| Organisatie | Soest |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Handboek retrospectieve vervanging bouwvergunningendossiers gemeente Soest periode 1905-2010 |
| Citeertitel | Handboek retrospectieve vervanging bouwvergunningendossiers gemeente Soest periode 1905-2010 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 20-10-2023 | nieuwe regeling | 29-08-2023 | 559615 |
1-Een besluit tot vervanging door B&W, zoals voorgeschreven in de Archiefwet artikel 7 en het Archiefbesluit artikel 6 te nemen
2- Het handboek Vervanging bouwvergunningen 1905-2010 vast te stellen
3-Instemmen met de uitzonderingen op de vervanging bouwdossiers, de rijks- en gemeentelijke monumenten 4-Instemmen met het overbrengen van de digitale bestanden naar het E-depot van Archief Eemland
De gemeente Soest heeft in het laatste kwartaal 2019 een Europese aanbesteding in de markt gezet voor het digitaliseren van de Soester bouwvergunningen dossiers uit de periode 1905-2010.
Deze aanbesteding is afgerond. De opdracht is gegund.
Doel van de digitalisering van de bouwvergunningen is het vervangen van de analoge (papieren) bouwvergunningen door digitale reproducties die in de plaats gesteld worden van de analoge bouwvergunningen. De analoge bouwvergunningen kunnen, nadat het college van burgemeester en wethouders het besluit tot vervanging heeft genomen, op basis van een machtiging van de gemeentearchivaris daadwerkelijk worden vernietigd. De digitale bouwvergunningenbestanden worden dan formeel archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995. Met andere woorden: de digitale reproducties nemen de plaats in van de analoge originelen.
Na de digitalisering van de bouwvergunningen worden deze digitaal overgebracht naar Archief Eemland, de archiefbewaarplaats. Vanuit Archief Eemland zullen de bouwvergunningen digitaal toegankelijk worden gesteld voor raadpleging door belanghebbenden of belangstellenden. Dit uiteraard met inachtneming van regels rondom de bescherming van privacy e.a. conform de AVG en overige relevante wetgeving.
Op basis van artikel 7 van de Archiefwet 1995 is het college van burgemeester en wethouders als zorgdrager bevoegd een besluit tot vervanging nemen. Na het vaststellen van het besluit tot vervanging mogen analoge documenten, vanaf de datum van inwerkingtreding, worden vervangen door digitale reproducties. Deze reproducties krijgen na vernietiging van de originele analoge documenten formeel de status van origineel en zijn daarmee archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet.
Op grond van artikel 6 van het Archiefbesluit 1995 is bepaald dat een besluit tot vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties alleen mag worden genomen als de vervanging geschiedt met de juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.
Artikel 26b van de Archiefregeling bepaalt dat voor de te bewaren archiefbescheiden in het Besluit tot Vervanging de volgende aspecten van het toegepaste vervangingsproces worden beschreven:
Bovenstaande aspecten worden vastgelegd in het Handboek Vervanging.
Met betrekking tot de zorg, het beheer, het toezicht en de totstandkoming van het Handboek Vervanging kunnen de volgende verantwoordelijkheden worden beschreven:
Zorgdrager: Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de bestuurlijke zorg over de archiefbescheiden die vallen onder de gemeentelijke organen van de gemeente Soest. Dit is op deze wijze vastgelegd in de Archiefverordening gemeente Soest 2016. E.e.a. impliceert dat een Handboek Vervanging door het college van burgemeester en wethouders wordt vastgesteld en dat dit besluit wordt gecommuniceerd;
Beheerder: De afdelingsmanager Bedrijfsvoering is door het college van burgemeester en wethouders op basis van artikel 4 het Besluit Informatiebeheer gemeente Soest 2016 belast met taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot archiefbescheiden die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;
Toezicht: Op basis van artikel 10 van de Archiefverordening gemeente Soest 2016 is de gemeentearchivaris belast met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, welke (nog) niet zijn overgebracht. Op grond van artikel 17 van de Archiefverordening gemeente Soest 2016 is vooraf positief advies vereist van de gemeentearchivaris alvorens een Handboek Vervanging kan worden vastgesteld;
Opstellen Handboek Vervanging: In opdracht van de gemeente Soest wordt het traject voor het schrijven, voorleggen van concept(en) aan Archief Eemland en het eventueel aanpassen van versies uitgevoerd door de afdeling Bedrijfsvoering, team Proces- en informatiemanagement., Doel is om in een relatief korte doorlooptijd een Handboek Vervanging op te stellen dat met een positief advies van de gemeentearchivaris, aan het college van burgemeester en wethouders kan worden aangeboden ter vaststelling.
Als Bijlage 1 bij dit Handboek Vervanging is een volledige beschrijving opgenomen van de procedure om te komen tot de vervanging van de analoge archiefbescheiden door digitale reproducties, inclusief wetgeving, normen en activiteiten.
1.3 Opzet handboek en werkwijze
Het Handboek Vervanging zoals dat nu voorligt bevat het programma van eisen dat de gemeente Soest stelt aan de retrospectieve vervanging van de analoge bouwvergunningendossiers over de periode 1905-2010. De eisen die de gemeente Soest stelt dienen nader uitgewerkt te worden door de opdrachtnemer in een aan te leveren Plan van Aanpak.
De gemeente Soest heeft als resultaat van de vervanging gedefinieerd:
Op basis van artikel 7 van de Archiefwet 1995 heeft het college van burgemeester en wethouders van Soest als zorgdrager een besluit tot vervanging genomen. De analoge bouwvergunningen-dossiers zijn, vanaf de datum van inwerkingtreding, vervangen door digitale reproducties. Deze reproducties hebben na vernietiging van de originele analoge documenten formeel de status van origineel en zijn daarmee archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet.
