Nota activabeleid gemeente Soest 2023

In de nota activabeleid gemeente Soest 2023 worden de uitgangspunten van het activabeleid in de gemeente Soest gepresenteerd. De activa zijn de bezittingen van de gemeente. Het gaat om alle zaken die in geld zijn - of kunnen worden uitgedrukt zoals waardepapieren en investeringen.

In deze nota zijn de regels en beleidsuitgangspunten (het theoretisch kader) van activeren, waarderen, afschrijven en rentetoerekening van investeringen vastgelegd. Aan de hand van deze nota kan zowel voor het bestuur als de ambtelijke organisatie een transparant en adequaat activabeleid worden uitgevoerd. Afwijkingen zijn alleen toegestaan indien er expliciete besluitvorming van de gemeenteraad aan ten grondslag ligt.

1.1 Aanleiding

De gemeente Soest beschikt momenteel niet over een separate nota activabeleid. In de geactualiseerde financiële verordening 2023 is opgenomen dat de raad tenminste eens in de vier jaar een nota activabeleid vaststelt. Als zich gedurende deze periode van vier jaar grote wijzigingen voordoen (bijvoorbeeld op basis van landelijke regelgeving), wordt het activabeleid tussentijds geactualiseerd.

1.2 Doelstelling

Met het vaststellen van deze nota geeft de raad eenduidige kaders voor de omgang met investeringen, het waarderen en presenteren daarvan op de balans (activering) en de bijbehorende afschrijving en rentetoerekening over een bepaalde periode. Een eenduidig activabeleid draagt bij aan het inzicht in de financiële positie van de gemeente. Het activabeleid raakt direct aan het budgetrecht van de raad. Investeringen leggen een meerjarig budgettair beslag op de begroting van de gemeente. Het gebruiksnut van investeringen strekt zich uit over meerdere jaren, waardoor de kosten via afschrijving en rentetoerekening gedurende een langere periode ten laste van de begroting worden gebracht.

1.3 Wettelijk kader

De nota activabeleid is bedoeld als instrument voor de kaderstellende rol van de raad. Deze nota vormt daarvoor het formele kader waarbinnen het college en de ambtelijke organisatie met investeringen, activeringen en afschrijvingen dienen om te gaan. Het wettelijk kader bestaat uit de Gemeentewet (artikel 212 Gemeentewet) en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) aangevuld met richtlijnen van de commissie BBV in de Notitie materiële vaste activa.

Een substantieel deel van het activabeleid is vastgelegd in deze wet- en regelgeving. Echter op bepaalde punten is sprake van beleidsvrijheid voor gemeenten. Indien hiervan sprake is dan zijn in deze nota aanvullende voorstellen spelregels/afspraken opgenomen in een aparte omkadering.

1.4 Leeswijzer

Na deze inleiding worden in de hoofdstukken 2 t/m 6 respectievelijk het investeren, activeren, waarderen, afschrijven en rentetoerekening beschreven in de gemeente Soest.

Hoofdstuk 7 heeft betrekking op de slotbepalingen. In bijlage 1 is een afschrijvingstabel met afschrijvingstermijnen weergegeven, in bijlage 2 is een begrippenlijst vermeld en in bijlage 3 staan de elementen die investeringsaanvragen moeten bevatten.

Onder investeren wordt verstaan het vastleggen van vermogen in materiële objecten en immateriële - en financiële activa waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt. De investeringen worden op de balans verantwoord.

2.1 Autoriseren

Om een investeringskrediet te verkrijgen, zijnde de autorisatie om een verplichting aan te gaan waarmee een investering daadwerkelijk in gang wordt gezet, is altijd goedkeuring van de raad nodig.

Investeringsaanvragen moeten voldoende onderbouwd en gespecificeerd zijn (zie Bijlage 3: onderbouwing investeringsaanvragen).

