| Organisatie | Uithoorn |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Regeling bezwaarschriftencommissie gemeente Uithoorn 2023 |
| Citeertitel | Regeling bezwaarschriftencommissie gemeente Uithoorn 2023 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Regeling bezwaarschriftencommissie gemeente Uithoorn 2020.
Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-11-2023 | nieuwe regeling | 04-10-2023 |
Besluit van het college van burgemeester en wethouders tot vaststelling van de Regeling bezwaarschriftencommissie gemeente Uithoorn 2023
Regeling bezwaarschriftencommissie gemeente Uithoorn 2023
De raad, het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester en de leerplichtambtenaar gemeente Uithoorn;
gelet op artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en de bepalingen in artikel 84 en 108, eerste lid van de Gemeentewet;
besluit vast te stellen de volgende regeling:
Artikel 10. Uitoefening bevoegdheden
De secretaris heeft de bevoegdheid tot opschorting van de beslissing op bezwaar ingevolge artikel 4:15 van de wet. Wanneer de opschorting plaatsvindt op basis van overmacht als bedoeld in artikel 4:15 lid 2 onder c van de wet, stemt de secretaris het gebruikmaken van deze bepaling vooraf af met de voorzitter van de commissie en het verwerende bestuursorgaan.
Artikel 14. Onpartijdigheid leden
De voorzitter en de leden nemen niet deel aan de behandeling van een bezwaarschrift als daarbij hun onpartijdigheid in het geding kan zijn. Zij laten zich zo nodig vervangen.
Artikel 20. Uitbrengen advies en verdaging
Indien op grond van artikel 11 van deze regeling (vooronderzoek) of op grond van artikel 18 van deze regeling (nader onderzoek) wordt verricht bij een extern (advies)orgaan is uitstel mogelijk voor zover de indiener van het bezwaarschrift daarmee instemt en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen kunnen worden geschaad of ermee instemmen.
De commissie brengt jaarlijks aan de bestuursorganen verslag uit van haar werkzaamheden in het voorafgaande kalenderjaar.
Aldus vastgesteld op 4 oktober 2023 door het college van burgemeester en wethouders van Uithoorn
de secretaris,
Mevr. M.C. Wegewijs
de burgemeester,
dhr. P.J. Heiliegers
Aldus vastgesteld op 4 oktober 2023
de burgemeester,
dhr. P.J. Heiliegers
Aldus vastgesteld op 4 oktober 2023
de leerplichtambtenaar,
mw. A. de Jong
Aldus vastgesteld op 4 oktober 2023
de burgemeester (Voorzitter van de Raad)
dhr. P.J. Heiliegers
Deze regeling geeft een kader voor de behandeling van bezwaarschriften. Het contact met burger staat hierbij centraal. De regeling bevat bepalingen over de informele aanpak, het ambtelijk horen en het horen door een commissie. Het uitgangspunt is formele behandeling van bezwaren waar het moet en informele behandeling waar het kan.
Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht.
Het bestuursorgaan is gedefinieerd in artikel 1:1, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Onder bestuursorgaan wordt hier verstaan een orgaan van de gemeente dat een besluit heeft genomen waartegen bezwaar wordt gemaakt. De raad, burgemeester en wethouders, de burgemeester en de leerplicht ambtenaar zijn gemeentelijke bestuursorganen die besluiten kunnen nemen waartegen bezwaar kan worden ingediend (zie artikel 7:1 in samenhang met artikel 8:1 van de Awb). Deze regeling geldt dus voor al deze gemeentelijke bestuursorganen.
Artikel 2. Ingediend bezwaarschrift
In de Awb (artikel 6:5) is bepaald aan welke eisen een bezwaarschrift moet voldoen, alvorens het in behandeling mag/moet worden genomen. Het gaat met name om de wijze waarop een bezwaarschrift ingediend moet worden en de daarmee samenhangende ontvankelijkheidsvragen. Een bezwaarschrift moet schriftelijk worden ingediend. Het is niet mogelijk het bezwaarschrift per e-mail in te dienen. De bezwaarmaker kan wel via DigiD een bezwaarschrift indienen. Op de website van de gemeente Uithoorn wordt bezwaarmaker daarop gewezen.
De Awb bevat de algemene regels voor de verhouding tussen de overheid en individuele burgers en bedrijven. In de huidige Awb is elektronische communicatie tussen burger en overheid vooralsnog alléén toegestaan als beide partijen hier zichtbaar voor openstaan. De Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer geeft burgers en bedrijven het recht op elektronisch berichtenverkeer met bestuursorganen. Een bestuursorgaan wordt verplicht voor ieder type aan het bestuursorgaan gericht formeel bericht een elektronische wijze van verzenden aan te wijzen. (Artikel 2:15, eerste lid) Het “recht” op elektronisch verzenden van formele berichten door burgers geldt alleen als dat bericht wordt verzonden op de wijze die het bestuursorgaan heeft aangewezen (Artikel 2:15, derde lid). De vorengenoemde wet zal zeer waarschijnlijk ingaan op 1 juli 2024.
