Organisatie | Enschede |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Mandaatbesluit Gemeente Enschede 2023 |
Citeertitel | Mandaatbesluit Enschede 2023 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Mandaatbesluit |
Dit besluit vervangt het Mandaatbesluit Enschede 2020
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
29-12-2023 | Wijziging art. 4, 6, 8 en 14 | 19-12-2023 | |||
27-10-2023 | 29-12-2023 | Nieuwe regeling | 09-10-2023 |
Het college van burgemeester en wethouders dan wel de burgemeester van de gemeente Enschede, elk voor zover het betrekking heeft op de eigen bevoegdheden;
- Afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht;
- Artikelen 59a, 168 en 171 van de Gemeentewet;
- Het Bestuurs- en Managementconcept 2018 en Organisatiebesluit 2018 van 5 februari 2018.
1. Het bij gezamenlijk besluit van 8 september 2020 vastgestelde ‘Mandaatbesluit 2020’ in te trekken en;
2. Vast te stellen het Mandaatbesluit 2023, inhoudende:
de op grond van artikel 171 lid 1 van de Gemeentewet geregelde vertegenwoordiging van de gemeente in en buiten rechte 1 op grond van lid 2 van het genoemde artikel op te dragen aan een door hem aan te wijzen persoon.
Artikel 1. Begripsomschrijvingen.
In dit besluit wordt verstaan onder:
mandaat, als verzamelnaam voor:
volmacht: het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen als bedoeld in artikel 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht 2 aan een ander, werkzaam onder verantwoordelijkheid van het desbetreffende bestuursorgaan;
opdracht (tot het vertegenwoordigen van de gemeente): het voor de publiekrechtelijk rechtspersoon gemeente (Enschede) optreden in en buiten rechte als bedoeld artikel 171, lid 2 van de Gemeentewet 3 ;
Artikel 2. Mandaat aan de manager en de teamleider; verlenen ondermandaat.
Mandaat en schriftelijke werkafspraken
Hoofdregel : aan de manager en de teamleider wordt mandaat verleend voor het uitoefenen van de bevoegdheden van het college dan wel de burgemeester. Dit geldt voor de bevoegdheden die vallen binnen de eigen organisatie-eenheid. De uitzonderingen die gelden ten aanzien van deze hoofdregel zijn opgenomen in de artikelen 4 tot en met 7, 9 en 10 van dit besluit.
Ondermandaat aan eigen medewerkers
De manager en de teamleider zijn bevoegd om de gemandateerde bevoegdheden in ondermandaat te geven aan één of meer medewerkers van de eigen uitvoeringseenheid, ontwikkeleenheid of ondersteunende eenheid. Het ondermandaat moet worden vastgelegd in het daarvoor opgestelde format.
Met in achtneming van de uitgangspunten van de Menselijke Maat is de clustermanager bevoegd om, na verplichte afstemming met de portefeuillehouder, in bijzondere gevallen af te wijken van uitvoerings- en beleidsregels door maatwerk toe te passen. De clustermanager dient ervoor zorg te dragen dat incidentele afwijkingen worden vastgelegd in een overzicht.
Artikel 3. Ondermandaat aan niet-ondergeschikten.
Schriftelijke instemming met verlenen ondermandaat
Het in lid 1 genoemde ondermandaat geldt pas zodra er een aanvaardingsbericht (art. 10:4 Awb) van de externe medewerker of externe zelfstandige is ontvangen. Dit aanvaardingsbericht is niet nodig als de externe voorafgaand aan het verleende ondermandaat kenbaar heeft gemaakt in te stemmen met het ondermandaat.
Artikel 4. Mandaat aan de secretaris.
1. Mandaat uitsluitend aan de secretaris. In afwijking van het bepaalde in artikel 2 en met in achtneming van het bepaalde in de artikelen 9 en 10 worden de volgende bevoegdheden uitsluitend gemandateerd aan de secretaris:
Artikel 5 Beslissingen over managers.
Mandaat aan de secretaris en directeur
In afwijking van de hoofdregel in artikel 2 en met inachtneming van de artikelen 9 en 10 wordt de bevoegdheid tot het nemen van beslissingen over managers gemandateerd aan de secretaris en de directeur als het gaat om zijn eigen aandachtsgebied als bedoeld in het Bestuurs- en managementconcept Gemeente Enschede.
Artikel 6. Machtigen leden van het college 4
In afwijking van artikel 2, 4 en 5, en met inachtneming van artikel 8 en 9, wordt uitsluitend aan de portefeuillehouder, of bij diens afwezigheid aan de plaatsvervanger (volgens schriftelijke regeling) een machtiging verleend ten aanzien van de volgende bevoegdheden:
beslissen over incidentele subsidies 5 tot en met een bedrag van € 5.000, --.
