Financiële verordening GGD IJsselland 2023

1.1 Begripsbepaling

In de verordening wordt verstaan onder:

• –

  Administratie:

  Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie voor het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie van GGD IJsselland en voor de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• –

  Doelmatigheid:

  Het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

• –

  Doeltreffendheid:

  De mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden

  behaald.

• –

  Rechtmatigheid:

  Het voldoen van handelingen van GGD IJsselland en de vastlegging daarvan aan geldende wet- en regelgeving.

2.1 Inrichting begroting en jaarstukken

De begroting en jaarstukken worden ingericht conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

2.2 Proces begroting en jaarstukken

Bij het opstellen van begroting en jaarstukken wordt aangesloten bij de bepalingen in de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) en de Gemeenschappelijke regeling GGD IJsselland. Hierin zijn onder meer bepalingen opgenomen ten aanzien van inspraak gemeenten, verzending naar de provincie, verzendtermijnen en gemeentelijke bijdragen. Aanvullingen hierop zijn opgenomen in deze verordening.

2.3 Begroting

• 1.

  Het algemeen bestuur stelt voorafgaand aan het opstellen van de begroting de uitgangspunten vast, waarin de kaders voor het begrotingsjaar zijn opgenomen.

• 2.

  Het dagelijks bestuur stuurt de ontwerpbegroting en de door het algemeen bestuur goedgekeurde kaders uiterlijk 30 april en twaalf weken voor de ontwerpbegroting aan het algemeen bestuur wordt aangeboden naar de gemeenteraden.

• 3.

  De raden hebben de mogelijkheid een zienswijze in te dienen bij het dagelijks bestuur.

• 4.

  Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin de ingediende zienswijzen zijn vervat bij de ontwerpbegroting.

• 5.

  Het dagelijks bestuur stelt de raden voorafgaande aan het vaststellen van de begroting schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn oordeel over de zienswijze alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt.

2.4 Tussentijdse rapportage

• 1.

  Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur twee keer per jaar via een tussentijdse rapportage over de voortgang van de uitvoering van de begroting en de financiële positie in het lopende jaar.

• 2.

  De tussentijdse rapportages gaan in op de afwijkingen in de lasten en baten en in de geleverde prestaties.

• 3.

  In de tussentijdse rapportages worden investeringen opgenomen die nog niet in de begroting zijn geraamd.

2.5 Jaarstukken

Het dagelijks bestuur legt de jaarstukken en het bestemmingsvoorstel van het rekeningresultaat ter vaststelling voor aan het algemeen bestuur vergezeld van de schriftelijke verklaring over de rechtmatigheid.

3.1 Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Uitgangspunten voor waardering en afschrijving van activa zijn opgenomen in de bij deze verordening als bijlage gevoegde uitwerking afschrijvingsbeleid.

• 2.

  Als het dagelijks bestuur vindt dat hiervoor aanleiding bestaat legt het dagelijks bestuur een bijgestelde Notitie afschrijvingsbeleid ter vaststelling voor aan het algemeen bestuur.

3.2 Reserves en voorzieningen

• 1.

  Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur een Notitie reserves en voorzieningen aan. Deze notitie wordt door het algemeen bestuur vastgesteld en bevat:

  • a.

    de vorming en besteding van reserves

  • b.

    de vorming en besteding van voorzieningen.

• 2.

  Als het dagelijks bestuur vindt dat hiervoor aanleiding bestaat legt het dagelijks bestuur een bijgestelde Notitie reserves en voorzieningen ter vaststelling voor aan het algemeen bestuur.

3.3 Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van tarieven hanteert GGD IJsselland de kostprijs als uitgangspunt.

• 2.

  Voor de kostentoerekening aan producten wordt gebruik gemaakt van een systeem dat integrale toerekening van de kosten als uitgangspunt hanteert.

3.4 Financieringsfunctie

• 1.

  Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur een Treasurystatuut aan. Dit statuut wordt door het algemeen bestuur vastgesteld.

• 2.

  Als het dagelijks bestuur vindt dat hiervoor aanleiding bestaat legt het dagelijks bestuur een bijgesteld Treasurystatuut ter vaststelling voor aan het algemeen bestuur.

3.5 Weerstandsvermogen en risicobeheersing

• 1.

  Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur een Notitie risicomanagement en weerstandsvermogen aan. Deze nota wordt door het algemeen bestuur vastgesteld en bevat:

  • a.

    Het managen van risico’s met financiële gevolgen;

  • b.

    Het beleid van het weerstandsvermogen.

• 2.

  Als het dagelijks bestuur vindt dat hiervoor aanleiding bestaat legt het dagelijks bestuur een bijgestelde Notitie risicomanagement en weerstandsvermogen ter vaststelling voor aan het algemeen bestuur.

3.6 Inkoop en aanbestedingsbeleid

• 1.

  Het dagelijks bestuur stelt een Notitie inkoop en aanbestedingsbeleid vast en biedt deze notitie ter kennisneming aan het algemeen bestuur aan. De notitie bevat de kaders en spelregels voor de inkoop van leveringen, diensten en werken.

• 2.

  Als het dagelijks bestuur vindt dat hiervoor aanleiding bestaat, stelt het dagelijks bestuur een bijgestelde Notitie inkoop en aanbestedingsbeleid vast en stelt het dagelijks bestuur het algemeen bestuur hiervan in kennis.

4.1 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval bijdraagt aan:

• a)

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de organisatie als geheel en in afzonderlijke organisatieonderdelen in het bijzonder;

• b)

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;

• c)

  het verschaffen van informatie over uitputting van toegekende budgetten en investeringsruimte en voor het maken van kostencalculaties;

• d)

  het verschaffen van informatie over indicatoren voor de productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het beleid;

• e)

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevantie wet- en regelgeving;

• f)

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, evenals voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

4.2 Financiële organisatie

Het dagelijks bestuur zorgt voor:

• a)

  een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidige toewijzing van de taken aan de bedrijfsonderdelen;

• b)

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

• c)

  een Regeling budgetbeheer met daarin de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d)

  de interne regels voor de taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e)

  de te maken afspraken met de bedrijfsonderdelen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f)

  de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de taakvelden;

• g)

  het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen, zodat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

4.3 Interne controle

• 1.

  Het dagelijks bestuur zorgt voor een getrouw beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a, van de Gemeentewet en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b, van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.

• 2.

  Het dagelijks bestuur zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van GGD IJsselland, inclusief de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren. Bij afwijkingen in de registratie neemt het dagelijks bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

• 3.

  Het dagelijks bestuur zorgt voor systematische controle op de goede werking van de verantwoordelijkheden genoemd onder het eerste en tweede lid en legt hierover verantwoording af in de rechtmatigheidsverantwoording. De gehanteerde verantwoordingsgrens bedraagt 1% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves).

5.1 Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De financiële verordening GGD IJsselland 2019 die door het algemeen bestuur op 21 juni 2018 is vastgesteld en op 1 januari 2019 in werking is getreden wordt ingetrokken, met dien verstande dat deze verordening van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin de Financiële verordening GGD IJsselland 2023 in werking treedt.

5.2 Onvoorziene omstandigheden en hardheidsclausule

Het algemeen bestuur kan afwijken van de bepalingen in deze verordening, indien toepassing daarvan leidt tot onbillijkheden van overwegende aard. In gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist het algemeen bestuur.

5.3 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt na bekendmaking in werking en werkt terug tot 1 januari 2023.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening GGD IJsselland 2023.