Hieronder wordt beknopt aangegeven aan welke minimumeisen een bezwaar moet voldoen. En welke onderwerpen/procedure in de Awb na ontvangst van een bezwaar aan de orde komen:
De procedure na ontvangst van een bezwaarschrift (artikel 6:14 tot en met 6:15):
Schriftelijk bevestigen van de ontvangst door het orgaan waarbij het bezwaarschrift is ingediend. Hierbij zal worden vermeld dat (in beginsel) een commissie over het bezwaar zal adviseren. Dit kan ook in een later stadium: zie ook de opmerkingen in paragraaf 3 onder ambtelijke commissie (artikel 6:14).
Na ontvangst van een bezwaar wordt een ontvangstbevestiging opgesteld en verzonden. Als een bezwaarschrift niet voldoet aan de vereisten genoemd van artikel 6:5 Awb of het bezwaarschrift is te laat ontvangen wordt de bezwaarmaker in de ontvangstbevestiging direct in de gelegenheid gesteld zijn verzuim te herstellen en/of toe te lichten waarom hij pas zo laat zijn bezwaren kenbaar maakt. Als blijkt dat een bezwaarschrift niet binnen 6 weken na datum bekendmaking van het bestreden besluit is ontvangen is het raadzaam de envelop, waarin het bezwaarschift is verzonden/ontvangen te bewaren. De datum van de poststempel kan van belang zijn ter voorkoming van onnodige geschillen over de ontvankelijkheid (zie artikel 6:9 Awb). Het aantekenen van de datum van ontvangst wordt in artikel 6:15 Awb uitdrukkelijk voorgeschreven als het bezwaarschrift wordt ingediend bij een onbevoegd bestuursorgaan of een onbevoegde administratieve rechter. Dit heeft betekenis voor de vraag of het geschrift tijdig bij de bevoegde instantie is ingediend.
De in artikel 7:13, tweede lid Awb bepaalde melding, dat een commissie over het bezwaar zal adviseren, is van belang omdat hierdoor de beslistermijn van zes weken wordt verlengd tot twaalf weken met een verdagingsmogelijkheid van zes weken (artikel 7:10).
De registratie van het bezwaarschrift met datum van ontvangst is van belang. Artikel 6:14 van de Awb bepaalt dat de ontvangst schriftelijk dient te worden bevestigd. De Awb bepaalt dat de termijn voor het indienen van een bezwaar-of beroepschrift zes weken bedraagt. Deze termijn vangt aan met ingang van de dag na die waarop het (bestreden) besluit op voorgeschreven wijze bekend is gemaakt (zie de artikelen 6.7 en 6.8, eerste lid, van de Awb).
Binnen de gemeente Uithoorn wordt gewerkt met twee kamers, de Sociale kamer en de Algemene kamer. Bij binnenkomst wordt het bezwaar aan de juiste kamer toebedeeld.
Het zo spoedig mogelijk na de ontvangst van het bezwaarschift contact leggen met de bezwaarmaker is zeer zinvol. Er kan dan aan bezwaarmaker en eventuele andere belanghebbenden inzicht in en uitleg over de vervolgprocedure worden gegeven. Op welke wijze contact wordt opgenomen wordt niet in de Awb geregeld. Dit is aan het bestuursorgaan zelf. De keuze die gemaakt wordt kan afhangen van de inschatting wat het beste in het concrete geval zal zijn.
Tijdens dit contact kan worden aangeven dat ambtelijk of door een adviescommissie zal worden gehoord, maar kan ook worden gewezen op de (eventuele) mogelijkheid van informele behandeling van het bezwaarschrift. Het kan zijn dat tijdens dit eerste contact al een passende informele oplossing op het bezwaarschrift wordt gevonden. Ook is het mogelijk dat hiervoor nog nader onderzoek en contact met de voorbereider(s) van het bestreden besluit is vereist. Dit wordt nader uitgewerkt in artikel 3. Van belang is dat eventuele afspraken over de informele oplossing die bij dit contact al is verkregen schriftelijk worden vastgelegd.
Het leggen van contact is ook van belang als (de verwachting is dat) het bezwaar kennelijk ongegrond of kennelijk niet ontvankelijk wordt verklaard. De helderheid over de afhandeling van deze bezwaren kan bijdragen aan het begrip voor de beslissing op het bezwaar. Hiernaast kan het contact met de indiener van het kennelijk niet ontvankelijke of kennelijk ongegronde bezwaar leiden tot ambtshalve herziening van het besluit. Dit kan (uiteraard) ook uit de informele afhandeling van ontvankelijke bezwaren voorvloeien. Zie over informele afhandeling verder de toelichting op artikel 3.
Artikel 3. Vooronderzoek en informele behandeling
Na het eerste contact met de bezwaarmaker (zie artikel 2), zal vaak nadere informatie moeten worden ingewonnen over de achtergronden van het besluit en de reden waarom bezwaar is gemaakt. Hierbij wordt met zowel de bezwaarmaker als de voorbereider van het bestreden besluit contact opgenomen en wordt de mogelijkheid van een minnelijke oplossing van het bezwaar (verder) verkend. Het is van belang dat dit contact kort na binnenkomst van het bezwaarschrift wordt gelegd. Als al bij het eerste contact (zie artikel 2) een oplossing op het bezwaarschrift is gevonden dan hoeft (uiteraard) niet nog een keer contact te worden gezocht met de bezwaarmaker. Als een oplossing kan worden gevonden voor het probleem dat aanleiding was voor het bezwaarschrift dan hoeft het bezwaarschrift niet verder in behandeling te worden genomen en kan het informeel worden afgedaan. Indien er eventuele andere belanghebbenden zijn, dan wordt ook met hen in contact getreden als dit gewenst is voor de informele afhandeling. Omdat de heroverweging van het bestreden besluit in bezwaar onbevooroordeeld moet gebeuren, is het wenselijk dat dit (ambtelijke) contact niet wordt gelegd door iemand die direct bij de voorbereiding van het bestreden besluit betrokken is geweest.