Artikel 7. Ondertekening stukken
Op grond van artikel 59a lid 2 van de Gemeentewet mag de burgemeester het ondertekenen van stukken die van het college uitgaan opdragen aan de in dit besluit bedoelde (onder)gemandateerden.
Artikel 8. Beperking omvang mandaat.
Onderwerpen waarvoor geen mandaat is verleend.
In tegenstelling tot de hoofdregel uit artikel 2 en 3 en artikel 10:3 van de Awb zijn de onderstaande taken en bevoegdheden niet in mandaat gegeven. Dit betekent dat deze taken en bevoegdheden dus uitsluitend, behoudens een aantal uitzonderingen genoemd onder sub a en sub b, kunnen worden uitgevoerd door het college of de burgemeester. Het gaat om de volgende bevoegdheden:
Beslissen tot het verstrekken van incidentele subsidies zoals bedoeld in artikel 4:23, lid 3, onder d, Awb, tenzij het gaat om het bepaalde in art 6 onder h. eerste deel, waardoor de wethouder gemandateerd is of als de incidentele subsidie voldoet aan de volgende voorwaarden, waardoor artikel 2 van toepassing is en de manager of de teamleider gemandateerd is:
Van hen een subsidiebeschikking is ontvangen waarin is vermeld hoe hoog de subsidie is die de gemeente krijgt, om welke te subsidiëren activiteiten het gaat en door welke organisatie de activiteiten uitgevoerd moeten worden of een subsidiebeschikking die conform de aanvraag is en waar in de aanvraag deze drie aspecten zijn vermeld.
het schriftelijk meedelen van de bevindingen, het oordeel (met uitzondering van het niet-ontvankelijk verklaren) en eventuele conclusies aan de klager na het afsluiten van het onderzoek naar een klacht als bedoeld in Titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht. 6
Er is wel mandaat verleend, maar gebruik mandaat is niet toegestaan
Van het verleende mandaat volgens de artikelen in dit mandaatbesluit mag geen gebruik worden gemaakt als het gaat om:
over een verzoek om schadevergoeding (nadeelcompensatie) bij rechtmatige uitoefening van de bevoegdheid van de gemeenteraad of het college waarbij de schade veroorzaakt wordt door het vaststellen, verlenen, stellen, treffen, wijzigen of intrekken van besluiten genoemd in artikel 15.1 van de Omgevingswet, tenzij het betreft het kennelijk niet-ontvankelijk verklaren van een dergelijk verzoek in verband met het niet betalen door de verzoeker van de wettelijke vergoeding;
Artikel 9. Uitgangspunten mandaatverlening.
Terugkoppeling portefeuillehouder/burgemeester
In onderstaande gevallen wordt, ondanks dat mandaat is verleend, het besluit vooraf voorgelegd aan de portefeuillehouder (besluit namens college) of burgemeester (besluit namens burgemeester).
Als het college, de burgemeester of een portefeuillehouder deze wens kenbaar heeft gemaakt. Wanneer de portefeuillehouder dit nodig vindt, wordt de zaak ter nadere besluitvorming aan het college voorgelegd. Als de burgemeester dit nodig vindt, neemt hij zelf een besluit in de zaak voor zover het zijn eigen bevoegdheden betreft.
Als een van bovengenoemde besluiten wordt voorgelegd aan portefeuillehouder of burgemeester, dan wordt de directeur hiervan vooraf op de hoogte gesteld.
Artikel 10. Reikwijdte mandaat; opdracht vertegenwoordiging gemeente.
Een verleend mandaat heeft niet alleen betrekking op de verleende bevoegdheid, maar ook op alle andere handelingen die verband houden met die bevoegdheid. Hieronder wordt ook verstaan de vertegenwoordiging van de gemeente in en buiten rechte door de burgemeester als bedoeld in artikel 171, lid 1 van de Gemeentewet.
Ondertekenen overeenkomst door betrokken wethouder; vermelden in verslaglegging
De vertegenwoordiging - in de vorm van ondertekening van een overeenkomst - wordt opgedragen aan een wethouder, als een wethouder in de collegevergadering heeft aangegeven in een concrete situatie de wens te hebben om de overeenkomst te ondertekenen. Deze wens en opdracht tot vertegenwoordiging moet worden opgenomen in de verslaglegging van de collegevergadering.
Artikel 11. Vervanging; schriftelijke vervangingsregeling.
Als een gemandateerde functionaris afwezig is, wordt diens bevoegdheid uitgeoefend door diens vervanger op grond van een daartoe schriftelijk vastgelegde vervangingsregeling. Daarbij wordt gebruik gemaakt van een daarvoor vastgesteld format.
Artikel 12. Uitoefening mandaat.
