| Organisatie | Epe |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Regeling briefadres gemeente Epe 2023 |
| Citeertitel | Regeling briefadres gemeente Epe 2023 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | regeling briefadres gemeente Epe 2023 |
regeling briefadres gemeente Epe
n.v.t.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 21-10-2023 | nieuwe regeling | 09-10-2023 | 891773 |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Epe,
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 9 oktober 2023, zaaknr. 891773
gelet op de artikelen 1.1, 2.23, 2.38 tot en met 2.42, 2.45, 2.47, 2.52 en 4.17 van de Wet basisregistratie personen (Wet BRP);
artikel 29 van het Besluit basisregistratie personen (Besluit BRP);
de artikelen 17, 18 en 19 van de Regeling basisregistratie personen (Regeling BRP);
de artikelen 4:5 en 4:84 van de Algemene wet bestuursrecht;
de circulaire BRP en briefadres (2016-0000656211) van de minister van BZK van 18 oktober 2016;
overwegende dat het gewenst is om een regeling vast te stellen met betrekking tot de registratie van briefadressen in de basisregistratie personen (BRP), om deze op een rechtmatige manier toe te kennen en te voorkomen dat personen niet zijn geregistreerd als ingezetene in de BRP;
in deze regeling wordt verstaan onder:
a. briefadres: is een adres waar voor betrokkene bestemde geschriften in ontvangst worden genomen (artikel 1.1, onder p, Wet BRP) en waar, indien het post van de overheid betreft, zorg wordt gedragen dat geschriften of inlichtingen daarover, betrokkene bereiken (artikel 2.45, lid 3 Wet BRP);
b. woonadres; het adres als bedoeld in artikel 1.1. onder o, Wet BRP;
c. het adres: het woonadres, dan wel bij het ontbreken hiervan het briefadres (artikel 2.40 of 2.41);
d. briefadresgever: de ingezetene in de Basisregistratie Personen of een Nederlandse rechtspersoon die door het college van burgemeester en wethouders is aangewezen om op te treden als briefadresgever. Dat kan ook de gemeente Epe zelf zijn;
e. briefadreshouder: de ingezetene in de Basisregistratie Personen met een briefadres;
f. briefadres van gemeentewege: het briefadres die door de gemeente Epe (ambtshalve) wordt verstrekt op het adres van het gemeentehuis aan Dak- of thuislozen, kwetsbare groepen;
1. twee personen die volgens de Basisregistratie Personen een geregistreerd partnerschap zijn aangegaan of gehuwd zijn, met of zonder kind(eren);
2. twee personen die door het overleggen van een door een notaris opgemaakt samenlevingscontract hebben aangetoond, dat zij een gemeenschappelijk huishouding voeren, met of zonder kind(eren);
3. een alleenstaande ouder met kind(eren).
h. rechtmatig verblijf: de burger die niet de Nederlandse nationaliteit (m.u.w. een burger zie de Europese Nationaliteit heeft) en voldoet aan de bepalingen zoals in artikel 8 van de Vreemdelingenwet 2000.
1. tegen redelijke verwachting afwezig is uit zijn/haar gebruikelijke en/of veilige geachte omgeving.
2. waarvan de verblijfplaats van de betreffende persoon onbekend is en het in diens belang is dat de verblijfplaats wordt vastgesteld.
Redenen voor een briefadres zijn:
b. korte overbrugging tussen twee woonadressen;
c. de uitoefening van een ambulant beroep zonder vaste woonplaats;
d. een verblijf korten dan 8 maanden in de periode van een jaar, en niet meer beschikt over een woonadres;
e. Korter dan 2 jaar verblijft in het buitenland én beroepshalve varend op een schip dat de thuishaven in Nederland heeft;
f. een langdurig vermiste persoon;
g. verblijf in een tijdelijk onderkomen zonder vaste stand- of ligplaats;
h. een recente ontruiming van de woning op het adres waarop betrokkene in de BRP is ingeschreven.