Als tijdens het informele contact blijkt dat een nieuw besluit wenselijk is, dan worden hierbij de belangen van derde belanghebbenden in acht genomen.
Het bestuursorgaan moet op het bezwaarschrift beslissen binnen zes weken na het einde van de termijn voor het indienen van het bezwaarschrift (artikel 7:10, eerste lid, van de Awb). Als een commissie als bedoeld in artikel 7:13 Awb is ingesteld, is de beslistermijn twaalf weken. De beslistermijn kan worden verdaagd (=uitgesteld) als de termijn voor de behandeling van het bezwaar niet kan worden gehaald. Ook als wordt gestart met een informele behandeling van een bezwaar kan de beslistermijn worden verdaagd. De beslistermijn kan maximaal zes weken worden verdaagd, maar verdere verdaging van de beslistermijn is mogelijk als alle belanghebbenden daarmee hebben ingestemd of als (enkel) de bezwaarmaker hiermee heeft ingestemd en de belangen van (overige) belanghebbenden niet worden geschaad. De beslistermijn kan ook worden verdaagd als de naleving van een wettelijk procedurevoorschrift dit vergt (artikel 7:10, derde en vierde lid, van de Awb). Het verdagingsbesluit moet aan de belanghebbenden worden bekendgemaakt, maar het is niet mogelijk om hiertegen een bezwaar- of beroepschrift in te dienen. Zie ook de artikelen 3:40 en 6:3 van de Awb.
Belanghebbenden (de bezwaarmaker en eventuele andere belanghebbenden) moeten worden gehoord voordat op het bezwaar wordt beslist (artikel 7:2, eerste lid, van de Awb). Slechts in een beperkt aantal gevallen kan van het horen worden afgezien. Deze staan in artikel 7:3 van de Awb weergegeven en zien op kennelijk niet ontvankelijkheid en kennelijk ongegrondheid, geen of kennelijk geen interesse in het horen door de belanghebbende(n). Ook als aan het bezwaar volledig tegemoet wordt gekomen zonder belangen van derden te beschadigen kan van het horen worden afgezien. De secretaris kan ondersteuning bieden bij het ambtelijk horen.
Het eerste lid voorziet in de mogelijkheid dat het bevoegde bestuursorgaan bepaalde categorieën van bezwaarschriften aanwijst, door het nemen van een aanwijzingsbesluit, waarbij ambtelijk wordt gehoord. Voor het ambtelijk horen gelden de bepalingen uit artikel 7:5 van de Awb.
Hoe het horen wordt vormgegeven is grotendeels aan degene(n) die horen zelf. Er kan voor worden gekozen om fysiek te horen, maar telefonisch of digitaal horen is ook mogelijk. Hierbij is het wel vereist dat alle betrokkenen hiermee instemmen. Als het om een openbare hoorzitting gaat, ligt telefonisch horen niet voor de hand. Van het horen moet een verslag worden gemaakt (artikel 7:7 van de Awb). De Awb bepaalt niet hoe het verslag van het horen moet worden vormgegeven en hoe uitgebreid het moet zijn. Het verslag kan onderdeel zijn van de beslissing op het bezwaarschrift, maar vaak zal een afzonderlijk verslag worden opgemaakt.
Als de bezwaarmaker of het bestuursorgaan het bezwaarschrift alsnog aan de commissie wil voorleggen, kan het bevoegde bestuursorgaan hiertoe besluiten. Het is verstandig om deze beslissing goed te motiveren zodat de commissie en de betrokken partijen weten waarom hiertoe is besloten. Die motiveringsplicht geldt temeer als het bestuursorgaan in weerwil van het verzoek van de bezwaarmaker besluit toch ambtelijk te horen.
Zie de toelichting op artikel 3 onder ''beslistermijnen" .
Artikel 5. Horen en adviseren door de commissie
Het horen en adviseren door een commissie wordt in artikel 7:13 van de Awb geregeld. De commissie moet aan bepaalde (cumulatieve) vereisten voldoen. Deze zien op de samenstelling, mededeling dat de commissie zal adviseren aan bezwaarmaker, wijze van horen, uitnodiging bestuursorgaan en uitbrengen van het advies.
Hier zijn specifieke bezwaarschriften uitgezonderd van horen en adviseren door de commissie.
Zie de toelichting op artikel 4, vierde lid.
Artikel 6. Samenstelling van de commissie
Raadsleden en burgemeester en wethouders mogen geen lid zijn van de commissie. Zie artikel 84, tweede lid, in samenhang met artikel 83, tweede lid, van de Gemeentewet.
