Beleidsregels Nota evenementenbeleid gemeente Sluis 2016

Deze nota schept een beleidskader voor het weloverwogen beoordelen van evenementen. Voorts wordt een verduidelijking en verdieping gegeven van de wijze waarop met evenementen e.d. wordt omgegaan. Bij het opstellen van deze nota is uitgegaan van de visie dat de burger zijn eigen verantwoordelijkheid kent en neemt.

Vanwege het spanningsveld tussen leefbaarheid en levendigheid is het een taak van de gemeente om te komen tot een balans waarin zowel de belangen van de organisaties, de bezoekers als de omgeving worden gediend. Dit betekent dat het beleid niet overdreven beperkend mag zijn voor de organisatoren van evenementen, maar dat de gemeente Sluis en haar kernen ook leefbaar moeten blijven voor de eigen inwoners.

Kenmerk van het vigerende beleid is dat gestreefd wordt naar een zo weinig en een eenvoudig mogelijke toepassing van de regels, zonder dat er afbreuk wordt gedaan aan de veiligheid. De toename en diversiteit van evenementen vraagt om een aanpassing van het beleid. Het evenementenbeleid beoogt vooral samenhang en afstemming te bewerkstelligen in de integrale benadering van evenementen.

Deze benadering betekent dat de gemeente de maatregelen die zij neemt, op elkaar afstemt en in hun onderlinge samenhang bekijkt. Een adhoc-beleid ten aanzien van evenementen wordt hiermede voorkomen. Het beleid moet belanghebbenden duidelijk maken wat ‘de spelregels’ zijn.

Het doel van deze nota is dan ook ervoor te zorgen dat:

• 1.

  De organisatoren van evenementen vooraf weten welke regels er gelden (waaronder de Handreiking evenementen en brandveiligheid);

• 2.

  Aanvragen klantgericht, klantvriendelijk en efficiënt worden afgehandeld;

• 3.

  Er voldoende ruimte overblijft om evenementen te organiseren binnen de gemeente, maar wel binnen een zeker- door de gemeente als vergunningverlener gesteld- kader;

• 4.

  De aantasting van de woon- en leefomgeving voor bewoners wordt beperkt en de veiligheid van het evenement wordt bevorderd;

• 5.

  De kwaliteit van evenementen wordt bevorderd;

• 6.

  Er blijvend wordt gewerkt aan het verder (de)reguleren van evenementen;

• 7.

  Het beleid een positieve uitwerking heeft op het imago van de gemeente;

• 8.

  Er voor wat betreft grootschalige evenementen afstemming en ordening plaats vindt op ZeeuwsVlaamse schaal, mede in overleg met de Veilgheidsregio Zeeland (VRZ), politie Zeeland en de Taakgroep Grote Evenementen.

Samengevat is het doel van het evenementenbeleid:

Het zorgen voor een goede balans tussen vermaak en veiligheid, tussen orde en overlast en tussen regels en ruimte en het formuleren van beleidsuitgangspunten (het bieden van een kader voor de belangenafweging) voor het al dan niet verlenen van evenementenvergunningen op grond van artikel 2:25 van de “Algemene Plaatselijke Verordening gemeente Sluis”, hierna te noemen APV.

1.1. Strekking

Deze nota is van toepassing op evenementen in de openlucht, inclusief tenten. Ook geldt dit beleid voor evenementen in gebouwen die normaliter niet voor dat doel bestemd zijn (landbouwschuren, bedrijfshallen e.d.). Het criterium hierbij is dat het evenement ‘voor het publiek toegankelijk’ moet zijn. Dit kan in sommige gevallen discussie opleveren. Indien een zogenaamd ‘besloten feest’ wordt georganiseerd, waarbij voor de toegang of het deelnemen aan de bijeenkomst, dan wel voor het aldaar gebruiken van drink- en/of eetwaren moet worden betaald, raakt het de publieke toegankelijkheid. In dergelijke gevallen is er geen sprake meer van een besloten karakter en dient rekening te worden gehouden met het bepaalde in deze nota.

Rekening houdende met het bepaalde in de APV is de nota uitdrukkelijk niet van toepassing op bioscoopvoorstellingen, warenmarkten 1, kansspelen en betogingen. Evenmin richt deze nota zich op evenementen in (horeca-)inrichtingen/gebouwen waarbij de functie van het pand deze activiteiten toestaat. De regels die in dit verband overlast of hinder voorkomen zijn opgenomen in de Wet milieubeheer respectievelijk het Besluit algemene regels voor inrichtingen milieubeheer. (Activiteitenbesluit). Kermissen vallen buiten de strekking van deze nota. Kermissen zijn nader geregeld in de kermisverordening.

1.2. Juridisch kader

Voor het organiseren van een evenement is in de eerste plaats een vergunning van de burgemeester vereist op grond van artikel 2:25 de APV.

Daarnaast zijn er nog enkele andere wettelijke en beleidskaders waarmee rekening moet worden gehouden:

• •

  Drank- en Horecawet (ontheffing verstrekking zwakalcoholische dranken);

• •

  Zondagswet (bij activiteiten op zondag);

• •

  Wegenverkeerswet (bij afsluiting wegen);

• •

  Winkeltijdenwet en Winkeltijdenverordening (winkelopenstelling buiten de reguliere tijden);

• •

  Bestemmingsplannen (staat het bestemmingsplan het evenement toe);

• •

  Bouwbesluit;

• •

  Handreiking Evenementen en (brand)veiligheid;

• •

  Landelijke normeringen en richtlijnen m.b.t. (brand)veiligheid’

• •

  Brandveiligheidsvoorschriften voor feesttenten;

• •

  Regionale uitvoeringskader grote evenementen.

1.3. Deregulering

Afgelopen jaren zijn er in het kader van deregulering een aantal wijzigingen in het proces van vergunningverlening doorgevoerd, waarvan het invoeren van een meldingsplicht voor kleine evenementen het meest omvangrijk is geweest. Ook worden, waar mogelijk, vergunningen of ontheffingen zoveel mogelijk geïntegreerd in één evenementenvergunning, zodat kan worden volstaan met één besluit. Door het proces continue te evalueren, wordt steeds opnieuw bekeken of het proces voor de aanvrager kan worden vereenvoudigd. Inmiddels is het meldingsformulier voor kleine evenementen gedigitaliseerd zodat een melding voor een klein evenement direct via de digitale weg kan worden ingediend.

Ook intern zijn aanpassingen in het proces van vergunningverlening doorgevoerd, waardoor de vergunning nog sneller kan worden verleend. Jaarlijks terugkerende evenementen worden niet meer besproken in de vergadering van de werkgroep evenementen, en kan worden volstaan met een schriftelijke adviesronde. Op termijn zal worden onderzocht of voor klein jaarlijks terugkerende en van opzet ongewijzigde evenementen een meerjarige toestemming kan worden verleend.