In beginsel worden alle (voorgenomen) investeringen in het meerjareninvesteringsplan (MIP) opgenomen om zo een integrale afweging te kunnen maken; de daarmee samenhangende kapitaallasten moeten immers gedekt kunnen worden. Het MIP maakt onderdeel uit van de begroting. De raad stelt derhalve via het vaststellen van de begroting de investeringskredieten voor het begrotingsjaar beschikbaar. De lasten van de investeringen (kapitaallasten) zijn in de meerjarenbegroting opgenomen. Als autorisatie niet bij de begroting heeft plaatsgevonden dan vindt dit alsnog plaats via een afzonderlijk raadsbesluit (zie artikel 5 lid 2 en 4 Financiële verordening gemeente Soest 2023).

2.2 Wijzigen

Wijziging van de omvang en/of het doel van een investering is niet mogelijk zonder een nieuw besluit van de raad. Met de raad is immers een afspraak gemaakt omtrent een bepaalde inzet van middelen voor een vastgesteld doel en binnen een vastgestelde periode. Hiervan kan niet zonder een besluit van de raad afgeweken worden.

Vanwege efficiency overwegingen wordt voor verwachte kredietoverschrijdingen een aanvullend krediet aangevraagd via de eerstvolgende tussenrapportage (voor- en najaarsnota) en slechts in bijzondere gevallen via een afzonderlijk raadsvoorstel (zie artikel 5 lid 3 Financiële verordening gemeente Soest 2023). Daarnaast kan de raad, indien sprake is van politieke / bestuurlijke gevoeligheid, actief separaat worden geïnformeerd.

2.3 Voortgang en afsluiten

Voortgang

Periodiek wordt in de tussenrapportages (voorjaarsnota en najaarsnota) gerapporteerd over de (financiële) voortgang van investeringen als er sprake is van significante afwijkingen (zie artikel 6 lid 3 Financiële verordening gemeente Soest 2023). Naast bestuurlijke actualiteit of gevoeligheid is daarvan in elk geval sprake als er er een kredietoverschrijding wordt verwacht waarvoor conform het geschetste proces bij paragraaf 2.2 een aanpassing van het investeringsbedrag wordt voorgesteld.

In de jaarstukken wordt door het college integraal over de voortgang van de investeringen gerapporteerd waarbij kritisch wordt getoetst en de volgende informatie wordt verstrekt:

• a.

  Overzicht van alle beschikbaar gestelde kredieten, bestedingen en afwijkingen;

• b.

  Kredieten die nog open moeten blijven staan en/of afgesloten kunnen worden;

• c.

  Nadere toelichting bij kredietoverschrijdingen.

Afsluiten

Investeringskredieten worden voor een specifiek doel beschikbaar gesteld. Dat specifieke doel moet binnen een bepaalde periode worden gerealiseerd. Om te voorkomen dat kredieten oneindig blijven openstaan, is het gewenst om deze vooraf te voorzien van een realistische termijn waarbinnen het doel gerealiseerd kan worden en waarna het krediet kan worden afgesloten.

Indien geen looptijd wordt aangegeven, wordt voorgesteld om een standaard looptijd van twee begrotingsjaren te hanteren. Na deze looptijd wordt het krediet afgesloten bij de jaarstukken. Voor verlenging van deze periode is aanvullende besluitvorming nodig van het college.

Beschikbaar gestelde investeringskredieten ouder dan twee jaar en waar in het verantwoordingsjaar geen bestedingen op hebben plaatsgevonden, worden afgesloten. Het college kan deze termijn verlengen indien er nog verplichtingen worden verwacht.

Voor de gemeentelijke financiële verslaglegging is het stelsel van baten en lasten van toepassing (dit in tegenstelling tot bij het Rijk waar het kasstelsel wordt toegepast). Op de exploitatie van een bepaald boekjaar mogen slechts de uitgaven en inkomsten drukken die op dat jaar betrekking hebben.

Naast de lasten voor afschrijvingen en toegerekende rente die direct voortvloeien uit de investeringen, behoren lasten zoals onderhoud, en verzekeringen ook tot de jaarlijkse exploitatielasten.