Het staat een opdrachtnemer vrij om zelf een keuze te maken in de manier waarop de werkzaamheden worden uitgevoerd. Traditioneel worden werkzaamheden zoals genoemd in het hoofdstuk 3 van dit handboek (ordening van stukken, schonen e.d.) handmatig uitgevoerd, maar de opdrachtnemer mag dit ook digitaal organiseren, als dit aan de gestelde, controleerbare, eisen voldoet.
2. Afwegen van het vervangingsbesluit en reikwijdte
2.1 Afwegingen voor vervanging
De gemeente Soest neemt het besluit tot vervanging van alle1 daarvoor in aanmerking komende analoge bouwvergunningen door digitale reproducties om de volgende redenen:
Online beschikbaarstelling; van alle2 gedigitaliseerde bouwvergunningen; die nog niet zijn overgebracht naar Archief Eemland.
De digitale reproducties krijgen na vernietiging van de originele analoge bouwvergunningen formeel de status van archiefbescheiden conform de Archiefwet 1995.
2.2 Uitgangspunten van de vervanging
Bij het vervangen van analoge bouwvergunningen worden de volgende uitgangspunten gehanteerd:
De te vervangen analoge archiefbescheiden moeten worden vernietigd. De bewaartermijn is in dit Handboek Vervanging op twee jaar gesteld met een mogelijke verlenging met één jaar extra in het geval er nog geen duurzame digitale opslag is binnen Archief Eemland, óf als er besloten wordt om het geheel aan gedigitaliseerde bestanden in één keer over te brengen naar Archief Eemland.
De reproducties worden archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet. Ze moeten daarmee voldoen aan de eisen die in de wet- en regelgeving zijn gesteld aan duurzaamheid, betrouwbaarheid en toegankelijkheid van informatie;
Het op termijn overbrengen van de te bewaren dossiers naar een E-depot voorziening geschiedt conform de daarvoor geldende wettelijke procedures. Deze worden verder uitgewerkt in het project E-depot dat in samenwerking met Archief Eemland en andere gemeenten wordt uitgevoerd;
De gemeente Soest maakt bij de metadatering van de bouwvergunningen gebruik van Excel; de gegevens worden uit de database van het huidige zaaksysteem/DMS Verseon samengesteld. Een Excel sheet wordt bij de overbrenging naar Archief Eemland aangeleverd of wordt naar een gewenste inventarisindeling omgezet. Dit mag een CSV of XML bestand zijn.
Analoge archiefbescheiden kunnen worden uitgezonderd van vervanging vanwege hun:
Van deze analoge archiefbescheiden zullen in voorkomende gevallen standaard analoge dossiers
worden gevormd en in die vorm worden overgebracht naar Archief Eemland. Deze
archiefbescheiden worden, voor de volledigheid van het digitale bouwvergunningendossier, wel gedigitaliseerd, maar vallen niet onder vervangen.
Aangezien de geschoonde papieren Bouwvergunningendossiers na digitalisering weer naar de originele locaties terug getransporteerd worden, is het selecteren van de te bewaren Bouwvergunningendossiers (lees: de Dossiers met objectwaarde) vanuit het totale bestand aan gedigitaliseerde Bouwvergunningendossiers een verantwoordelijkheid van de gemeente Soest zelf. Deze Bouwvergunningendossiers zijn niet herkenbaar op basis van uiterlijke kenmerken. Alle Bouwvergunningendossiers worden, ongeacht of ze vernietigd worden of uitgezonderd worden van vernietiging, geschoond, gescand en retour geleverd aan de gemeente Soest.
Over het uitzonderen van vervanging worden nadere afspraken gemaakt. De gemeente Soest heeft de wens om een aantal bouwvergunningendossiers van monumenten, beeldbepalende gebouwen en gebouwen van bekende architecten uit te zonderen van vervanging en dus na digitalisering nog analoog te bewaren.
Hiervan wordt vooraf een lijst samengesteld door de gemeente Soest. Nadat de dossier gedigitaliseerd zijn en de papieren dossiers terug zijn bij de oorspronkelijke locatie worden de dossiers die uitgezonderd zijn van vervanging door de gemeente Soest zelf weer uit de verzameling genomen
Het criterium om analoge archiefbescheiden uit te zonderen van vervanging is niet gelegen in de informatiewaarde van bouwtekeningen, want die is ook bij digitalisering voldoende geborgd, maar in de objectwaarde van een archiefdocument of tekening (bijvoorbeeld persoonlijk handschrift van een bekende architect).
3. Voorbewerking analoge bouwvergunningendossiers
Voorafgaand aan het digitaliseren met het oog op vervanging moeten de blokken:
nog voorbewerkt worden. Het voorbewerken heeft twee doelen: ‘ruis’, de opbouw van de dossiers uniformeren, waardoor het terugvinden van documenten wordt vereenvoudigd en de borging van de privacy geregeld wordt. De gemeente Soest schrijft voor op welke wijze de voorbewerking plaats vindt. Voorbewerking mag alleen fysiek plaatsvinden voor digitalisering; van belang is dat de resultaten van de voorbewerking worden gerealiseerd.
3.1 Fysieke staat van het dossier
De archiefbescheiden worden ontdaan van materialen die een obstakel vormen bij het digitaliseren. Het gaat onder meer om:
Deze materialen komen vooral voor in het blok B, maar het is niet uit te sluiten dat er ook in het blok C nog materialen aanwezig zijn die een obstakel vormen bij het digitaliseren.