Gezien de verschillende vakgebieden waarop de besluiten en bezwaren betrekking hebben en het aantal bezwaarschriften is ervoor gekozen om de adviescommissie onder te verdelen in twee kamers:
De afzonderlijke kamers van de commissie bestaan uit een voorzitter en ten minste twee leden (artikel 7:13, eerste lid, onder a, van de Awb). De voorzitter maakt geen deel uit en is niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan (artikel 7:13, eerste lid, onder b, van de Awb). Het aantal leden dat naast de voorzitter deel uitmaakt van de commissie moet tenminste twee zijn, maar dit kunnen er ook meer zijn. De Awb laat het aan het bestuursorgaan zelf of de leden deel uitmaken van en werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan of dat een of meerdere leden uit externen bestaan. Uithoorn heeft er voor gekozen dat de leden van de commissie geen deel uit mogen maken of werkzaam mogen zijn onder de verantwoordelijkheid van de gemeente Uithoorn dan wel Duo+.
Het college is bevoegd om de voorzitter, leden en plaatsvervangende leden te benoemen, te schorsen en te ontslaan. Het college mag niet te lichtvaardig met de ontslagbevoegdheid omspringen omdat anders de schijn zou kunnen ontstaan dat een commissie(lid) aan de kant wordt geschoven vanwege een voor het bestuursorgaan onwelgevallig standpunt. Als een lid niet naar behoren functioneert, is het in eerste instantie de commissie die hierop actie zal moeten ondernemen. De voorzitter zal hierbij een belangrijke rol spelen. Als er sprake is van een vertrouwensbreuk dan is ontslag en/of schorsing (door het college) mogelijk.
Als de voorzitter verhinderd is, dan kan de commissie zelf beslissen wie hem als voorzitter vervangt.
Hoewel in de Awb nergens over een secretaris wordt gesproken, is het gebruikelijk dat een commissie beschikt over een secretaris (en plaatsvervangers) ter ondersteuning van de werkzaamheden. De secretaris coördineert de afhandeling van een ingekomen bezwaarschrift. De secretaris verzorgt de ontvangstbevestiging, plant en organiseert de hoorzittingen, nodigt de belanghebbende(n), de vertegenwoordigers van het bestuursorgaan uit voor de hoorzitting, legt de stukken ter inzage, zorgt voor het verslag en bereidt het advies voor van de commissie. Gezien de omvang van de werkzaamheden en om vervanging te garanderen worden alle medewerkers van het team Juridische Zaken van de Bedrijfsvoeringsorganistatie Duo+ benoemd als secretaris van de commissie, zodat vervanging te allen tijde gewaarborgd is. In lid 3 is daarom bepaald dat zijn gedragingen, handelingen en werkzaamheden vallen onder de verantwoordelijkheid van de Bedrijfsvoeringsorganistatie Duo+.
Het artikel heeft betrekking op de periode van benoeming van de voorzitter en de commissieleden. Deze bepaling spreekt voor de rest voor zich. De voorzitter/leden worden benoemd voor een periode van 4 jaar en kunnen vervolgens 2 keer worden herbenoemd voor 4 jaar. Er is rekening gehouden met de benoemingsperiode van de wethouders die gelijk is aan de zittingstermijn van de gemeenteraad. `
Artikel 9 Presentiegeld / financiële tegemoetkoming
De leden van de commissie die een zitting bijwonen ontvangen per zitting een door het college vastgestelde vergoeding ter voorbereiding en voor het bijwonen van een zitting. Zij tekenen hiervoor per zitting een presentielijst.
Artikel 10. Uitoefening bevoegdheden
Ingevolge artikel 7:13 vierde lid Awb beslist de adviescommissie over de toepassing van artikel 7:4, zesde lid (geen ter inzage legging van stukken vanwege geheimhouding om gewichtige redenen), en 7:5, tweede lid (afzien van horen in het openbaar). De in dit artikel aangehaalde verdere artikelen of artikelleden van de Awb luiden als volgt:
Indien niet is voldaan aan artikel 6:5 of aan enig ander bij de wet gesteld vereiste voor het in behandeling nemen van het bezwaar of beroep, kan dit niet-ontvankelijk worden verklaard, mits de indiener de gelegenheid heeft gehad het verzuim te herstellen binnen een hem daartoe gestelde termijn. De termijn waarbinnen het verzuim kan worden hersteld, wordt vastgesteld door de voorzitter. In de regeling is geen vaste termijn daarvoor opgenomen omdat het niet mogelijk is in algemene zin, voor alle gevallen aan te geven hoe lang deze termijn zou moeten zijn. Uitgangspunt is wel dat er sprake moet zijn van een redelijke termijn (in de meeste gevallen kan met een termijn van twee weken na het einde van de bezwaartermijn worden volstaan).
De indiener moet een reële mogelijkheid worden geboden het geconstateerde verzuim te herstellen, maar het moet niet zo zijn dat door een langere termijn de procedure wordt vertraagd.
Ten slotte wordt gewezen op artikel 7:10 van de Awb, waarin voorschriften zijn opgenomen voor de termijn waarbinnen op een ingediend bezwaarschrift dient te worden beslist. De beslistermijn wordt opgeschort met ingang van de dag waarop de indiener is verzocht een verzuim als bedoeld in artikel 6:6 Awb te herstellen, tot de dag waarop het verzuim is hersteld of de daarvoor gestelde termijn ongebruikt is verstreken.
