Mandaatbesluit Gemeente Enschede 2023

Artikel 1. Begripsomschrijvingen.

In dit besluit wordt verstaan onder:

• a.

  mandaat, als verzamelnaam voor:

  • -

    mandaat: de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan besluiten te nemen als bedoeld in artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht;

  • -

    volmacht: het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen als bedoeld in artikel 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht ² aan een ander, werkzaam onder verantwoordelijkheid van het desbetreffende bestuursorgaan;

  • -

    machtiging: het verrichten van handelingen die geen besluit en geen privaatrechtelijke rechtshandeling zijn, als bedoeld in artikel 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht;

  • -

    opdracht (tot het vertegenwoordigen van de gemeente): het voor de publiekrechtelijk rechtspersoon gemeente (Enschede) optreden in en buiten rechte als bedoeld artikel 171, lid 2 van de Gemeentewet ³ ;

  • -

    machtiging collegeleden: het verlenen van machtiging als bedoeld in artikel 168 van de Gemeentewet;

• b.

  ondermandaat/ondermandateren, als verzamelnaam voor de door de gemandateerde aan hem verleende bevoegdheid mandateren aan een ander persoon (ondergemandateerde);

• c.

  AAE: Aanvullende arbeidsvoorwaardenregeling Enschede;

• d.

  CAO: Cao Gemeenten;

• e.

  college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Enschede;

• f.

  burgemeester: de burgemeester van de gemeente Enschede;

• g.

  bestuursorgaan: het college en/of de burgemeester;

• h.

  secretaris: de secretaris als bedoeld in artikel 100 van de Gemeentewet van de gemeente Enschede, tevens algemeen directeur als bedoeld in het Organisatiebesluit 2018;

• i.

  directeur: concerndirecteur belast met de strategische leiding van een organisatieonderdeel en met eindverantwoordelijkheid daarvoor;

• j.

  manager: clusterhoofd/-manager of afdelingshoofd van een uitvoeringsorganisatie, ontwikkelorganisatie of een ondersteunende organisatie-eenheid en stadsdeelmanager die aan het hoofd staat van het stadsdeelmanagement, als bedoeld in het Organisatiebesluit 2018;

• k.

  teamleider: de leidinggevende van een (taak)eenheid (team) binnen een afdeling of cluster als bedoeld in het Organisatiebesluit 2018;

• l.

  organisatieonderdeel: elke clustering van organisatie-eenheden binnen de gemeentelijke organisatie, waarvan aan het hoofd een concerndirecteur staat.

• m.

  organisatie-eenheid: een afdeling of cluster binnen het organisatieonderdeel.

• n.

  mandaatregister: het openbare register waarin de ondermandaten zijn opgenomen;

• o.

  mandaatgever: het bestuursorgaan dat het mandaat verleent (mandans);

• p.

  gemandateerde: degene die het mandaat verkrijgt (mandataris);

• q.

  coördinator: medewerker vanuit de afdeling Juridische Zaken belast met de coördinerende, ondersteunende en adviserende rol met betrekking tot het nemen van besluiten in mandaat of ondermandaat wordt uitgeoefend vanuit een door het bestuursorgaan aanwezen organisatieonderdeel;

• r.

  portefeuille: pakket van taakvelden van een wethouder en de burgemeester (als collegelid) op basis het besluit portefeuilleverdeling binnen het college;

• s.

  portefeuillehouder: een lid van het college dat een bepaalde portefeuille onder zich heeft;

• t.

  portefeuille “Aandeelhouderschappen en deelneming”: portefeuille financiën/middelen inzake het deelnemen van de gemeente als aandeelhouder in vennootschappen;

• u.

  geschillencommissie: de geschillencommissie als bedoeld in artikel 11.5 van de CAO;

• v.

  privaatrechtelijk document: privaatrechtelijke overeenkomst of document (bijv. een brief) waarbij de publiekrechtelijke rechtspersoon “ gemeente Enschede” de betrokken partij is.