Aandachtspunten bij het verwijderen van ringbanden en ander hechtmateriaal is dat de perforatierand van het papier kan gaan rafelen. Daarom moet deze rand er altijd met de snijmachine afgesneden worden. Als er op stukken memoblaadjes geplakt zijn, dan moeten deze eraf gehaald worden. Als het om belangrijke informatie gaat, dan wordt er een kopie van de memo gemaakt en wordt dit toegevoegd aan het dossier.
Informatie op een memo is relevant als deze een functie heeft op het gebied van reconstructie van het proces, verantwoording of cultuurhistorisch onderzoek. Slechts in die incidentele gevallen dienen memo's bewaard te blijven. Overige memoblaadjes komen voor (termijn)vernietiging in aanmerking.
Archiefdocumenten of tekeningen met objectwaarde moeten bij digitalisering in de meest originele staat bewaard blijven/worden bij digitalisering.
Bodemonderzoeken: in incidentele gevallen kan er een bodemonderzoek aangetroffen worden in blok B van de bouwvergunningendossiers. Deze dienen er uit gehaald te worden en separaat aan de gemeente Soest te worden aangeleverd. Voor de beschrijving zie bijlage E.
In blok B kunnen zich nog vergunningen bevinden die zijn vervallen. Deze zijn te herkennen aan een pennestreep door de vergunning met daarnaast geschreven het woord < vervallen>.
Deze dossiers verwijderen uit de serie en apart houden. Niet scannen.
In blok B kunnen zich in de dossiers nog voorbladen van faxberichten en kantbrieven* bevinden. Deze kunnen verwijderd worden. Niet scannen.
Voordat de bouwvergunningendossiers gedigitaliseerd kunnen worden is het noodzakelijk dat deze logisch geordend zijn. Dit is een belangrijke voorwaarde voor het kunnen terug vinden van documenten. Bouwvergunningendossiers kunnen op verschillende manieren zijn geordend door de oorspronkelijke dossiervormer. De meest voorkomende manieren zijn:
alfabetisch op adres3 in combinatie met huisnummer volgorde;
Wanneer de bouwvergunningendossiers alfabetisch zijn geordend dan zullen ze per vergunning geordend moeten worden. Via de metadata zullen deze natuurlijk allemaal toegankelijk blijven op adres. De nieuwe bouwvergunningendossiers krijgen een uniek nummer te beginnen bij 1.
Wanneer de bouwvergunningendossiers per jaar op vergunning nummer zijn geordend, dan kan deze ordening intact blijven. Wanneer de bouwvergunningendossiers geordend zijn op basis van een combinatie van alfabetische ordening en ordening op vergunning nummer per jaar, dan worden alle bouwvergunningendossiers op verleende vergunning geordend in één numerieke serie te beginnen bij 1.
De basisindeling van het dossier moet zijn:
Deze categorieën dienen binnen het fysieke bouwvergunningendossier onderling gescheiden te zijn door middel van een tabstrook. De tabstrook vervalt op het moment dat er geen stukken zijn die onder de tabstrook vallen.De indeling binnen de categorieën wordt op chronologische wijze gedaan met het oudste stuk bovenop.
Eventueel te digitaliseren ongepagineerde rapporten moeten niet zichtbaar gepagineerd worden in papieren of digitale vorm, maar wel in volgorde gescand worden. Dit betekent dat bij de schoning de pagina's wel losgehaald moeten worden en ontdaan moeten worden van nietjes en andere binders, maar dat tijdens het scanningproces de originele leesvolgorde aangehouden moet worden.
Nadere indeling van het fysieke dossier:
Verschil bouwtekening en constructietekening:
Het verschil tussen bouwtekeningen en constructietekeningen is dat bouwtekeningen een overzicht geven van wat er gebouwd gaat worden. Dat zijn gevelaanzichten, doorsneden, plattegronden. Constructietekeningen zoomen in op details: Hoe wordt een bepaald onderdeel gebouwd? Hoe zit de constructie in elkaar? Vaak horen daar ook berekeningen bij.
Bouwvergunningen behorende bij een monument
Er moet worden aangegeven of een bouwvergunning bij een monument hoort. Dit gebeurd op grond van een overzicht met alle adressen van gemeentelijke monumenten en rijksmonumenten.
9501 huisnummers bij transformator stations etc.
Het adres zoals in de vergunning opgenomen als locatie adres opnemen. De 9501 etc huisnummeringen komen uit de BAG. Bij alle 9501 etc nummers twee adressen op nemen.
Het adres zoals in de vergunning als locatie. Het BAG adres wordt in een extra kolom weergegeven.
4. Vaststellen van de benodigde beeldkwaliteit
Vanwege het feit dat de digitale bestanden de originele analoge bouwvergunningendossiers volledig vervangen, dienen er hoge eisen te worden gesteld aan de beeldkwaliteit van de scans.
Er wordt full-color gescand in 24-bits RGB, 300dpi. Het scanbestand voldoet hieraan in alle fases van scan tot oplevering. In onderling overleg tussen gegunde inschrijver en opdrachtgever kan er gekozen worden voor een sRGB kleurschema in plaats van RGB, met inachtneming van de juiste kwaliteit en verwachtingen .
Compressie wordt bij voorkeur niet toegepast, dit om zogenaamde ‘reconstructieschakels’ te vermijden. Indien compressie onvermijdelijk is, dan moet gekozen worden voor een lossles compressiemethode, waarbij de (de-)compressiemethode open en gedocumenteerd is. Compressie mag slechts eenmaal plaatsvinden en de kwaliteit van de moederkopie (het archiefexemplaar dat moet worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats) wordt opgeleverd met toepassing van kwaliteit JPEG compressie (kwaliteit 10 tot 12 op schaal 1-12 Adobeschaal). Lossy compressie vindt daarbij slechts eenmalig plaats.