Indien iemand zich laat vertegenwoordigen, zendt het orgaan dat bevoegd is op het bezwaar te beslissen, de op de zaak betrekking hebbende stukken in elk geval aan de gemachtigde. Deze bepaling spreekt voor zich. Voor zover het de behandeling door de commissie betreft, ligt deze taak bij de secretaris. Het is niet nodig om in de bezwaarfase ook de stukken aan de vertegenwoordigers van de belanghebbende toe te zenden die zijn geproduceerd in de fase tussen de aanvraag en het primaire besluit (CRvB 24 juni 1997, JB 1997/196).
Artikel 7:4, tweede lid van de Awb
Het bestuursorgaan legt het bezwaarschrift en alle verder op de zaak betrekking hebbende stukken voorafgaand aan het horen gedurende ten minste één week voor belanghebbenden ter inzage. Het inzagerecht is als één van de fundamentele waarborgen voor een goed verlopende bezwaarschriftprocedure te beschouwen. Het maakt het principe van hoor en wederhoor mogelijk. Het is gekoppeld aan de hoorzitting: wordt er niet gehoord, dan is er ook geen sprake van een verplichte ter-inzage-legging. Stukken toezenden hoeft niet, maar een verzoek van een belanghebbende om stukken in te zien mag niet beperkt blijven tot de termijn van ter-inzage-legging (Rb. Amsterdam, 8 augustus 1995, Awb katern 1996, 19).
Artikel 7:6, vierde lid van de Awb
Het bestuursorgaan kan, al dan niet op verzoek van een belanghebbende, toepassing van het derde lid achterwege laten, voor zover geheimhouding om gewichtige redenen is geboden [...].Gerefereerd wordt aan het derde lid van artikel 7:6 dat luidt als volgt: “Wanneer belanghebbenden afzonderlijk zijn gehoord, wordt ieder van hen op de hoogte gesteld van het verhandelde tijdens het horen buiten zijn aanwezigheid.”
Artikel 7:10, derde lid van de Awb
Het bestuursorgaan kan de beslissing voor ten hoogste zes weken verdagen. Wanneer het bestuursorgaan niet binnen de wettelijke termijn (12 weken) kan beslissen mag het bestuursorgaan, op grond van dit artikel, de beslissing voor ten hoogste zes weken verdagen. Verder uitstel is mogelijk voor zover alle belanghebbenden daarmee instemmen of wanneer de indiener van het bezwaarschrift daarmee instemt en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen worden geschaad. In art. 4:15 worden redenen genoemd en voorwaarden gesteld voor situaties waarin het bestuursorgaan het geven van een beschikking (waaronder een beslissing op bezwaar valt) kan opschorten. Een daarvan is wanneer er sprake is van overmacht. De secretaris stemt het gebruikmaken van deze bepaling vooraf af met de voorzitter van de commissie en het verwerende bestuursorgaan.
De voorzitter van de commissie draagt zorg dat al het noodzakelijke wordt gedaan, om de behandeling van het bezwaar genoegzaam voor te bereiden. Dat geldt zowel intern bij de gemeente of de Bedrijfsvoeringsorganisatie Duo+. Hij krijgt de bevoegdheid alle gewenste inlichtingen in te winnen, als extern. Zo moet het voor hem/haar mogelijk zijn om met de bezwaarmaker in contact te treden om nadere informatie in te winnen of bijvoorbeeld hem/haar bij kennelijke niet-ontvankelijkheid, in overweging te geven, het bezwaarschrift in te trekken.
De activiteiten van de commissie of haar voorzitter bij de voorbereiding van de te behandelen zaken kunnen kosten met zich meebrengen. Daarbij vallen gewone en bijzondere kosten te onderscheiden. Bij gewone kosten valt te denken aan bijvoorbeeld de vergoedingen voor de leden. Het inschakelen van externe deskundigen zal bijzondere kosten met zich meebrengen. Deze kosten komen ten laste van de gemeentebegroting. Aangezien het college belast is met de uitvoering van de begroting, ligt het voor de hand dat bijzondere kosten niet gemaakt worden vóórdat dat college de gelegenheid heeft gehad dit te toetsen aan een begrotingspost. Om deze reden is in deze bepaling voor de kosten voor getuigen of deskundigen een machtiging vooraf geïntroduceerd. Uiteraard mag het niet zo zijn dat het college door zo'n toetsing het werk van de commissie frustreert en haar onafhankelijke positie daardoor aantast.
In dit verband verdient ook artikel 3:7 Awb aandacht. Daarin is bepaald dat het bestuursorgaan waaraan advies wordt uitgebracht, al dan niet op verzoek, de gegevens ter beschikking stelt aan de adviseur die nodig zijn voor een goede vervulling van diens taak. Het blijft ter beoordeling van het bestuursorgaan welke gegevens dat zullen zijn.
Uit de aard van het advies van de commissie vloeit voort dat dit alle op de zaak betrekking hebbende gegevens zullen zijn. De commissie zal immers geen afgewogen oordeel kunnen uitbrengen als gegevens worden achtergehouden.
