Budgethoudersregeling

Artikel 1 Begrippen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• •

  Budget: een deel van de begroting, met een inhoudelijke doelstelling en maatschappelijk effect, een raming van financiële baten en lasten, weergegeven in een programma, taakveld, grootboeknummer of een investeringsbudget (investeringskrediet).

• •

  Budgethouder: medewerker van de gemeentelijke organisatie aan wie een budget is toegekend via deze regeling.

• •

  Deelbudgethouder: medewerker van de gemeentelijke organisatie aan wie een deel van een budget is toegekend via deze regeling.

• •

  Projectbudgethouder: medewerker van de gemeentelijke organisatie die een project leidt en aan wie een projectbudget is toegekend via deze regeling.

• •

  Prestatie-akkoordverklaarder: medewerker van de gemeentelijke organisatie die voor het beheer van budgetten de geleverde prestaties van diensten en de aanneming van werk en goederen controleert.

• •

  Contract: de overeenkomst of een vergelijkbaar document waarin de levering van goederen, aanneming van werk of de verlening van diensten aan de gemeente wordt geregeld en geregistreerd.

• •

  Verplichting: het financiële gevolg van een subsidiebesluit, een besluit tot uitkering of het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk of verlening van diensten aan de gemeente.

• •

  Vierogenprincipe: de functiescheiding in het financiële proces tussen diegenen die een betaling initieert of goedkeurt en diegene die de geleverde prestatie controleert.

Artikel 2 Samenhang met Mandaatbesluit en Organisatiebesluit

• 2.1

  Bij de uitoefening van de bevoegdheden in deze regeling moeten de regels van het Mandaatbesluit Neder-Betuwe en Organisatiebesluit in acht worden genomen, waarbij in geval van twijfel het mandaatbesluit prevaleert.

• 2.2

  Budgethouders kunnen van hun budgethouderschap slechts gebruik maken tot het bedrag zoals vastgelegd in het mandaatbesluit en de begroting.

Artikel 3 Aanwijzing

• 3.1

  Het college van burgemeester en wethouders wijst de directie aan als eerste budgethouder voor de budgetten die ter beschikking staan van het college. De griffier is eerste budgethouder voor de budgetten die ter beschikking staan van de gemeenteraad.

• 3.2

  De directie kan managers, adjunct-managers en andere medewerkers die rechtstreeks verantwoording afleggen aan de directie aanwijzen als budgethouder en wijst daarbij direct budgetten aan hen toe.

• 3.3.

  Directie, managers en adjunctmanagers kunnen vervolgens medewerkers die verantwoording aan hen afleggen aanwijzen als deelbudgethouder en kunnen aan hen budgetten en delen van budgetten toewijzen.

• 3.4

  De directie en managers kunnen projectleiders aanwijzen als projectbudgethouder voor projectbudgetten.

• 3.5

  Budgethouders, projectbudgethouders en deelbudgethouders wijzen ieder voor hun (deel)budget prestatie-akkoordverklaarders aan.

• 3.6

  De toewijzing gebeurt in alle gevallen schriftelijk of per e-mail.

• 3.7

  In tijde van afwezigheid kan een (deel)budgethouder of prestatieakkoord verklaarder een vervanger aanwijzen op gelijk of hoger hiërarchisch niveau.

• 3.8

  Team Financiën houdt een (digitaal) overzicht bij van budgethouders, deelbudgethouders, prestatieakkoordverklaarders en budgetten.

• 3.9

  Aan elk budget wordt maximaal één budgethouder gekoppeld, aan elk deelbudget maximaal één deelbudgethouder en aan elk projectbudget maximaal één projectbudgethouder.

Artikel 4 Verantwoordelijkheden

• 4.1

  De directie is eindverantwoordelijk voor het beheer van de budgetten binnen de kaders van de begroting.

• 4.2

  De afdelingsmanagers zijn eindverantwoordelijk voor het beheer van de budgetten en het realiseren van inkomsten die tot de verantwoordelijkheid van een pijler (afdeling) behoren.