Toelichting:hoewel lossy compressie in het geval van maximale JPEG-kwaliteit wordt toegestaan, is lossy compressie over lossy compressie niet toegestaan! De scan mag dus niet tussentijds met bijvoorbeeld JPEG-compressie worden opgeslagen om vervolgens opnieuw JPEG-gecomprimeerd te worden voor opname in een PDF/A bestand. Zo ook mag bijvoorbeeld een scanner niet hardwarematig JPEG-compressie toepassen waarna deze afbeelding voor opname in een PDF/A bestand nogmaals JPEG gecomprimeerd wordt.
NB:vanuit kostenoverweging wordt geadviseerd om de kwaliteit op 10 in te stellen. De kwaliteit van het jpg bestand op 12 instellen betekent een twee keer zo grote ruimteopslag van het bestand.
Er wordt naast het moederbestand ook een afgeleide (dochter 1) opgeleverd. Deze afgeleide wordt opgeleverd met toepassing van het Mixed Raster Content (MRC) beeldvorming model, zoals gedefinieerd in ISO/IEC 16485. De implementatie hiervan reduceert één pagina op A4 formaat tot minder dan 100 kB mét behoud van een goede kwaliteit afbeelding, ter beoordeling door de gemeente.
Daarnaast wordt naast het moederbestand ook een afgeleide (dochter 2) met toepassing van OCR opgeleverd. Deze afgeleide wordt opgeleverd met toepassing van het Mixed Raster Content (MRC) beeldvorming model, zoals gedefinieerd in ISO/IEC 16485. De implementatie hiervan reduceert één pagina op A4 formaat tot minder dan 100 kB mét behoud van een goede kwaliteit afbeelding, ter beoordeling door de gemeente.
Toelichting:de PDF/A-1 documentatie is vastgelegd in ISO 19005-1:2005; de PDF/A-2 documentatie is vastgelegd in ISO 19005-2:2011.
Opgeleverde scanbestanden zijn leesbaar positief4
Toelichting:het hier gehanteerde ijkpunt betreft scheef ingevoerde documenten. Een A4 in portret oriëntatie kent aldus op de verticale as maximaal een afwijking 7 mm. Een A0 in landschap oriëntatie kent aldus op de verticale as maximaal een afwijking 42 mm
5. Kiezen van technische infrastructuur
Een computer herkent geen kleuren. Kleuren worden uitgedrukt in getallen van 0 tot 255 in de drie kanalen rood, groen en blauw (RGB) die samen het kleurenbeeld geven. Maar elke computer geeft van nature de kleurenwaarden anders weer. Net zoals voor tekst een vertaling, zoals middels ASCII of Unicode, moet worden toegepast, geldt dat ook voor het eenduidige vastleggen van kleuren een vertaling nodig is. En dat is het doel van kleurbeheer. Kleurbeheer zorgt voor dezelfde kleuren op verschillende computers.
Na overleg tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer kan er tot een andere kleurenschema overgegaan worden. Een voorbeeld van een acceptabel kleurenschema is eRGB.
Eis: De gemiddelde kleurafwijking van de scans bedraagt ΔE ≤6.
Toelichting: er dient hierbij sprake te zijn van scannen zonder enige verbetering van de scandata door de software van de scanner (dus géén verscherping, contrastverandering, aanpassing verzadiging, etc.)
Bij digitalisering (scanning) is om te beginnen een kleurenkaart nodig, zoals een IT 8.7 kaart5. Dit is een gestandaardiseerde kaart met gekleurde blokjes, die bij aflevering overeenkomen met in een referentiebestand vastgelegde kleurenwaarden. Met behulp van zo'n kleurenkaart zal de scanner geprofileerd en gekalibreerd worden, met andere woorden, er wordt een ICC-profiel aangemaakt waarin de karakteristieken van de scanner zijn vastgelegd. Dit kleurenprofiel staat ons toe om de kleuren van een specifieke scanner om te rekenen naar een algemene kleurruimte, zoals sRGB en AdobeRGB. Wanneer daarna een monitor of een printer ook is gekarakteriseerd middels een ICC-profiel kunnen precies de juiste kleuren worden weergegeven. Wellicht klinkt dit allemaal behoorlijk abstract en aangezien een plaatje meer zegt dan duizend woorden, bij deze twee verschillende tinten groen,
beide betreffende de RGB waarden (144, 255, 60), echter gescand zonder ICC-profiel op twee verschillende scanners:
Wanneer we diezelfde scanners voorzien van ICC-profielen, zijn de resultaten wel gelijk, links RGB waarden (0, 82, 114) en rechts (47, 83, 112):
Met betrekking tot de scanprocedure ziet deze er gevisualiseerd dan ook als volgt uit:
Voor kleurenreproductie is het essentieel dat het invoerapparaat is geprofileerd en met regelmaat opnieuw wordt gekalibreerd om veranderende karakteristieken (door veroudering) in het profiel op te nemen. Ook moeten afbeeldingen altijd worden opgeslagen met het bijbehorende ICC-profiel ingesloten.
Het gebruik van een goed gekalibreerde scanner zal eveneens kleurzweem voorkomen. Immers kleurzweem door een scanner gegenereerd is in het profiel van die scanner vastgesteld. Wanneer de digitale afbeelding die met die scanner is gegenereerd wordt gebruikt, zal de kleurzweem hierdoor worden geneutraliseerd.
Eveneens wordt door middel van dit kleurenmanagement gezorgd voor een goede tonaliteit. De gradaties van licht naar donker worden immers opgebouwd conform het referentiebestand ongeacht de instelling tijdens scannen.