2.1. Indeling in categorieën

Het ene evenement is het andere niet. Een rommelmarkt van de plaatselijke vereniging heeft een andere impact dan bijvoorbeeld een muziekfestival in een kern. Evenementen verschillen ook naar de benodigde voorbereiding c.q. advisering bij gemeentelijke en operationele diensten. Uiteraard is er ook een onderscheid in overlasteffecten naar de omgeving. Een relatief uitgebreide, formele advisering staat niet altijd in verhouding tot de aard en de grootte van het evenement. Sinds 2006 zijn de evenementen (voor wat betreft het evenementenbeleid in de gemeente Sluis) onderverdeeld in de volgende categorieën:

A. Klein evenement

• •

  Duurt maximaal één dag, en

• •

  heeft geen versterkte muziek na 21.00 uur, en

• •

  duurt tot uiterlijk 24.00 uur, en

• •

  heeft lokale uitstraling, en

• •

  er worden geen doorgaande wegen afgesloten, en

• •

  vormt uit milieu- of natuurbeschermingsoogpunt geen bezwaar en

• •

  zal (eventueel op basis van ervaring) niet leiden tot klachten.

B. Middelgroot evenement

• •

  Heeft een bovenlokale uitstraling, en/of

• •

  versterkte muziek in avond- en nachtperiode, en/of

• •

  vergt nadere verkeersmaatregelen, en/of

• •

  enige hinder of overlast voor de omgeving, een en ander ter beoordeling van de burgemeester, en/of

• •

  vergt nadere aandacht politie of brandweer, en

• •

  er kan naast een aantal specifieke voorschriften doorgaans worden volstaan met standaardvoorschriften.

C. Groot evenement

• •

  Heeft een (boven-)regionale uitstraling, en/of

• •

  zal naar verwachting extra hinder of overlast opleveren voor omgeving, een en ander ter beoordeling van de burgemeester, en/of

• •

  verwacht risico op aantasting openbare orde, eventueel gelet op ervaringen uit het verleden, en/of

• •

  inzet politie, brandweer of GHOR (= Geneeskundige Hulp bij Ongevallen en Rampen) is noodzakelijk.

2.2. Melding of vergunning

Binnen de huidige regelgeving wordt al gewerkt op basis van voornoemde indeling.

A : Klein evenement (meldingsplichtige evenementen)

Evenementen die voldoen aan deze criteria zijn over het algemeen dermate klein van opzet dat er geen verstoring van de openbare orde, rust of veiligheid valt te verwachten. De evenementen vragen niet om een bijzonder kader omdat deze evenementen veelal gering van omvang zijn, in de regel overdag plaatsvinden en een beperkte geluidsproductie veroorzaken. Het betreft bijvoorbeeld buurtfeesten, straatbarbecues of kleinere evenementen zonder versterkte muziek of omroep. Het is dan ook niet noodzakelijk om de organisatie te belasten met het aanvragen van een vergunning. Men kan volstaan met het doen van een melding. Een melding is een eenzijdig proces. In tegenstelling tot de vergunningverlening, vindt er alleen een interne toets plaats en wordt geen advies ingewonnen bij de adviserende partijen. Voldoet de melding aan de voorwaarden, ontvangt de organisator schriftelijk bericht dat er geen bezwaar is tegen het houden van het evenement. Voor een veilig verloop van het evenement worden naast informatie over (brand)veiligheid in de meeste gevallen ook voorschriften meegezonden waaraan de melder zich dient te houden.

B. Middelgroot evenement

De middelgrote en grote (belastende en risico-) evenementen vragen om een bijzonder kader, daar deze evenementen door omvang, openbare orde- en veiligheidsproblematiek, geluidsproductie of eindtijd voor ergernis dan wel overlast kunnen zorgen voor de directe omgeving. Het is van belang deze aanvragen zorgvuldig te behandelen, waarbij ook rekening wordt gehouden met de belangen van de direct omwonenden. Voor deze evenementen is veelal gericht toezicht en een meer uitgebreide toetsing nodig. Voor middelgrote evenementen blijft het vergunningenstelsel daarom het meest geschikte instrument en is maatwerk vereist.

C. Groot evenement

Risico-evenementen vragen, net zoals belastende evenementen, om een bijzonder kader. In principe is een risico-evenement gelijk aan een belastend evenement met als verschil dat er een extra inzet van de hulpverleningsdiensten noodzakelijk is om de openbare orde en veiligheid te handhaven.

Geneeskundige hulpverlening

Op basis van de Handreiking geneeskundige publieksevenementen (versie 2 december 2011), wordt er door de GHOR Zeeland voor gekozen om vanaf 5.000 gelijktijdige aanwezige bezoekers (waaronder zowel toeschouwers, deelnemers als personeel verstaan moet worden) te adviseren over (aanvullende) hulpverleningsinzet. De GHOR stelt hiervoor per gemeente, een lijst van B+ en C evenementen op, waarin wordt aangegeven voor welke evenementen een GHOR-advies noodzakelijk is.

2.2 Veiligheidsplan

Voor zowel B als C evenementen kan het indienen van een veiligheidsplan onderdeel uitmaken van de vergunningprocedure. Of een veiligheidsplan wordt vereist, is afhankelijk van de aard, het type, de duur en de locatie van het evenement. Ook het bezoekersaantal of de doelgroep kunnen aanleiding zijn om een veiligheidsplan te eisen.

2.3. Rechtsbescherming derdebelanghebbenden

Meldingsplichtige evenementen (kleine evenementen)

Kleine evenementen worden via een melding ter kennis gebracht aan de burgemeester. Vanuitcoogpunt van openbare orde, is het niet noodzakelijk om aan het begin van het jaar al inzicht te hebben in de datum en plaats van het evenement. Op grond van de Algemene wet bestuursrecht (Awb), dient een besluit te worden bekend gemaakt voordat het in werking treedt. Meldingen als hiervoor bedoeld vallen echter niet onder de categorie “besluiten”. Tegen een ingediende melding staat geen bezwaarof beroepsmogelijkheid open. Overigens wijst zoals hiervoor al vermeld de praktijk uit dat de kleinere (meldingsplichtige en dus vergunningvrije) evenementen nauwelijks of geen aanleiding geven tot klachten.

Vergunningplichtige evenementen (middelgrote en grote evenementen)

Deze evenementen kunnen een belasting vormen voor de (woon-)omgeving en hiervoor is dan ook ruim vooraf inzicht nodig in plaats, tijd en programma. Zowel de gemeente, de politie als de Veilgheidsregio Zeeland (brandweer), en voor wat betreft de grootschalige evenementen ook de GHOR, moeten voldoende gelegenheid hebben om invulling te geven aan hun vergunningverlenende

of adviserende taak. Bij de operationele diensten zal bovendien ruim vooraf een planning moeten worden gemaakt indien er bij het evenement behoefte of reden is aan/voor personele inzet. Daarnaast is het in het kader van de (regionale) afstemming en het opstellen van de Evenementenkalender eveneens noodzakelijk om tijdig te beschikken over de benodigde gegevens. Vóór 1 november van het jaar dat voorafgaat aan het kalenderjaar waarin het bewuste evenement zal worden gehouden, dient in elk geval een kennisgeving te worden gedaan van de datum en het (globale) programma van het desbetreffende evenement. De feitelijke vergunningaanvraag moet ten minste acht weken (middelgroot evenement) of twaalf weken (groot evenement) tevoren worden ingediend. Tegen een verleende vergunning staat voor belanghebbenden de mogelijkheid van bezwaar en beroep open.

