Verordening voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie inclusief de waarborging van de rechtmatigheid (artikel 213 Gemeentewet)

Artikel 1. Definities

Deze verordening verstaat onder:

• 1)

  Accountant: een door de gemeenteraad (hierna: de raad) aangewezen:

  • a)

    Registeraccountant; of

  • b)

    Accountants-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister; of

  • c)

    Organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken.

• 2)

  Accountantscontrole: de controle van jaarrekening en jaarverslag uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:

  • a)

    het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen inclusief rechtmatigheidsverantwoording;

  • b)

    het in overeenstemming zijn van de door het college van burgemeester en wethouders (hierna: het college) vastgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels;

  • c)

    de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording door het college mogelijk maken;

  • d)

    de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

• 3)

  Jaarrekening: hiermee legt het college verantwoording af aan de raad over het gevoerde bestuur en beleid.

• 4)

  Managementletter: verslag van de accountant gericht aan het college met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen.

• 5)

  Boardletter: een samenvatting van de managementletter met de bestuurlijke relevante punten, met als oogmerk om hierover publiekelijk verantwoording af te leggen.

• 6)

  Deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de ambtelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.

• 7)

  Rechtmatigheidsverantwoording: de toelichting in de jaarrekening waarin het college aangeeft in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1)

  De gemeenteraad stelt een accountant aan voor uitvoering van de accountantscontrole. De periode van de verleende opdracht bedraagt minimaal 4 jaar met aanvullend een optie voor om 2 jaar te verlengen.

• 2)

  Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3)

  De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen beschrijft voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval:

  • a)

    De goedkeuringstolerantie ten behoeve van de oordeelsvorming van de accountant over de getrouwheid. De goedkeuringstolerantie is de som van de fouten en onzekerheden in de jaarrekening en de accountantscontrole, als percentage van de totale lasten;

  • b)

    De apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvang van de deelverantwoording, goedkeuringstoleranties en rapporteringsgrens;

  • c)

    De inrichtingseisen voor het accountantsverslag;

  • d)

    De frequentie en inrichtingseisen van de tussentijdse rapportages zoals de management- en boardletter;

  • e)

    De posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringsgrenzen, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;

  • f)

    De gemeentelijke producten, projecten en diensten of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringsgrenzen, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;

• 4)

  In aanvulling van het derde lid, aanhef, kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de start van de accountantscontrole in overleg met de accountant de onder e en f genoemde onderdelen aanvult tijdens een vergadering van de commissie Begroting & Verantwoording.

• 5)

  Het controleprotocol beschrijft de controleopdracht van de accountant. Het controleprotocol geeft ten minste toelichting over:

  • •

    Het normenkader van relevante wet- en regelgeving;

  • •

    De goedkeuringstolerantie voor het controleoordeel van de accountant;

  • •

    De verantwoordings- en rapportagegrens voor de rechtmatigheidsverantwoording;

  • •

    Eventuele uitsluitingen van de jaarrekeningcontrole.

  De gemeenteraad stelt het controleprotocol ieder jaar vast.

• 6)

  Voor de formulering van de goedkeurende accountantsverklaring wordt verwezen naar bijlage 1 Tekst goedkeurende accountantsverklaring.

• 7)

  Voor het controleoordeel in het accountantsverslag hanteert de accountant de uitgangspunten en de tabel, zoals opgenomen in bijlage 2.

• 8)

  Het accountantsverslag:

  • •

    De bedragen voor de rapporteringstolerantie die de accountant hanteert ten behoeve van de rapportering in het accountantsverslag zijn de bedragen die voortvloeien uit de goedkeuringstolerantie, zoals genoemd in lid 3.

  • •

    De raad kan de accountant bedragen voor de rapporteringtolerantie voorschrijven die lager zijn dan de bedragen die voortvloeien uit de goedkeuringstolerantie.

  • •

    Indien de accountant kwalitatieve gebreken van noemenswaardig belang constateert, meldt hij deze in het accountantsverslag. Het maakt niet uit dat de accountant, ondanks deze gebreken, een goedkeurende accountantsverklaring geeft.

  • •

    In het accountantsverslag neemt de accountant per specifieke uitkering fouten en onzekerheden op, boven een vastgestelde financiële grens. Dit betreft enkel fouten die de gemeente niet meer kan corrigeren. Deze financiële grens is per specifieke uitkering:

    • a.

      € 10.000 indien de omvangsbasis kleiner dan of gelijk aan € 100.000 is;

    • b.

      10% indien de omvangsbasis groter dan € 100.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 is;

    • c.

      € 100.000 indien de omvangsbasis groter dan € 1.000.000 is.

• 9)

  In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad vooraf de selectiecriteria en de gunningcriteria vast en per gunningcriterium de bijbehorende weging.

Artikel 3. Accountantsoordeel

• 1)

  De fouten in de jaarrekening en de onzekerheden in de controle kunnen betrekking hebben op het getrouwe beeld van de jaarrekening inclusief de rechtmatigheidsverantwoording.

• 2)

  De accountant geeft geen goedkeurende accountantsverklaring over de jaarrekening als de goedkeuringstolerantie (zie artikel 2, lid 3, onder a) wordt overschreden.

• 3)

  Naast de kwantitatieve fouten en onzekerheden in de controle houdt de accountant bij de controle en de oordeelsvorming rekening met kwalitatieve aspecten. Kwalitatieve aspecten kunnen aanleiding geven voor een niet-goedkeurende accountantsverklaring. Deze kwalitatieve aspecten zijn niet-financiële informatie of toelichtingen. Dit houdt onder andere in gemaakte inschattingen of oordelen betrekking hebbende op de grondslagen voor financiële verslaggeving en de in de financiële overzichten opgenomen toelichtingen.