Wel moeten de instellingen tussen profilering en scanning absoluut niet worden gewijzigd, want dan is het invoerprofiel niet meer geldig.
Documenten en tekeningen kunnen worden gedigitaliseerd met behulp van een doorvoerscanner, mits de staat van het materiaal dit toelaat. Beschadigde documenten en tekeningen dienen te worden gedigitaliseerd door middel van een flatbedscanner of single-shot scanner; indien reparatie noodzakelijk is dan dient dit plaats te vinden op een zodanige wijze dat een getrouwe reproductie van het origineel mogelijk is. Het gaat hier niet om het permanent duurzaam herstellen van beschadigd materiaal maar om een kwalitatief goede reproductie te (kunnen maken).
Uitgangspositie hierbij is dat de reproductie 100% van het origineel moet bedragen; daarbij zal bij scanning van dia's of negatieven hardwarematig een hogere resolutie gebruikt moeten worden, omdat het bestand op afdrukgrootte ten minste een resolutie moet hebben van 300 PPI.
Aannames: een leesteken is minimaal 1,368 mm hoog en een lijn minimaal 0,17 mm dik. Voor zover tot nu toe is geconstateerd, zijn beide gevallen reëel gebleken. Het is daarbij acceptabel dat leestekens slechts 1,282 mm hoog zijn en lijnen slechts 0,128 mm dik.
NB; tav het bovenstaand hoofdstuk <technische infrastructuur> staan wij in samenspraak met de gegunde inschrijver open voor alternatieven.
De digitale bouwvergunningendossiers dienen bij overbrenging naar Archief Eemland voorzien te zijn van de volgende beschrijvende metadata conform de regels van het Toepassingsprofiel Metadatatering Lagere Overheden (TMLO):
Openbaar/niet openbaar; mogelijkheid moet aanwezig zijn om een bouwvergunningendossier als NIET OPENBAAR te duiden. Bouwvergunningendossiers zijn OPENBAAR, tenzij deze zijn opgenomen op de uitzonderingslijst gevoelige objecten6.
De NAW moet in de metadata gescheiden worden, elk onderdeel apart. Zo ook postcode, huisnummer en toevoeging op het huisnummer.
De set metadata wordt bij Archief Eemland aangeleverd als CSV- of XML bestand.
Als technische metadata is per scan minimaal beschikbaar:
Technische metagegevens worden bijgevoegd in het opgeleverde moederbestand.
Bij bestandsnaamgeving dienen de nadere specificaties zoals bij tekeningen bijv. 1e verdieping, toegevoegd te worden in de bestandsnaamgeving
Vervanging betekent het gecontroleerd vervangen van de analoge bouwvergunningen door digitale reproducties, waarbij de oorspronkelijke fysieke archiefbescheiden vernietigd worden. Dit proces is zodanig van opzet dat de waarde ten bate van verantwoording en bewijs gehandhaafd blijft. De juridische en cultuurhistorische belangen van de onderhavige archiefbescheiden mogen niet in het geding komen door de vervanging. Het proces is zodanig ingericht dat de gedigitaliseerde archiefbescheiden aan dezelfde criteria voldoen als hun papieren originelen. De belangrijkste criteria zijn:
Om te borgen dat de digitale reproducties voldoen aan deze criteria zijn de volgende controles vereist en beschreven. De opdrachtnemer is in eerste instantie verantwoordelijk voor het bewaken van de afgesproken kwaliteit, het uitvoeren van maatregelen als de resultaten niet voldoen aan de afgesproken kwaliteit en het periodiek rapporteren van de bevindingen aan de gemeente Soest. De gemeente Soest en/of zijn vertegenwoordiger(s) kunnen ook steekproeven uitvoeren om te controleren of de reproducties voldoen aan de specificaties en de gestelde kwaliteitseisen. De frequentie waarmee steekproeven worden genomen moet worden afgestemd met de opdrachtnemer.
7.1 Kwaliteitscontrole op juistheid en volledigheid
Tijdens de voorbereiding op het scannen vindt de eerste controle plaats. Daarbij worden de documenten gecontroleerd op volledigheid. Wanneer blijkt dat bepaalde delen of bladzijden ontbreken wordt overleg gepleegd op welke wijze de kwaliteit moet worden verbeterd.
Bij het schonen en voorbewerken wordt onder andere gekeken of de documenten in de juiste rubriek in het dossier zijn geplaatst. Ook wordt de chronologie binnen de rubriek gecontroleerd.
Indien nodig worden papieren documenten met beschadigingen of minder goed leesbare stukken apart gescand.
Gecontroleerd dient te worden of alle pagina’s van het document zijn gescand of er geen overbodige lege pagina’s zijn gescand en of de pagina’s volledig zijn gescand. De controle op de kwaliteit van de scans wordt in eerste instantie door de opdrachtnemer uitgevoerd. Daarna vindt een tweede steekproefsgewijze controle plaats door de gemeente Soest.
7.2 Kwaliteitscontrole op leesbaarheid
Na het scannen controleert de scanmedewerker van de opdrachtnemer het document op het beeldscherm.
Dossiers worden gescand per categorie (tabstrook of barcodescheidingsformulier). Per tab zullen alle documenten in één multipage PDF gescand worden, met uitzondering van de bouwtekeningen (categorie 4) en de constructie tekeningen (categorie 5). Ook zal de nieuwe categorie 3A (rapporten) bij een grotere fysieke omvang dan één standaard Amsterdamse archiefdoos opgedeeld worden in hoofdstukken/paragrafen binnen het multipage PDF. Deze opdeling is gebaseerd op de losse documenten die in deze tab worden toegevoegd, en deze zullen apart benoemd worden als hoofdstuk/paragraaf titels.