Onder activeren wordt volgens de definitie van de commissie BBV verstaan: het op de balans presenteren van de financiële waarde van het aangeschafte of vervaardigde bezit/kapitaalgoed met meerjarig nut dat vanaf dat moment als bezitting kan worden beschouwd.

3.1 Soorten vaste activa

Het BBV onderscheidt de volgende soorten vaste activa:

• 1.

  de immateriële vaste activa;

• 2.

  de materiële vaste activa;

• 3.

  de financiële vaste activa.

Immateriële vaste activa zijn bezitttingen die niet tastbaar zijn. In de balans worden onder de immateriële vaste activa (artikel 34 BBV) afzonderlijk opgenomen:

• •

  kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio (vergoeding) en disagio (kosten);

• •

  kosten van onderzoek en ontwikkeling van een bepaald actief;

• •

  bijdragen aan activa in eigendom van derden.

Geldleningen en het saldo van agio en disagio

Het BBV biedt de mogelijkheid om kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio te activeren. Een (dis)agio is het verschil tussen het bedrag waarvoor een lening is aangegaan en het bedrag dat aan de geldnemer wordt uitgekeerd als gevolg van een koersverschil. Dit verschil mag worden geactiveerd met een afschrijvingsduur maximaal gelijk aan de looptijd van de nieuwe lening. Vanwege het voorzichtigheidsprincipe en uit praktische overwegingen, wordt voorgesteld om dergelijke verschillen niet te activeren maar direct ten laste of ten gunste van de exploitatie te brengen.

Onderzoek en ontwikkeling

Het BBV biedt de mogelijkheid om kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief te activeren. Om deze kosten te activeren moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan (artikel 60 BBV)

• •

  het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen;

• •

  de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien staat vast;

• •

  het actief zal in de toekomst economisch of maatschappelijk nut genereren;

• •

  de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen kunnen betrouwbaar worden vastgesteld.

Vanwege het voorzichtigheidsprincipe en uit praktische overwegingen, wordt voorgesteld om kosten van onderzoek en ontwikkeling niet te activeren maar direct ten laste van de exploitatie te brengen.

Dit met uitzondering van de kosten van onderzoek en ontwikkeling voor grondexploitaties die een bijzondere positie innemen. Om deze kosten te mogen activeren, dient te worden voldaan aan voorwaarden aanvullend op artikel 60 BBV. Deze zijn opgenomen in de Notitie grondbeleid van de commissie BBV.

Voorbereidingskosten

Voorbereidingskosten die rechtstreeks aan de vervaardiging van het actief kunnen worden toegerekend, moeten als onderdeel van de vervaardigingsprijs worden geactiveerd (artikel 63 lid 3 BBV). Dat betekent dat deze voorbereidingskosten in de betreffende investeringsbegroting worden meegenomen.

Bijdragen aan activa in eigendom van derden

Over de bijdragen aan activa in eigendom van derden heeft het BBV nadere voorwaarden opgesteld om deze bijdragen te kunnen activeren (artikel 61 BBV). Bijdragen aan activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd, indien:

• •

  er sprake is van een investering door een derde;

• •

  de investering bijdraagt aan de publieke taak;

• •

  de derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen;

• •

  de bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of de gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering.

Voor bijdragen aan activa van derden gaat het om bezittingen van derden die niet ons eigendom zijn. Hoewel dit een reden kan zijn om deze bijdragen niet te presenteren op de gemeentelijke balans kunnen er ook (financiële) overwegingen zijn om dit juist wel te doen. Vandaar dat wij voorstellen om dit per geval afzonderlijk af te wegen.

Onder materiële vaste activa worden investeringen verstaan waartegenover een bezit staat waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt. Deze activa zijn, conform artikel 35 lid 1 BBV, onder te verdelen in:

• •

  investeringen met een economisch nut (zoals bedrijfsgebouwen, vervoermiddelen, software);

• •

  investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven (zoals riolering, afvalcontainers);

• •

  investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut (zoals reconstructie wegen, verkeersregelinstallaties, beplanting).