• 4.3

  De budgethouder, deelbudgethouder en projectbudgethouder zijn ieder voor hun budgetten verantwoordelijk voor:

  • 4.3.1

    Het beheersen van de uitgaven door een doelmatige, doeltreffende en rechtmatige inzet van de ter beschikking gestelde middelen.

  • 4.3.2

    Het aangaan van verplichtingen nadat de budgethouder, deelbudgethouder of projectbudgethouder heeft geconstateerd dat het budget:

    • •

      Toereikend is;

    • •

      Uitsluitend wordt besteed voor het doel waarvoor het beschikbaar is gesteld;

  • 4.3.3

    Het realiseren van de inkomsten zoals deze zijn opgenomen op de budgetten.

  • 4.3.4

    Het via het financieel systeem administreren van de budgetten en het voeren van budgetbewaking, teneinde effectief en efficiënt te sturen op en beheersen van de budgetten en de bijbehorende rapportage.

  • 4.3.5

    Het toepassen van het vierogenprincipe, zodat er functiescheiding geldt in het financiële proces.

  • 4.3.6

    Het zorgdragen dat leveranciers binnen de betalingstermijn betaald krijgen, mits de inkoopfactuur en de prestatielevering akkoord zijn.

  • 4.3.7

    Het vragen aan de leverancier om op de factuur een herleidbare codering (opdrachtnummer, verplichtingennummer, routenummer) op te nemen.

• 4.4

  De budgethouder is eindverantwoordelijk voor de rapportage van het totaal van budgetafwijkingen op het niveau van de taakvelden in de bestuurlijke P&C-cyclus.

• 4.5

  De budgethouder, de deelbudgethouder en projectbudgethouder zijn ieder voor hun budgetten verantwoordelijk voor het afleggen van verantwoording aan het college over de inhoudelijke en financiële uitvoering van de taken uit deze regeling. Deze verantwoording vindt plaats binnen de kaders van de relevante wet- en regelgeving, de vastgestelde planning, (werk)afspraken en kwaliteit in het kader van de planning- & controlcyclus. Dat zijn onder andere de verordening artikel 212, de financiële verordening en het inkoop- en aanbestedingsbesluit).

Artikel 5 Bevoegdheden

In het verlengde van de verantwoordelijkheden gelden de volgende bevoegdheden:

• 5.1

  De directeur, afdelingsmanager en adjunct-afdelingsmanager kunnen instructies geven aan een budgethouder, deelbudgethouder of projectbudgethouder over de administratieve vastlegging en verantwoording.

• 5.2

  De budgethouder, deelbudgethouder en projectbudgethouder zijn bevoegd opdrachten te verlenen tot levering van goederen, aanneming van werk en verlening van diensten tot het bedrag van diens budget en een maximumbedrag op basis van hun rol en functie:

  • a.

    Eerste budgethouder / Directie: geen maximum

  • b.

    Budgethouder (is altijd een pijlermanager) : tot € 2.500.000,-

  • c.

    Deelbudgethouder die adjunct-manager is: tot € 200.000,-

  • d.

    Deelbudgethouder tot: € 100.000,-

  • e.

    Projectbudgethouder tot € 200.000,-

• 5.3

  De budgethouder, deelbudgethouder en projectbudgethouder zijn bevoegd om met een verkoopnota, declaratie of beschikking opdracht te geven aan het team Financiën tot het innen van een som geld van een derde partij.

• 5.4

  De budgethouder, deelbudgethouder en projectbudgethouder zijn bevoegd om uitsluitend bij onvoorziene, onontkoombare en niet uit te stellen zaken diens budget of deelbudget te overschrijden tot maximaal 10% van het budget, op voorwaarde dat zij het college hierover zo snel mogelijk informeren.

• 5.5

  De directie kan voor het beheer van bijzondere kosten, zoals personeelskosten, bijdragen aan verbonden partijen en kapitaalslasten, een centrale budgethouder aanwijzen. Dit komt tot uitdrukking in de begroting.

Artikel 6 Taken

In het verlengde van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn onderstaande taken beschreven.