Pagina’s worden in de juiste volgorde en leesrichting gescand. Leesbaarheid en helderheid worden gecontroleerd. Wanneer een document niet voldoet aan de eisen met betrekking tot leesbaarheid en helderheid wordt het document opnieuw gescand. Wanneer een document niet recht gescand is, wordt het geroteerd of wordt het ook opnieuw gescand. Pagina’s waarop geen informatie staat worden verwijderd. De kwaliteit van de reproducties wordt berekend met behulp van de Kwaliteitsindex QI (Quality Index). De scanners worden op basis van deze index ingesteld.
Bij de controle van de scans door de opdrachtnemer wordt als fout aangemerkt:
Tijdens de bewerking wordt eventuele schade aan de stukken genoteerd en bij overbrenging gerapporteerd aan Archief Eemland.
De gemeente Soest heeft als eis gesteld een maximaal foutpercentage van een maximaal foutpercentage van 2 op de 1.000 gescande bladen (=0,2%) voor scanning . Hierin zijn opgenomen: niet leesbare blaadjes, volgorde en volledigheid over de scans. De opdrachtnemer kan door middel van rapportage garanderen en verantwoorden aan de gestelde eis te kunnen voldoen.
7.3 Kwaliteitscontrole op terugvindbaarheid
Om documenten en zaken efficiënt en snel weer terug te kunnen vinden worden metadata aan de gescande documenten toegevoegd, conform de door de gemeente Soest gestelde eisen. Deze metadata gegevens worden zowel op tab-, document- als op zaakniveau toegekend.
De eerste kwaliteitscontrole op de toekenning van de metadata op tab-, document- en dossierniveau wordt door de opdrachtnemer uitgevoerd. Deze controle is gericht op de volgende aspecten:
Daarna vindt een tweede steekproefsgewijze controle plaats door de gemeente Soest.
Bij een negatief resultaat van de steekproef moet de metadata die toegekend is aan de digitale bestanden in de tot de steekproef behorende fabricageperiode allemaal gecontroleerd worden en waar nodig hersteld.
Er zijn minimaal twee controlemomenten. Eén controlemoment is tijdens het toekennen van metadata. Daarna volgt een tweede afzonderlijke controle conform het vier ogenprincipe door de opdrachtnemer. Geconstateerde fouten worden hersteld en ontbrekende gegevens worden alsnog aangevuld.
Een derde controle is steekproefsgewijs door de gemeente Soest op basis van de vastgestelde normen.
De gemeente Soest heeft als eis gesteld een maximaal foutpercentage van een maximaal foutpercentage van 2 op de 1.000 toegekende metadata (=0,2%) voor het toekennen van de metadata. De opdrachtnemer kan door middel van rapportage garanderen en verantwoorden aan de gestelde eis te kunnen voldoen.
8. Vernietiging van de analoge bouwvergunningendossiers
Voordat daadwerkelijke vernietiging van de analoge bouwvergunningendossiers plaats vindt, wordt de navolgende procedure gevolgd:
Hoewel digitaal gereproduceerd; er bestaat de mogelijkheid dat een aantal dossiers of daartoe behorende archiefbescheiden vanwege zwaarwegende redenen van vervanging moeten worden uitgezonderd; deze archiefbescheiden dienen gelicht en fysiek overgebracht te worden naar Archief Eemland; Deze worden wel gedigitaliseerd, maar niet vervangen.
Hierna worden de analoge bouwvergunningendossiers terug getransporteerd vanaf de archiefruimte van de opdrachtnemer naar de gemeente Soest. De gemeente Soest is zelf verantwoordelijkheid voor:
Van de te vervangen dossiers wordt een verklaring van vervanging opgesteld met als bijlage een overzicht waarin is vermeld:
Deze lijst met voor vervanging in aanmerking komende archiefbescheiden wordt getekend door de gemeentearchivaris en een vertegenwoordiger van de gemeente. Na het tekenen moeten de originelen die op de ondertekende lijst staan na maximaal een jaar vernietigd worden conform de standaard DIN 32757, niveau 1 of hoger, of een vergelijkbare standaard. Van de vernietiging wordt een proces-verbaal opgemaakt. De getekende lijst is hierbij een aanhangsel.
De verklaring van vervanging (eveneens inhoudende de vernietiging van de papieren originelen) wordt getekend door het college van burgemeester en wethouders en de gemeentearchivaris. Bij overbrenging wordt een verklaring van overbrenging met een overbrengingslijst opgesteld. Ook dient van de overbrenging van de digitale reproducties een verklaring van overbrenging te worden opgesteld. Bij het overbrengen dienen ook eventuele openbaarheidsbeperkingen direct te worden vastgelegd.
Bijlage A: Procedure vervanging analoge archiefbescheiden door digitale reproducties
De eisen en voorschriften zijn afgeleid uit:
Uit de Archiefregeling kan worden herleid over welke aspecten van het vervangingsproces de zorgdrager inzicht moet verschaffen en zijn in de artikelen 6 tot en met 26 de voorschriften over de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden terug te vinden.
De NEN – ISO 2084 norm bevat daarbij een indeling en beschrijving van documenttypen om onder meer het vastleggen en terugzoeken van informatie te standaardiseren.
Voor digitale archiefbescheiden wordt de zorgdrager verplicht om de bestanden zorgvuldig en systematisch te beheren op basis van de NEN-ISO 23081 norm. Deze norm vormt daarbij het uitgangspunt voor het beschrijven van metadata ten behoeve van de digitale archivering van informatie.