Alle investeringen worden geactiveerd (artikel 59 lid 1 BBV). Een uitzondering hierop vormen, conform artikel 59 lid 2 BBV, de kunstvoorwerpen met een cultuur-historische waarde. Deze worden niet geactiveerd.

Artikel 62 lid 1 BBV bepaalt dat alle vaste activa moeten worden geactiveerd voor het bedrag van de investering.

Software: wanneer activeren?

Het is alleen toegestaan om de kosten van software (en de bijbehorende implementatiekosten) te activeren als er sprake is van software in eigendom of eenmalige aanschaf van een licentie voor onbepaalde tijd. Bij een licentie voor bepaalde tijd of waarvoor jaarlijks een vergoeding verschuldigd is of een abonnement geldt, is er sprake van periodieke betalingen of een vooruit te betalen bedrag en horen de kosten ten laste van de exploitatie te komen.

We zien een tendens dat er steeds meer software via een abonnement als een online dienst wordt afgenomen (SaaS: software as a service) wat betekent dat de software niet wordt aangeschaft en niet wordt geactiveerd.

Het BBV geeft in artikel 36 BBV een onderverdeling aan van de verschillende soorten financiële vaste activa die afzonderlijk op de balans worden opgenomen. Hierin wordt onderscheid gemaakt in kapitaalverstrekkingen (aan onder andere deelnemingen) en verstrekte leningen.

3.2 Onderhoud materiële vaste activa

Met de Notitie materiële vaste activa van de commissie BBV, is het begrip ‘onderhoud’ nader omschreven. Onderhoud is ‘het uitvoeren van preventieve dan wel correctieve maatregelen om een object in goede en veilige staat te houden of te brengen’ (op een vooraf door de raad vastgesteld kwaliteitsniveau). Onderhoud kan worden onderscheiden in klein onderhoud en groot onderhoud.

Klein onderhoud

Bij klein onderhoud gaat het om dagelijkse reparaties die noodzakelijk zijn om het object in goed werkende en veilige staat te houden tegen een van te voren vastgesteld kwaliteitsniveau. Klein onderhoud is het onderhoud dat vanaf het eerste of het lopende planjaar op een klein gedeelte van het object wordt uitgevoerd. Dekking van deze kosten vindt plaats uit de jaarlijkse budgetten die daarvoor in de begroting zijn opgenomen.

Groot onderhoud

Lasten van groot onderhoud ontstaan na een langere periode van gebruik van een object als gevolg van slijtage. Groot onderhoud is in de regel gepland onderhoud van veelal ingrijpende aard als gevolg van slijtage, dat op een substantieel deel van het object wordt uitgevoerd en na een langere periode van gebruik wordt verricht. Groot onderhoud is onderhoud dat één keer in de paar jaar moet gebeuren, bijvoorbeeld het onderhoud aan de verhardingen van wegen, gebouwen en riolering. Groot onderhoud vindt plaats op basis van een geactualiseerd onderhoudsplan. Zowel klein als groot onderhoud houdt of brengt een object in goede, oorspronkelijke staat en is dus niet van invloed op de vooraf bepaalde gebruiksduur (afschrijvingstermijn) van het object. Kosten van onderhoud mogen conform BBV daarom niet geactiveerd worden. Wanneer een aanpassing leidt tot een significante kwaliteitsverbetering (object blijft niet in dezelfde staat), is er geen sprake van (groot) onderhoud, maar van een investering (bijvoorbeeld een renovatie) die geactiveerd moet worden. Aanpassingen die bijdragen aan substantiële verlenging van de levensduur van het betreffende actief, zoals het renoveren van een gebouw, worden ook geactiveerd. Dat geldt ook aanpassingen die worden gedaan om te voldoen aan wet- en regelgeving bijvoorbeeld vanwege de veiligheidsvoorschriften.

Samengevat:

Bij een bestaand actief is sprake van een investering en worden de uitgaven geactiveerd indien de aanpassingen:

• -

  bijdragen aan een significante kwaliteitsverbetering of;

• -

  bijdragen aan substantiële verlenging van de levensduur of;

• -

  worden gedaan om te voldoen aan wet- en regelgeving bijvoorbeeld vanwege de veiligheidsvoorschriften.

