FINANCIËLE VERORDENING KEMPENPLUS 2020

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• b.

  Administratieve Organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van een goede werking van de informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding;

• c.

  Afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het bestuur;

• d.

  BBV: Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten;

• e.

  Bestuur: het bestuur van de Bedrijfsvoeringsorganisatie Participatiebedrijf KempenPlus;

• f.

  Deelprogramma: een nadere uitsplitsing van het programma van Bedrijfsvoeringsorganisatie Participatiebedrijf KempenPlus;

• g.

  Deelnemende gemeenten: De gemeenten die deelnemer zijn aan de gemeenschappelijke regeling en daarmee eigenaar zijn van de Bedrijfsvoeringsorganisatie Participatiebedrijf KempenPlus: Bergeijk, Bladel, Eersel en Reusel-De Mierden;

• h.

  Doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;

• i.

  Doeltreffendheid: de mate waarin de organisatie er in slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of beoogde maatschappelijke effecten te bereiken;

• j.

  Financieel Beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de Bedrijfsvoeringsorganisatie Participatiebedrijf KempenPlus;

• k.

  Jaarplan: programmaplan voor het verslagleggingsjaar;

• l.

  KempenPlus: de gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Participatiebedrijf KempenPlus;

• m.

  Klantgemeenten: Gemeenten die gebruik maken van de diensten van Bedrijfsvoeringsorganisatie Participatiebedrijf KempenPlus maar geen deelnemer zijn aan de gemeenschappelijke regeling en geen invloed hebben op de inrichting van de Bedrijfsvoeringsorganisatie Participatiebedrijf KempenPlus;

• n.

  Programmakosten: lasten en baten die ten laste c.q. ten gunste van de begrotingsprogramma’s van de deelnemende gemeenten en klantgemeenten komen en door Bedrijfsvoeringsorganisatie Participatiebedrijf KempenPlus namens de gemeenten worden betaald c.q. ontvangen. In de financiële verantwoording van de programmakosten is tevens het aandeel van de gemeente in de activa en passiva, verband houdende met de programmakosten opgenomen;

• o.

  Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden.

Artikel 2. Inrichting begroting en jaarstukken

De begroting en jaarstukken van KempenPlus;

• 1.

  bevatten één programma zoals bedoeld in artikel 8 BBV.

• 2.

  Het bestuur kan het programma uitsplitsen in deelprogramma’s.

• 3.

  Bij de begroting en de jaarstukken worden in het overzicht met initiële baten en lasten alleen de incidentele baten en lasten opgenomen groter dan € 10.000.

• 4.

  In de begroting worden de bijdragen per gemeente geraamd en gesplitst in incidenteel en structureel. In de jaarstukken vindt de definitieve afrekening plaats op gelijke wijze.

• 5.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven.

• 6.

  In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

Artikel 3. Kaders voor de begroting

• 1.

  Het bestuur stelt gezamenlijk met de gemeenten voor 30 november een meerjarenbeleidsplan met het financiële beleid en de financiële kaders voor de begroting die ingaat een jaar na het huidige verslagleggingsjaar. De gemeenten zijn verantwoordelijk voor het bepalen van het beleid en KempenPlus heeft hierbij een ondersteunende rol.

• 2.

  Het meerjarenbeleidsplan bevat de beleidsvoornemens voor vier jaar.

Artikel 4. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1.

  Het bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per taakveld.

• 2.

  Bij de begrotingsbehandeling geeft het bestuur aan welke nieuwe investeringen het op een later tijdstip met een apart voorstel autoriseert. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 3.

  Bij de behandeling van de tussenrapportages bedoeld in artikel 5, lid 1, wijzigt het bestuur de geautoriseerde baten en lasten, de geautoriseerde investeringskredieten en stelt het beleid bij. In geval van investeringen met een meerjarig karakter wijzigt het bestuur indien nodig ook bij iedere begroting op grond van geactualiseerde ramingen de geautoriseerde investeringskredieten.

Artikel 5. Tussentijdse rapportage

• 1.

  Het bestuur ontvangt van de directie een tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van KempenPlus over de eerste 3 maanden en de eerste 9 maanden van het lopende boekjaar.

• 2.

  De tussenrapportages bevatten een uiteenzetting over de uitvoering en het bijstellen van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

  • a.

    De baten en de lasten per deelprogramma

  • b.

    De resultaten van de product markt combinaties

  • c.

    De realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten.

• 3.

  In de tussenrapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten toegelicht, ingeval deze afwijkingen groter zijn dan € 10.000. Afwijkingen bij investeringskredieten die groter zijn dan € 25.000 dan begroot worden toegelicht.

Artikel 6. Informatieplicht

• 1.

  Het bestuur heeft een actieve informatieplicht naar de raden van de deelnemende gemeenten ten aanzien van actuele ontwikkelingen in regelgeving, beleid en financiële afwijkingen van belang voor de gemeentelijke begrotingen.

• 2.