Artikel 2. Mandaat aan de manager en de teamleider; verlenen ondermandaat.

• 1.

  Mandaat en schriftelijke werkafspraken

  • -

    Hoofdregel : aan de manager en de teamleider wordt mandaat verleend voor het uitoefenen van de bevoegdheden van het college dan wel de burgemeester. Dit geldt voor de bevoegdheden die vallen binnen de eigen organisatie-eenheid. De uitzonderingen die gelden ten aanzien van deze hoofdregel zijn opgenomen in de artikelen 4 tot en met 7, 9 en 10 van dit besluit.

  • -

    De managers en teamleiders binnen de betrokken organisatie-eenheid maken over de verdeling van bevoegdheden onderling schriftelijke werkafspraken. Deze afspraken worden vervolgens gedeeld met de coördinator (artikel 13 lid 4) en worden daarnaast gepubliceerd in het Gemeenteblad (artikel 13 lid 1).

• 2.

  Uitzondering op verleend mandaat (lid 1) / beperkingen mandaat

  • a.

    Van het verleende mandaat in lid 1 zijn uitgezonderd:

    • -

      de bevoegdheden die aan de secretaris en de directeur zijn gemandateerd zoals genoemd in artikel 4 en 5.

    • -

      de machtigingen die enkel toekomen aan de leden van het college zoals genoemd in artikel 6.

  • b.

    Beperking mandaat:

    • -

      een aantal bevoegdheden blijft voorbehouden aan het college en de burgemeester. De bevoegdheden waarvoor geen mandaat is verleend zijn opgenomen in artikel 8.

    • -

      in bepaalde gevallen mag er geen gebruik worden gemaakt van het verleende mandaat. Deze gevallen zijn ook opgenomen in artikel 8.

• 3.

  Ondermandaat aan eigen medewerkers

  De manager en de teamleider zijn bevoegd om de gemandateerde bevoegdheden in ondermandaat te geven aan één of meer medewerkers van de eigen uitvoeringseenheid, ontwikkeleenheid of ondersteunende eenheid. Het ondermandaat moet worden vastgelegd in het daarvoor opgestelde format.

• 4.

  Ondermandaat op functienaam en/of de naam van deze persoon

  Ondermandaat wordt in principe op functienaam verleend. Als dit tot onduidelijk leidt worden daarnaast de naam en de voorletter(s) van de betreffende medewerker vermeld.

• 5.

  Rekening houden met geldende regelgeving

  Bij het uitoefenen van het verleende (onder)mandaat moeten op wet- en regelgeving gebaseerde uitvoerings- en beleidsregels worden nageleefd. Deze bepaling is ook van toepassing op de andere in dit besluit vermelde mandaatbevoegdheden.

• 6.

  Afwijken beleidsregels

  Met in achtneming van de uitgangspunten van de Menselijke Maat is de clustermanager bevoegd om, na verplichte afstemming met de portefeuillehouder, in bijzondere gevallen af te wijken van uitvoerings- en beleidsregels door maatwerk toe te passen. De clustermanager dient ervoor zorg te dragen dat incidentele afwijkingen worden vastgelegd in een overzicht.

Artikel 3. Ondermandaat aan niet-ondergeschikten.

• 1.

  Externe medewerkers van een andere organisatie of externe zelfstandige

  De regels uit artikel 2 zijn ook van toepassing als het gaat om het verlenen van ondermandaat aan:

  • a.

    één of meer medewerkers in dienst van of werkzaam bij een externe organisatie, die één of meer taken voor of namens het bestuursorgaan uitvoeren onder verantwoordelijkheid van maar niet ondergeschikt zijn aan het bestuursorgaan van de gemeente;

  • b.

    één of meer natuurlijke personen, werkzaam onder verantwoordelijkheid van maar niet ondergeschikt aan het bestuursorgaan van de gemeente, gedetacheerd vanuit een externe organisatie of als zelfstandige.