In schema:

3.3 Activeringsgrens

Uitgaven die voldoen aan alle voorwaarden om als investering te worden behandeld, maar van een relatief geringe omvang zijn, worden om praktische redenen direct in het jaar van aanschaf of vervaardiging volledig ten laste van de exploitatie gebracht. Dit voorkomt allerlei administratieve handelingen en vergroot de inzichtelijkheid van de investeringsstaat.

Als gelijksoortige activa in één keer aangeschaft worden en hiermee de ondergrens wordt overschreden dan wordt de investering geactiveerd. Een uitzondering op de ondergrens vormen investeringen in gronden en terreinen. Deze worden, conform het BBV, altijd geactiveerd.

Wij stellen voor om bij het activeren rekening te houden met de volgende bedragen:

4.1 Waarderingsgrondslagen

In artikel 63 lid 1 BBV is bepaald dat in beginsel één waarderingsgrondslag wordt gehanteerd, namelijk de historische kostprijs (de verkrijgingprijs of de vervaardigingprijs).

De definities van de verkrijging- en vervaardigingprijs zijn volgens het BBV:

• •

  De verkrijgingprijs bestaat uit de inkoopprijs en de bijkomende kosten (artikel 63 lid 2 BBV);

• •

  De vervaardigingprijs bestaat uit de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingprijs kunnen ook worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de (bouw)rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van dat actief wordt gewerkt (artikel 63 lid 3 BBV);

• •

  De verkrijgingprijs van in erfpacht uitgegeven gronden is de uitgifteprijs bij de eerste uitgifte. Gronden in eeuwigdurende erfpacht worden gewaardeerd tegen registratiewaarde (artikel 63 lid 4 BBV).

4.2 BTW

Met de invoering van het BTW-compensatiefonds wordt geen BTW geactiveerd voor zover deze compensabel of verrekenbaar is. Niet compensabele BTW verhoogt de verkrijging- of vervaardigingprijs en daarmee ook de waardering van het actief.

4.3 Afwaarderen van activa

De voorschriften voor afwaardering van activa staan vermeld in artikel 65 BBV:

• 1.

  Naar verwachting duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen;

• 2.

  Voorraden en deelnemingen worden tegen de marktwaarde gewaardeerd indien de marktwaarde lager is dan de verkrijgingsprijs- of vervaardigingsprijs;

• 3.

  Een actief dat buiten gebruik wordt gesteld wordt afgewaardeerd op het moment van buitengebruikstelling, indien de restwaarde lager is dan de boekwaarde.

Ad. 1 en 2: Dit heeft betrekking op naar verwachting duurzame waardeverminderingen. Bijvoorbeeld nieuwe inzichten in de technische of economische levensduur van activa (van bijvoorbeeld software) of de aantasting van het vermogen van deelnemingen. Bij vastgoed met een maatschappelijke functie waarvoor de bestuurlijke intentie bestaat om dit vastgoed duurzaam te exploiteren en dit als zodanig in de begroting tot uitdrukking komt, speelt duurzame waardevermindering geen rol en vindt er geen afwaardering plaats. Voor het verwerken van duurzame waardeverminderingen kan een verliesvoorziening worden getroffen. Voordeel hiervan is dat als er op een gegeven moment toch weer sprake is van waardeherstel, dit ook via de voorziening kan worden verwerkt. Als een activum namelijk direct wordt afgewaardeerd, is er geen mogelijkheid meer om bij een eventueel later waardeherstel de boekwaarde weer te verhogen.

Ad. 3: Bij het volledig buiten gebruik stellen moet het actief op nul worden gesteld of op de restwaarde als deze redelijkerwijs verwacht kan worden. Ook als een actief niet langer bestaat of niet langer eigendom is van de gemeente dan mag dit niet op de balans blijven staan. Bij gedeeltelijke buitengebruikstelling wordt proportioneel afgewaardeerd.