2.4. Evenementenlocaties

De vergunningplichtige evenementen, die in de verschillende kernen plaatsvinden, vinden veelal plaats op vaste locaties. Locaties zijn medebepalend voor de uitstraling van een evenement. Het aanvankelijke idee om, in overleg met de dorps- en stadsraden, locaties binnen de kernen aan te wijzen waar evenementen plaats kunnen vinden, is losgelaten. Traditiegetrouw vinden veel evenementen plaats in het centrum van de kernen, bijvoorbeeld de Groote Markt te Sluis, Spuiplein in Breskens en de Markt / Ledelplein in Oostburg. Het is daarom niet nodig om deze locaties als afzonderlijke evenemententerreinen aan te wijzen. Inmiddels is een aanvang gemaakt om de meest in gebruik zijnde (evenementen)locaties op tekening vast te leggen.

Voorkomen moet worden dat bepaalde locaties overbelast worden met evenementen. Een voorbeeld hiervan is het Spuiplein te Breskens. In de zomermaanden vinden hier tal van evenementen plaats. Sinds 2013 is geconstateerd dat door de toename van het aantal evenementen en de aantrekkende werking van deze evenementen dit plein als evenementenlocatie werd overbelast. Dit komt tot uiting door een te hoge parkeerdruk en onvoldoende bereikbaarheid van de winkels. Voor een deel is dit ondervangen door het treffen van extra verkeermaatregelen. Evenementen en de middenstand moeten elkaar versterken en mogen elkaar niet negatief beïnvloeden. Een van de doelstellingen van deze nota is om grenzen te stellen aan het aantal (overlast veroorzakende) evenementen en overbelasting van bepaalde locaties te voorkomen. Geconcludeerd kan worden dat het Spuiplein als evenementenlocatie in de zomermaanden de maximale capaciteit heeft bereikt. Uitbreiding van (jaar)markten en braderieën op het Spuiplein wordt in de maanden mei, juni, juli, augustus en september niet toegestaan. Voor wat betreft bestaande evenementen wordt in overleg met de organisatoren bekeken of verplaatsing naar het Oranjeplein mogelijk is

3.1. Braderieën

Definitie braderie/markt

In deze nota worden onder een braderie/markt een feestelijke activiteit verstaan waarbij handelaren en verkopers wordt toegestaan, door middel van een marktkraam of andere uitstallingen, aan een straatverkoop deel te nemen. Vaak wordt deze aangevuld met attracties. Alle braderieën, avondmarkten en themamarkten zoals een paas-, pinkster, zomer- of kerstmarkt (gehouden in het openbaar gebied), vallen onder deze categorie. Snuffelmarkten in een voor het publiek toegankelijk gebouw (als bedoeld in artikel 5:23 van de APV) en de door de gemeente georganiseerde weekmarkten in de kernen van de gemeente Sluis en de seizoensmarkt in Cadzand-Bad (vallend onder artikel 160, eerste lid, onder h, van de Gemeentewet) vallen buiten de reikwijdte van deze nota.

Reguleren van het aantal markten

In de gemeente Sluis worden veel vergunningaanvragen ingediend voor toeristenmarkten/ braderieën enz. Het aantal groeit jaarlijks met als hoogtepunt 2012 waar maar liefst 80 markten zijn aangevraagd, waarvan er uiteindelijk 71 doorgegaan zijn. Deze markten vinden vooral plaats in de meest toeristische kernen van de gemeente en concentreren zich in het hoogseizoen. Een verdere stijging van het aantal markten kan tot gevolg hebben dat bepaalde kernen van de gemeente Sluis hiermee overstelpt worden. Goed georganiseerde braderieën/markten hebben een positief effect op het centrum van de kern waar deze georganiseerd wordt. In de praktijk blijkt dat in een aantal gevallen de kwaliteit van de georganiseerde braderie/markt te wensen overlaat (weinig en lege kramen, zeer gering bezoekersaantal, weinig sfeer enz.). Dergelijke braderieën/markten hebben juist een negatieve invloed op het centrum waar dat evenement wordt gehouden. Om de onbelemmerde groei van het aantal braderieën/markten een halt toe te roepen en te zorgen voor een goede kwaliteit van markten en een hoogwaardige uitstraling met een lokale en regionale aantrekkingskracht is een aantal maatregelen noodzakelijk.

Maatregelen

Om dit doel te bereiken is het belangrijk om beleid vast te stellen waarmee regels en eisen ten aanzien van braderieën en markten gesteld kunnen worden. Hiermee kunnen ook aanvragen voor evenementenvergunningen voor braderieën en markten geweigerd worden om op deze manier de kwaliteit van de braderieën en markten te verhogen en waarborgen.

Dit kan door:

• •

  Een maximum te stellen aan het aantal markten die een organisator in de gemeente mag houden van maximaal 8 stuks per jaar.

• •

  Maximaal drie braderieën /markten per maand per kern toe te staan;

• •

  In die situaties waarin door het bevoegde gezag geconstateerd is dat een organisator een braderieën/ markt(en) met een slechte kwaliteit organiseert (weinig en lege kramen, zeer gering bezoekersaantal, weinig sfeer enz.), zal het bevoegd gezag de organisator er van in kennis stellen dat volgende vergunningaanvragen voor het mogen organiseren van braderieën/ markten niet gehonoreerd zullen worden.

Ook kan door het bepalen wie in aanmerking komt voor het organiseren van braderieën/ markten een rem aangebracht worden op het totaal aantal markten door het hanteren van de volgende prioriteitenvolgorde:

1. In eerste instantie komt de ondernemersvereniging van de betreffende kern waar de braderie/markt wordt gehouden in aanmerking voor de organisatie. Reden is dat ondernemend gezien de ondernemersvereniging het meeste belang erbij heeft dat er een kwalitatief goede braderie/markt wordt neergezet. Bij avondmarkten spelen ondernemers daarop in door het instellen van langere openstellingtijden van de winkels, waardoor de markt en de bedrijven elkaar ondersteunen hetgeen positieve koopimpulsen geeft voor de middenstand in de betreffende kern.

2. In tweede instantie komt de dorpsraad, -vereniging en/of stadsraad van de betreffende kern waar de braderie/markt wordt gehouden in aanmerking voor de organisatie. Het organiseren van een kwalitatief goede markt is een uitstekende reclame voor de betreffende kern. Het kan ook een positieve impuls zijn voor de leefbaarheid en samenhorigheid voor de eigen inwoners, het aantrekkelijker kan worden voor de toerist en het de vitaliteit in de kern kan behouden en verbeteren.