Uit bovenstaande wetgeving volgen de voorwaarden en de te nemen stappen voor vervanging van de analoge bouwvergunningendossiers van de gemeente Soest door digitale reproducties.
Het vervangen van de analoge archiefwaardige bouwvergunningendossiers door digitale reproducties. Deze reproducties gaan de analoge bouwvergunningendossiers van de gemeente Soest vervangen en worden daarmee de formele archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995. Dit betekent dat op de digitale reproducties wet- en regelgeving van toepassing wordt. De oorspronkelijke analoge archiefbescheiden worden als onderdeel van de vervangingsprocedure één jaar na digitalisering vernietigd. Vervanging is pas formeel een feit als de originele analoge archiefbescheiden zijn vernietigd.
Het vervangingsproces wordt vastgelegd in een Handboek Vervanging. In dit handboek worden de
D:Wettelijke kaders m.b.t. het vervangingsproces
Er wordt een Handboek retrospectieve Vervanging Bouwvergunningendossiers gemeente
Soest opgesteld als onderbouwing van het Besluit tot Vervanging;
E:Voorwaarden voor vervanging die voortkomen uit wet- en regelgeving
Binnen het vervangingsproces kan worden aangetoond dat de in de reproducties vastgelegde informatie identiek is aan de informatie uit het oorspronkelijke en vervangen document; de integriteit en betrouwbaarheid van de informatie kan worden gewaarborgd; de duurzame toegankelijkheid van de informatie is gewaarborgd; de context met andere relevante informatie is gewaarborgd.
F:Verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen het formele proces
Het indienen van een verzoek machtiging tot vervanging. Toetsing vindt plaats op basis van:
Het uitvoeren van de feitelijke vervanging;
Art. 1.: Het Handboek retrospectieve Vervanging Bouwvergunningen gemeente Soest, 1905-2010, geeft inzicht in de afwegingen die gemaakt zijn uit hoofde van artikel 9 lid 1 Archiefwet 1995 juncto artikel 2 en artikel 6 lid 3 van het Archiefbesluit 1995 juncto artikel 26b van de Archiefregeling.
Art. 1.4: Hier worden de belangen opgesomd waarmee rekening moet worden gehouden krachtens artikel 9 lid 1 Archiefwet 1995 juncto artikel 2, eerste lid, onderdelen c en d, en welke krachtens artikel 9 lid 1 Archiefwet 1995 juncto artikel 6 Archiefbesluit 1995 bij het nemen van een besluit tot vervanging bekend moeten worden gemaakt.
Bijlage B: Technische eisen van scanning (output)
Alle documenten en/of beeldmateriaal worden standaard in kleur gescand.
Voor alle informatie wordt uitgegaan van de (scan)kwaliteitseisen gesteld aan de vervanging van blijvend te bewaren informatie.
Bij het formuleren van de kwaliteitseisen zijn de volgende afwegingen gemaakt.
De volgende scaninstellingen worden gehanteerd:
Als driverinstellingen zijn vastgelegd:
De volgende VRS-instellingen zijn ingesteld:
Instellingen voor de papierformaten groter dan DIN A3 t/m DIN A0
De scannerinstellingen zijn alleen met een beheeraccount van de functioneel beheerder te wijzigen. Er zijn twee profielen waarmee gescand wordt:
Bijlage C: Specificatie van reproductie-eisen
Tijdens het vervangingsproces worden kwaliteitscontroles uitgevoerd waarbij de kwaliteit van de scans, de documenten en de bijhorende metadata worden gecontroleerd. De controles zijn gebaseerd op het 4–ogen principe en op functiescheiding. Ze worden door de opdrachtnemer uitgevoerd op de volgende punten:
Juistheid en volledigheid van de scan en de bijbehorende registratie
De aanwezigheid van artefacten (artefacten zijn afwijkingen die alleen visueel kunnen worden vastgesteld), zoals:
De kwaliteit van de scans wordt door de opdrachtnemer beoordeeld tijdens en na het scannen en nog steekproefsgewijs door de gemeente Soest.
Wanneer een scan aan ten minste één kwaliteitseis niet voldoet, zal conform bijbehorende herstelacties gehandeld worden om de kwaliteit te verbeteren.
Wanneer een scan aan ten minste één kwaliteitseis niet voldoet, zal conform bijbehorende herstelacties gehandeld worden om de kwaliteit te verbeteren.
Bij het ontbreken van een datumstempel, enveloppe (indien nodig) wordt opnieuw gescand.
De kwaliteitsprocedures richten zich op het borgen van de rechtmatigheid, authenticiteit en duurzaamheid van de digitale archiefbescheiden. Aan de reproducties moet bewijskracht kunnen worden ontleend.
Cosmetische afwijkingen zijn, indien er geen verlies van informatie optreed, binnen bepaalde grenzen toegestaan. Het digitale origineel moet voor 95% overeenkomen met analoge exemplaar, bij twijfel vindt collegiale toetsing plaats.
De leesbaarheid van gedrukte teksten voldoet aan Quality Index (QI) ≥ 5 ofwel minimaal 5 lp/mm (= aantal lijnparen met millimeter bij een resolutie van 300 dpi). Voor afbeeldingen geldt QI ≥ 1,5. De berekeningsmethode is toegelicht in het document Kwaliteitsspecificaties scannen v4.0 25-05-2012’.
Bijlage D: Beschrijving huidige situatie
Op één locatie, het semi-statisch archief van de gemeente Soest staat in totaal circa 241 m1 papieren Bouwvergunningen- en sloopvergunningendossiers. Raadpleeg Tabel 1 voor een gespecificeerd overzicht. De Bouwvergunningendossiers zijn niet overgebracht naar Archief Eemland en zijn beschikbaar voor inzage door burgers en bedrijven via het team Vergunning en Handhaving van de gemeente Soest.