• 2.

  Schriftelijke instemming met verlenen ondermandaat

  Het in lid 1 genoemde ondermandaat geldt pas zodra er een aanvaardingsbericht (art. 10:4 Awb) van de externe medewerker of externe zelfstandige is ontvangen. Dit aanvaardingsbericht is niet nodig als de externe voorafgaand aan het verleende ondermandaat kenbaar heeft gemaakt in te stemmen met het ondermandaat.

• 3.

  Vermelding ontvangstdatum en informeren coördinator

  De gemandateerde manager of teamleider vermeldt de ontvangstdatum van het aanvaardingsbericht op het ondermandaatbesluit en zorgt voor de archivering van het aanvaardingsbericht.

Artikel 4. Mandaat aan de secretaris.

1. Mandaat uitsluitend aan de secretaris. In afwijking van het bepaalde in artikel 2 en met in achtneming van het bepaalde in de artikelen 9 en 10 worden de volgende bevoegdheden uitsluitend gemandateerd aan de secretaris:

• a.

  uitvoering van de:

  • 1.

    bovenwettelijke werkloosheidsuitkering als bedoeld in bijlage 6c van de CAO;

  • 2.

    bevoegdheid op grond van artikel 9.10 lid 2 van de CAO om te verzoeken om ontbinding van de arbeidsovereenkomst op grond van artikel 7:669 lid 3 onder e van het Burgerlijk Wetboek;

  • 3.

    Uitkeringsregeling ontslag als bedoeld in bijlage 6c van de CAO;

  • 4.

    Suppletieregeling als bedoeld in bijlage 6 e van de CAO;

• b.

  verlenen van toestemming tot het dragen van een uniform of dienstkleding bij het deelnemen aan betogingen of optochten;

• c.

  afwijken van regelingen op grond van de hardclausules in de CAO en in de AAE;

• d.

  eenzijdige wijziging van de arbeidsovereenkomst;

• e.

  ontslag op staande voet volgens artikel 7:677 van het Burgerlijk Wetboek;

• f.

  in zijn functie van bestuurder van de onderneming in de zin van de Wet op de ondernemingsraden (Wor), de bevoegdheid tot het nemen van een voorgenomen besluit over de onderwerpen als bedoeld in artikel 25, lid 1 onder a. t/m n. en in artikel 27, lid 1, onder a. t/m m. van de Wor;

• g.

  de uitvoering van bepalingen van het Sociaal Statuut 2010;

• h.

  voor de gemeente besluiten tot het vaststellen en ondertekenen van een vaststellingsovereenkomst, inzake de beëindiging van een arbeidsovereenkomst, niet zijnde een vaststellingsovereenkomst in het kader van arbeidsongeschiktheid.

• i.

  sluiten van een arbeidsovereenkomst met, het ontslaan van en andere te nemen beslissingen ten aanzien van de persoon voor/ in de functie van directeur.

• j.

  het nemen van een procesbesluit met betrekking tot een verzoekschriftprocedure bij de kantonrechter in het kader van het arbeidsrecht.

Artikel 5 Beslissingen over managers.

• 1.

  Mandaat aan de secretaris en directeur

  In afwijking van de hoofdregel in artikel 2 en met inachtneming van de artikelen 9 en 10 wordt de bevoegdheid tot het nemen van beslissingen over managers gemandateerd aan de secretaris en de directeur als het gaat om zijn eigen aandachtsgebied als bedoeld in het Bestuurs- en managementconcept Gemeente Enschede.

• 2.

  Schriftelijke werkafspraken

  De secretaris en directeur maken over de verdeling van bevoegdheden onderling schriftelijke werkafspraken. Deze afspraken moeten vervolgens worden gedeeld met de coördinator (artikel 13 lid 4) en moeten worden gepubliceerd in het Gemeenteblad (artikel 13 lid 1).