Voor het bepaalde in het eerste lid: zie de toelichting op artikel 5 van deze regeling. Artikel 7:3 van de Awb geeft aan in welke gevallen van het horen van belanghebbenden kan worden afgezien. Artikel 7:3 luidt als volgt: Van het horen van een belanghebbende kan worden afgezien indien:
Het college mag van de bezwaarmaker in redelijkheid verlangen dat hij aangeeft of hij gebruik wil maken van het horen. Het college kan een bezwaarmaker in de gelegenheid stellen om dit binnen een redelijke termijn kenbaar te maken. Als de bezwaarmaker vervolgens niet binnen de gestelde termijn reageert, mag het college ervan uitgaan dat hij geen prijs stelt op een hoorzitting. Bezwaarmaker hoeft dan in principe ook niet te worden uitgenodigd.
Het ligt voor de hand dat als het verwerend orgaan aan het bezwaar van belanghebbende volledig tegemoet denkt te kunnen komen, het daarover met de voorzitter van de commissie contact opneemt. In dit verband wordt ook gewezen op artikel 6:19 Awb waarin is bepaald dat het bezwaar van rechtswege mede betrekking heeft op een besluit tot intrekking, wijziging of vervanging van het bestreden besluit, tenzij partijen daarbij onvoldoende belang hebben.
De bevoegdheid om van het horen af te zien wordt door de regeling toegekend aan de voorzitter van de commissie. Deze beslissing [wel of niet horen] is dus niet aan het bestuursorgaan dat het bezwaar heeft ontvangen. Dat zou overigens ook niet mogelijk zijn, gelet op artikel 7:13, vierde lid, waarin onder andere is bepaald dat de commissie, voor zover bij wettelijk voorschrift niet anders is bepaald, beslist over de toepassing van artikel 7:3.
Het bepaalde in het derde lid spreekt voor zich. Daarnaast zal in het uiteindelijk uit te brengen advies hier nogmaals op teruggekomen moeten worden. Dat is noodzakelijk omdat ingevolge artikel 7:12 Awb bij de beslissing op een bezwaarschrift, als van het horen is afgezien, aangegeven moet worden op welke grond dat is geschied.
Op grond van het vierde lid kan de voorzitter besluiten een hoorzitting te verzetten wanneer daar voor hem moverende redenen voor zijn.
Artikel 13. Uitnodiging hoorzitting
Ingevolge het eerste lid van deze bepaling wordt ook het verwerend orgaan uitgenodigd voor de zitting. Het is van groot belang dat dit orgaan zich ter zitting ook laat vertegenwoordigen. Daarmee kan worden voorkomen dat er, vanwege de inbreng van bezwaarmaker, een eenzijdig beeld ontstaat. Voorts is het voor een externe commissie van groot belang om van bestuurlijke zijde te vernemen hoe een beslissing tot stand is gekomen. Het kan voor de commissie anders moeilijk worden om een goede afweging te maken. Het verdient aanbeveling een termijn vast te stellen die ligt tussen de oproeping en de zitting zelf. In het algemeen moet gedacht worden aan een zodanige termijn dat bezwaarmaker en de overige belanghebbenden voldoende gelegenheid krijgen om zich behoorlijk op de zitting voor te bereiden. Bezwaarmakers kunnen geattendeerd worden op de mogelijkheid om hun verweer (pleitnota) op schrift te stellen dat bij het verslag wordt gevoegd.
Voorts is een regeling opgenomen over het desgevraagd wijzigen van het tijdstip van de zitting. Uitstel hoeft niet altijd te worden verleend. Een bezwaarmaker dient tijdig uitsluitsel over zijn verzoek om uitstel te krijgen. Een verzoek om uitstel wordt niet automatisch gehonoreerd. Een gemotiveerd verzoek om uitstel kan ingewilligd worden, maar dient in de regel beperkt te blijven tot een éénmalig uitstel omdat de afwikkeling van het bezwaarschrift een te grote vertraging kan ondervinden.
De toelichting op dit artikel van deze regeling is ook de plaats om te wijzen op het bepaalde in artikel 7:4 van de Awb (het indienen van nadere stukken) en 7:8 van de Awb (het horen van meegebrachte getuigen) van de Awb. Het verdient aanbeveling om van de inhoud van deze artikelen bij de uitnodiging van de hoorzitting mededeling te doen.
Artikel 14. Onpartijdigheid leden
Hoewel artikel 2:4 van de Awb een gebod van onpartijdigheid bevat voor bestuursorganen is in dit artikel nog uitdrukkelijk bepaald dat dit (ook) voor de commissie geldt. Dit biedt bijvoorbeeld duidelijkheid als de onafhankelijke voorzitter of een extern lid inhoudelijk niet onbevangen kan adviseren
Artikel 15. Openbaarheid hoorzitting
Ingevolge artikel 7:5, tweede lid Awb besluit het bestuursorgaan, voor zover niet bij wettelijk voorschrift anders is bepaald, of het horen in het openbaar plaatsvindt. In artikel 7:13, vierde lid Awb wordt deze bevoegdheid aan de commissie toegekend.
In de onderhavige regeling is bepaald dat de Sociale Kamer met gesloten deuren hoort omdat er ter zitting met name bijzonder persoonlijke zaken van familiaire, medische of financiële aard of andere zaken met een vertrouwelijk karakter aan de orde kunnen komen.
De hoorzitting van de Algemene Kamer vindt in principe in het openbaar plaats, tenzij de voorzitter van de commissie of één van de aanwezige leden het nodig oordeelt of indien een belanghebbende daartoe een verzoek doet en de commissie vervolgens beslist dat gewichtige redenen aanwezig zijn om met gesloten deuren te horen.
