Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Brunssum houdende regels omtrent de Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Brunssum 2024

De Gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Gemeente restrictief conform dit beleid worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

• •

  Aanbestedingswet 2012:

  Dit wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’) en de Concessierichtlijn 2014/23/EU. Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten en Concessieopdrachten boven en – beperkt – voor overheidsopdrachten onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

• •

  Europese wet- en regelgeving:

  Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en de Concessierichtlijn vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Europese richtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie. Tot slot is ook het Verdrag over de werking van de Europese Unie van belang.

• •

  Burgerlijk Wetboek:

  Het wettelijke kader voor overeenkomsten.

• •

  Gemeentewet:

  Het wettelijke kader voor gemeenten.

• •

  Gids Proportionaliteit:

  De (herziene) Gids Proportionaliteit is in zijn geheel het richtsnoer dat is aangewezen in het Aanbestedingsbesluit en geeft handvatten voor redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel.

• •

  Aanbestedingsreglement Werken 2016:

  In het ARW 2016 zijn procedurevoorschriften opgenomen met betrekking tot de wijze waarop aanbestedingen voor Werken moeten verlopen.

• •

  Jurisprudentie:

  Jurisprudentie van het Europese Hof van Justitie, het Europese Gerecht van eerste Aanleg, de Nederlandse Hoge Raad, de gerechtshoven, de rechtbanken en de Raad van Arbitrage voor de Bouw.

De Gemeente streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn. De Gemeente past bij de betreffende Inkoop in ieder geval toe:

• •

  Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Brunssum 2009 en daaraan opvolgende Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Brunssum of specifiek voor informatietechniek (IT) Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT);

• •

  (model) Verwerkersovereenkomst gemeente Brunssum

• •

  Uniform Europees Aanbestedingsdocument (Europees model eigen verklaring bij aanbestedingen)

• •

  De klachtenregeling van Inkoopcentrum Zuid, in lijn met de Handreiking Klachtafhandeling bij aanbesteden van het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat (januari 2022, publicatie-nr. 1121-101).

• a.

  Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

  De Gemeente neemt bij al haar inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het proportionaliteitsbeginsel, gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

• b.

  Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

  De Gemeente neemt naast bovengenoemde beginselen, bij overheidsopdrachten en Concessieopdrachten boven de Europese drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en Concessieopdrachten onder de Europese drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang, de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

   

  • •

    Gelijke behandeling:

    Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

     

  • •

    Non-discriminatie:

    Discriminatie op grond van nationaliteit is niet toegestaan.

     

  • •

    Transparantie:

    De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

     

  • •

    Proportionaliteit (evenredigheid):

    De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de Opdracht. De Gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

     

  • •

    Wederzijdse erkenning:

    Diensten en goederen van Ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de Gemeente.

Voorafgaand aan Inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en Concessieopdrachten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de Gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en Concessieopdrachten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn Overheidsopdrachten en Concessieopdrachten waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse. Of een Overheidsopdracht of een Concessieopdracht een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de Opdracht, de aard van de Opdracht en de plaats waar de Opdracht moet worden uitgevoerd. Voor overheidsopdrachten of Concessieopdrachten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal de Gemeente een passende mate van openbaarheid in acht te nemen zoals deze voortvloeit uit jurisprudentie van het Europese Hof van Justitie.

De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging. Aanbesteden en het sluiten van overeenkomsten vindt plaats met inachtneming van het vigerende collegebesluit inzake de verlening van mandaten, volmachten danwel machtigingen.

De aanbestedingsregels gelden alleen bij overheidsopdrachten en Concessieopdrachten. Er moet sprake zijn van een overeenkomst met bezwarende titel. Hierdoor vallen bijvoorbeeld verstrekkingen van zuivere subsidies buiten de aanbestedingsregels.

Is duidelijk dat er sprake is van een overheidsopdracht of een Concessieopdracht, dan gelden de aanbestedingsregels uit de Aanbestedingswet 2012. Deze wet kent echter ook een aantal uitzonderingen in afdeling 2.1.3 waarop de aanbestedingsregels uit deel 2 van de Aanbestedingswet niet van toepassing zijn voor overheidsopdrachten en Concessieopdrachten boven de Europese drempelbedragen.

Voor de gemeente Brunssum zijn de uitzonderingen van artikel 2.24 tot en met 2.24c Aanbestedingswet 2012 van belang.

De aanbestedingsregels zijn, zowel boven als onder de Europese drempelwaarden, niet van toepassing voor de volgende uitzonderingen:

• 1.

  Overheidsopdracht voor een dienst of Concessieopdracht voor een dienst die op grond van een uitsluitend recht, dat verenigbaar is met Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, aan een andere aanbestedende dienst (of diensten) wordt gegund;

• 2.

  Overheidsopdrachten voor of Concessieopdrachten voor een Dienst betreffende de verwerving of huur, ongeacht de financiële modaliteiten ervan, van grond, bestaande gebouwen of andere onroerende zaken of betreffende rechten hierop;

• 3.