Artikel 6. Machtigen leden van het college ⁴

In afwijking van artikel 2, 4 en 5, en met inachtneming van artikel 8 en 9, wordt uitsluitend aan de portefeuillehouder, of bij diens afwezigheid aan de plaatsvervanger (volgens schriftelijke regeling) een machtiging verleend ten aanzien van de volgende bevoegdheden:

• a.

  gereedmaken van een voorstel aan de raad inzake vaststelling van een voorbereidingsbesluit als bedoeld in de omgevingswet;

• b.

  gereedmaken van een voorstel aan de raad inzake de afwijzing van een verzoek omtrent het wijzigen van het omgevingsplan als bedoeld in Omgevingswet vast te stellen;

• c.

  het nemen van besluiten op aanvragen omgevingsvergunning als bedoeld in de Omgevingswet in afwijking van een in dat kader uitgebracht advies van de gemeentelijke adviescommissie;

• d.

  beslissen op bezwaarschriften in lijn met het advies van de Commissie bezwaarschriften;

• e.

  beslissen op geschillen in lijn met het advies van de Geschillencommissie Enschede;

• f.

  wijzigen van de AAE;

• g.

  maken van bezwaar tegen subsidie- en uitkeringsbeschikkingen van andere overheidsorganisaties;

• h.

  beslissen over incidentele subsidies ⁵ tot en met een bedrag van € 5.000, --.

  • -

    In geval de voorwaarden die beschreven staan in artikel 8 lid 1 sub b onder 1º en 2º van toepassing zijn, is artikel 2 van toepassing, waardoor de manager of de teamleider gemandateerd is.

• i.

  benoemingen in commissies. Uitzondering hierop is het benoemen van niet-ambtenaren in commissies waaraan presentiegeld is verbonden, en als het een bevoegdheid van het college is.

Artikel 7. Ondertekening stukken

Op grond van artikel 59a lid 2 van de Gemeentewet mag de burgemeester het ondertekenen van stukken die van het college uitgaan opdragen aan de in dit besluit bedoelde (onder)gemandateerden.

Artikel 8. Beperking omvang mandaat.

• 1.

  Onderwerpen waarvoor geen mandaat is verleend.

  In tegenstelling tot de hoofdregel uit artikel 2 en 3 en artikel 10:3 van de Awb zijn de onderstaande taken en bevoegdheden niet in mandaat gegeven. Dit betekent dat deze taken en bevoegdheden dus uitsluitend, behoudens een aantal uitzonderingen genoemd onder sub a en sub b, kunnen worden uitgevoerd door het college of de burgemeester. Het gaat om de volgende bevoegdheden:

  • a.

    De bevoegdheden zoals genoemd in artikel 160 lid 1, onder sub b, e, f en g en lid 2, 169 en 170 Gemw.

    • -

      Voor de bevoegdheid genoemd in artikel 160 lid 1 onder e Gemw wordt een uitzondering gemaakt in de volgende gevallen, waardoor artikel 2 wel van toepassing is en de manager en teamleider gemandateerd is:

      • 1º

        de gemeente, het college, burgemeester of de raad treedt als verweerder op in een civiele procedure;

      • 2º

        er wordt bezwaar gemaakt tegen subsidie- en uitkeringsbeschikkingen van andere overheidsorganisaties, zie artikel 6 onder g;

      • 3º

        routinematige verzoekschriften (met uitzondering van politiek gevoelige verzoekschriften of verzoekschriften waaraan grote financiële risico’s verbonden zitten). Deze uitzondering ziet niet op beroepschriften die eventueel volgen na de verzoekschrift-procedure.

  • b.