3. In derde instantie komt een externe organisator in aanmerking voor de organisatie. Dit is van toepassing voor braderieën en markten in de gehele gemeente Sluis, ook als deze onderdeel uitmaakt van een groter evenement. Dit beleid geldt niet voor braderieën en markten met een reeds jarenlange (meer dan 10 jaar) bewezen positieve uitstraling (door bijvoorbeeld entourage, presentatie en sfeer) en welke geen overlast of openbare ordeproblemen hebben veroorzaakt. Deze evenementen tellen wel mee in het gestelde maximale aantal markten per maand per kern.

Hierbij gaat het om de volgende evenementen.

1. Evenement:

• •

  Paas- en Pinkstermarkt te Cadzand-bad: Stichting Ondernemend Cadzand.

• •

  Dorpsfeest Cadzand: Ondernemersvereniging Cadzand-dorp.

• •

  Paas-, Pinkster- en Jaarmarkt te Breskens: Stichting Bevordering Toerisme Breskens.

• •

  Visserijdagen Breskens: Comité Visserijdagen Breskens.

• •

  Jaarmarkt Groede: Dorpsvereniging Groede.

• •

  Kunstmarkt Groede: Dorpsvereniging Groede.

• •

  Moaneblussersfeesten Schoondijke: Ondernemersvereniging D.E.S.

• •

  Dorpsfeest Zuidzande: Stichting "De Zevendraaiers".

• •

  Avondmarkten Sluis: Middenstand Vereniging Sluis.

• •

  Folkloristische Dag met jaarmarkt IJzendijke: Stichting Folkloristische Dag IJzendijke en

• •

  Ondernemersvereniging IJzendijke.

   

2. Kleine evenementen:

• •

  Stichting Ondernemend Cadzand: Kunstmarkt te Cadzand-Bad.

• •

  Stichting Cadzand Cultureel: Streekproducten-, boeken/hobby- en kunstmarkt te Cadzand.

• •

  Vereniging Ondernemend Oostburg: Streekproductenmarkten op Raadhuisplein te Oostburg.

Deze kleine marktjes (gesteld onder 2) tellen niet mee in het gestelde maximale aantal markten per maand.

De burgemeester kan, andere dan hierboven genoemde evenementen, aanwijzen waarvoor dit beleid niet geldt. Ook kan zij deze beleidsregel van toepassing verklaren op bovenstaande uitgesloten evenementen, indien in de toekomst blijkt dat dit noodzakelijk is, omdat de evenementen geen positieve uitstraling meer hebben of overlast of openbare ordeproblemen veroorzaken.

Dit beleid geldt ook niet voor rommelmarkten (waarop in hoofdzaak gebruikte goederen die niet in de uitoefening van handel en voor een geringe symbolische prijs te koop worden aangeboden).

Tijdstippen markten

Ook is geconstateerd dat de tijdstippen waarop markten worden gehouden steeds vervroegd worden. De opbouw en verkoop van producten van een avondmarkt begint steeds vaker in de loop van de middag en een middagmarkt begint steeds vaker in de loop van de morgen. Om hierover duidelijkheid te krijgen is het aan te bevelen om de volgende voorschriften in de vergunning op te nemen:

• •

  met de opbouw van de kramen mag niet eerder worden begonnen dan drie uur voor aanvang van de markt. Markten die van oudsher een aanvangstijd kennen voor tien uur ’s morgens mogen de avond voorafgaand aan het evenement worden opgebouwd, mits dit ook uit oogpunt van verkeersveiligheid en/of openbare orde verantwoord is;

• •

  met het innemen/opbouwen van de standplaatsen mag niet eerder worden begonnen dan twee uur voor aanvang van de markt. De organisator ziet er op toe dat de standplaatsen niet eerder worden ingenomen;

• •

  de afbouw (inclusief het verwijderen van de kramen) is gereed uiterlijk twee en half uur na afloop van de markt.

   

3.2. Strandevenementen

Evenementen op het strand

Het accent voor strandbezoekers ligt op zonnen en baden, wandelen, hardlopen, vliegeren, surfen en andere watersportactiviteiten en genieten van de rust en ruimte aan onze kust. Evenementen moeten passen binnen het imago en beeldvorming van onze kust. Voorbeelden hiervan zijn hardloopwedstrijden, beach-volleybal, beach-voetvolley, vliegerfeesten, wandeltochten, demonstraties van hulpverleningsdiensten en diverse watersportactiviteiten. Maar ook activiteiten die gericht zijn op gezondheid en ontspanning, bijvoorbeeld het aanbieden van strandyoga e.a., passen in het strandbeleid. Het terughoudende beleid voor strandevenementen om zo min mogelijk overlast te bezorgen aan de strandbezoekers wordt voortgezet. Niet strand gerelateerde evenementen passen niet binnen het imago van rust en ruimte aan onze kust. Dit komt o.a. tot uiting in artikel 5:48 APV dat het verbod aangeeft om het strand met een motorvoertuig te berijden behoudens motorvoertuigen van openbare lichamen en hulp- en reddingsdiensten. Slechts voor drie (bestaande) strandevenementen wordt een uitzondering gemaakt.

Daarnaast zijn alleen specifieke evenementen die passen binnen de thematisering van de kust (zoals beschreven in de strandnota) toegestaan. Aanvragen voor bijzondere evenementen aan de kust die niet direct passen binnen de thematisering van de kust maar qua inhoud, vorm of doelgroep van wezenlijk belang kunnen zijn voor de promotie van West Zeeuws Vlaanderen of een aanvulling kunnen zijn op de strandbeleving, worden ter beoordeling voorgelegd aan het college.

3.3. Circussen en stuntteams

Voor het geven van circusvoorstellingen is zowel een tijdelijke gebruiksvergunning op basis van de Brandbeveiligingsverordening als een evenementenvergunning op basis van artikel 2:25 van de APV vereist. Bij de vergunningverlening is een aantal zaken van belang.

Het speelterrein

De gemeente Sluis beschikt niet over een specifiek terrein (verhard noch onverhard) dat geschikt is voor het houden van circusvoorstellingen en stuntshows. Vanzelfsprekend zijn er wel particuliere terreinen die voor dit doel geschikt (te maken) zijn. Bij de aanvraag moet het circus of stuntteam aangeven welk terrein men wil gebruiken waarna wordt beoordeeld of het terrein hiervoor geschikt is, waarbij ook rekening wordt gehouden met de ligging van het terrein ter voorkoming van overlast voor de omgeving. Te denken valt o.a. aan geluid- en parkeeroverlast. Ter voorkoming van overlast en uit veiligheidsoogpunt, worden terreinen gelegen binnen de kernen niet toegestaan voor het verzorgen van optredens door stuntteams, monstertrucks en gelijksoortigeevenementen.

Aantal circussen en stuntshows (monstertrucks) per jaar

Het bezoek van een circus is iets bijzonders. In het algemeen bezoeken mensen niet vaker dan één of twee keer per jaar een circus. Om de spoeling niet ongewenst dun te maken, is het aan te bevelen voor gemeenten met minder dan 100.000 inwoners niet vaker dan twee á drie keer per jaar een vergunning te verstrekken bij voorkeur verspreid over het jaar.

