op schema;
- c.
Financiële ontwikkelingen (verschuivingen, incidenteel en structureel);
- d.
Ontwikkelingen reservepositie;
- e.
Stand van zaken accountant en landelijke ontwikkelingen.
- f.
- 2.
Bij onderdeel 5, lid 1 b, wordt in het voorstel expliciet aangegeven of er sprake is van bijstelling van een raadsprogramma, doelstelling of budget.
Artikel 6 Programmarekening
- 1.
Het college zorgt voor een adequate vertaling van de collegeproducten naar de verantwoording van de raad-programma’s.
- 2.
Bij het programma wordt aangegeven:
- •
Welk maatschappelijk effect is bereikt?
- •
- •
Wat was de bijdrage van verbonden partijen aan dit domein?
- •
Hoofdstuk 3 Autorisatie budgetten en informatieplicht
Artikel 7 Autorisatie budgetten:
- 1.
De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en lasten per programma.
- 2.
De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de investeringsbudgetten die in een apart overzicht zijn opgenomen.
- 3.
Verschuiving in budgetten zijn mogelijk door het college als deze worden opgenomen in een bestuursrapportage. Hierbij gelden de volgende criteria:
- a.
de verschuiving is beleidsarm en vindt plaats binnen een programma;
en
- b.
het betreft incidentele budgetten tussen twee kalenderjaren en daarbij geldt als minimumbedrag € 25.000 voor een budgetoverheveling.
- 4.
Bij nieuw beleid worden aanpassingen vanaf € 50.000 via een raadsvoorstel aan de raad aangeboden. Er is sprake van nieuw beleid, indien afgeweken wordt van het bestaande beleid en de daarbij behorende financiële kaders.
- 5.
Bij nieuw beleid onder de € 50.000 wordt de raad via een informatienota en Griffiebrief geïnformeerd met de mogelijkheid daarop binnen twee weken te reageren. Vervolgens wordt dit opgenomen in een bestuursrapportage.
Artikel 8 Informatieplicht
- 1.
Het college besluit niet over:
de aan- en verkoop van goederen, werken en diensten, het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties indien deze niet passen binnen het bestaande beleid en de daarbij behorende financiële kaders. De raad dient eerst geïnformeerd te worden over het voornemen en hiertoe in de gelegenheid zijn gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen.
- 2.
Het college rapporteert in de P&C documenten over incidentele baten en lasten vanaf € 25.000.
Artikel 9 EMU-saldo
Wanneer het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het college de raad of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het college een aanpassing nodig acht, doet het college een voorstel voor het wijzigen van de begroting.
Hoofdstuk 4 Financieel beleid
Artikel 10 Financiële positie
In de programmabegroting en –rekening wordt naast de wettelijke onderdelen van het Besluit begroting en verantwoording in de beleidsmatige en financiële samenvatting een integraal beeld gegeven van al het beleid waartoe de raad heeft besloten. Hierbij wordt een samenvatting opgenomen van verschillende dwarsdoorsneden en eventuele verwijzingen naar paragrafen en bijlagen.
Artikel 11 Activeren, waarderen en afschrijven
Het college biedt de raad een Nota activeren, waarderen en afschrijven aan.
Artikel 12 Grondbeleid
Het college biedt de raad een Nota grondbeleid aan.
Artikel 13 Verbonden partijen
Het college biedt de raad een Nota verbonden partijen aan.
Artikel 14 Voorziening voor oninbare vorderingen
- 1.
Voor de vorderingen op verbonden partijen en derden wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.
- 2.
Voor de vorderingen vanwege belastingen en heffingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.
Artikel 15 Reserves en voorzieningen
- 1.
In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves aan de taakvelden plaats.
- 2.
Het college biedt de raad een nota reserves en voorzieningen aan. Deze nota wordt door de raad vastgesteld en behandelt:
- a.
de vorming en besteding van reserves;
- b.
de vorming en besteding van voorzieningen.
- 3.
Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een beleidsvoornemen wordt minimaal aangegeven:
- a.
het specifieke doel van de reserve;
- b.
de voeding van de reserve;
- c.
de maximale hoogte van de reserve; en
- d.
- 4.
Als een bestemmingsreserve voor een beleidsvoornemen binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een besteding valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.
- 5.
Incidentele lasten worden vanaf een drempelbedrag van € 25.000 bekostigd uit de algemene reserve.
Artikel 16 Kostprijsberekening en tarieven
- 1.
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.
- 2.
Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (btw).
- 3.
Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden toegerekend aan activiteiten welke geheel of deels worden bekostigd met een specifieke uitkering of subsidie, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en in de desbetreffende verantwoordingen over de besteding toegerekend aan die activiteiten.
- 4.
Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden betrokken in de aangifte vennootschapsbelasting, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en voor de belastingaangifte aan de kostprijs van de vennootschapsbelastingplichtige activiteiten toegerekend.
- 5.
Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken, diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, voor zover dat niet activiteiten als bedoeld in het derde en vierde lid betreffen, wordt uitgegaan van een aandeel in de totale overheadkosten ter grootte van de geraamde directe kosten van de economische categorieën 1.1 Salarissen en sociale lasten en 3.5.1 Ingeleend personeel die worden besteed aan de desbetreffende goederen, werken, diensten en heffingen, gedeeld door de totale geraamde directe kosten van de economische categorieën 1.1 Salarissen en sociale lasten en 3.5.1 Ingeleend personeel.
- 6.
Het percentage van de omslagrente voor de toerekening van rente voor de financiering van de in gebruik zijn de activa, bedoeld in het eerste lid, wordt jaarlijks met de begroting vastgesteld. Het percentage van deze omslagrente wordt bepaald uit het gewogen gemiddelde van het bij de begroting geraamde rentepercentage van de rentekosten op de opgenomen langlopende leningen, kortlopende leningen en kredieten.
- 7.
In afwijking van het eerste lid worden bij vennootschapsbelastingplichtige activiteiten en grondexploitaties alleen de rentekosten voor de inzet van vreemd vermogen aan de kostprijs toegerekend. Bij projectfinanciering worden dan de werkelijke rentekosten toegerekend. In andere gevallen wordt uitgegaan van het gewogen gemiddelde rentepercentage van de portefeuille leningen.
Artikel 17 Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen
- 1.
Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor de belastingen, de rioolheffing, de afvalstoffenheffing, leges en marktgelden.
- 2.
Het college biedt de raad een nota aan met de kaders voor de prijzen voor de levering van gemeentelijke goederen, werken en diensten aan overheidsbedrijven en derden en voor de huren en de erfpachten.
- 3.
Het college legt bij een tussentijdse wijziging van prijzen, huren en erfpachten ten opzichte van de kaders uit de nota vooraf een besluit voor aan de raad.
Artikel 18 Financieringsfunctie (Treasury)
- 1.
Het college biedt het Treasurystatuut aan ter vaststelling door de raad.
- 2.
Het Treasurystatuut legt de beleidsmatige infrastructuur van de treasuryfunctie vast in de vorm van uitgangspunten, doelstellingen, richtlijnen en limieten. Het Treasurystatuut maakt een objectieve en transparante verantwoording van de treasuryfunctie vooraf en achteraf mogelijk.
Artikel 19 Borg en garantstellingen
- 1.
Het college biedt een Nota borg en garantstellingen aan ter vaststelling door de raad.
- 2.
In de Nota borg en garantstellingen zijn opgenomen de uitgangspunten en het risicobeheer.
Hoofdstuk 5 Financieel beheer en interne controle
Artikel 20 Administratie
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
- a.
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel;
- b.
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa, voorraden, vorderingen en schulden, contracten, enz.;
- c.
het verschaffen van informatie voor budgetbeheer en voor het maken van kostencalculaties;
- d.
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de programmabegroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
- e.
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.
Artikel 21 Registratie bezittingen, activa en vermogen
- 1.
Het college draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren-)schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de vier jaar.
- 2.
Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.
Artikel 22 Financiële organisatie
Het college draagt zorgt voor:
- a.
een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de teams;
- b.
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;
- c.
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten.
- d.
de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;
- e.
de te maken afspraken met de ambtelijke organisatie over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;
- f.
de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de taakvelden;
- g.
het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;
- h.
het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen; en
- i.
het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.
Artikel 23 Interne controle
- 1.
Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.
- 2.
Het college stelt jaarlijks een Controleplan vast waarin in ieder geval de, onder verantwoordelijkheid van het college, uit te voeren verbijzonderde interne controles en audits over lid 1 zijn opgenomen.
Hoofdstuk 6 Rechtmatigheidsverantwoording
Artikel 24 Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording
- 1.
De raad stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.
- 2.
In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteren burgemeester en wethouders aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens als percentage van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. Dit percentage wordt vastgesteld in het normenkader rechtmatigheid.
- 3.
In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan de rapportagegrens toegelicht. De rapportagegrens wordt vastgesteld in het normenkader rechtmatigheid.
Artikel 25 Voorwaardencriterium
- 1.
Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.
- 2.
Burgemeester en wethouders bieden de raad jaarlijks uiterlijk op 31 december ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.
Artikel 26 Begrotingscriterium
- 1.
Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;
- 2.
De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 4.
- 3.
Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal budgetbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het budget, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.
- 4.
Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:
- a.
Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.
- b.
Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.
- c.
De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.
- 5.
Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.
Artikel 27 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium
- 1.
Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.
- 2.
Burgemeester en wethouders zorgen voor en leggen vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.
Hoofdstuk 7 Slotbepalingen
Artikel 28 Intrekken oude verordening en overgangsrecht
De Financiële verordening gemeente De Ronde Venen 2016, vastgesteld op 15 december 2016, wordt ingetrokken.
Artikel 29 Inwerkingtreding en citeertitel
- 1.
Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2023.
- 2.
Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening gemeente De Ronde Venen 2023.