    Beslissen tot het verstrekken van incidentele subsidies zoals bedoeld in artikel 4:23, lid 3, onder d, Awb, tenzij het gaat om het bepaalde in art 6 onder h. eerste deel, waardoor de wethouder gemandateerd is of als de incidentele subsidie voldoet aan de volgende voorwaarden, waardoor artikel 2 van toepassing is en de manager of de teamleider gemandateerd is:

    • 1º

      de subsidie door de gemeente is aangevraagd bij het Rijk, de provincie of een fonds;

    • 2º

      Van hen een subsidiebeschikking is ontvangen waarin is vermeld hoe hoog de subsidie is die de gemeente krijgt, om welke te subsidiëren activiteiten het gaat en door welke organisatie de activiteiten uitgevoerd moeten worden of een subsidiebeschikking die conform de aanvraag is en waar in de aanvraag deze drie aspecten zijn vermeld.

  • c.

    besluiten tot vaststelling van besluiten van algemene strekking, waaronder algemeen verbindende voorschriften;

  • d.

    besluiten tot vaststelling van beleidsregels als bedoeld in artikel 1:3, lid 4 van de Algemene wet bestuursrecht of als daar grond voor is in andere beleidsstukken;

  • e.

    besluiten tot het aangaan van bestuursovereenkomsten;

  • f.

    besluiten tot het verlenen van mandaat, met uitzondering van het bepaalde in artikel 2 en 4;

  • g.

    besluiten die aan de goedkeuring of instemming van een ander bestuursorgaan zijn onderworpen, met uitzondering van de besluiten die voortkomen uit de Omgevingswet;

  • h.

    beslissen op een bezwaarschrift in afwijking van het advies van Commissie bezwaarschriften (zie artikel 6 onder i), tenzij hierover een bepaling is opgenomen in een bijzonder mandaatbesluit of er geldt een wettelijk voorschrift waarin dit is geregeld;

  • i.

    beslissen op administratief beroep, bedoeld in artikel 7:25 van de Algemene wet bestuursrecht;

  • j.

    besluiten die financiële verplichtingen voor de gemeente tot gevolg hebben waarbij die verplichtingen het bedrag van het door de raad bij begroting vastgestelde krediet overschrijden;

  • k.

    beslissen over toepassen van bepalingen in het Burgerlijk Wetboek over het toekennen van een schadevergoeding aan de werknemer boven een bedrag van € 500,--;

  • l.

    het schriftelijk meedelen van de bevindingen, het oordeel (met uitzondering van het niet-ontvankelijk verklaren) en eventuele conclusies aan de klager na het afsluiten van het onderzoek naar een klacht als bedoeld in Titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht. ⁶

• 2.

  Er is wel mandaat verleend, maar gebruik mandaat is niet toegestaan

  Van het verleende mandaat volgens de artikelen in dit mandaatbesluit mag geen gebruik worden gemaakt als het gaat om:

  • a.

    nemen van een besluit:

    • 1.

      in afwijking van een wettelijk verplicht advies, anders dan het advies zoals bedoeld in artikel 6 onder c;

    • 2.

      dat niet past binnen het daarvoor bestemde budget of investeringskrediet;

    • 3.

      op grond van artikel 169 lid 4 Gemeentewet: met toepassing van gevallen waarin de raad vraagt om inlichtingen over de uitoefening van bevoegdheden in artikel 160, lid 1 onder d, e, f en g van de Gemeentewet;

    • 4.

      waarbij de gemandateerde een persoonlijke betrokkenheid heeft;

    • 5.

      in strijd met een beleidsregel, een richtlijn of een wettelijk voorschrift, met uitzondering van artikel 2 lid 6;

    • 6.

      over een verzoek om schadevergoeding (nadeelcompensatie) bij rechtmatige uitoefening van de bevoegdheid van de gemeenteraad of het college waarbij de schade veroorzaakt wordt door het vaststellen, verlenen, stellen, treffen, wijzigen of intrekken van besluiten genoemd in artikel 15.1 van de Omgevingswet, tenzij het betreft het kennelijk niet-ontvankelijk verklaren van een dergelijk verzoek in verband met het niet betalen door de verzoeker van de wettelijke vergoeding;