5. Als het briefadres gevraagd wordt op grond van artikel 2, derde lid, is een verklaring van de burgemeester noodzakelijk waaruit blijkt dat opname van een woonadres niet wenselijk is.
6. Als de briefadres gevraagd wordt op grond van artikel 2, lid 4, zal er informatie ingewonnen worden bij het Coördinatiepunt Zorg en Veiligheid.
7. De briefadresgever kan maximaal aan twee gezinshuishoudens, aan twee alleenstaanden of aan een gezinshuishouden en een alleenstaande toestemming geven een briefadres te houden.
8. Lid 6 van dit artikel is niet van toepassing indien de briefadresgever het college van burgemeester en wethouders betreft of een door dit college aangewezen rechtspersoon bedoeld in artikel 2.42 onder b van de wet BRP.
9. Als het briefadres gevraagd wordt op grond van artikel 2 lid 4, is een schriftelijk advies van de coördinator van het Coördinatiepunt Zorg en Veiligheid nodig. De periode voor het briefadres zal dan toegekend worden voor 6 maanden, met de mogelijkheid tot verlenging. Er wordt ook toezicht gehouden op naleving van de afspraken.
Artikel 4 Herstel van verzuim bij aangifte adreswijziging waarbij een briefadres wordt gekozen
Artikel 5 Briefadres op een adres van de gemeente
Het college van burgemeester en wethouders registreert van een persoon (ambtshalve) een briefadres in de BRP indien het woonadres ontbreekt, er geen aangifte van adreswijziging wordt gedaan waarbij een briefadres wordt gekozen en betrokkene voldoet aan de criteria voor inschrijving als ingezetene in de BRP.
Artikel 6 Monitoring briefadres
Onverminderd hetgeen is bepaald in het eerste tot en met het tweede lid, is diegene op wie het briefadres betrekking heeft en een ander adres krijgt, gehouden om in de periode tussen vier weken vóór de beoogde verhuisdatum tot en met de vijfde dag na verhuisdatum hiervan aangifte te doen bij de gemeente waar hij zijn nieuwe adres heeft.
Artikel 7 Verplichtingen briefadresgever en briefadreshouder
1. Zowel de briefadresgever als de briefadreshouder zijn verplicht om op verzoek van het college van burgemeester en wethouders inlichtingen te verstrekken die van belang zijn voor de registratie van het briefadres.
2. Betrokkene verschijnt hierbij desgevraagd in persoon.
3. Indien de briefadresgever het college van burgemeester en wethouder betreft, dient de briefadreshouder op vertoon van identiteitsbewijs minimaal één keer per twee weken zijn of haar post op te halen bij het Klant Contact Centrum (KCC, receptie) van het gemeentehuis, Marktplein 1, 8166 EE Epe.
4. Aan degene die niet voldoet aan verplichting als bedoeld in eerste lid kan op grond van artikel 4.17 wet BRP een bestuurlijke boete worden opgelegd van ten hoogste 325 euro.
Het is in ieder geval niet mogelijk om ingeschreven te worden op een briefadres, indien:
a. de briefadreshouder een woonadres heeft, tenzij hij/zij in de situatie verkeert zoals beschreven in artikel 2, lid 1 onder f t/m i, lid 2 a en b.
b. de briefadreshouder langer dan acht maanden gedurende één jaar in het buitenland verblijft en niet beroepshalve varend is op een schip dat zijn thuishaven in Nederland heeft;
c. er een onderzoek loopt naar de verblijfplaats van de briefadresgever;
d. het briefadres geen bestaand adres betreft;
e. de briefadreshouder een vreemdeling is en geen rechtmatig verblijf heeft zoals bedoeld is in artikel 8 van de Vreemdelingenwet;
f. van het briefadres aangifte wordt gedaan op grond van artikel 3, lid 5 en de verklaring van de burgemeester ontbreekt.
g. het briefadres een adres betreft waarop reeds aan twee alleenstaanden of twee gezinshuishoudens of een alleenstaande en een gezinshuishouden een briefadres is verleend met inachtneming van de uitzonderingen bedoeld in artikel 3, lid 7.
