Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Participatiebedrijf KempenPlus, gevestigd te Bladel;
gelet op Artikel 213 van de Gemeentewet; de Gemeenschappelijke regeling KempenPlus, artikel 35, zesde lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen en het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO);
stelt vast:
Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Participatiebedrijf KempenPlus.
Artikel 1. Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
Accountant: een door het bestuur benoemde:
- •
- •
accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of
- •
organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening;
- b.
Accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door het bestuur benoemde accountant van:
- •
het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;
- •
het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;
- •
het in overeenstemming zijn van de door het bestuur opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;
- •
de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken, waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen;
- c.
Bestuur: het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Participatiebedrijf KempenPlus;
- d.
Deelnemende gemeenten: de gemeenten die deelnemer zijn aan de gemeenschappelijke regeling en daarmee eigenaar zijn van de bedrijfsvoeringsorganisatie Participatiebedrijf KempenPlus: Bergeijk, Bladel, Eersel en Reusel-De Mierden
- e.
Deelverantwoording: een ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;
- f.
Goedkeuringstolerantie: de som van fouten of onzekerheden in de jaarrekening of verantwoording die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de getrouwheid en/of de financiële rechtmatigheid van de jaarrekening of verantwoording wordt aangetast;
- g.
KempenPlus: de gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Participatiebedrijf KempenPlus;
- h.
Klantgemeenten: Gemeenten die gebruik maken van de diensten van KempenPlus maar geen deelnemer zijn aan de gemeenschappelijke regeling en geen invloed hebben op de inrichting van de bedrijfsvoeringsorganisatie;
- i.
Normenkader: een overzicht van alle voor de rechtmatigheidscontrole relevante externe wetgeving en de eigen regelgeving van KempenPlus, dat jaarlijks separaat door het bestuur vastgesteld wordt;
- j.
Programmakosten: lasten en baten die ten laste c.q. ten gunste van de begrotingsprogramma’s van de deelnemende gemeenten en klantgemeenten komen en door KempenPlus namens de gemeenten worden betaald c.q. ontvangen. In de financiële verantwoording van de programmakosten is tevens het aandeel van de gemeente in de activa en passiva, verband houdende met de programmakosten opgenomen.
- k.
Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden.
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole
- 1.
De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het bestuur te benoemen accountant.
- 2.
De benoemde accountant is belast met de accountantscontrole van:
- a.
de jaarrekening van KempenPlus,
- b.
de jaarrekeningen van de gelieerde instellingen en rechtspersonen.
- 3.
De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van vier jaar. In onderling overleg kan het bestuur besluiten om de opdracht aan de accountant te verlengen met twee jaar.
- 4.
De directie bereidt in overleg met het bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor. Het bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast.
- 5.
De goedkeuringstolerantie voor de accountantscontrole voor de controle van de jaarrekening bedraagt maximaal 1% voor fouten en maximaal 3% voor onzekerheden ten opzichte van de omvangsbasis van de begroting.
Artikel 3 Controle van de programmakosten
- 1.
De controle van de programmakosten kan aan de accountant zoals bedoeld in artikel 2 lid 2 worden opgedragen of aan een andere accountant.
- 2.
De lasten en baten van programmakosten van de deelnemende gemeenten zijn niet in de jaarrekening en de administratie van de KempenPlus opgenomen. Voor deze lasten en baten is een afzonderlijke administratie ingericht en hiervan wordt per deelnemende gemeente een financiële verantwoording opgesteld.
- 3.
De accountants van de deelnemende en klantgemeenten mogen gebruik maken van de bevindingen van de accountant van KempenPlus en de eventuele rapportages inzake de administratieve organisatie en interne beheersing,
- 4.
De goedkeuringstolerantie voor de accountantscontrole voor de controle van de financiële opstelling van programmakosten per gemeente bedraagt maximaal 1% voor fouten en maximaal 3% voor onzekerheden ten opzichte van de omvangsbasis van de betreffende gemeentelijke begroting.
- 5.
Naast de goedkeuringstoleranties wordt een rapporteringstolerantie van ≥ € 50.000 voor de programmakosten gehanteerd.
Artikel 4. Informatieverstrekking door het bestuur
- 1.
Het bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekeningen conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.
- 2.
Het bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, bestuursbesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en toegankelijk zijn.
- 3.
Bij de jaarrekening bevestigt de directeur van KempenPlus, namens het bestuur, schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.
- 4.
Het bestuur stelt de jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen vóór 15 april vast.
- 5.
Het bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan de provincie.
- 6.
Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het bestuur aan de accountant gemeld.
Artikel 5. Inrichting accountantscontrole
- 1.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.
- 2.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.
- 3.
Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-) overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiging uit) het bestuur, de directeur en de controller.
Artikel 6. Toegang tot informatie
- 1.
De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de dienst; voor zo ver dit is toegestaan binnen de Algemene verordening gegevensbescherming .
- 2.
De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren en werknemers mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het bestuur draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren en werknemers hieraan hun medewerking verlenen.
- 3.
Het bestuur draagt er zorg voor dat alle onderdelen van de organisatie de accountant alle informatie verstrekken, zodat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.
Artikel 7. Overige controles en opdrachten
- 1.
Het bestuur kan de door het bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.
- 2.
De accountant stelt een afzonderlijke rapportage op van deze specifieke werkzaamheden.
- 3.
Het bestuur draagt zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van KempenPlus is.
Artikel 8 Rapportage
- 1.
Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het bestuur en zendt een afschrift hiervan aan de directie.
- 2.
In aanvulling op het in de Gemeentewet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de directeur en de controller.
- 3.
De accountant stelt een verslag van bevindingen bij de werkzaamheden in het kader van de controle van de programmakosten;
- 4.
De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken door het bestuur het verslag van bevindingen met de directie en de controller.
Artikel 9 Intrekken van de oude verordening en overgangsrecht
De controleverordening gemeenschappelijke regeling WVK groep wordt ingetrokken per 30 juni 2019.
Artikel 10 Inwerkingtreding
Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Controleverordening KempenPlus 2019’ en treedt in werking per 1 juli 2019.
Artikel 11 Citeertitel
Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening KempenPlus 2019”.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur van Participatiebedrijf KempenPlus op 1 juli 2019.
D.S.C. Jansen,
De voorzitter.
F.J.L.M. Baudoin,
De secretaris .