Artikel 4. Overige controles en opdrachten

• 1)

  Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad middels het auditjaarplan over mogelijke extra opdrachten die het college aan de accountant verstrekt.

• 2)

  Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

• 3)

  Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, ESF/Efro, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Het college heeft de bevoegdheid om deze vereisten door een andere accountant te laten uitvoeren dan de door de raad benoemde accountant, zolang dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 5. Inrichting accountantscontrole

• 1)

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop hij de accountantscontrole inricht. De accountant bepaalt ook de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2)

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant informeert de ambtelijke organisatie hierover voorafgaande aan de uitvoering van deze controlewerkzaamheden.

• 3)

  Het controleprotocol beschrijft de kaders van de controleopdracht voor de jaarrekeningcontrole. De gemeenteraad stelt het controleprotocol vast, na behandeling in een vergadering van en advisering door de commissie Begroting & Verantwoording. (zie artikel 2 lid 5).

• 4)

  De accountant richt zijn controle zodanig in dat een redelijke mate van zekerheid bestaat dat als de som van fouten en onzekerheden de goedkeuringstolerantie te boven gaat dit wordt ontdekt.

• 5)

  Voor de bevordering van een doelmatige en doeltreffende accountantscontrole vindt periodieke afstemming en overleg plaats tussen de accountant, de concerncontroller, teammanager financiën en eventuele ambtelijke verantwoordelijken.

Artikel 6. Informatieverstrekking door het college

• 1)

  Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving. De accountant ontvangt een concept jaarrekening voor de accountantscontrole.

• 2)

  Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant digitaal beschikbaar en goed toegankelijk zijn.

• 3)

  Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat het college alle haar bekende informatie van belang hebbend voor de oordeelsvorming aan de accountant heeft verstrekt. Deze bevestiging gebeurt door het opstellen en afgeven van een Letter of Representation.

• 4)

  Het college overhandigt de jaarrekening samen met de accountantsverklaring, het accountantsverslag, de board letter inclusief bestuurlijke en ambtelijke reactie aan de raad op het tijdstip uit de P&C cyclus (spoorboekje)

• 5)

  Het college meldt alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft aan de raad en de accountant.

• 6)

  De accountant maakt tijdens de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de uitkomsten van de interne controle van de gemeente. De accountant stimuleert de verdere professionalisering en kwaliteitsverbetering (van de interne beheersing) van de gemeente door een zo veel als mogelijke organisatie- en systeemgerichte accountantscontrole.

Artikel 7. Toegang tot informatie door accountant

• 1)

  Het college zorg ervoor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden vrije toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen en terreinen van de gemeente.

• 2)

  De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verkrijgen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3)

  Het college draagt er zorg voor dat alle medewerkers van de gemeente alle informatie aan de accountant verstrekken zodat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen:

  • –

    over het gevoerde financiële beheer,

  • –

    de getrouwheid van de jaarrekening inclusief rechtmatigheidsverantwoording, en

  • –

    de verenigbaarheid van de jaarrekening met het jaarverslag.

Artikel 8. Rapportering door de accountant

• 1)

  Indien de accountant bij een accountantscontrole afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

• 2)

  Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de paragraaf rechtmatigheidsverantwoording geen getrouwe weergave geeft, meldt hij dit schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college. Geen getrouwe weergave kan inhouden dat niet alle rechtmatigheidsafwijkingen zijn gepresenteerd, onvoldoende toelichting is gegeven of onvoldoende stappen voor verbetering zijn beschreven.

• 3)

  Lid 1 en 2 maken het mogelijk dat het college tijdig in staat wordt gesteld om extra toelichtingen te geven of om maatregelen tot herstel te kunnen treffen bij afwijkingen die leiden tot een niet goedkeurende accountantsverklaring. Hierbij wordt het onderscheid gemaakt voor fouten/onzekerheden (lid 1) en rechtmatigheidsafwijkingen uit de rechtmatigheidsverantwoording (lid 2).

• 4)

  Alle feitelijke bevindingen die de accountant tijdens de accountantscontrole ontdekt en de rapportagegrens te boven gaan, rapporteert de accountant in het accountantsverslag.

• 5)

  In aanvulling op het accountantsverslag brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 6)

  Het college krijgt de ruimte om te reageren op de accountantsverklaring en het accountantsverslag voordat deze stukken richting de raad gaan.

• 7)

  De accountant voert eenmaal per jaar een tussentijdse controle uit en rapporteert de bevindingen in de managementletter aan het college. Nadat het college hierop heeft kunnen reageren, wordt de boardletter opgesteld en verstuurd naar de gemeenteraad. De accountant geeft een toelichting over de boardletter in een vergadering van de commissie Begroting & Verantwoording.

• 8)

  De accountant geeft een toelichting over de jaarstukken, het accountantsverslag, het controleoordeel en de jaarrekeningcontrole in een vergadering van de commissie Begroting & Verantwoording enkele weken voorafgaande aan de rondebehandeling. De commissie Begroting & Verantwoording geeft een advies op basis van de toelichting en onderliggende documenten voorafgaande aan de ronde- en raadsvergadering.

Artikel 9. Inwerkingtreding

• 1)

  Deze verordening treedt, na vaststelling, in werking vanaf 1 november 2023. De bepalingen in deze verordening zijn van toepassing vanaf het verslagjaar 2023.

• 2)

  De verordening “Controleverordening gemeente Sittard-Geleen”, vastgesteld door de raad op 2 februari 2012, wordt ingetrokken.

Artikel 10. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als "Controleverordening gemeente Sittard-Geleen, 2023".