  Overheidsopdrachten voor of Concessieopdrachten voor Diensten betreffende arbitrage en bemiddeling;

• 4.

  Overheidsopdrachten voor Diensten inzake arbeidsovereenkomsten;

• 5.

  Overheidsopdrachten voor of Concessieopdrachten voor Diensten op juridisch gebied betreffende het waarmerken en voor echt verklaren door een notaris;

• 6.

  Overheidsopdrachten voor of Concessieopdrachten voor Diensten op juridisch gebied betreffende ander juridische Diensten die verband houden met uitoefening van openbaar gezag;

• 7.

  Overheidsopdrachten die worden inbesteed of quasi-inbesteed, waarbij voldaan wordt aan de voorwaarden die zijn benoemd in artikel 2.24a of artikel 2.24b Aanbestedingswet 2012

Indien een overheidsopdracht of Concessieopdracht niet uitgezonderd is, moet de opdracht worden aanbesteed overeenkomstig paragraaf 3.7.

De Gemeente kan deelneming aan een overheidsopdracht voorbehouden aan de in artikel 2.82 of artikel 2.82a Aanbestedingswet 2012 genoemde sociale werkplaatsen, ondernemers of organisaties, waarbij de in deze artikelen genoemde respectievelijke voorwaarden gelden. Vervolgens geldt echter voor deze opdrachten dat zij op grond van de te bepalen inkoopprocedure dienen te worden aanbesteed.

Volgens de Gids Proportionaliteit zijn er onder de grens voor Europees aanbesteden in principe geen wettelijk voorgeschreven procedures. Het is van belang dat een procedure wordt gekozen die aansluit bij het onderwerp van de betreffende aanbesteding afgezet tegen het karakter van de markt waarin potentiële inschrijvers opereren. Dit is niet af te bakenen in een vast bedrag: bedragen kunnen echter wel nuttig zijn om te bepalen in welke richting kan worden gedacht.

Zodoende wordt het eerste uitgangspunt voor het bepalen van de inkoopprocedure de tabel opgenomen in deze paragraaf. De dan gekozen procedure wordt vervolgens getoetst aan voorschrift 3.4.a uit de Gids Proportionaliteit:

De aanbestedende dienst beziet per Opdracht onder de EU-drempel welke aanbestedingsprocedure geschikt en proportioneel is, daarbij slaat hij in ieder geval acht op de volgende aspecten:

• •

  Omvang van de Opdracht;

• •

  Transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers;

• •

  Aantal potentiële inschrijvers;

• •

  Gewenst eindresultaat;

• •

  Complexiteit van de Opdracht;

• •

  Type van de Opdracht en het karakter van de markt.

Als de toetsing een andere procedure oplevert dan de uitkomst uit de tabel dan is de procedure die volgt uit de toetsing maatgevend (N.B. Dit is geen afwijking van de procedure zoals bedoeld in paragraaf 3.8).

Indien met bovenstaande aspecten rekening is gehouden dan leidt dat ertoe dat er bewuste keuzes worden gemaakt en dat wordt voldaan aan de motiveringsverplichtingen die vanuit de aanbestedingsregels op de Gemeente rusten. De zwaarte van de motivering en het aantal onderwerpen waarover gemotiveerd moet worden is mede afhankelijk van het bedrag van de Inkoop.

Tabel in Euro’s excl. Btw.

Afwijken van de onder de Europese drempelwaarden te volgen procedure kan slechts om bijzondere redenen. Bijzondere redenen kunnen zijn:

• 1.

  Een subsidieverstrekker schrijft een andere aanbestedingsprocedure voor als voorwaarde voor subsidieverlening;

• 2.

  Bij een gemeenschappelijke aanbesteding met andere overheden kan worden gekozen voor het aanbestedingsbeleid van één van deze andere overheden;

• 3.

  Specifieke deskundigheid/monopolisme;

• 4.

  Artistieke/technische redenen van bescherming van alleenrechten;

• 5.

  Dwingende spoed;

• 6.

  Aanvullende Opdrachten c.q. vervolgopdrachten;

• 7.

  Op grond van de eisen van proportionaliteit een andere aanbestedingsprocedure dient te worden gevolgd.

In deze nota is er niet voor gekozen om de bijzondere redenen die tot afwijking van de algemene regels kunnen leiden, limitatief op te nemen. Deze redenen kunnen zo divers zijn dat een opsomming nimmer volledig zal zijn. Voor Europees aan te besteden opdrachten geeft de Aanbestedingswet en jurisprudentie het kader waarbinnen afgeweken kan worden.

In geval van afwijking van de aanbestedingsregels dient een gemotiveerd collegevoorstel te worden opgesteld. In de motivering dienen de gronden voor de afwijking van de voorgeschreven aanbestedingsprocedure te worden verwoord en de belangen van het volgen van de voorgeschreven aanbestedingsprocedure ten opzichte van de belangen om de andere aanbestedingsprocedure te volgen, tegen elkaar te worden afgewogen.

