Melden van vermoeden van integriteitschending en misstand Zaanstad 2023

Artikel 1 Begrippen

De begrippen in deze regeling betekenen:

Coördinator integriteit:

de persoon die belast is met beleidsvoorbereiding op het gebied van integriteit en die de regie voert over de stappen na een melding.

Integriteitschending:

Integriteitsschendingen zijn incidenten waarbij de normen en waarden van onze organisatie, vastgelegd in onze gedragscode geschonden worden door onder andere:

• •

  strafbare feiten binnen werktijd zoals diefstal, verduistering fraude en corruptie; belangenverstrengeling;

• •

  onverenigbare functies/bindingen/activiteiten;

• •

  manipulatie van of misbruik van (de toegang tot) informatie;

• •

  misbruik van bevoegdheden of positie;

• •

  verspilling en misbruik van gemeentelijke eigendommen;

• •

  (strafbare) misdragingen buiten werktijd;

• •

  ongewenst gedrag: zoals (seksuele) intimidatie, discriminatie, pesten, agressie en geweld.

Vermoeden van een misstand:

het vermoeden van een melder, dat binnen de organisatie waarin de melder werkt of heeft gewerkt of bij een andere organisatie indien de melder door werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen, sprake is van een misstand voor zover het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de melder bij de werkgever heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de melder heeft gekregen door de werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie.

Huis voor klokkenluiders:

de Nationale Ombudsman die op grond van de Wet Huis voor klokkenluiders meldingen ontvangt over vermoedens van een misstand en deze onderzoekt.

Vertrouwenspersoon:

een persoon die medewerkers ondersteunt die een vermoeden van een integriteitschending of misstand willen melden.

Medewerker:

alle medewerkers van de gemeente Zaanstad, waaronder de ambtenaren, stagiairs, vrijwilligers en extern ingehuurde medewerkers.

Melder:

een persoon die een vermoeden van integriteitschending of misstand meldt of openbaar maakt.

Melding:

de mondelinge of schriftelijke melding van een vermoeden van integriteitsschending of misstand.

Misstand:

• 1.

  een handeling of nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang in het geding is bij:

  • •

    een schending van een wettelijk voorschrift;

  • •

    een gevaar voor de volksgezondheid;

  • •

    een gevaar voor de veiligheid van personen;

  • •

    een gevaar voor de aantasting van het milieu; of,

  • •

    een gevaar voor het goed functioneren van de organisatie als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten;

Of

• 2.

  een (dreigende) inbreuk op het Unierecht of een poging tot het verhullen van een inbreuk op het Unierecht. Inbreuk op het Unierecht is een handeling of nalatigheid die betrekking heeft op o.a. volgende domeinen van het Unierecht:

  • •

    overheidsopdrachten.

  • •

    financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismebestrijding.

  • •

    veiligheid van vervoer.

  • •

    bescherming van het milieu.

  • •

    veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn.

  • •

    volksgezondheid.

  • •

    bescherming van persoonsgegevens.

Artikel 2 Melden

• 1.

  Iedere melder kan een redelijk vermoeden van een integriteitschending of misstand intern melden.

• 2.

  Iedere medewerker heeft de verantwoordelijkheid om een redelijk vermoeden van een integriteitschending of misstand intern te melden.

• 3.

  Ieder afdelingshoofd of hogere leidinggevende is verplicht om een redelijk vermoeden van een integriteitschending of misstand intern te melden.

• 4.

  De melder die overweegt een melding te doen of dat daadwerkelijk gaat doen, kan voor advies of begeleiding in vertrouwen de vertrouwenspersoon of externe adviseur raadplegen.

• 5.

  Een melder is niet verplicht om een melding van een vermoeden van een misstand eerst intern te melden. De melder kan daarvan ook direct een externe melding doen bij het Huis voor klokkenluiders.

Artikel 3 Meldprocedure

• 1.

