Verordening van de gemeenteraad van Bergen op Zoom inhoudende Controleverordening gemeente Bergen op Zoom 2023

Artikel 1 definities

- Accountant: een door de raad benoemde registeraccountant of organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

- Accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door een door de raad benoemde accountant van;

• - Het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen, het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel186 van de Gemeentewet;

• - De inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe verantwoording mogelijk maken; waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet, in acht worden genomen;

- Rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van burgemeester en wethouders waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving;

- Deelverantwoording: Een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording die onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

1. De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, lid 2, Gemeentewet wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van vier jaar met de mogelijkheid tot verlengen van 2 x 1 jaar.

2. Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

3. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

a. de toe te passen goedkeuringstoleranties en (eventueel hiervan afwijkende) rapportagetoleranties bij de controle van de jaarrekening

b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen goedkeuringstoleranties en (eventueel hiervan afwijkende) rapportagetoleranties

c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen

d. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportage, zijnde de managementletter

e. de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapportagetoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandachtmoet besteden

f. de gemeentelijke functies en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapportagetoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandachtmoet besteden.

4. In afwijking van het gestelde in lid 3 letters f en g kan de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke functies en de gemeentelijke organisatieonderdelen vaststellen waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden en welke rapportage toleranties hij daarbij moet hanteren. De auditcommissie adviseert de raad hierover.

5. In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria en per selectiecriterium de bij behorende weging vast.

Artikel 3 Informatieverstrekking door college

1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van verantwoordingen conform de geldende in- en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

2. Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, college besluiten, deelverantwoordingen, administratie, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voorde accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant dat alle haar bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

4. Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaringen het verslag van bevindingen uiterlijk op 15 juni van het jaar volgend op het begrotingsjaar aan de raad.

5. Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor de behandeling van de jaarrekening in de raad, beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld van de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht alsmede de aard en omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voerencontroles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voor afgaande kennisgeving uitvoeren.

3. Ter bevordering van een efficiëntie en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek(afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en de auditcommissie, de portefeuillehouder, financiën, (een vertegenwoordiger van) de directie, de (concern-)controller en de afdelingsmanager Middelen.

Artikel 5 Toegang tot informatie

1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig acht. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

3. Het college draagt er zorg voor dat alle organisatie-eenheden zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, zodat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de getrouwheid van de jaarrekening en de daarin opgenomen baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde financiële beheer.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

1. Voor zover nodig geacht kan het college de door de raad benoemde accountant opdrachtgeven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden (met betrekking tot rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid) voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad over de verstrekte opdrachten aan de accountant voor specifieke werkzaamheden.

2. Het college draagt zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd opdracht te geven aan een andere dan de door de raad benoemdeaccountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

3. Het college draagt zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het collegebevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang is van de gemeente.

Artikel 7 Rapportering

1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college

2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles, verslag uit over zijn bevindingen van niet bestuurlijke aard aan directie en het college van burgemeester en wethouders, na voorafgaand overleg met de concerncontroller. De accountant legt de managementletter naar aanleiding van de interimcontrole aan het college voor. De managementletter wordt daarna ter kennisname aangeboden aan de auditcommissie.

3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de auditcommissie.

Artikel 8 Inwerkingtreding

1. Deze verordening treedt een dag na bekendmaking in werking, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening van het verslagjaar 2023 en later.

2. De Controleverordening van de gemeente Bergen op Zoom vastgesteld op 16 juli 2015, wordt ingetrokken zodra deze verordening in werking treedt.

Artikel 9 Herzieningstermijn

Het College beziet minimaal elke vier jaar of de Controleverordening van de gemeente Bergen op Zoom moet worden herzien.

Artikel 10 Citeerartikel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening van de gemeente Bergen op Zoom 2023”.