    • 7.

      over een verzoek om nadeelcompensatie bij rechtmatig overheidsoptreden, tenzij:

      • 0.1

        het gaat om het toekennen van een vergoeding volgens de daarvoor vastgestelde beleidsregel over infrastructurele maatregelen tot en met een bedrag van € 25.000, --; of

      • 0.2

        het gaat om het afwijzen van een verzoek om vergoeding volgens de daarvoor vastgestelde beleidsregel over infrastructurele maatregelen tot een bedrag van € 75.000, -- of

      • 0.3

        het een andere aanvraag betreft dan genoemd 0.1 en 0.2 tot en met een bedrag van € 10.000, --;

  • b.

    vaststellen van regels over de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de aan de secretaris voorbehouden bevoegdheden als bedoeld in artikel 4;

  • c.

    nemen van een besluit op verzoek om informatie op grond van de Wet open overheid, die betrekking hebben op een ramp als bedoeld in de Wet veiligheidsregio’s (wet van 11 februari 2010);

  • d.

    oninbaar verklaren van publiekrechtelijke vorderingen, met uitzondering van kwijtscheldingen inzake de Participatiewet;

  • e.

    het afgeven van een intentieverklaring of het sluiten van een intentieovereenkomst anders dan in relatie tot een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht;

  • f.

    nemen van een besluit tot het sluiten van een overeenkomst met een financiële waarde buiten de toegekende budgetten;

  • g.

    nemen van een besluit tot het sluiten van een overeenkomst over een aanvraag om een geldlening of een garantstelling zoals bedoeld in het Treasury statuut (en de Beleidsregels publieke taak leningen en garanties gemeente Enschede);

  • h.

    beslissen tot niet vooraf schriftelijk vastgelegde arbitrage of bindend advies.

  • i.

    besluit tot de oprichting van of de deelneming in rechtspersonen;

  • j.

    besluit tot aanvaarding of afwijzing van erfstellingen/legaten/schenkingen;

  • k.

    aanvragen van uitstel van betaling en faillissement;

  • l.

    sluiten van een arbeidsovereenkomst met de secretaris, het ontslaan van de secretaris en andere te nemen beslissingen over de secretaris;

  • m.

    voordragen en aanwijzen van personen als vertegenwoordiger van de gemeente Enschede in bestuurs- en toezichthoudende organen van publiekrechtelijke en privaatrechtelijke rechtspersonen rekening houdend met artikel 10 lid 4;

  • n.

    aanwijzen en instellen van adviesorganen en commissie, en aanwijzen van personen in adviesorganen of in commissies als bedoeld in de artikelen 83 tot en met 85 van de Gemeentewet;

  • o.

    als de secretaris expliciet aangeeft dat er geen gebruik mag worden gemaakt van het verleende mandaat.

Artikel 9. Uitgangspunten mandaatverlening.

• 1.

  Zoveel mogelijk gebruik maken van de gemandateerde bevoegdheid

  Bij de mandaatverlening hanteert het bestuursorgaan de volgende uitgangspunten:

  • a.

    uit oogpunt van doelmatigheid worden zoveel mogelijk bevoegdheden in mandaat uitgeoefend;

  • b.

    er dient sprake te zijn van een bevoegdheid op grond van vastgesteld beleid en binnen vastgestelde financiële kaders.

• 2.

  Rekening houden met specifieke bepalingen

  Bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid worden de voor dat mandaat geldende specifieke bepalingen in acht genomen.

• 3.

  Terugkoppeling portefeuillehouder/burgemeester

  In onderstaande gevallen wordt, ondanks dat mandaat is verleend, het besluit vooraf voorgelegd aan de portefeuillehouder (besluit namens college) of burgemeester (besluit namens burgemeester).

  • a.