‘Blok A en B’ van de papieren Bouwvergunningendossiers bestrijken in omvang gezamenlijk 211 m1 en moeten tot en met het jaar 1999, conform archiefwettelijke bepalingen, overgebracht worden naar Archief Eemland. Het betreft hier seriematig gevormde blokken met bouwvergunningdossier.. De bouwvergunningen dossiers bevatten veelal dezelfde soorten documenten. Dit is logisch: het betreft hier immers de processtukken die voortkomen uit het vergunningenproces.
In hoofdstuk 3 van het Handboek retrospectieve Vervanging Bouwvergunningendossiers gemeente Soest is uitvoerig beschreven welke documenten in de Bouwvergunningendossiers kunnen voorkomen. De Bouwvergunningendossiers uit deze blokken zijn in principe geschoond, maar in uitzonderlijke gevallen kunnen er dubbelingen, en andere niet archiefwaardige documenten nog aanwezig zijn. Ook is er geen tabstrookindeling en de volgorde van de Bouwvergunningendossiers is niet consequent hetzelfde. Hoe Inschrijver hiermee om dient te gaan staat beschreven in het Handboek hoofdstuk 3.2 op pagina 9.
1-Gegevens op de sticker per doos: Doosnummer, Straten met huisnummers en bouwvergunningnummer(s).
2-De documenten bevinden zich in de doos voornamelijk in bruine hangmappen.
Aanvraagformulieren bestaan uit 4 pagina’s op dubbelzijdig folio formaat; deze dienen zodanig gescand te worden dat de leesvolgorde intact blijft.
Aanvraagformulieren bestaan uit 4 pagina’s op dubbelzijdig A3 formaat; deze dienen zodanig gescand te worden dat de leesvolgorde intact blijft.
4-Bouwtekeningen; wanneer de vergunningsstempel achterop de tekening staat ipv voorop (voornamelijk bij blauwdrukken) dan de achterzijde mee scannen.
‘Blok B’ van de papieren Bouwvergunningendossiers bestrijkt in omvang 24,4 m1. Hier geldt deels hetzelfde als bij ‘Blok A’. Het betreft hier eveneens een seriematig gevormd blok met bouwvergunningendossiers Ook deze bouwvergunningen dossiers bevatten veelal dezelfde soort documenten. Dit is logisch: het betreft hier immers de processtukken die voortkomen uit het vergunningenproces. Er is alleen verschil in het uiterlijk van de bouwvergunningendossiers gedurende verschillende perioden Te denken valt aan andere opbouw van de aanvraag formulieren, het formaat van de formulieren, omslagen en papier.
Gegevens op de sticker per doos: Op de sticker van de dozen staat alleen een B volgnummer; dit nummer correspondeert met de gegevens in Verseon.
De documenten bevinden zich in een gele omslag waarop vermeld is:
De aanvraag bestaat uit 4 pagina’s; deze dienen zodanig gescand te worden dat de leesvolgorde intact blijft.
Is geordend op nummer dat op de doos staat en correspondeert met een excelbestand dat op aanvraag ingezien kan worden aan Inschrijver. De dozen bevatten de diverse bouwvergunningen cq documenten in witte omslagen met daarop een gele post-it met handgeschreven het adres en het jaar van sloop (wanneer bekend). Deze gele post-it dient niet gedigitaliseerd te worden, maar bevatten wel metadata; na verwerking van de metadata kunnen de post-its vernietigd worden.
Bijlage E: Toelichting op bodemonderzoeken bij bouwvergunningen en eisen aan metadata
Bij de bouwvergunningen / omgevingsvergunningen kunnen als bijlage bodemonderzoeken/rapporten zitten. Deze moeten er uit gehaald worden en niet gescand. In het verleden zijn bodemonderzoeken bij bouwvergunningen apart gearchiveerd in bodemonderzoeksdossiers. Deze lijn wordt voortgezet.
Bij het bodemonderzoek / rapport moet in een excelsheet (sjabloon) vermeld worden bij welke bouwvergunning die hoort. Daarbij moet adres en bouwvergunningnummer worden vermeld. Dit bodemonderzoek wordt in een grijs insteekhoesje apart bewaard met de gegevens waaruit het afkomstig is.
Bij de bouwvergunning / omgevingsvergunning moet aangetekend worden, dat er een bodemonderzoek bij zat en dat deze is gearchiveerd in een bodemonderzoekdossier van de gemeente Soest. Het moet duidelijk zijn om welk bodemonderzoek het gaat. Dus vermelden:
Bij de gedigitaliseerde bouwvergunning waar het bodemdossier bij hoort wordt een verwijzing naar het bodemdossier geplaatst
Bijlage G: uitzonderingen op de vervanging
Mbt de het vervangen van de gescande bouwdossiers wordt er een uitzondering gemaakt voor de vergunningen van gemeentelijke- en rijksmonumenten en enkele bijzondere objecten.. Deze worden niet vernietigd maar na digitalisering fysiek overgedragen aan Archief Eemland.
Monumentenlijst gemeentelijke monumenten:
Bijlage H: overzicht soorten vergunningen
Overzicht soorten “vergunningen” die aangemerkt kunnen worden als soort “lichte bouwvergunning”
Alleen wanneer deze termen solo in de omschrijving voorkomen en niet in combinatie met bouw en/of verbouw(en), aanbouwen van woningen, woonhuis, woning, uitbreiden berging, vergroten berging, schuur/plantenkas,
Alles van defensie is reguliere bouwvergunning
2004/537 = bouwvergunning regulier vervangen/bouwen berging