  Een melding wordt gedaan bij de leidinggevende, de vertrouwenspersoon of bij de coördinator integriteit.

• 2.

  Een melding kan schriftelijk of mondeling worden gedaan. Een mondelinge melding wordt geregistreerd door het gesprek op te nemen en op te slaan of door een nauwkeurige schriftelijke weergave (transcriptie) van het gesprek op te slaan.

• 3.

  De leidinggevende of vertrouwenspersoon bij wie de melding is gedaan, informeert onmiddellijk het sectorhoofd of directeur en de coördinator integriteit. De coördinator integriteit voert hierna de regie van het vervolg van de melding.

• 4.

  De melder ontvangt binnen 7 dagen een ontvangstbevestiging. De melder wordt binnen 3 maanden na het verzenden van de ontvangstbevestiging geïnformeerd over de stand van zaken en verdere afwikkeling van de melding.

Artikel 4 Registratie melding

• 1.

  De melding van een vermoeden van een van integriteitsschending of misstand wordt bij ontvangst geregistreerd in een daarvoor ingericht register.

• 2.

  De gegevens van de melding in het register worden vernietigd tien jaar na uit diensttreding. Zolang een onderzoek naar een melding loopt of nadien een melding bij een bevoegde autoriteit is gedaan of een klacht- of gerechtelijke procedure loopt, blijven de gegevens van een melding in een registratie in ieder geval behouden.

• 3.

  Ter bescherming van:

  • •

    de melder;

  • •

    de persoon waarover is gemeld en

  • •

    de overige betrokken personen

  • •

    is een ieder die over informatie beschikt ten aanzien van de melding verplicht om op een vertrouwelijke en zorgvuldige wijze met die informatie om te gaan.

• 4.

  Bij een melding blijft de identiteit van de melder geheim, tenzij de melder toestemming geeft om de identiteit bekend te maken.

Artikel 5 Beoordeling van de melding

• 1.

  De leidinggevende en de coördinator integriteit toetsen de melding op voldoende onderbouwing. Een informatief gesprek met betrokkenen kan deel uitmaken van de toets.

• 2.

  Over het vervolg van een melding, adviseren de leidinggevende en coördinator integriteit en beslist de directeur of gemeentesecretaris.

• 3.

  Indien noodzakelijk informeert de gemeentesecretaris de verantwoordelijk wethouder en de burgemeester over de melding.

• 4.

  Als de melding een directeur betreft, dan beslist de verantwoordelijk wethouder over het instellen van een onderzoek.

• 5.

  Als de melding een politiek ambtsdrager betreft, dan beslist de burgemeester over het instellen van een onderzoek. Op dit proces is een apart protocol van toepassing.

Artikel 6 Terugkoppeling over de melding (intern)

De melder en -indien eerder op de hoogte gebracht van de melding- de verantwoordelijk wethouder en de burgemeester worden door of namens de gemeentesecretaris op de hoogte gesteld van het besluit over het al dan niet instellen van onderzoek naar de melding en daarna over de verdere afloop.

Artikel 7 Bescherming van de melder

De melder die te goeder trouw en conform de bepalingen van deze regeling heeft gehandeld, zal als gevolg van het melden van die vermoedens geen nadelige gevolgen voor de rechtspositie ondervinden.

Artikel 8 Bescherming van de coördinator integriteit en vertrouwenspersoon

De coördinator integriteit en de vertrouwenspersoon zullen als gevolg van het uitoefenen van hun taken geen nadelige gevolgen voor hun rechtspositie ondervinden.

Artikel 9 Rapportage

In de jaarrekening worden de volgende, waar nodig geanonimiseerde, gegevens opgenomen:

• •

  het aantal en de aard van de meldingen van een vermoeden van een integriteitschending en misstand

• •

  het aantal meldingen dat is aangetoond;

• •

  de (rechtspositionele) maatregelen die zijn getroffen.