3. Wijze van ondertekening in mandaat
Daar waar de bevoegdheid van het bestuursorgaan in mandaat wordt uitgeoefend worden de daarbij behorende documenten – behalve een privaatrechtelijk document - door de betrokken gemandateerde als volgt ondertekend:
Niet in alle gevallen bestaat volgens het (elektronisch) handtekeningen beleid een ondertekeningsplicht. In gevallen waar geen ondertekeningsplicht geldt, dient aangetoond te worden dat de (onder)gemandateerde bevoegd een besluit heeft genomen. Het aantonen van een zogenaamde audittrail kan middels logging, natte handtekening, elektronische handtekening of e-mail.
Enschede, 9 oktober 2023,
Het college van burgemeester en wethouders van Enschede;
de loco-secretaris, w.g. E.A. Smit
de burgemeester, w.g. R.W. Bleker
De burgemeester van Enschede;
R.W. Bleker
Toelichting Mandaatbesluit 2023
Artikel 2 lid 1: Mandaat en schriftelijke werkafspraken.
Op grond van dit besluit wordt de bevoegdheid verleend om namens het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester besluiten te nemen die aan de orde zijn binnen het eigen taakveld.
De clusterhoofd/-manager kan besluiten nemen t.a.v. taken binnen het gehele cluster; bijvoorbeeld in geval van afdeling overschrijdende zaken. Het afdelingshoofd t.a.v. taken binnen de eigen afdeling; ook bijv. in geval van team overschrijdende zaken. De teamleider t.a.v. taken binnen het eigen team.
De clustermanager, de afdelingshoofden en teamleiders dienen onderling af te spreken wie van welke bevoegdheid (in 1e instantie) gebruik maakt. Dat dient schriftelijk te worden vastgelegd.
Artikel 2 lid 6: afwijken van beleidsregels
Het afwijken van beleidsregels is niet langer voorbehouden aan het College. Wel is alsnog voorafgaande afstemming met de portefeuillehouder verplicht. Zodoende weet de portefeuillehouder wat er speelt en kan de portefeuillehouder bijsturen indien nodig (4 ogen principe).
Enkel de clustermanagers mogen afwijken, dus niet de afdelingshoofden en teamleiders wat doorgaans uit de hoofdregel (art. 2 lid 1 Mandaatbesluit 2020) volgt. Dit heeft te maken met het feit dat de afweging of al dan niet moet worden afgeweken van beleidsregels zorgvuldig moet worden gemaakt. Ook is het verstandig om dit centraal te houden zodat gelijksoortige gevallen worden herkend.
De clustermanager dient ervoor zorg te dragen dat de incidentele afwijkingen worden vastgelegd. Deze rapportageverplichting zorgt ervoor dat in beeld wordt gebracht hoe vaak wordt afgeweken van beleidsregels, waarom wordt afgeweken en of er vaker van dezelfde beleidsregels wordt afgeweken. Dit ter voorkoming van uitholling van het te voeren beleid.
Artikel 3. Ondermandaat aan niet-ondergeschikten.
De wet verstaat onder het begrip “niet-ondergeschikten”, medewerkers die weliswaar voor de gemeente werken, maar afkomstig /gedetacheerd zijn vanuit een andere overheidsorganisatie of particuliere instelling. De medewerkers werken wel onder verantwoordelijkheid van het betrokken bestuursorgaan van de gemeente, maar zijn daaraan niet ondergeschikt. Zij zijn ondergeschikt aan hun eigen organisatie.
In die situatie dient een dergelijke medewerker in stemming te verlenen met het aan hem/haar te verlenen mandaat c.a. Overigens is ook een instemming vereist van de eigen werkgever. Deze instemming kan bijv. worden verkregen door het toesturen van het ondermandaat via een e-mailbericht met de vraag hiermee in te stemmen
Artikel 6. Machtigen leden van het college.
In dit artikel worden de bevoegdheden uitsluitend gemandateerd aan een lid van het college wat betreft de eigen portefeuille (portefeuillehouder). In het geval daarvan geen gebruik wordt of kan worden gemaakt wordt er teruggevallen op het college zelf. De manager, teamleider, secretaris of directeur is dan dus niet bevoegd in mandaat een besluit te nemen.
Artikel 8. Beperking omvang mandaat
Artikel 8 lid 1 onder a is herschreven omdat in de praktijk bleek dat de bevoegdheid omtrent het voeren van procedures onvoldoende duidelijk is. Het college of de burgemeester is in beginsel uitsluitend bevoegd om te besluiten tot het voeren van een procedure. Hierbij gelden drie uitzonderingen. De manager of teamleider dan volgens de hoofdregel uit art. 2 lid 1 bevoegd om het procesbesluit te nemen.
De eerste uitzondering ziet slechts op het voeren van verweer in een civiele procedure. Bij het voeren van verweer in een bestuursrechtelijke procedure is namelijk geen procesbesluit verplicht.