Het is echter wenselijk om het maximum op jaarbasis te verlenen vergunningen te stellen op twee. In verband met de sterk toeristische functie van met name de kust van de gemeente Sluis wisselt de doelgroep van bezoekers van het circus, in het hoogseizoen, binnen korte tijd. De aanvragen voor een speelvergunning hebben vrijwel altijd betrekking op de maanden juli en augustus. Gelet op het zeer toeristische karakter van de kernen van de gemeente Sluis kunnen twee vergunningen worden verleend voor het zomerseizoen met dien verstande dat er minimaal een periode van twee weken is gelegen tussen de speeldata van de circussen. Per jaar wordt maximaal één vergunning voor het houden van een stuntshow / monstertruck (of soortgelijk evenement) verstrekt.

Duur van de circusvergunning

In kleine niet toeristische gemeenten volstaat een speelduur van drie tot vijf dagen. De ervaring leert dat circussen in de gemeente Sluis vaak een langere periode willen verblijven. Immers de potentiële bezoekers wisselen ook steeds. Om te voorkomen dat een circus te lang op een locatie blijft staan, wordt de maximale duur van de te verlenen vergunning gesteld op veertien aaneengesloten dagen. Dit criterium is opgenomen ter beperking van de mogelijke overlast voor de woon- en leefomgeving. Tevens biedt dit ruimte om ook aan een ander circus (met inachtneming van een tussenliggende periode van twee weken) vergunning te verlenen.

Tijdstip van de vergunningaanvragen

Het is voor de gemeente en het circus of stuntteam van belang om tijdig te weten welke circussen / stuntteams optredens willen verzorgen in het volgend jaar. Tijdige aanvraag en mededeling dat een vergunning al dan niet verstrekt wordt, is net als bij de andere evenementenvergunningen belangrijk. Het is wel aan te bevelen om een procedure te hanteren die voor alle circussen / stuntteams gelijk is. De uiterlijke indieningsdatum van een aanvraag om vergunning is 1 november van het jaar voorafgaande aan het jaar waarin de optredens plaatsvinden.

Vereisten voor de vergunningaanvraag

Aanvragen voor een vergunning moeten volledig en tijdig schriftelijk worden ingediend. Een aanvraag

dient het volgende te bevatten:

• •

  De gewenste locatie (met indien privéterrein een schriftelijke akkoordverklaring van de eigenaar).

• •

  De gewenste periode van het optreden.

• •

  Voor het circus: een Bouwboek met hierin o.a. de keuringsrapporten van de circustent,

• ontruimingsplan, BHV-diploma's en kopieën van verzekeringsbewijzen.

• •

  Voor een stuntteam: Om een goede risicoanalyse te maken, moet bij de aanvraag een uitgewerkt veiligheidsplan en inrichtingsplan worden overlegd. Hierin moet o.a. worden opgenomen: de technische gegevens van de betreffende monstertruck, de opstelling van het parcours zoals tribunes en de inrichting van het evenemententerrein, de rijroute van de monstertruck en informatie over het soort stunts wat (met de monstertruck) wordt uitgevoerd.

• •

  EHBO- BHV-diploma's, kopieën verzekeringbewijzen, keuringsrapporten, gegevens over het

• •

  aantal toeschouwers en deelnemers.

Aan de hand van de risicoanalyse kan na raadpleging van de adviespartijen worden beoordeeld of een vergunning kan worden verleend en welke specifieke voorschriften in de vergunning dienen te worden opgenomen.

Incomplete aanvraag

Bij het ontbreken van de gevraagde gegevens krijgt de aanvrager éénmaal de mogelijkheid dit binnen 14 dagen alsnog aan te vullen. Voldoet men hier niet aan dan wordt de aanvraag niet in behandeling genomen (artikel 4:5 Awb).

Niet naleving voorschriften etc.

Bij niet naleving van de voorschriften of de namens het bevoegd gezag gegeven aanwijzingen, dan wel bij geconstateerd wangedrag wordt een circus of stuntteam voor minimaal twee jaar uitgesloten van inschrijving.

In het Activiteitenbesluit zijn geluidsvoorschriften opgenomen om overlast afkomstig van muziek te beperken. Deze voorschriften zijn gericht op een inrichting zoals een café en op een continue bedrijfsvoering. Deze geluidsvoorschriften zijn dus niet van toepassing op een evenement. Een evenement is vaak eenmalig en wordt in de regel in de buitenlucht gehouden. Er bestaan geen wettelijke geluidsnormen voor evenementen.

Een evenement zonder muziek komt weinig voor. Muziek zorgt voor de gezelligheid en verhoogt de sfeer. Daarbij zijn er vaak allerlei apparaten en machines voor het evenement noodzakelijk die geluid voortbrengen. Alles bij elkaar genomen, brengen de meeste evenementen heel wat geluid voort. Dat hoeft geen probleem te zijn, zolang bepaalde grenzen niet worden overschreden. Gebeurt dat wel, dan is er sprake van geluidshinder. Geluid van evenementen kan bij omwonenden leiden tot irritaties. De vraag welk geluidsniveau door omwonenden geduld moet worden, laat zich moeilijk beantwoorden aangezien de mate waarin overlast wordt ervaren van individu tot individu verschilt. Voor degenen di zich in mindere mate betrokken voelen bij een evenement, zal de acceptatie van het evenement afnemen naarmate de duur van het evenement langer is, het geproduceerde geluidsniveau hoger ligt en de hinder daardoor toeneemt. Enerzijds is het vooral bij grotere evenementen onontkoombaar dat inwoners een zekere mate van hinder ondervinden en dienen te accepteren: dit is immers inherent aan het wonen in een dorpskern. Anderzijds mogen inwoners van de gemeente verwachten dat zij duidelijke grenzen stelt en eventuele overlast als gevolg van evenementen zoveel mogelijk beperkt.

Eenduidig beleid en een heldere normstelling is dan ook voor alle betrokkenen van belang. Er bestaan geen ‘absolute’ geluidnormen die bij alle soorten evenementen kunnen worden toegepast. Een en ander is ondermeer afhankelijk van de aanvang- en sluitingstijden, duur en frequentie van het evenement, de locatie en de afstand tot de meest nabij gelegen woningen of andere geluidgevoelige bestemmingen. Daarnaast is het maatschappelijk draagvlak een zeer belangrijk element.

Het stellen van een op maat gesneden geluidsnorm levert in de praktijk dan ook niet altijd het gewenste resultaat op. Het koppelen van geluid aan de eindtijd van het evenement geeft duidelijkheid naar de burger toe en creëert een groter draagvlak dan het opleggen van op maat gesneden geluidsnormen of het bijvoorbeeld verplicht instellen van geluidsbegrenzers.

Eindtijden voor muziek

Het uitgangspunt voor de eindtijd voor de muziek en het evenement is als volgt:

In uitzonderingssituaties kan, gelet op het karakter van bepaalde evenementen,ontheffing van de hiervoor genoemde tijdstippen worden verleend.