4.4 Desinvestering activa

Bij de verkoop van een actief, oftewel een desinvestering, wordt de boekwinst of-verlies ten gunste/laste gebracht van het resultaat van het betreffende jaar. De mogelijke boekwinst wordt niet in mindering gebracht op een nieuwe investering. Dat is niet toegestaan op grond van het BBV.

4.5 Componentenbenadering

De componentenbenadering houdt in dat de verschillende onderdelen van een actief afzonderlijk worden geactiveerd en dat op deze onderdelen wordt afgeschreven op basis van de voor dat onderdeel geldende gebruiksduur. Het bedrag van de totale investering moet minimaal € 50.000 bedragen. Bij toepassen van deze benadering kunnen afzonderlijke vervangingen opnieuw worden geactiveerd.

De toepassing van de componentenbenadering kan worden geïllustreerd aan de hand van het verkrijgen van een gebouw:

De componentenbenadering wordt bijvoorbeeld voor investeringen in de riolering toegepast, als onderdeel van het Gemeentelijke Rioleringsplan (GRP).

Bij riolering wordt de volgende indeling gehanteerd:

• -

  Gemalen en bergbezinkvoorzieningen – mechanisch/electrisch: afschrijving 20 jaar;

• -

  Vrijverval riolering: afschrijving 60 jaar.

5.1 Inleiding

Als een investering is geactiveerd, dient op grond van artikel 64 lid 3 BBV daarop te worden afgeschreven. Het gebruik van vaste activa strekt zich uit over meerdere jaren. Door technische slijtage of economische veroudering daalt de waarde. Het zichtbaar maken van de waardevermindering in de jaarlijkse exploitatie wordt afschrijven genoemd. De hoogte van de afschrijving wordt bepaald door de economische gebruiksduur en de methode van afschrijven.

5.2 Afschrijvingsmethode

De meest voorkomende afschrijvingsmethoden bij gemeenten zijn de lineaire afschrijvingsmethode en de annuïtaire afschrijvingsmethode. Het BBV laat de gemeenten vrij in de keuze van afschrijvingsmethodiek. Hieronder worden deze twee afschrijvingsmethoden nader toegelicht:

• •

  Lineaire afschrijving:

• Hiermee wordt bedoeld dat er wordt afgeschreven op basis van een vast bedrag per jaar.

• Bij deze methode blijven de afschrijvingslasten gelijk, terwijl de rentelasten en daardoor ook de totale kapitaallasten in de loop van de gebruiksperiode geleidelijk afnemen. Hierdoor levert de lineaire afschrijvingsmethode op de lange termijn voordelen op. Door jaarlijks aflopende rentelasten, ontstaat er budget om stijgende onderhoudslasten bij ouder wordende activa op te vangen.

• •

  Annuïtaire afschrijving:

• Bij deze methode blijft de jaarlijkse last van rente en afschrijving gelijk. Daarbij daalt de rentelast van jaar tot jaar in de loop van de gebruiksperiode, terwijl de afschrijving toeneemt. De keuze voor deze methode is veelal gelegen in de wenselijkheid de jaarlijkse lasten zoveel mogelijk gelijk te houden.

Bij de annuïtaire methode wordt de afschrijving (waardevermindering van het object) sterk naar de toekomst verschoven terwijl de (markt)waarde in de eerst jaren juist sterk daalt. Dit legt een langer beslag op vermogen en levert hogere rentelasten op. Verder vallen bij de annuïtaire methode er gedurende de looptijd geen kapitaallasten vrij en is deze methode complexer dan de lineaire methode. De keuze voor de lineaire methode wordt als meest geschikt beschouwd, daarom hanteert de gemeente in beginsel de lineaire methode als afschrijvingsmethode. Er zijn echter situaties waarin de annuïtaire methode geschikter is, bijvoorbeeld als tegenover de kapitaallasten huuropbrengsten staan die per saldo budgettair neutraal moeten uitwerken.