    Als het besluit leidt tot afwijking van of aanvulling op het tot dan toe gevoerd beleid;

  • b.

    Als uit het besluit aanzienlijke financiële, juridische, organisatorische, politiek/bestuurlijke en/of publicitaire consequenties kunnen voortvloeien;

  • c.

    Als het college, de burgemeester of een portefeuillehouder deze wens kenbaar heeft gemaakt. Wanneer de portefeuillehouder dit nodig vindt, wordt de zaak ter nadere besluitvorming aan het college voorgelegd. Als de burgemeester dit nodig vindt, neemt hij zelf een besluit in de zaak voor zover het zijn eigen bevoegdheden betreft.

  • d.

    Als er verschil van interpretatie bestaat of zou kunnen bestaan over de inhoud en/of de reikwijdte van de beleidskaders van de gemeente Enschede.

Als een van bovengenoemde besluiten wordt voorgelegd aan portefeuillehouder of burgemeester, dan wordt de directeur hiervan vooraf op de hoogte gesteld.

Artikel 10. Reikwijdte mandaat; opdracht vertegenwoordiging gemeente.

• 1.

  Mandaat ook van toepassing

  Een verleend mandaat heeft niet alleen betrekking op de verleende bevoegdheid, maar ook op alle andere handelingen die verband houden met die bevoegdheid. Hieronder wordt ook verstaan de vertegenwoordiging van de gemeente in en buiten rechte door de burgemeester als bedoeld in artikel 171, lid 1 van de Gemeentewet.

• 2.

  Opdracht vertegenwoordiging gemeente aan gemandateerden.

  De in lid 1 genoemde vertegenwoordiging is op grond van artikel 171, lid 2 van de Gemeentewet opgedragen aan de aangewezen functionarissen (gemandateerden) zoals in dit mandaatbesluit staat beschreven.

• 3.

  Ondertekenen overeenkomst door betrokken wethouder; vermelden in verslaglegging

  De vertegenwoordiging - in de vorm van ondertekening van een overeenkomst - wordt opgedragen aan een wethouder, als een wethouder in de collegevergadering heeft aangegeven in een concrete situatie de wens te hebben om de overeenkomst te ondertekenen. Deze wens en opdracht tot vertegenwoordiging moet worden opgenomen in de verslaglegging van de collegevergadering.

• 4.

  Wethouder vertegenwoordigt gemeente als aandeelhouder

  De in lid 2 genoemde opdracht om de gemeente te vertegenwoordigen als aandeelhouder in vennootschappen is opgedragen aan de wethouder die de bestuursportefeuille “Aandeelhouderschappen en Deelnemingen” beheert.

Artikel 11. Vervanging; schriftelijke vervangingsregeling.

Als een gemandateerde functionaris afwezig is, wordt diens bevoegdheid uitgeoefend door diens vervanger op grond van een daartoe schriftelijk vastgelegde vervangingsregeling. Daarbij wordt gebruik gemaakt van een daarvoor vastgesteld format.

Artikel 12. Uitoefening mandaat.

• 1.

  Schriftelijkheidsvereiste

  Het verlenen van mandaat én de uitoefening van een in mandaat te nemen beslissing dient schriftelijk te gebeuren.

• 2.

  Beslismandaat is ook ondertekeningsmandaat

  Degene die gebruik maakt van zijn mandaatbevoegdheid ondertekent ook het daarbij behorende document. Beslismandaat is ook ondertekeningsmandaat.

3. Wijze van ondertekening in mandaat

Daar waar de bevoegdheid van het bestuursorgaan in mandaat wordt uitgeoefend worden de daarbij behorende documenten – behalve een privaatrechtelijk document - door de betrokken gemandateerde als volgt ondertekend:

• a.

  namens het college:

  “Het college van burgemeester en wethouders van Enschede, namens deze,”, gevolgd door:

  • -

    functienaam (onder)gemandateerde;

  • -

    handtekening (onder)gemandateerde;

  • -

    naam (onder)gemandateerde;

• b.

  namens de burgemeester:

  "De burgemeester van Enschede, namens deze,”, gevolgd door:

  • -

    functienaam (onder)gemandateerde

  • -

    handtekening (onder)gemandateerde;

  • -

    naam (onder)gemandateerde;

• 4.