Op grond van de Awb moet het college iedere belanghebbende in de gelegenheid stellen te worden gehoord, voordat op bezwaar wordt beslist. Dit kan betekenen dat bij bezwaar tegen een jeugdhulpbesluit ook minderjarige kinderen moeten worden gehoord. Zij kunnen immers als belanghebbenden worden aangemerkt. Het hoorrecht van kinderen is expliciet vastgelegd in het Internationale Verdrag inzake de Rechten van het Kind (IVRK).
In artikel 12 van het IVRK is opgenomen dat elk kind het recht heeft om een eigen mening te vormen en deze vrijelijk te uiten in alle aangelegenheden die het kind betreffen. In artikel 12 IVRK wordt voor het horen van kinderen geen leeftijdsgrens genoemd. Dat betekent dus dat ook heel jonge kinderen in principe het recht hebben om gehoord te worden.
In artikel 12 IVRK wordt wel als voorwaarde gesteld dat een kind alleen in de gelegenheid gesteld moet worden om gehoord te worden als hij in staat is om zijn eigen mening te vormen. Als het kind daartoe niet in staat is, geldt het hoorrecht dus niet. Een soort gelijke bepaling is ook opgenomen in artikel 8:21 Awb. In de praktijk wordt ervan uit gegaan dat kinderen van 12 jaar of ouder in staat zijn om een eigen mening te vormen.
Verder vraagt het horen van kinderen extra gesprekstechnieken en vaardigheden van de commissie. Het is niet vanzelfsprekend dat de jeugdige weet waar hij zijn mening over moet geven of wat daarvan de consequenties zijn. Het is belangrijk dat de commissie hier extra aandacht voor heeft. Ook kan zich - in het bijzonder bij echtscheidingsstrijd - een situatie voordoen waarbij een kind de mening van één van de ouders overneemt. Het is van belang dat de commissie hierop bedacht is en, door de juiste vragen te stellen, probeert om de eigen mening van de jeugdige te achterhalen.
In dit kader zal - zoals ook gebruikelijk is in familiezaken bij de rechtbank - de jeugdige apart worden gehoord. Bijvoorbeeld voorafgaand aan het horen van de overige belanghebbenden. In het kader van hoor en wederhoor zal de commissie de overige belanghebbenden dan wel op de hoogte stellen van hetgeen de jeugdige heeft verklaard. Een korte en zakelijke weergave is voldoende. Voor jeugdigen zal een aparte uitnodigingsbrief in begrijpelijke taal worden opgesteld die aansluit bij het niveau van de jeugdige.
In principe wordt gehoord door de (plaatsvervangend) voorzitter en twee leden. Er is echter geen wettelijk bezwaar tegen het horen door de voorzitter en één lid van de commissie. Het tweede lid dient dan wel bij de beraadslaging betrokken te zijn, zodat het advies door totaal drie leden wordt uitgebracht (ABRS 2 maart 2000, GS 2000/ 7119, 3).
Artikel 7:7 van de Awb vereist dat van het horen een verslag wordt gemaakt. De vorm en de inhoudelijke vereisten van het verslag worden niet door de Awb geregeld. Het bepaalde in het eerste lid strekt niet zo ver dat van al het aanwezige publiek naam en hoedanigheid wordt opgenomen. Dit is ook niet wenselijk gelet op de bepalingen van de Algemene verordening gegevensbescherming. Enkel de noodzakelijk persoonsgegevens mogen in het verslag worden opgenomen. Noodzakelijk is in ieder geval dat uit het verslag duidelijk moeten blijken wie namens welke partij aanwezig was en wat door hen naar voren is gebracht.
Artikel 7:13, zesde lid, van de Awb bepaalt dat het schriftelijke advies van de commissie het verslag van het horen bevat. Hieruit volgt dat het verslag uiterlijk bij het uitbrengen van het advies moet zijn opgesteld. Niet is vereist dat het verslag schriftelijk is opgesteld. De Awb bepaalt ook niet dat het verslag aan de betrokkenen moet worden toegezonden. Dit is echter wel wenselijk.
De commissie maakt van de hoorzitting een geluidsopname ten behoeve van het schriftelijk verslag. Deze geluidsopnamen vervangt niet de schriftelijke verslaglegging. De geluidsopname, wordt uiterlijk 10 weken nadat de beslissing op bezwaar is verzonden verwijderd.
Na de hoorzitting kan de commissie constateren dat nader onderzoek nodig is alvorens een advies te kunnen opstellen. In het eerste lid is niet voorgeschreven hoe dit onderzoek moet plaatsvinden, het is aan commissie zelf hoe dit onderzoek vorm te geven. Een nader onderzoek kan feiten of omstandigheden aan het licht brengen die op het moment van de zitting nog niet bekend waren. Dit kan aanleiding zijn om de belanghebbenden en het bestuursorgaan opnieuw te horen.
Deze bepaling voorziet naast de mogelijkheid om binnen nader te stellen termijn een schriftelijke reactie te geven, in de mogelijkheid de commissie te verzoeken daartoe een nieuwe zitting te houden. In artikel 7:9 van de Awb is bepaald dat als het feiten of omstandigheden betreft die voor de beslissing op bezwaar van aanmerkelijk belang kunnen zijn, dit aan belanghebbenden wordt meegedeeld en dat zij opnieuw in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord (rechtsbeginsel van hoor en wederhoor).
