Artikel 1. Tijdstip van de vergaderingen
- 1.
Het Dagelijks Bestuur stelt vóór aanvang van elk kalenderjaar een schema op voor de in dat jaar te houden vergaderingen.
- 2.
Indien een lid van het Dagelijks Bestuur een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op de gebruikelijke wijze aan de leden van het Dagelijks Bestuur wordt toegezonden.
Artikel 2. Onderlinge vervanging en quorum
- 1.
Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.
- 2.
Het Dagelijks Bestuur regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van een lid van het Dagelijks Bestuur.
- 3.
Wanneer er meer dan 1 lid is verhinderd is, gaat de vergadering niet door. De voorzitter bepaalt dag en uur van de volgende vergadering.
- 4.
Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.
- 5.
Een lid van het Dagelijks bestuur dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de voorzitter of secretaris.
Artikel 3. Agenda
- 1.
De digitale agenda inclusief de vergaderstukken wordt doorgaans drie werkdagen van tevoren beschikbaar gesteld voor alle leden van het Dagelijks Bestuur.
- 2.
Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk acht uur voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.
- 3.
Met toestemming van de voorzitter wordt de genoemde termijn in lid 2 in lid 3 bekort tot de vergadering zelf.
Artikel 4. Ambtelijke ondersteuning
- 1.
De directeur Servicecentrum MER is aanwezig bij de vergadering van het Dagelijks Bestuur.
- 2.
De secretaris draagt, binnen de hem opgedragen taak, zorg voor al hetgeen nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het Dagelijks Bestuur.
Artikel 5. Deelneming derden aan de vergadering
Het Dagelijks Bestuur kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.
Artikel 6. Besluitvorming en stemming
- 1.
Het Dagelijks Bestuur besluit bij consensus. Indien wordt geconstateerd dat geen consensus mogelijk is, besluit het Dagelijks Bestuur in een volgende vergadering bij meerderheid van stemmen.
- 2.
Ieder lid van het Dagelijks Bestuur, inclusief de voorzitter, heeft één stem in het Dagelijks Bestuur.
- 3.
Indien geen van de leden van het Dagelijks Bestuur bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.
- 4.
Indien een lid van het Dagelijks Bestuur bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd tenzij het vijfde lid van toepassing is.
- 5.
Bij het nemen van een besluit over een benoeming, een voordracht of een aanbeveling van personen kan worden gestemd met gesloten en ongetekende briefjes.
- 6.
Een stemming is alleen geldig indien meer dan de helft van het aantal leden dat zitting heeft en zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, daaraan heeft deelgenomen.
Artikel 7. Verslag en besluitenlijst
- 1.
De ambtelijk secretaris draagt zorg voor de besluitenlijst inclusief een presentielijst van de vergadering.
- 2.
De besluitenlijst bevat ten minste:
- 1.
de namen van de aanwezige en de afwezige leden;
- 2.
de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;
- 3.
een formulering van de door het Dagelijks Bestuur genomen besluiten.
- 3.
Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het Dagelijks Bestuur daarom vraagt.
- 4.
De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.
- 5.
Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzetten, draagt de secretaris zorg voor openbaarmaking van de besluitenlijst(en) op de gebruikelijke wijze.
- 6.
Van het behandelde waaromtrent geheimhouding is opgelegd zoals bedoeld in artikel 9 van dit Reglement, wordt een afzonderlijk verslag en/of besluitenlijst gemaakt. De secretaris ziet toe op een adequate archivering hiervan.
Artikel 8. Openbare vergadering
- 1.
De vergaderingen van het Dagelijks bestuur vinden met gesloten deuren plaats.
- 2.
Het Dagelijks Bestuur kan besluiten een openbare vergadering te houden.
- 3.
De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.
Artikel 9. Geheimhouding
- 1.
Het Dagelijks Bestuur en de voorzitter van het Dagelijks Bestuur kunnen op grond van een belang genoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid van de Wet open overheid (Woo) een verplichting tot geheimhouding opleggen ten aanzien van informatie die bij het Dagelijks Bestuur berust.
- 2.
Een verplichting tot geheimhouding wordt vermeld op het stuk ten aanzien waarvan de geheimhouding geldt. Indien de geheimhouding geldt ten aanzien van informatie anders dan in schriftelijke vorm, wordt de verplichting op een passende wijze kenbaar gemaakt.
- 3.
Een verplichting tot geheimhouding wordt in acht genomen door allen die van de informatie kennis dragen.
- 4.
Een verplichting tot geheimhouding duurt voort totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd haar opheft.
Artikel 10. Uitleg reglement
In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing daarvan beslist het Dagelijks Bestuur op voorstel van de voorzitter.
Artikel 11. Inwerkingtreding
Het Reglement van Orde treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking ervan.