Artikel 9 Intrekken briefadres
1. Het briefadres wordt ingetrokken indien:
a. Als de briefadresgever niet meer op het betreffende adres staat ingeschreven
b. De briefadresgever schriftelijk aangeeft zijn verklaring van instemming in te trekken, zal het college een onderzoek instellen naar de rechtmatigheid van het briefadres.
Als vanwege bijzondere omstandigheden een strikte toepassing van het bepaalde in deze regeling zou leiden tot een onbillijkheid, kan worden afgeweken van het bepaalde in deze regeling. Van onbillijkheid kan sprake zijn als in een specifieke situatie het strikt vasthouden aan de regeling als onredelijk kan worden aangemerkt of als er onevenredige schade zou ontstaan.
Artikel 11 Aansprakelijkheid gemeente
De gemeente kan niet aansprakelijk worden gesteld voor niet ontvangen, beschadigde en/of per abuis geopende post. De gemeente ontvangt veel post, de verwerking gebeurd deels automatisch. post bestemd voor de gemeente wordt automatisch geopend, het kan gebeuren dat uw post.
De wet BRP heeft als belangrijkste uitgangspunt om de burger in te schrijven op een woonadres. Pas als dat woonadres ontbreekt wordt gekeken naar het gebruik van een briefadres als inschrijfadres.
De modelregeling briefadres heeft als doel om briefadressen in de BRP mogelijk te maken voor burgers zonder woonadres en voor kwetsbare burgers en daarnaast het misbruik van briefadressen in de BRP tegen te gaan.
De modelregeling is niet bedoeld om op basis van deze regeling personen niet in te schrijven in de BRP. Immers, iedereen die rechtmatig in Nederland verblijft, moet in beginsel ingeschreven worden in de BRP als ingezetene. Indien de gemeente inschrijving toch weigert, doet zij dat slechts op basis van de wet BRP.
Gemeenten zijn verplicht om ambtshalve een briefadres in de BRP te registreren. Wanneer iemand niet beschikt over een woonadres en er geen verwachting is dat hij zelf een briefadresaangifte zal doen, vanwege uiteenlopende redenen, of hij doet wel aangifte maar er is geen briefadresgever, dan is de gemeente verplicht voor die burger ambtshalve een briefadres te registreren. Zie verder artikel 2.23 wet BRP.
Daar waar in de regeling gesproken wordt over aangifte van adreswijziging wordt ook een aangifte van verblijf en adres bedoeld, tenzij dit nadrukkelijk anders bepaald is. Het is de burger toegestaan om een briefadres bij inschrijving op grond van aangifte van verblijf en adres te kiezen. Dit is in niet strijd met artikel 2.38 wet BRP.
Hieronder volgt de artikelsgewijze toelichting op de regeling briefadres.
Toelichting bij artikel 1, lid 1
Er is sprake van ontbreken van een woonadres bij:
het ontbreken van een woonadres;
b. korte overbrugging tussen twee woonadressen;
c. de uitoefening van een ambulant beroep zonder vaste woonplaats;
d. een verblijf korten dan 8 maanden in de periode van een jaar, en niet meer beschikt over een woonadres;
e. Korten dan 2 jaar verblijf in het buitenland én beroepshalve varend op een schip dat de thuishaven in Nederland heeft;
f. het behoren tot een kwetsbare groep (bijvoorbeeld personen met verward gedrag);
g. een langdurig vermiste persoon;
h. verblijf in een tijdelijk onderkomen zonder vaste stand- of ligplaats;
i. een recente ontruiming van de woning op het adres waarop betrokkene in de BRP is ingeschreven.
Toelichting artikel 2 lid 2, onder a:
In de circulaire BRP en briefadres van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 18 oktober 2016 (kenmerk 2016-0000656211) is geregeld dat personen die verblijven in een opvanghuis voor mannen en vrouwen met een briefadres ingeschreven kunnen worden op het kantooradres van de desbetreffende instelling. Op die manier wordt het feitelijke woonadres van betrokkenen adequaat beschermd tegen ongewenste kennisneming door onbevoegden.