Om een geleidelijk vertrek van de bezoekers mogelijk te maken, wordt een onderscheid gemaakt tussen de eindtijd van het geluid / de muziek en de eindtijd van het evenement (“cooling down”). De eindtijd van het evenement houdt in dat op dat moment geen bezoekers meer aanwezig mogen zijn.

Het blijft de verantwoordelijkheid van de organisatie om geluidhinder te beperken. Het verloop van evenementen kan achteraf worden geëvalueerd (klachten, eventuele geluidmetingen en andere reacties). Deze informatie kan worden benut voor eventuele vervolgevenementen, maar kan ook een reden zijn om een eventuele volgende vergunningaanvraag te weigeren of om bij een volgende aanvraag specifieke (op maat gesneden) geluidsnormen op te leggen.

Preventief

In de preventieve zin kan de organisatie ook kijken naar de inrichting van de tent of het terrein en de opstelling van de geluidboxen om de overlast voor de omgeving te beperken. Ook kan bij het opstellen van de programmering van een muziekoptreden rekening worden gehouden met het geluidsniveau dat de optredende artiesten produceren. Hoe later op de avond, hoe eerder er sprake is van geluidsoverlast. Van groot belang is ook de communicatie met de omwonenden. Het geven van informatie over het te organiseren evenement (wat/waar/wanneer/tijden) en het feit dat omwonenden het muziekgeluid zullen waarnemen, dient naar onze mening ruimschoots voor de datum van het evenement plaats te vinden. Bij evenementen,waarbij muziek een grote rol speelt, wordt het informeren van de omwonenden als voorschrift in de vergunning opgenomen.

De gemeente Sluis hecht veel waarde aan een verantwoord alcoholgebruik. Dit betekent dat de gemeente burgers op allerlei gebieden bewust probeert te maken van de gevaren van alcohol en drugs. Aangezien evenementen en het nuttigen van alcoholhoudende dranken vaak onlosmakelijk met elkaar zijn verbonden, wordt ook bij evenementen het verantwoord gebruik benadrukt. Indien alcoholverstrekking vanuit reguliere horeca-inrichtingen plaatsvindt, gelden er normaliter geen aanvullende regels. De horeca-exploitant is in het bezit van een Drank- en Horecavergunning en is op grond daarvan gerechtigd tot het verstrekken van alcoholische drank, met inachtneming van een aantal wettelijke voorwaarden. Buiten een horeca-inrichting is alcoholverstrekking gewoonlijk niet toegestaan.

5.1. Alcohol bij tijdelijke locaties

De praktijk is echter dat evenementen nogal eens worden gehouden in een tijdelijke locatie (tent), een bouwwerk (schuur, bedrijfshal en dergelijke) of in de openlucht. De Drank- en Horecawet heeft met het oog op dergelijke situaties een ontheffingsmogelijkheid in het leven geroepen. Op grond van artikel 35 van deze wet kan de burgemeester voor bijzondere gelegenheden van zeer tijdelijke aard toestemming (ontheffing) verlenen voor het verstrekken van zwakalcoholische drank, mits voldaan wordt aan de volgende wettelijke eisen:

• a.

  verstrekking van zwakalcoholische drank mag enkel plaatsvinden onder directe verantwoordelijkheid van een persoon van 21 jaar of ouder ;

• b.

  de ontheffinghouder moet (op grond van de Beleidsregel artikel 35) in het bezit zijn van een verklaring sociale hygiëne;

• c.

  de ontheffinghouder mag niet in enig opzicht van slecht levensgedrag zijn.

Toepassing van deze bevoegdheid is nader uitgewerkt in de Beleidsregel ontheffing artikel 35 Dranken Horecawet

Een tijdig overzicht van de op stapel staande evenementen maakt het mogelijk inzicht te krijgen in de evenementen voor een bepaalde periode. Deze vroegtijdige inventarisatie is om twee redenen belangrijk.

6.1. Openbare orde en veiligheid

Allereerst kunnen grootschalige, bovenlokale evenementen die in Zeeuws-Vlaanderen op hetzelfde tijdstip plaatsvinden, problemen opleveren voor de inzet van politie. Het gaat dan met name om evenementen waarbij de openbare orde en veiligheid in het gedrang kan komen. De meeste evenementen worden georganiseerd in de zomermaanden en juist in deze periode wordt dan een relatief groot beroep gedaan op het politieapparaat. Om die reden is het ten behoeve van de politionele bedrijfsvoering noodzakelijk dat men tijdig kennis kan nemen van het evenementenprogramma. Aanmelding vóór 1 november van evenementen in het daaropvolgende jaar is om deze reden dan ook wenselijk. Het kan voorkomen dat er in een bepaald weekend meerdere evenementen zijn gepland waardoor een voldoende inzet van de politie onder druk komt te staan. Indien zich deze ongewenste samenloop voordoet, kan door de vroegtijdige aanmelding tijdig op deze situatie worden geanticipeerd. Er zal in dergelijke gevallen contact worden gelegd met de desbetreffende organisaties om in onderling overleg een passende oplossing te zoeken.

Overigens vindt de inzet van politie bij evenementen niet automatisch en vanzelfsprekend plaats. Ook de organisatie heeft hierbij een inspanningsverplichting. De politie wordt bij evenementen alleen ingezet als de organisator van het evenement alle aspecten rond veiligheid goed heeft geregeld. De inzet van de politie moet in redelijke verhouding staan tot het evenement. In situaties waarin niet aan de veiligheidsvoorwaarden is voldaan dan wel de politie-inzet onevenredig hoog is, laat de burgemeester het evenement geen doorgang vinden. Door gebruik te maken van particuliere beveiligers / verkeersregelaars etc. kan de organisator de inzet van politie mogelijk beperken.

6.2. Regionaal Evenementen Overleg

Een andere reden om in een tijdig stadium inzicht te krijgen in de regionale evenementen-kalender, is in het belang van de evenementen zelf. Het welslagen van een evenement is namelijk gebaat met voldoende publieke belangstelling. Een aantal soortgelijke evenementen binnen dezelfde periode, in dezelfde regio, zal een negatieve invloed hebben op de bezoekersaantallen. “Vele varkens maken de spoeling dun“ is een gezegde dat hier van toepassing is. Ook vanuit dit oogpunt is dus enige spreiding wenselijk.

Zodra de drie gemeenten in Zeeuws-Vlaanderen de meldingen hebben ontvangen, worden in de maand november de programma’s besproken in het Regionaal Evenementen Overleg (REO). Het REO bestaat uit vertegenwoordigers van de gemeenten Hulst, Terneuzen en Sluis en politie en zal gewoonlijk eenmaal per jaar bijeenkomen en heeft betrekking op de Zeeuws-Vlaamse evenementen. Tijdens dit overleg wordt door de politie aangegeven voor welke evenementen politionele inzet gepland is en kan worden vastgesteld of zich ongewenste samenloop van evenementen voordoet. Indien dit het geval is, wordt nader overleg gevoerd met de desbetreffende organisaties. Op deze wijze wordt gezorgd voor een Zeeuws-Vlaamse afstemming en spreiding en kan worden overgegaan tot de samenstelling van een Zeeuws-Vlaamse Evenementen Kalender die per kwartaal in het Zeeuws Vlaams Advertentieblad wordt gepubliceerd.

