Organisatie | Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Besluit informatiebeheer VrZW 2023 |
Citeertitel | Besluit Informatiebeheer Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland 2023 |
Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt het Besluit informatiebeheer.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
28-10-2023 | nieuwe regeling | 04-10-2023 |
HOOFDSTUK I ALGEMENE BEPALINGEN
terbeschikkingstelling: het overdragen van (papieren) informatie aan een andere partij, waarbij het beheer van de informatie bij de andere partij komt te liggen, maar de verantwoordelijkheid voor de zorg bij de partij blijft waar de informatie in het kader van de taakstelling is ontvangen of opgemaakt;
HOOFDSTUK II VERANTWOORDELIJKHEID VOOR DE INFORMATIEVOORZIENING
Als beheerder in de zin van dit besluit wordt aangewezen: de directeur van de Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland.
HOOFDSTUK III ARCHIEFVORMING EN –ORDENING
De beheerder draagt er zorg voor, dat vervaardiging van informatie op zodanige wijze gebeurt dat de houdbaarheid ervan tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
De beheerder draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van informatie, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
Van informatie die wordt gecreëerd om intern of extern te verzenden wordt vóór verzending een kopie gemaakt die wordt geauthentiseerd en bewaard.
De beheerder draagt zorg voor het opstellen van procedures voor digitaal berichtenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne informatie, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.
De beheerder draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van informatie en haar afdoeningstermijnen worden bewaakt.
HOOFDSTUK IV BEHEER VAN INFORMATIE
De beheerder draagt er zorg voor, dat ten aanzien van het beheer van de archief- en serverruimten, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van archiefruimten behoeven de goedkeuring van het dagelijks bestuur, de archivaris gehoord.
De beheerder draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, die minimaal omvat de nodige organisatorische, procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijzigen, verwijderen, kopiëren of vernietigen van informatie die daarvoor gezien haar aard en status niet in aanmerking komt.
In het geval papieren informatie (dossiers) uit de onder zijn beheer staande archieven wordt uitgeleend, laat de beheerder controle uitoefenen op het tijdig terugbezorgen ervan. Uitlening van dossiers is slechts toegestaan aan functionarissen die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de betreffende afdeling.
Informatie verwijderen of vernietigen is alleen toegestaan als dit ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels gebeurt.
Raadpleging en, in het geval van papieren informatie, ook uitlening van informatie die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding is onderworpen, is behoudens toestemming van het dagelijks bestuur slechts toegestaan aan die functionarissen, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.
De beheerder zorgt ervoor dat informatie die, op grond van het bepaalde in artikel 17 van de Archiefverordening actief openbaar wordt gemaakt de belanghebbende en belangstellende burger zoveel mogelijk bereikt op de volgende algemeen toegankelijke wijze:
in elektronische vorm, in een machinaal leesbaar open formaat, samen met de metadata, overeenkomstig artikel 5, eerste lid, van de Richtlijn 2003/98/EG van het Europees Parlement en de Raad van 17 november 2003 inzake het hergebruik van overheidsinformatie (PbEG 2003 L 345), zoals deze is gewijzigd bij Richtlijn 2013/37/EU van het Europees Parlement en de Raad van 26 juni 2013 tot wijziging van Richtlijn 2003/98/EG inzake het hergebruik van overheidsinformatie (PbEU 2013 L 175);
Vervreemding van (papieren) informatie als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995, behoeft de goedkeuring van het dagelijks bestuur, indien vervreemding niet geschiedt ter uitvoering van enig wettelijk voorschrift. Voorafgaand aan het besluit tot vervreemding wordt het advies van de archivaris ingewonnen en wordt een machtiging aangevraagd bij de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.
De beheerder stelt, alvorens tot vernietiging van informatie over te gaan, een lijst op van vernietigbare informatie met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare informatie behoeft de goedkeuring van de archivaris, welke goedkeuring geldt als verleende machtiging tot vernietiging.
Bij overbrenging van informatie naar de digitale archiefbewaarplaats (e-depot) dienen de informatie en de bijbehorende kenmerken zodanig geëxporteerd te kunnen worden dat de informatie nadien leesbaar en interpretabel is te maken zonder gebruikmaking van het oorspronkelijke systeem waarin de informatie is gevormd.
Vastgesteld in de vergadering van het Dagelijks Bestuur van 4 oktober 2023 te Zaandam.
J. Hamming
Voorzitter
S. Van den Broek
Secretaris
Informatie is een van de belangrijkste bedrijfsmiddelen van een (overheids)organisatie. Toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie is essentieel voor behoorlijk bestuur: voor een organisatie die zich verantwoordelijk gedraagt, aanspreekbaar en servicegericht is, die transparant en proactief verantwoording aflegt aan burgers en bestuur en die met minimale middelen maximale resultaten behaalt. Wanneer de informatiehuishouding niet op orde is, hindert dit de bedrijfsvoering en staat het een deugdelijke verantwoording in de weg. De veiligheidsregio staat voor grote uitdagingen.
De digitalisering van werkprocessen, het realiseren van transparante overheidsinformatie en de intensivering van de samenwerking met ketenpartners vragen om adequate maatregelen voor het informatiebeheer.
Dit Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 4, lid 1 van de Archiefverordening Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland 2023. Met dit besluit wordt de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van informatie en het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van informatie, geregeld. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale als op analoge (papieren) informatie. Het begrip informatie is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip archiefbescheiden.
In dit Besluit Informatiebeheer wordt de term informatie gebruikt als synoniem van het begrip archiefbescheiden. In de Archiefwet 1995 is een uitgebreide definitie van het begrip archiefbescheiden opgenomen waardoor nadrukkelijk alle vormen van informatie die de Veiligheidsregio in het kader van haar taakuitoefening ontvangt en creëert, onder de werkingssfeer van de Archiefwet 1995 en de daarop gebaseerde regelgeving worden gebracht.