• 6.1

  De budgethouder, de deelbudgethouder en de projectbudgethouder voeren ieder voor hun budgetten de volgende processtappen uit:

  • 6.1.1

    Het vastleggen van het contract in het financiële systeem, zodat dit contract dient als basis voor het aangaan van verplichtingen.

  • 6.1.2 .

    Het in het financiële systeem registeren van contracten met een waarde hoger dan € 25.000,-.

  • 6.1.3

    Het aanmaken van verplichtingen voor iedere opdracht met een waarde hger dan € 5.000,-, zodat de actuele stand van het budget kan worden berekend.

  • 6.1.4

    Het verplichtingsnummer doorgeven aan de leverancier, zodat die dat kan vermelden op facturen. Facturen die betrekking hebben op vastgelegde verplichtingen waarop geen verplichtingsnummer is vermeld, worden retour gestuurd.

  • 6.1.5

    Het accorderen van de verplichtingen.

• 6.2

  De budgethouder, deelbudgethouder en projectbudgethouder wijzen ieder voor hun budgetten een prestatie-akkoordverklaarder aan, die de geleverde prestatie(s) beoordeelt.

• 6.3

  De aanwijzing van prestatie-akkoordverklaarders gebeurt schriftelijk of per e-mail.

• 6.4

  De prestatie-akkoordverklaarder toetst de facturen op juistheid, tijdigheid en volledigheid van geldbedragen en geleverde prestaties.

• 6.5

  Wanneer er geen geaccordeerde verplichting is, accordeert de budgethouder, deelbudgethouder of projectbudgethouder de facturen, betalingsstukken en ontvangsten na het akkoord van de prestatie-akkoordverklaarder. Na dat akkoord wordt de factuur betaalbaar gesteld.

• 6.6

  Wanneer er wel een geaccordeerde verplichting is, is alleen het akkoord van de PAV’er voldoende is voor betaalbaarstelling van facturen, betalingsstukken en ontvangsten.

• 6.7

  De budgethouder, deelbudgethouder en projectbudgethouder informeren het college tijdig over verwachte of gesignaleerde overschrijdingen en onderschrijdingen van de aan hun toegekende budgetten.

• 6.8

  De budgethouder, deelbudgethouder of projectbudgethouder zorgen bij onvoldoende financiële dekking en een dreigende overschrijding voor een advies aan het college om een aanvullend budget beschikbaar te stellen.

• 6.9

  De budgethouder, deelbudgethouder of projectbudgethouder kunnen de taken uit artikel 6.1, 6.7 en 6.8 overdragen aan de prestatie-akkoordverklaarder, met uitzondering van de taak uit artikel 6.1.5.

Artikel 7 Bedrijfsvoering

• 7.1

  De pijler Bedrijfsvoering registreert de budgetten voor de gemeentelijke organisatie.

• 7.2

  De pijler Bedrijfsvoering faciliteert en ondersteunt de overige pijlers en de gemeentelijke organisatie bij de registratie van de besteding van budgetten.

Artikel 8 Functiescheiding

De functie van (deel)budgethouder prestatie-akkoordverklaarder kunnen niet door medewerkers worden uitgevoerd die een registrerende of bewarende functie hebben. Uitvoerende functionarissen van de financiële administratie kunnen daardoor geen (deel)budgethouder of prestatie-akkoordverklaarder zijn.

Artikel 9 Integriteitsbeginsel

De budgethouder, deelbudgethouder en prestatie-akkoordverklaarder zijn verplicht om alles te doen wat voor een goede uitoefening van de functie nodig is. Zij handelen integer. De budgethouder, deelbudgethouder en prestatie-akkoordverklaarder kunnen zich hierbij niet op onvolledigheid van deze regeling of ander voorschrift beroepen bij het nalaten van datgene wat naar redelijkheid tot de functie wordt geacht te behoren.

Artikel 10 Hardheidsclausule

In gevallen waarin deze Budgethoudersregeling niet voorziet beslist het college.

Artikel 11 Inwerkingtreding

• 11.1

  Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2024.

• 11.2

  Deze regeling kan worden aangehaald als Budgethoudersregeling Neder-Betuwe 2023.

• 11.3

  Voorgaande Budgethoudersregelingen worden hiermee ingetrokken.