6.3. Gemeentelijke sturing

Ook op lokaal niveau kan het problematisch zijn indien meerdere evenementen in één weekend plaatsvinden. Dit kan moeilijkheden opleveren om verkeerstechnische, logistieke of andere redenen. Ook de organisaties zelf zijn er veelal mee gebaat indien er geen “concurrerende” evenementen plaatsvinden op hetzelfde tijdstip. De gemeente zal proberen om in voorkomende gevallen sturing te geven. Uiteraard is het in dergelijke gevallen ook weer van belang dat er een tijdig inzicht in de planning is. Voor alle duidelijkheid: het samenvallen van evenementen op zich is geenweigeringsgrond, tenzij door het samenvallen van evenementen problemen op het gebied van openbare orde, overlast, verkeersveiligheid of de veiligheid van personen of goederen, zedelijkheid of de gezondheid te verwachten zijn.

6.3.1. Volgorde van aanvragen

Bij aanvragen wordt primair uitgegaan van oudste rechten. Wanneer een bepaald evenement al jaren op een bepaalde locatie wordt gehouden, dan zal bij aanvragen voor andere evenementen hiermee rekening worden gehouden. Secondair geldt het uitgangspunt “wie het eerst komt wie het eerst maalt”. Indien voor een locatie voor dezelfde dag meerdere vergunningen worden aangevraagd zullen in 1e instantie de partijen gevraagd worden zelf tot een oplossing te komen. Komt men hier niet uit, dan worden wordt voor wat betreft de toewijzing van de vergunning dezelfde procedure gevolgd als bij het toewijzen voor de vergunningen van markten en braderieën (Hfst 3.1)

Aan de vergunning kunnen voorschriften en beperkingen verbonden worden op grond van artikel 1:4 van de APV. Een aantal voorschriften worden standaard opgenomen in de vergunning, maar er zullen ook op het betreffende evenement toegesneden voorschriften aan worden verbonden. Elke vergunning of ontheffing is daarom maatwerk en specifiek toegesneden op het evenement. Hieronder de meest voorkomende onderwerpen beschreven waarover voorschriften aan een vergunning kunnen worden verbonden.

7.1. Brandveiligheid

De brandveiligheidsbepalingen worden getoetst aan de Handreiking evenementen en brandveiligheid.. De brandweer geeft voor tal van situaties die zich tijdens een evenement kunnen voordoen nadere richtlijnen. Zo zijn er brandveiligheidsvoorschriften omschreven voor (mobiele) bakkramen, tijdelijke bouwsels waaronder tenten, braderieën in de buitenlucht,(straat)barbecues, kamp- en vreugdevuren etc. Ieder evenement heeft zijn eigen risico’s en gevaaraspecten, waardoor er per evenement wordt beoordeeld welke aanvullende brandveiligheidsvoorschriften in acht genomen moeten worden. Indien van toepassing worden folders, zoals de folder "evenementen en (brand)veiligheid" en "brandveiligheidsvoorschriften voor feesttenten", meegezonden.

7.2. Parkeren

De overlast voor omwonenden moet zoveel mogelijk voorkomen of beperkt worden. Voor wat betreft de parkeersituatie dient de organisatie (voor zover mogelijk) ervoor te zorgen dat er voldoende parkeergelegenheid voor bezoekers is en moet de organisatie er voor zorgen dat er voldoende bewegwijzering is aangebracht naar het parkeerterrein. Omwonenden mogen gedurende de evenementen zo min mogelijk overlast ondervinden van geparkeerde auto's van bezoekers. Bij de parkeergelegenheid moeten medewerkers aanwezig zijn om het parkeren in goede banen te leiden en toezicht te houden. Deze personen moeten een fluorescerend hes dragen wanneer zij het parkeren regelen. Zij hebben geen bevoegdheden om in te grijpen in de vrijheid van het verkeer en hebben dus niet de status van verkeersregelaars. De gemeente eist een minimum leeftijd van zestien jaar.

7.3. Verkeersregelaars

Er worden veel evenementen georganiseerd, waarbij ook het verkeer in goede banen geleid moet worden. Hier zijn verkeersregelaars voor nodig. Een evenementen verkeersregelaar is een persoon die bij evenementen eenvoudige verkeersregelende taken verricht ter ontlasting van de politie. Verkeersregelaars zijn noodzakelijk als tijdens een evenement gebruik gemaakt wordt van de openbare wegen.

7.4. Openbaar vervoer

Hinder of belemmering van de routes voor het openbaar vervoer moeten worden voorkomen. Wanneer een evenement in uitzonderlijke gevallen toch invloed heeft op de doorstroming van hetverkeer op busroutes of dat deze route moet worden omgeleid, dan zal de vergunningaanvrager dit met de vervoermaatschappij moeten afstemmen via het e-mailadres: MS.Zeeland@connexxion.nl.

7.5. Weekmarkten

Uitgangspunt is dat verplaatsing van vastgestelde weekmarkten in verband met een evenement voorkomen dient te worden. Indien noodzakelijk wordt hiervan afgeweken met toestemming van het college van B&W en in overleg met de werkgroep Marktzaken.

7.6. Reclamemiddelen

Iedere organisator wordt in de gelegenheid gesteld zijn evenement aan te kondigen. De borden mogen alleen worden geplaatst als er sprake is van een activiteit die een rechtstreeks toeristisch, cultureel of economisch belang voor de gemeente Sluis heeft voor zover die activiteiten in de gemeente Sluis plaatsvinden. Per kern mogen maximaal 5 borden (maximaal A0 ) worden geplaatst. In de kern waar het evenement plaatsvindt mogen geen aankondigingsborden worden geplaatst. Hier kan men gebruik maken van de bruine borden geplaatst aan de invalswegen van elke kern. De borden mogen worden geplaatst twee weken voorafgaand aan het evenement en moeten uiterlijk twee dagenna afloop van het evenement worden verwijderd. Het medium flyeren is op grond van de APV niet toegestaan op de volgende openbare plaatsen:

• •

  het strand;

• •

  parkeerterreinen als bedoeld in de parkeerverordening;

• •

  winkels als bedoeld in artikel 1 van de Winkeltijdenwet;

• •

  markten als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder h, van de Gemeentewet en artikel 5.23 van de APV;

• •

  scholen;

• •

  bebouwde kommen.

Vanzelfsprekend is het wel toegestaan reclamemateriaal huis-aan-huis te verspreiden.

7.7. Hand- en spandiensten door de gemeente

Het uitgangspunt is dat verenigingen, instellingen of initiatiefnemers zelf de werkzaamheden uitvoeren die nodig zijn bij de (voorbereiding van) een evenement of activiteit. Daarbij kan gedacht worden aan het plaatsen van dranghekken, tijdelijke verkeersborden en dergelijke. Desalniettemin is het mogelijk om een beroep te doen op de inzet van medewerkers of materieel van de gemeente.