  Wijze van ondertekening in mandaat

  Daar waar de bevoegdheid van het bestuursorgaan in mandaat wordt uitgeoefend worden de daarbij behorende privaatrechtelijke documenten door de betrokken gemandateerde als volgt ondertekend:

  • a.

    Een document – waarbij de publiekrechtelijke rechtspersoon “Gemeente Enschede” de betrokken partij is – wordt als volgt ondertekend: “Voor de gemeente Enschede”, gevolgd door:

    • -

      functienaam ondertekenaar;

    • -

      handtekening ondertekenaar;

    • -

      naam ondertekenaar.

  • b.

    In het geval de gemandateerde functionaris besluit tot het aangaan van een privaatrechtelijke overeenkomst voor de gemeente wordt dat document door de gemandateerde als volgt ondertekend:

    “Aldus besloten en ondertekend.

    Enschede, d.d. (datum).

    Voor de gemeente Enschede,

    • -

      functienaam ondertekenaar;

    • -

      handtekening ondertekenaar;

    • -

      naam ondertekenaar.

• 5.

  Aantonen audittrail

  Niet in alle gevallen bestaat volgens het (elektronisch) handtekeningen beleid een ondertekeningsplicht. In gevallen waar geen ondertekeningsplicht geldt, dient aangetoond te worden dat de (onder)gemandateerde bevoegd een besluit heeft genomen. Het aantonen van een zogenaamde audittrail kan middels logging, natte handtekening, elektronische handtekening of e-mail.

Artikel 13. Bekendmaken verleende, ingetrokken en gewijzigde mandaten.

• 1.

  Openbare bekendmaking

  Besluiten over het verlenen, wijzigen en intrekken van mandaten, de vervangingsregeling en de schriftelijke werkafspraken worden bekend gemaakt door middel van publicatie in het Gemeenteblad op www.overheid.nl. Het Gemeenteblad dient in deze ook als openbaar mandaatregister.

• 2.

  Bekendmaking aan betrokkenen

  Naast het bepaalde in lid 1 worden de daarin vermelde besluiten ook bekend gemaakt aan de betrokken gemandateerde.

• 3.

  Verantwoordelijkheid voor archivering

  De vakafdeling dient de genomen besluiten, naast publicatie op het Gemeenteblad, te archiveren.

• 4.

  Afdeling Juridische Zaken: coördinerende, ondersteunende en adviserende rol

  De coördinerende, ondersteunende en adviserende rol met betrekking tot het nemen van de in lid 1 genoemde besluiten wordt uitgeoefend door de afdeling Juridische Zaken.

Artikel 14. Overgangsrecht en intrekkingsbevoegdheid ondermandaat.

• 1.

  In stand laten verleende ondermandaten

  De op grond van het Mandaatbesluit 2018 en 2020 genomen besluiten (o.a. ondermandaten, vervangingsregeling, machtigingen) blijven van kracht tot het moment dat die besluiten worden ingetrokken. Op deze besluiten is deze regeling van toepassing.

• 2.

  Intrekkingsbevoegdheid

  De bevoegde verlener van het ondermandaat op grond lid 1 in genoemde besluit, of diens opvolger in dezelfde functie, is bevoegd het verleende ondermandaat in te trekken.

Artikel 15. Aanhaling, inwerkingtreding en intrekking.

1. Dit besluit wordt aangehaald als "Mandaatbesluit Enschede 2023".

2. Dit besluit treedt in werking op de dag na de bekendmaking.

3. Het Mandaatbesluit 2020 wordt ingetrokken.