5.3 Afschrijvingstermijnen

De afschrijvingstermijnen van vaste activa welke een beperkte levensduur hebben, moeten gebaseerd worden op de verwachte toekomstige gebruiksduur van een activum. Bij het vaststellen van de gebruiksduur speelt zowel de economische als de technische levensduur een rol. De economische levensduur van een activum is verstreken wanneer het financieel voordeliger is om het bestaande activum te vervangen door een nieuwe. De technische levensduur van een activum wordt bepaald door de technische slijtage.

Bij de keuze voor afschrijving op basis van de economische of de technische levensduur is het van belang dat het voorzichtigheidsbeginsel in acht wordt genomen. Wanneer bijvoorbeeld de economische levensduur korter wordt geschat dan de technische levensduur zal mede uit efficiencyoverwegingen worden gekozen voor afschrijving op basis van de economische levensduur.

De minimale afschrijvingstermijn wordt gesteld op 3 jaren: investeringen die korter meegaan, worden niet geactiveerd. In bijlage 1 staan de afschrijvingstermijnen zoals deze door de gemeente worden gehanteerd. Deze afschrijvingstabel wordt indien daar aanleiding voor is tussentijds via de P&C documenten (begroting of jaarstukken) geactualiseerd. Indien de werkelijke levensduur sterk afwijkt, is het mogelijk om op voorstel van het college af te wijken van de genoemde afschrijvingstermijnen in de afschrijvingstabel. Op voorstel van het college wordt een afschrijvingstermijn bepaald voor activa waarvoor geen afschrijvingstermijn is opgenomen.

5.4 Startmoment van afschrijven

Het is van belang om vast te leggen vanaf welk moment wordt begonnen met het afschrijven op een actief. Voor het moment van beginnen met afschrijven kan conform het BBV slechts voor één mogelijkheid voor alle activa worden gekozen. De gekozen mogelijkheid wordt toegepast op alle kapitaalgoederen die gereedkomen/verworven worden. Uit de volgende mogelijkheden kan worden gekozen:

• •

  vanaf het begin van het jaar waarin het kapitaalgoed gereed komt/verworven wordt (een volledig jaar afschrijving); of

• •

  medio het begrotingsjaar waarin het kapitaalgoed gereed komt/verworven wordt (een half jaar afschrijving); of

• •

  vanaf het boekjaar volgend op het jaar waarin het kapitaalgoed gereed komt/verworven wordt; of

• •

  vanaf het moment van ingebruikname.

In Soest start de afschrijving op basis van de werkelijke boekwaarde per 1 januari vanaf het boekjaar volgend op het jaar waarin het actief gereed komt/verworven wordt en wij stellen voor om deze gedragslijn voort te zetten.

5.5 Restwaarde en circulaire economie

De restwaarde is de waarde van een actief aan het eind van de gebruikstermijn op basis van het prijspeil op het moment van ingebruikneming. Omdat activa gedurende de afschrijfperiode technisch en economisch slijten/verouderen, wordt tot op heden in Soest afgeschreven naar een boekwaarde van € 0. Conform het BBV kan afgeschreven worden tot € 0 of kan er rekening worden gehouden met een restwaarde. Gronden zijn hierop uitgezonderd, daarover wordt niet afgeschreven.

De gemeente staat voor de uitdaging om circulair te bouwen. Dit sluit aan bij onze ambitie om anders om te gaan met grondstoffen zoals is vastgelegd in het Grondstoffenakkoord en het Nationaal Programma Circulaire Economie 2023-2030.

Daarin is de landelijke ambitie opgenomen voor de omschakeling naar een volledig circulaire economie met een transitieagenda voor onder andere het onderdeel Bouw (woningen en bedrijfsruimten/kantoren inclusief klimaatinstallaties en infrastructuur zoals wegen en bruggen/viaducten). Het hergebruik of het recyclen van deze onderdelen zou binnen de gemeente nader kunnen worden gestimuleerd door voor deze onderdelen materiële activa rekening te houden met een circulaire restwaarde vanwege hergebruik of het recyclen van de grondstofffen en materialen.