De organisatie van kleine en middelgrote evenementen kan gratis gebruik maken van gemeentelijk materiaal, zoals dranghekken, verkeersborden en dergelijke. Aan het eventueel brengen en ophalen van dit materiaal zijn kosten verbonden. Voor het gebruik maken van hand- en spandiensten door de gemeente wordt een tarief per man/uur en/of per voertuig in rekening gebracht. Ook voor het gebruik van stroom en water (indien ter plaatse mogelijk ) zijn kosten verbonden.

Om het evenementenbeleid te laten slagen is een goede communicatie van belang. Allereerst moet de aanvrager weten waar hij aan toe is: wat zijn de gemeentelijke regels en hoe kan ik daar aan voldoen? Daarnaast moeten ook inwoners van de gemeente Sluis weten wat er wanneer wordt georganiseerd. Uitgangspunt van de communicatie richting burgers en evenementenorganisatoren is dat evenementen belangrijk zijn voor de gemeente maar dat afspraken en regels daarbij nodig zijn.

Communicatie richting evenementenorganisatoren

Doelstelling: het gemeentelijk evenementenbeleid dient voor de organisatoren van evenementen toegankelijk te zijn.

Communicatiemiddelen:

• •

  Publicatie van de beleidsnota op de gemeentelijke website;

• •

  Een aanpassing van het huidige aanvraagformulier voor evenementen;

• •

  Een toelichting bij het aanvraagformulier voor de evenementenvergunning;

• •

  In het najaar, ter voorbereiding op het komende seizoen, worden organisatoren schriftelijk benaderd met het verzoek informatie over hun evenement kenbaar te maken aan de gemeente. Via een te retourneren meldingsformulier kunnen de belangrijkste gegevens over het evenement aan de gemeente worden doorgegeven;

• •

  evaluatie achteraf, waarbij de reacties worden verwerkt in eventuele volgende edities van dit beleid.

Communicatie overige belanghebbenden

Doelstelling: overige belanghebbenden dienen geïnformeerd te zijn over de evenementen die in Sluis plaatsvinden en over het beleid dat de gemeente op dit gebied voert.

Communicatiemiddelen:

Na ontvangst van een aanvraag en beoordeling in regionaal of lokaal verband, zal openbaar kennis worden gegeven van het evenement via de Evenementenkalender. Ieder kwartaal worden door de drie gemeenten in Zeeuws-Vlaanderen gezamenlijk de vergunningplichtige evenementen via een advertentie in het Zeeuws-Vlaams advertentieblad gepubliceerd en geplaatst op de gemeentelijke website. Hierop kunnen belanghebbenden reageren. Hiermee wordt voldaan aan het Awb-vereiste. (Artikel 4:8 Awb)

Bekendmaking van de (lokale) evenementen kalender door middel van plaatsing in huis-aanhuisbladen heeft behalve de publicitaire voordelen, ook invloed op de acceptatiegrens van overlast. Als omwonenden tijdig worden geïnformeerd en dus weten wat zij kunnen verwachten, ligt de tolerantiegrens nu eenmaal hoger dan wanneer men zich voor ‘verrassingen’ ziet geplaatst.

Het sluitstuk van het evenementenbeleid is toezicht en handhaving. Voor het succesvol handhaven van de (vergunnings-)voorschriften is medewerking nodig van alle betrokkenen. Daarbij doen wij voornamelijk een beroep op de eigen verantwoordelijkheid van organisatoren. Waar nodig nemen politie en/of medewerkers van de gemeente, maatregelen.

Om overlast tegen te gaan is vooral de handhaving van de eindtijden en openbare orde van belang. Het opstellen van de evenementenkalender en de in deze nota voorgestelde beleidsuitgangspunten bij de vergunningverlening zullen bijdragen aan een groter draagvlak voor het beleid en dus tot betere naleving en handhaafbaarheid van voorschriften. Daarnaast is de inzet van menskracht door politie en gemeente en andere instanties nodig voor handhaving.

Wanneer geconstateerd wordt dat voorschriften van een vergunning worden overtreden, kan daartegen op twee manieren worden opgetreden:

1. Bestuursrechtelijk

Bij (ernstige) overtredingen van de voorschriften kan in principe bestuursdwang worden toegepast (op grond van artikel 125 van de Gemeentewet). Het bestuursorgaan kan dan een eind aan de overtreding maken. Omdat uitstel niet kan worden getolereerd, is een schriftelijke waarschuwing in dit geval niet mogelijk. Dergelijke evenementen zullen geëvalueerd worden.

2. Strafrechtelijk

Het overschrijden van een voorschrift van een vergunning op basis van de APV is ook strafbaar op basis van diezelfde APV. Wanneer de politie de indruk heeft dat door handhavend optreden de openbare orde in gevaar wordt gebracht (door bijvoorbeeld rellen), kan wel proces-verbaal worden opgemaakt maar afgezien worden van feitelijk handhaven van het overtreden voorschrift. Dit middel helpt dus niet om op dat moment de overtreding te beëindigen maar het werkt wel preventief voor de volgende keer. Het is dan wel noodzakelijk dat bij een dergelijk politieoptreden de politie of de handhavende instantie de burgemeester schriftelijk informeert over een dergelijk voorval. Afhankelijk van de overtreding en de hierdoor veroorzaakte inbreuk op de openbare orde zal door het bestuur worden beoordeeld of, en zo ja onder welke voorwaarden, aan de organisatie in de toekomst voor een dergelijk evenement opnieuw vergunning zal worden verleend.

Om een goede handhaving te kunnen realiseren is duidelijkheid vereist over de rolverdeling tussen de verschillende handhavende instanties.

De volgende rolverdeling is van toepassing:

• •

  Politie: handhaving openbare orde, toezicht op verkeersregelaars en particuliere beveiligingsorganisaties.

• •

  Gemeente: handhaving van geluidsnormen, eindtijden en toezicht en handhaving van de regels op het gebied van parkeren, milieu en afval, het signaleren van overtredingen en de controle van de brandveiligheid, alsmede toezicht en handhaving van de bepalingen in de DHW.

Per evenement wordt beoordeeld of, en zo ja, wie ter plaatse de situatie gaat beoordelen. De politie verleent zo nodig ondersteuning aan de overige handhavende instanties.

Evalueren

Aan het einde van het evenementenseizoen vindt er een evaluatie plaats van de evenementen. In die gevallen die daartoe aanleiding geven, kan de organisator worden uitgenodigd voor deze evaluatie.

In geval van een beleidswijziging is het bestuursorgaan gehouden een redelijke termijn in acht te nemen. De reeds ingediende aanvragen worden op grond van de op dat moment geldende regelgeving afgehandeld.

De (meeste) evenementen die in het verleden plaatsvonden, passen binnen het beleid zoals in deze nota is geformuleerd. Kenmerkend voor evenementen is dat niet alle mogelijke situaties zijn te voorzien. Onvermijdelijk zullen zich jaarlijks onvoorziene omstandigheden voordoen die het wellicht nodig maken af te wijken van het bestaande beleid. Bij een advies in afwijking van het beleid zal overleg worden gevoerd met belanghebbenden en beslist de burgemeester.