Financiële verordening Omgevingsdienst Regio Nijmegen 2023

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. administratie

het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de omgevingsdienst en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

b. afdeling

iedere organisatorische eenheid binnen Omgevingsdienst Regio Nijmegen (hierna genoemd: 'de omgevingsdienst') met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de directeur.

c. inkomsten

Het totaal van de baten voor toevoegingen en onttrekkingen van reserves.

d. rechtmatigheidsverantwoording

de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2. Programma-indeling

1. Het algemeen bestuur stelt de begroting en de programma-indeling vast.

2. Het algemeen bestuur stelt op voorstel van het dagelijks bestuur de taakvelden per programma vast.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

1. Bij de begroting en de jaarstukken worden onder elk van de programma's, het overzicht van algemene dekkingsmiddelen en het overzicht van de overhead de baten en lasten per taakveld weergegeven.

2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.

3. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

Artikel 4. Autorisatie begroting, begrotingswijzigingen en investeringskredieten

1. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma en het overzicht "overhead".

2. Indien het dagelijks bestuur voorziet dat een geautoriseerd budget of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, wordt dit door het dagelijks bestuur in de eerstvolgende bestuursrapportage aan het algemeen bestuur gemeld.

3. Het dagelijks bestuur is bevoegd te besluiten over een formatiewijziging op basis van een voorstel met financiële onderbouwing. Bij spoed zal dat schriftelijk middels een parafenbesluit plaatshebben.

4. De directeur is bevoegd te besluiten tot een tijdelijke formatiewijziging van maximaal twee jaar, mits er voldoende dekking is.

5. Het algemeen bestuur is bevoegd te besluiten over wijzigingen of actualisaties van de begroting.

6. Het dagelijks bestuur is bevoegd te besluiten over aanpassingen in de begroting die de begrotingscategorieën overschrijden op voorwaarde dat het totaal aan baten en lasten van de hele begroting niet wijzigt.

7. De directie is bevoegd te besluiten over wijzigingen binnen begrotingscategorieën

Artikel 5. Tussentijdse rapportage

1. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van twee tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de omgevingsdienst over de eerste 3 resp. 7 maanden van het begrotingsjaar.

2. In de tussentijdse rapportage worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten en investeringskredieten in de begroting groter dan € 25.000 toegelicht.

Artikel 6. Waardering en afschrijving vaste activa

1. Het algemeen bestuur stelt de regels vast voor de waardering en afschrijving op vaste activa.

2. Het dagelijks bestuur doet voorstellen aan het algemeen bestuur met betrekking tot de wijze waarop vaste activa worden gewaardeerd en afgeschreven.

3. De voorstellen bevatten in elk geval regels voor de waarderingsgrondslag, de methode van afschrijven en een overzicht van de afschrijvingstermijnen.

Artikel 7. Kostprijsberekening

1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen en diensten die worden geleverd aan derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

2. Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa.

3. Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden betrokken in de aangifte vennootschapsbelasting, binnen het taakveld "overhead" apart geadministreerd en voor de belastingaangifte aan de kostprijs van de vennootschapsbelastingplichtige activiteiten toegerekend.

4. Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs goederen en diensten die worden geleverd aan derden, voor zover dat niet activiteiten als bedoeld in het tweede en derde lid betreffen, wordt uitgegaan van een aandeel in de totale overheadkosten ter grootte van de geraamde directe kosten van de economische categorieën 1.1 Salarissen en sociale lasten en 3.5.1 Ingeleend personeel die worden besteed aan de desbetreffende goederen, werken, diensten en heffingen, gedeeld door de totale geraamde directe kosten van de economische categorieën 1.1 Salarissen en sociale lasten en 3.5.1 Ingeleend personeel.

5. In afwijking van het eerste lid worden bij vennootschapsbelastingplichtige activiteiten alleen de rentekosten voor de inzet van vreemd vermogen aan de kostprijs toegerekend.

Artikel 8. Prijzen economische activiteiten

Voor de levering van goederen, diensten of werken door de omgevingsdienst aan overheidsbedrijven en derden waarbij de omgevingsdienst in concurrentie met marktpartijen treedt, worden de werkelijke kosten in rekening gebracht.

Artikel 9. Vaststelling prijzen

1. Het algemeen bestuur stelt de kaders vast voor de prijzen van de door de omgevingsdienst geleverde diensten.

2. De besluiten voor het vaststellen van nieuwe prijzen en het wijzigen van prijzen worden ter kennisneming aan het algemeen bestuur aangeboden.

3. Alvorens het rekeningresultaat te bepalen, vindt een controle plaats op de opbrengsten en kosten van niet-wettelijke taken. Een winst op deze "commerciële" activiteiten wordt terugbetaald aan de opdrachtgevers zodat deze de nacalculatorische kostprijs in rekening hebben gekregen.

Artikel 10. Financieringsfunctie

1. Het dagelijks bestuur zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor:

a. Het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uit zetten van overtollige gelden om de programma's binnen de door het algemeen bestuur vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren.

b. Het beheersen van de risico's verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico's , koersrisico's en kredietrisico's.

c. Het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een voldoende rendement op uitzettingen.

d. Het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

2. Het dagelijks bestuur neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de richtlijnen in acht, zoals opgenomen in het Treasurystatuut.

Artikel 11. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij dienstbaar is voor:

a. Het sturen en het beheersen van activiteiten en processen van de omgevingsdienst als geheel en van de afdelingen;

b. Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

c. Het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

d. Het afleggen van verantwoording door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

e. De controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 12. Financiële organisatie

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor:

a. Een eenduidige indeling van de dienstorganisatie en een eenduidige toewijzing van de taken van de omgevingsdienst aan de afdelingen;

b. Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

c. De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

d. De kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten en de programma's opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 13. Interne controle

Het dagelijks bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het dagelijks bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 11 onder d van deze verordening. Daarnaast informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

Artikel 14 Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

1. Het algemeen bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de ODRN, inclusief de dotaties aan de reserves.

3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 50.000 nader toegelicht.

Artikel 15 Voorwaardencriterium

1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

2. Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks uiterlijk op 15 april ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien. Het dagelijks bestuur operationaliseert dit normenkader in een toetsingskader ten behoeve van de interne beheersing.

Artikel 16 Begrotingscriterium

1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 4.

3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

4. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren;

b. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling;

c. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage;

5. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 17. Misbruik en oneigenlijk gebruik

1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen van de omgevingsdienst bij financiële beheershandelingen.

2. Het dagelijks bestuur zorgt voor de vastlegging van regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van de omgevingsdienst.

Artikel 18. Inkoop en aanbesteding

Het dagelijks bestuur kan regels vaststellen voor de inkoop en aanbesteding van werken, leveringen en diensten.

Artikel 19. Bedrijfsvoering

Het dagelijks bestuur neemt in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, in ieder geval op:

a. de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten;

b. de kosten van inhuur derden;

c. de huisvestingskosten;

d. de automatiseringskosten;

e. een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, voor zover deze de rapportagegrens, zoals bedoeld in artikel 5.2 overschrijden en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;

f. een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden en de bijbehorende ministeriële regelingen, als deze voorkomen;

g. rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en/of slechte documentatie of naleving hiervan, als deze voorkomen;

h. geconstateerde fraude door eigen medewerkers, als dit voorkomt.

Artikel 20. Bekendmaking en inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag volgend op de dag van bekendmaking, met dien verstande dat zij van toepassing is met terugwerkende kracht tot 1 januari 2023.

Artikel 21. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als “Financiële Verordening Omgevingsdienst Regio Nijmegen 2023 wijziging I”.