Toelichting artikel 2, lid 2 onder b:
Degene die zijn woonadres heeft in een instelling als bedoeld in artikel 2.40 wet BRP, kan in afwijking van artikel 2.38, lid 1 en artikel 2.39, lid 1 van de wet BRP in plaats van inschrijving op zijn woonadres een briefadres kiezen. Op grond van artikel 2.40, lid 3 wet BRP zijn dit instellingen voor gezondheidszorg, instellingen op het gebied van kinderbescherming en penitentiaire instellingen. In de artikelen 17 t/m 19 van de Regeling BRP is aangegeven voor welke instellingen een briefadres gekozen kan worden.
Het college van B&W is eveneens bevoegd, op grond van artikel 2.40, lid 4 wet BRP, instellingen op het terrein van maatschappelijke opvang aan te wijzen.
Als de burgemeester van oordeel is dat het om veiligheidseisen gewenst is een persoon niet op het woonadres in te schrijven, kan inschrijving op een briefadres plaatsvinden. Deze verklaring zal veelal bij het team Klant Contact Centrum (KCC) van de afdeling Samenleving terecht komen via de interne kanalen van de gemeente.
Dit artikel biedt extra mogelijkheden voor toepassing van de menselijk maat. Onder 'de menselijke maat’ wordt in dit verband verstaan, recht doen aan de belangen van burgers bij de totstandkoming en uitvoering van beleid.
Indien degene die aangifte doet van adreswijziging, waarbij een briefadres wordt gekozen, één of meer sociaal-maatschappelijke problemen heeft, zullen de gegevens van de aanvrager gedeeld worden met het Coördinatiepunt Zorg en Veiligheid. Bij sociaal-maatschappelijke problematiek kan gedacht worden aan psychische problematiek gecombineerd met problemen zoals schulden, dakloosheid en werkloosheid.
De bedoeling is dat het Coördinatiepunt Zorg en Veiligheid oplossingen vindt voor inwoners die niet op grond van bestaande regels ingeschreven kunnen worden op een (brief)adres en daardoor in een schrijnende (financieel en maatschappelijk) situatie verkeren. Indien degene die aangifte doet van adreswijziging, waarbij een briefadres wordt gekozen, dit traject al heeft doorlopen en al in een hulpverleningstraject zit, kan er ook maatwerk geleverd worden zonder bespreking in het MDT.
Een briefadres kan, in aanvulling op wat de wet regelt en in afwijking van een woonadres, worden gekozen binnen elke gemeente in Nederland. Het is niet verplicht om een briefadres te kiezen in de gemeente waar voor het laatst een woonadres werd gehouden. Voor gedetineerden of personen die in een psychiatrische inrichting verblijven is het advies om bij voorkeur een briefadres te kiezen in de gemeente van herkomst. Dit is onder andere van belang voor de verworven rechten die de briefadreshouder daar heeft opgebouwd, bijvoorbeeld op het gebied van huisvesting. De aangifte wordt altijd gedaan in de gemeente waar het briefadres zich bevindt.
Toelichting artikel 3, lid 2 en 4:
Bij de aangifte dient een schriftelijke verklaring van instemming te worden gevoegd van degene bij wie het briefadres wordt gehouden op grond van artikel 2.45 lid 2 van de wet BRP. In de schriftelijke aangifte, waarbij briefadres wordt gekozen, dienen de redenen van het briefadres en de te verwachten duur van het briefadres te worden opgenomen. De aangever dient tevens een (kopie van een) geldig identiteitsbewijs zoals bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht van zichzelf als van degene bij wie het briefadres wordt gehouden te overleggen. De vragenlijst briefadres.
Het is niet waarschijnlijk dat de briefadreshouder bij zijn aangifte altijd de verklaring van de burgemeester zal kunnen overleggen. De verwachting is, dat deze verklaring veelal bij het team Klacht Contact Centrum (KCC) van de afdeling Samenleving terecht komt via de interne kanalen van de gemeente.