  Jaarlijks vindt conform artikel 12 van de gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie KempenPlus en de daarbij behorende overlegstructuur raden een bijeenkomst met de gezamenlijk raden van de deelnemende gemeenten plaats.

• 3.

  In de bijeenkomst wordt het meerjarenbeleidsplan toegelicht.

Artikel 7. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening.

• 2.

  Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 3.

  De immateriële vaste activa worden alleen geactiveerd als het bestuur hiertoe besluit.

• 4.

  Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven.

• 5.

  Voor gebouwen en vaste inrichtingen kan een restwaarde worden gehanteerd.

• 6.

  Materiële vaste activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 10.000,- worden niet geactiveerd.

• 7.

  Activa worden afgeschreven vanaf het jaar volgend op het jaar van investeren.

Artikel 8. Rente

In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de taakvelden plaats.

Artikel 9. Reserves

• 1.

  KempenPlus houdt een algemene reserve aan die minimaal gelijk is aan 1 maal de in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheer van de begroting opgenomen risico’s. De algemene reserve bedraagt maximaal 1,4 maal de in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheer opgenomen risico’s van de begroting. Het meerdere wordt uitgekeerd aan de gemeenten conform de vastgestelde verdeelsleutel.

• 2.

  Bij de instelling van een bestemmingsreserve wordt minimaal aangegeven:

  • •

    het specifieke doel van de reserve;

  • •

    de voeding van de reserve;

  • •

    de maximale hoogte van de reserve; en

  • •

    de maximale looptijd.

• 3.

  Als een bestemmingsreserve binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot besteding of een investering, valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.

Artikel 10. Financieringsfunctie

• 1.

  Het bestuur vraagt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen met een looptijd langer dan één jaar ten minste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen;

• 2.

  Bij het verstrekken van leningen, het verstrekken van garanties en het verstrekken van risicodragend kapitaal bedingt het bestuur indien mogelijk zekerheden.

Artikel 11 Verantwoording van de programmakosten

• 1.

  KempenPlus draagt zorg voor de betaling van de programmakosten.

• 2.

  De programmakosten van de deelnemende gemeenten en klantgemeenten zijn niet in de jaarrekening van KempenPlus opgenomen.

• 3.

  De baten en lasten van de programma kosten worden in een afzonderlijke administratie verantwoord.

• 4.

  Deelnemende gemeenten die facturen ontvangen, die door KempenPlus administratief en financieel worden afgewikkeld, zijn verantwoordelijk voor de volledigheid van doorzending van facturen aan KempenPlus.

Artikel 12 Informatievoorziening van de programmalasten en baten

• 1.

  De informatievoorziening ten behoeve van de gemeentelijke jaarrekeningen wordt door de deelnemende gemeenten en KempenPlus in onderling overleg bepaald;

• 2.

  De informatie zoals bedoeld in lid 1 van dit artikel wordt ook aan de klantgemeenten ter beschikking gesteld.

Artikel 13. Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Het bestuur stelt ten minste eens in de vier jaar een beleidsnota op met de uitgangspunten voor het weerstandsvermogen en risicobeheersing.

Artikel 14. Onderhoud kapitaalgoederen

Het bestuur stelt ten minste eens in de vier jaar een onderhoudsplan voor de gebouwen op. Het plan bevat voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gebouwen.

Artikel 15. Bedrijfsvoering

In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het bestuur naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 BBV in ieder geval op:

• •

  de omvang, opbouw en ontwikkeling van het gesubsidieerde en niet gesubsidieerde personeel en de loonkosten;

• •

  de kosten van inhuur derden;

• •

  de huisvestingskosten;

• •

  de automatiseringskosten;

• •

  het ziekteverzuim.

Artikel 16. Verbonden partijen

Bij de begroting en de jaarstukken neemt het bestuur in de paragraaf verbonden partijen naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 15 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten ook informatie op over de samenwerking met en opdrachtverlening aan gemeenschappelijke regeling Samenwerking Kempengemeenten.

Artikel 17. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• •

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in KempenPlus als geheel en in de afdelingen;

• •

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

• •

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• •

  het verschaffen van informatie met betrekking tot de omzet en de productie van goederen en diensten van KempenPlus;

• •

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en

• •

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 18. Financiële organisatie

Het bestuur draagt zorg voor:

• •

  een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidig toewijzing van de taken aan de afdelingen;

• •

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

• •

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• •

  de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• •

  de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• •

  de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de taakvelden;

• •

  het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten; ,

• •

  zodat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 19. Interne controle

• 1.

  Het bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a, van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b, van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het bestuur maatregelen tot herstel.

• 2.

  Het bestuur zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van KempenPlus. Bij afwijkingen in de registratie neemt het bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Artikel 20. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De Financiële verordening KempenPlus 2019 wordt ingetrokken per 30 juni 2020.

Artikel 21. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op 1 juli 2020.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening KempenPlus 2020.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur van Participatiebedrijf KempenPlus van

25 juni 2020

D.S.C. Jansen,

De voorzitter.

F.J.L.M. Baudoin,

De secretaris.