Het hanteren van een circulaire restwaarde bij bepaalde activaonderdelen moet nog nader worden uitgewerkt. Vandaar dat wij voorstellen om hiervoor bij toekomstige investeringen in gebouwen en infrastructuur waar dit opportuun is, met een concrete onderbouwing en uitwerking te komen.

Zodra hiervoor een uniforme beleidslijn is te formuleren, zullen we deze via een toekomstig P&C product (bijvoorbeeld in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen) aan de raad voorleggen.

5.6 Boekwinst en -verlies

Indien een actief volledig is afgeschreven en bij verkoop hiervan wordt een restwaarde (inruilwaarde) ontvangen, dan ontstaat een boekwinst. Een boekwinst treedt immers op als de verkoopprijs hoger is dan de boekwaarde op dat moment. Deze boekwinst mag conform het BBV niet in mindering worden gebracht op de aanschaffingsprijs van een nieuw actief indien vervanging plaatsvindt, maar moet in één keer als incidentele bate in de exploitatie worden opgenomen. Hetzelfde geldt voor een boekverlies. Deze moet in één keer als incidentele last in de exploitatie worden verwerkt.

Voor het doen van investeringen moeten veelal externe financieringsmiddelen worden aangetrokken en dat brengt rentelasten met zich mee die aan de activa worden toegerekend. Mochten er eigen middelen beschikbaar zijn voor een investering, dan kunnen deze middelen conform de Notitie materiële vaste activa van de commissie BBV in de beschikbare dekkingsreserve investeringen worden gestort voor de dekking van de kapitaallasten. Deze middelen mogen dus niet direct in mindering op de activering worden gebracht. Voor de dekking van de rentecomponent van de kapitaallasten wordt zogenaamde bespaarde rente aan de dekkingsreserve investeringen toegevoegd (zie: nota reserves en voorzieningen 2022 Soest).

Voor deze toerekening van rente aan activa wordt een vast rentepercentage (omslagpercentage) gehanteerd. Dit rentepercentage wordt jaarlijks bij het opstellen van de begroting bepaald. Het bij de begroting gecalculeerde omslagrentepercentage mag binnen een marge van 0,5% worden afgerond. Indien de werkelijke rentelasten afwijken van de rentelasten die op basis van de voorgecalculeerde renteomslag zijn berekend, dan kan de gemeente besluiten tot correctie. Correctie wordt verplicht gesteld indien deze afwijking groter is dan 25%.

7.1 Citeertitel

Deze nota wordt aangehaald als de Nota activabeleid gemeente Soest 2023.

7.2 Hardheidsclausule

Er kunnen zich omstandigheden voordoen, die een gegronde reden vormen om af te wijken van hetgeen in deze nota is opgenomen, bijvoorbeeld omdat voldaan moet worden aan veranderingen in de huidige wet- en regelgeving. Bij onvoorziene omstandigheden en gegronde redenen behoudt de raad op voorstel van het college het recht om anders te beslissen dan is opgenomen in deze nota mits het besluit voldoet aan de actuele wet- en regelgeving.

7.3 Wijziging van de nota

Conform artikel 11 van de Financiële verordening gemeente Soest 2023 biedt het college de raad tenminste eens in de vier jaar een (geactualiseerde) nota activabeleid aan.

Indien wet- en regelgeving of andere omstandigheden dit in de tussentijd vereisen wordt deze nota opnieuw beoordeeld op toepasbaarheid en actualiteit, en waar nodig aangepast of aangevuld. Dergelijke wijzigingen hoeven niet te leiden tot een nieuwe nota activabeleid maar kunnen bijvoorbeeld ook via toekomstige P&C producten (bijvoorbeeld in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen) aan de raad worden voorgelegd. Deze maken na goedkeuring door de raad integraal onderdeel uit van het vigerende activabeleid van de gemeente Soest.

7.4 Inwerkingtreding

Na bekendmaking treedt deze nota, vanaf 1 januari 2024, in werking.