Ontbreekt bij de aangifte van adreswijziging, waarbij een briefadres wordt gekozen, één of meer van de benodigde stukken, dan wordt de aangifte behandeld als een onvolledige aangifte. De aangever wordt schriftelijk in de gelegenheid gesteld binnen veertien dagen na verzending van het verzoek het verzuim te herstellen en de aangifte aan te vullen met de ontbrekende stukken. De aangever kan echter in reactie daarop het verzoek doen de termijn om de aangifte aan te vullen eenmalig te verlengen met veertien dagen.
Wanneer de aangever niet binnen veertien dagen zijn/haar aangifte aanvult of uitstel aanvraagt, wordt een brief verstuurd over het besluit dat de aangifte van adreswijziging, waarbij een briefadres wordt gekozen, buiten behandeling wordt gesteld wegens het ontbreken van de gevraagde documenten.
Als de aangifte buiten behandeling wordt gesteld is er geen brondocument op grond waarvan de aangever op een adres ingeschreven kan worden en is er sprake van een situatie als bedoeld in artikel 2.23 van de wet. De uitwerking daarvan is in deze regeling beschreven in artikel 4.
De gemeente moet voorzien in een briefadres wanneer alle andere opties voor de ingezetene, die geen woonadres heeft, niet mogelijk zijn. Daarmee wordt voorkomen dat personen die wel rechtmatig in Nederland verblijven, van inschrijving op een adres in de BRP worden uitgesloten.
Omdat de gemeente dan zelf briefadresgever is, zal de gemeente een van haar eigen adressen of die van een aangewezen instelling moeten inzetten als briefadres. Voor de inschrijving op een adres van een aangewezen instelling is toestemming vereist van die instelling. Als een verklaring van instemming niet kan worden verkregen vindt inschrijving plaats op een adres van de gemeente.
In het geval een briefadres toegekend wordt op een adres van de gemeente, wordt dit;
met de app Controle briefadres binnen de applicatie van i-Burgerzaken als bedoeld in artikel 6, gemonitord. De opgenomen einddatum in de applicatie is het signaal om óf contact te hebben met betrokkene óf als het contact niet mogelijk is, een onderzoek te starten op basis van de circulaire adresonderzoek BRP van 1 november 2018 van het ministerie van BZK. Als het resultaat van dat adresonderzoek is dat er geen nieuw adres bekend is, dan besluit het college tot opname van vertrekgegevens naar het buitenland met toepassing van artikel 2.22 van de wet, waardoor de gegevens van betrokkene verhuizen naar het Register van Niet-Ingezetenen. Het voornemen kan verzonden worden aan het laatst bekende adres van de persoon in de BRP. Ook het besluit moet bekend gemaakt worden aan de persoon. Als bekendmaking van het besluit niet kan plaatsvinden door toezending of uitreiking zal bekendmaking op een andere geschikte wijze moeten plaatsvinden, dit kan via publicatie in het huis-aan-huisblad Rondom de Sprengen, op www.overheid.nl.
Om te voorkomen dat een ingeschrevene ten onrechte ingeschreven blijft met een briefadres als deze een woonadres heeft, vindt regelmatig een herbeoordeling op het geregistreerde briefadres plaats. Hiertoe wordt in de gemeente een administratie bijgehouden en worden aan de hand hiervan controles uitgevoerd.
In overeenstemming met de circulaire BRP en briefadres is voor een doelmatig beheer van het briefadres een beheerregeling opgenomen. De beheerregeling kan een handig instrument zijn om per geval maatwerk te kunnen bieden en eventueel gemaakte afspraken voor wat betreft de termijnen van herbeoordelingen inzichtelijk te houden.
De volgende gegevens worden geregistreerd:
Er kunnen verschillende redenen zijn waarom er afgeweken kan worden van een vastgestelde termijn voor herbeoordeling. Zo ligt voor dak- en thuislozen het voor de hand dat zo lang zij als briefadreshouder een zwervend bestaan leiden, het briefadres gehouden kan worden. Het recht op het briefadres zou voor deze groep bijvoorbeeld elk jaar getoetst kunnen worden.