Na de hoorzitting gehouden telefoongesprekken kunnen gezien worden als nader onderzoek (Nationale ombudsman 9 juli 2001, AB 2001/263). Een zorgvuldige procedure houdt ook in dat het bestuursorgaan zich niet rechtstreeks tot de commissie kan wenden zonder dat de andere belanghebbenden in de gelegenheid worden gesteld om hun standpunt dienaangaande kenbaar te maken (Rb. Rotterdam, 10 november 1999, JB, 1999/311).
Artikel 19. Raadkamer en advies
Omdat het van belang is dat de commissie in alle vrijheid kan beraadslagen en beslissen, is in het eerste lid bepaald dat dit achter gesloten deuren zal plaatsvinden. De advisering (en vaak logischerwijs ook de beraadslaging) moet plaatsvinden door een commissie die voldoet aan de eisen van artikel 7:13, eerste lid, onder a, van de Awb. Zie hieromtrent ook nader de toelichting bij artikel 6. Voor de advisering hanteert de Awb striktere voorwaarden dan bij het horen, waarbij het is niet vereist dat de gehele commissie hoort. Zie ook de toelichting bij artikel 15. Hoe het advies tot stand komt, wordt verder niet in de Awb voorgeschreven. In het zesde lid is omwille van zorgvuldigheid bepaald dat het advies is gemotiveerd en een voorstel voor de te nemen beslissing bevat.
Artikel 20. Uitbrengen advies en verdaging
Volgens artikel 7:13, zesde lid Awb wordt het advies van de commissie schriftelijk uitgebracht en bevat het een verslag van het horen. Het advies is gemotiveerd en omvat een voorstel voor de te nemen beslissing op het bezwaarschrift. Het advies wordt door de voorzitter van de commissie en de secretaris die ter zitting aanwezig was ondertekend.
Het advies wordt, onder medezending van het verslag, bedoeld in artikel 17 en eventueel door de commissie ontvangen nadere informatie en nader verslag, tijdig uitgebracht aan het bestuursorgaan dat op het bezwaarschrift dient te beslissen.
De beslistermijn bedraagt ingevolge artikel 7:10 van de Awb twaalf weken, behoudens in het geval van opschorting of met gebruikmaking van de mogelijkheid van verdaging. De onderhavige bepaling verlangt van de secretaris van de commissie dat, indien hij voorziet dat de termijn als hiervoor bedoeld niet wordt gehaald hij tijdig, namens het bestuursorgaan de beslissing op het bezwaar verdaagt.
Het besluit tot verdaging is een beschikking. Ingevolge artikel 7:14 Awb zijn artikel 3:41 tot en met 3:45 Awb, die de wijze van bekendmaking en mededeling van besluiten regelen, in dit geval niet van toepassing. Artikel 3:40 Awb is wel van toepassing. Dit artikel bepaalt dat een besluit niet in werking treedt voordat het bekendgemaakt is.
De commissie dient jaarlijks verslag uit te brengen over haar werkzaamheden aan de betrokken bestuursorganen. De invulling van dit verslag is aan de commissie gelaten. Voor de hand ligt dat wordt aangegeven hoeveel bezwaren zijn ingediend, wat de werkvoorraad was bij aanvang van het kalenderjaar, hoeveel adviezen zijn uitgebracht, wat de adviezen inhielden, of het bestuursorgaan al dan niet overeenkomstig het advies heeft besloten, in welke gevallen beroep is ingediend en wat de uitkomst van dit beroep is. In geval een klacht is ingediend tegen de commissie wordt dit in het jaarverslag vermeld. Het jaarverslag is ook een instrument voor de commissie om aan de bestuursorganen adviezen te geven over de verbeterpunten op het gebied van juridische kwaliteit.
Artikel 22. Intrekking oude regeling
Door middel van dit artikel wordt de voorgaande Regeling bezwaarschriftencommissie gemeente Uithoorn 2020, geldend vanaf 29-04-2020 ingetrokken. De onder die regeling gedane aanwijzingsbesluiten blijven ook onder deze regeling van kracht.
Artikel 23. Inwerkingtreding en citeertitel
In artikel 139 tot en met 144 Gemeentewet zijn de bekendmaking en de inwerkingtreding van besluiten die algemeen verbindende voorschriften inhouden geregeld. De bepalingen over bekendmaking en mededeling van besluiten zoals opgenomen in afdeling 3.6 Awb zijn niet van toepassing op algemeen verbindende voorschriften (zie artikel 3:1 Awb dat aangeeft dat op besluiten, die algemeen verbindende voorschriften inhouden, van dat hoofdstuk slechts afdeling 2 tot en met 4A van toepassing zijn en wel voor zover de aard van de besluiten zich daartegen niet verzet). Besluiten van het gemeentebestuur die algemeen verbindende voorschriften inhouden, verbinden niet dan wanneer ze bekendgemaakt zijn. De bekendmaking geschiedt door plaatsing in het Gemeenteblad of in een andere door de gemeente algemeen verkrijgbaar gestelde uitgave (huis-aan-huisblad of plaatselijk dagblad). Deze regeling kan worden aangehaald als: Regeling bezwaarschriftencommissie gemeente Uithoorn 2023.