De Gemeente heeft een eigen bedrijf. Dit bedrijf Betere Buren BV fungeert als een mensontwikkelbedrijf. Om het uitgangspunt, dat eenieder met een uitkering van de Gemeente middels Betere Buren BV dient te worden voorbereid om te reïntegreren, te bewerkstelligen, heeft de Gemeente een inkooprelatie van quasi-inbesteden met Betere Buren BV. Bij iedere Opdracht die de Gemeente wenst te verstrekken zal eerst worden bezien of deze Opdracht door Betere Buren BV kan worden uitgevoerd. Indien Betere Buren BV de Opdracht kan uitvoeren, zal deze opdracht bij Betere Buren BV worden inbesteed. Op een inbestede opdracht zijn de drempelbedragen (boven en onder de EU-drempel) en aanbestedingsprocedures uit paragraaf 3.7 niet van toepassing.

• a.

  De Gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

  De Gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes voor raads(commissie)leden, gedragscode voor wethouders en de burgemeester en de gedragscode voor ambtenaren. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

• b.

  De gemeente contracteert enkel met integere Ondernemers.

  De Gemeente wil enkel zakendoen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van passende uitsluitingsgronden d.m.v. het gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument, de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’ of eventueel met gebruikmaking van de wet Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (Bibob).

De Gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. De Gemeente streeft ernaar maatschappelijk verantwoord opdracht te verstrekken en in te kopen. Het doel daarvan is om via inkoop maatschappelijke effecten te bereiken op het gebied van milieu, klimaat, circulariteit, diversiteit/inclusie en social return.

Dit komt tot uitdrukking door bij aanbestedingen een verplichte inkoopstrategie op te stellen waarin mogelijke effecten worden onderzocht en beschreven.

De Gemeente volgt nationale en Europese regelgeving (bijv. richtlijn schone voertuigen) en kan specifieke beleidsmaatregelen vastleggen.

De Gemeente moedigt – daar waar mogelijk – innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de Gemeente ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.

• a.

  Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- enmarktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de Opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

  De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

• a.

  De Gemeente acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.

  Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop, waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en). Wel moet (Europese) wet- en regelgeving worden nageleefd.

• b.

  De Gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

  Gedurende de contractperiode kan bij beide partijen afhankelijkheid ontstaan door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.

• a.

  De Gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.

  In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de Gemeente moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de Inkoop.

• b.

  De Gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB).

  Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Gemeente houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de Gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerking binnen de eigen organisatie als voor samenwerking met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningschappen, belastingen, handhaving en veiligheid, ICT, P&O en sociale regelgeving.

Inkoop wordt voorafgegaan door een deugdelijke en objectieve schriftelijke raming van de Opdracht. De raming is ook van belang om de verantwoording in kader van de budgetregeling te waarborgen. De Gemeente wil immers geen verplichtingen aangaan die zij niet kan nakomen of niet geautoriseerd zijn.

De Gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de Opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.

Bovengenoemde stappen staan nader uitgewerkt in het Handboek Inkoop. Op deze wijze wordt een professioneel, uniform en doelmatig inkoopproces nagestreefd.

De inkoopfunctie is in de gemeente decentraal georganiseerd. De bevoegdheid overeenkomsten af te sluiten is geregeld in het Bevoegdhedenbesluit en. De inkoopregisseur voert de regie op de uitvoering van de inkoopprocessen. Bij de decentrale feitelijke uitvoering van aanbestedingen kan een beroep worden gedaan op de inkoop en contractadviseur van de gemeente Brunssum. Inkoopregisseur en adviseur nemen daarmee de taken over van de voorheen ingezette inkoopadviseurs van Landgraaf. Daar waar mogelijk wordt de externe samenwerking gezocht, o.a. met Inkoopcentrum Zuid, de inkoopsamenwerking van Limburgse gemeenten.

In het handboek inkoop is de uitvoering van het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid verder uitgewerkt. In het handboek is onder andere te vinden: hoe een aanbesteding uit te voeren, wie verantwoordelijk is voor welke acties en hoe de registratie (zaaksysteem en contractregister) en monitoring van de procedures plaats vindt. Dit is een levend en dynamisch document in de vorm van een groeimodel dat wordt aangepast al naargelang de ervaringen die worden opgedaan.

Inkoop wordt uitgevoerd door de gemeentelijke organisatie binnen de kaders van dit beleid en de uitwerking ervan in het handboek inkoop. De rechtmatigheid daarvan is onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording door het college van B&W.

De gemeente past bij haar aanbestedingen de klachtenregeling van Inkoopcentrum Zuid toe, ter uitvoering van de handreiking Klachtenafhandeling bij aanbesteden van het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat (januari 2022) als onderdeel van de Aanbestedingswet 2012.

In iedere aanbestedingsprocedure wordt verwezen naar de mogelijkheid om zich middels een klacht te richten tot het klachtenmeldpunt van Inkoopcentrum Zuid.

Door het hanteren van de definities uit de Aanbestedingswet 2012 in het gemeentelijk Inkoop- en Aanbestedingsbeleid sluiten beide op elkaar aan en kan van tegenstrijdigheid of lacunes geen sprake zijn.