Als van tevoren al bekend is dat iemand een bepaalde periode, maar korter dan acht maanden, in het buitenland zal verblijven en daarmee dus geen vast woonadres in Nederland heeft, dan kan een briefadres worden verleend voor maximaal deze periode. Het is echter niet zo dat aan het einde van die periode de briefadresinschrijving automatisch wordt beëindigd. Aan het einde van die termijn vindt een herbeoordeling plaats van de situatie. Die herbeoordeling kan resulteren in een ambtshalve procedure om de briefadresinschrijving te wijzigen in een woonadresinschrijving, of een emigratie. Ook kan het zijn dat de herbeoordeling erop wijst dat de briefadresinschrijving blijft doorlopen.
Een andere uitzondering heeft te maken met de feitelijke onmogelijkheid van de burger om een woonadres te hebben. Hierbij valt te denken aan binnenvaartschippers. Zolang deze schippers varen kunnen zij kiezen voor een briefadres. Het recht op het briefadres zou voor deze groep bijvoorbeeld om de vijf jaar kunnen worden getoetst.
Van de briefadreshouder wordt verwacht om uiterlijk op de geregistreerde einddatum contact op te nemen met de contactpersoon binnen de gemeente. Gebeurt dit niet dan wordt vanuit de gemeente contact opgenomen met betrokkene óf als het contact niet mogelijk is, wordt een onderzoek gestart op basis van de circulaire adresonderzoek BRP van 1 november 2018 van het ministerie van BZK.
Een periode van zes maanden is bewust gekozen om op deze manier in ieder geval na zes maanden een contactmoment te hebben met de burger, om zo er op toe te zien dat hij/zij niet op het briefadres blijft ingeschreven terwijl hij inmiddels een woonadres heeft.
De wet BRP verplicht een ingezetene om aangifte te doen van zijn nieuwe adres. Zodra hij weer beschikt over een woonadres of over een ander briefadres, moet hij hiervan aangifte doen binnen de daarvoor in artikel 2.39 lid 2 van de wet BRP gestelde termijn van vier weken voorafgaand aan en vijf dagen ná de daadwerkelijke verhuizing. Hij mag hier niet mee wachten totdat de eerder bepaalde of afgesproken termijn van het briefadres is verstreken. Als aangifte wordt gedaan van een ander briefadres, dan wordt dit uiteraard weer getoetst aan de voorwaarden uit deze regeling en die de wet stelt.
Zowel de briefadresgever als de briefadreshouder zijn verplicht inlichtingen te verstrekken die van belang zijn voor de bijhouding van het briefadres in de BRP. In het geval er een aangifte is, bestaat die verplichting op grond van artikel 2.45 wet BRP, als een aangifte ontbreekt bestaat de verplichting op grond van artikel 2.47 wet BRP.
Als geen aangifte wordt gedaan, of als betrokkene niet voldoet aan de verplichting om inlichtingen te verstrekken of desgevraagd in persoon te verschijnen kan op grond van artikel 4.17 wet BRP een bestuurlijke boete worden opgelegd. Voor de op te leggen bestuurlijke boete geldt een maximaal bedrag van € 325.
Door het opnemen van het maatwerkartikel (art 1, lid 4) is de noodzaak van een hardheidsclausule kleiner geworden. Het maatwerkartikel ziet toe op de situatie van het voorkomen van schrijnende situaties, waarbij hulpverlening noodzakelijk is in geval van sociaal-maatschappelijke problemen.
Ook andere bijzondere situaties kunnen zich voordoen, waarbij strikte toepassing van deze regeling tot onbillijkheid kan leiden. Ook in deze uitzonderingsgevallen kan het gerechtvaardigd zijn om af te wijken van deze regeling. Het is goed om als gemeentelijk dienstverlener nooit de menselijke maat uit het oog te verliezen. Het belang daarvan kan zo groot zijn dat de gemeente in zeer bijzondere gevallen voorbij kan gaan aan de bepalingen van deze regeling.