De definitie van dit begrip wordt begrensd tot daar waar de verantwoordelijkheid van de in dit besluit aangewezen beheerder voor het informatiebeheer ophoudt. Dit is het moment waarop de informatie hetzij wordt overgebracht naar de archiefbewaarplaats, hetzij wordt vernietigd krachtens wet- en regelgeving, hetzij wordt vervreemd of overgedragen.
Dit houdt in: het toevoegen aan informatie van een (digitale) ondertekening of handtekening, eventueel in combinatie met een paraaf, stempel of ander kenmerk. De wijze van authenticatie dient vastgelegd te worden in een procedure zoals bedoeld in artikel 10.
De Archiefregeling stelt strengere eisen aan de geordende en toegankelijke staat van blijvend te bewaren informatie dan aan die van op termijn vernietigbare informatie. Echter, vernietigbare informatie is óók nodig voor de verantwoording van het beleid en de democratische controle daarop en voor de rechtszekerheid van het openbaar lichaam, van andere overheidsorganen en van de burger. Het is daarom van groot belang dat ook de voor vernietiging in aanmerking komende informatie gedurende de termijn van bewaring onder dezelfde regels valt als de voor blijvende bewaring in aanmerking komende informatie. Dit geldt zowel voor papieren als voor digitale informatie. Hierbij speelt een rol dat niet altijd vooraf duidelijk is welk gedeelte van de informatie voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komt.
Het benoemen van één verantwoordelijke voor de informatievoorziening van de veiligheidsregio ontslaat afdelingshoofden en teamleiders niet van hun verantwoordelijkheid voor het beheer van de informatie van hun eigen organisatieonderdeel. Het betrouwbaar en volledig vastleggen van informatie is steeds minder in handen van informatieprofessionals en wordt steeds vaker toevertrouwd aan medewerkers in de eerste lijn. Het is daarom van groot belang dat de afdelingshoofden en teamleiders de verantwoordelijkheid nemen om erop toe te zien dat medewerkers bekend zijn met de procedures voor de vastlegging van informatie en deze naleven.
De in artikel 11, tweede lid, Archiefbesluit 1995 bedoelde Archiefregeling, hoofdstuk 2, geeft expliciete eisen voor materialen om de duurzaamheid van analoge informatie te waarborgen. Voor het waarborgen van de duurzaamheid van digitale informatie zijn algemene eisen gesteld in hoofdstuk 3 van de Archiefregeling. Om handen en voeten aan die algemene eisen te geven, is het opstellen van een bewaarstrategie belangrijk. Hierin beschrijft men hoe te handelen wanneer een randvoorwaarde voor digitale bewaring (bijv. opslagformaat of drager) wijzigt en wie daarvoor verantwoordelijk is.
Dit artikel is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden.
Deze bepaling van algemene strekking dient ook in een digitale omgeving te worden nagevolgd.
Dit artikel schrijft niet voor hoe de registratie van documenten dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. De Archiefregeling vereist niet dat ook de functionarissen betrokken bij de behandeling van een zaak of werkproces worden geregistreerd. Vanuit het oogpunt van verantwoording is dat echter wel wenselijk.
Dit artikel schrijft geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. Op grond van artikel 18, tweede lid, van de Archiefregeling is de vastlegging van de gebruikte ordeningssystemen vereist. De toetsing van ordeningssystemen als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de toezichthouder(s).
Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de Archiefregeling, hoofdstuk 4: Algemene voorschriften voor de bouw en inrichting van archiefruimten en –bewaarplaatsen.
Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Algemene Verordening gegevensbescherming bepaalt in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te worden toegepast.
Dit artikel beoogt te voorkomen, dat documenten, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de Wet Open Overheid worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan.
Bij vervanging en vervreemding dient ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. De archivaris heeft bij deze beoordeling een beslissende stem.
Het komt steeds vaker voor dat organisaties voor hun taakuitvoering de beschikking dienen te hebben over het afgesloten archief van een externe partij namens wie die taak/bevoegdheid wordt uitgevoerd. Wanneer het afgesloten archief bestaat uit (originele) papieren dossiers die aan een externe partij ter beschikking worden gesteld, komt het beheer bij de externe partij te liggen terwijl de verantwoordelijkheid voor de zorg bij de partij blijft waar de informatie in het kader van de taakstelling is ontvangen of opgemaakt. In dat geval is het noodzakelijk om afspraken te maken over beheercondities, vernietiging en/of overbrenging, zeker wanneer het om blijvend te bewaren archief gaat. De beheerder kan daarvoor een akte van terbeschikkingstelling opstellen. Ook wanneer een externe partij wordt voorzien van digitale kopieën van het afgesloten archief, is het raadzaam om afspraken te maken over de termijn waarop de kopieën moeten worden vernietigd.
Wanneer het om een doorlopende uitwisseling van informatie (keteninformatisering) gaat is het noodzakelijk om afspraken over formaten, inrichting van een zaak/dossier, vernietiging, overbrenging e.d. vast te leggen in een dienstverleningsovereenkomst.
De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te vinden, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptfase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.
Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.
Voor het op lange termijn toegankelijk houden van digitale informatie, is het noodzakelijk om al in een vroeg stadium na te denken over het meegeven van kenmerken (metadata). Op het moment van overbrenging moeten de typen kenmerken in informatiesystemen van de gemeente overeenkomen met de kenmerkvelden van het e-depot. Hoe kenmerkvelden van de gemeentelijke informatiesystemen zich verhouden tot de kenmerkvelden van het e-depot dient te worden vastgelegd in een metadataschema, zoals voorgeschreven in artikel 9, tweede lid, van dit besluit.