De derde uitzondering is ruim omschreven, namelijk ‘routinematige verzoekschriften’. Bij routinematige procedures kan er o.a. worden gedacht aan het volgende: een verzoek op grond van art. 6.8.1 Jeugdwet of art 61 jo. 62 Participatiewet. Hierbij is van belang dat dit een grijs gebied kan betreffen en per geval moet worden afgewogen of het daadwerkelijk gaat om routinematige verzoekschriften. Hierbij is leidend dat het gaat om verzoekschriften die in de praktijk veelvuldig voorkomen.
Aan artikel 8 lid 1 onder l is een uitzondering toegevoegd. De afhandeling van een klacht (meedelen bevindingen, oordeel en eventuele andere conclusies) is een bevoegdheid van het College. Een uitzondering hierop is het uitspreken van niet-ontvankelijkheid op grond van art. 9:1 en/of 9:8 Awb. Hiertoe is de Klachten commissaris bevoegd.
Artikel 9. Uitgangspunten mandaatverlening.
Het gebruik maken van het verleende mandaat is een bevoegdheid en geen verplichting. Uitgangspunt is dat er zoveel mogelijk gebruik van wordt gemaakt teneinde de bestuursorganen te ontlasten. Daarbij moet echter rekening worden gehouden met specifieke bepalingen van het mandaatbesluit.
In het 3e lid wordt aangegeven in welke gevallen een terugkoppeling met de portefeuillehouder of de burgemeester noodzakelijk is. Zij kunnen vervolgens in bepaalde gevallen beslissen dat het besluit alsnog wordt voorgelegd aan het College.
Artikel 11. Vervanging; schriftelijke vervangingsregeling.
In geval van afwezigheid van de functionaris, aan wie bij of krachtens dit besluit mandaat-bevoegdheid is toegekend, wordt die bevoegdheid uitgeoefend door diens vervanger op grond van een daartoe schriftelijk vastgelegde vervangingsregeling.
Aan de aangewezen functionarissen (clusterhoofd/-manager, afdelingshoofd, teamleider) zijn bevoegdheden gemandateerd. Bij afwezigheid van een functionaris heeft een daartoe aangewezen plaatsvervanger dezelfde bevoegdheden. Het plaatsvervangerschap dient schriftelijk te worden vastgelegd. De vervanging kan intern worden geregeld in lijn, bijv. een medewerker binnen een organisatieonderdeel, dan wel extern, bijv. een ander afdelingshoofd binnen het zelfde cluster, of een andere teamleider binnen een zelfde cluster.
Op grond van het mandaatbesluit zijn managers en teamleiders o.a. bevoegd namens het college te besluiten tot privaatrechtelijke handelingen voor de gemeente (artikel 160 lid 1 en onder d Gemeentewet) én hebben zij de opdracht van de burgemeester gekregen de publiekrechtelijke rechtspersoon gemeente Enschede wettelijk te vertegenwoordigen (artikel 171 Gemeentewet). Beide bevoegdheden zijn in één hand en vinden op hetzelfde moment plaats. Dat dient formeel tot uitdrukking te komen. Dat kan op pragmatische wijze worden opgelost zoals vermeld in dit artikel zonder afbreuk te doen aan de rechtens juiste handelwijze.
Artikel 13. Bekendmaken verleende-, ingetrokken en gewijzigde mandaten.
In de praktijk is gebleken dat enkel het publiceren van de genomen besluiten die voortvloeien uit het Mandaatbesluit 2023 op het Gemeenteblad niet voldoende is om een volledig overzicht te krijgen. Het Gemeenteblad biedt beperkte zoekfuncties. Dit maakt het in sommige gevallen lastig om genomen besluiten terug te zoeken, waardoor onzekerheid bestaat over de verleende bevoegdheden. Enkel wanneer er een publicatiedatum beschikbaar is zijn dergelijke besluiten makkelijk terug te vinden. Om die reden is lid 3 toegevoegd aan artikel 13. Het is aan de vakafdelingen om de genomen besluiten te archiveren. Op die manier zijn de besluiten gemakkelijk te raadplegen. Vanuit de coördinerende rol van JZ zal eens per half jaar een ‘rondje langs de velden’ worden gemaakt om zodoende de vakafdelingen te wijzen op deze taak. Daarnaast wordt er een gemeentebreed Mandaat register geïntroduceerd. De precieze uitwerking hiervan wordt met de vakafdelingen gedeeld na de inwerkingtreding van het Mandaatbesluit 2023.
Artikel 10:12 Awb: “Deze afdeling is van overeenkomstige toepassing indien een bestuursorgaan aan een ander, werkzaam onder zijn verantwoordelijkheid, volmacht verleent tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, of machtiging verleent tot het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.