Verordening Adviesraad Duurzaam Brunssum gemeente Brunssum 2023

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze Regeling wordt verstaan onder:

• 1.

  het college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Brunssum;

• 2.

  de raad: de gemeenteraad van de gemeente Brunssum;

• 3.

  de adviesraad: de Adviesraad Duurzaam Brunssum;

• 4.

  lid: lid van de adviesraad;

• 5.

  de voorzitter: voorzitter van de adviesraad of diens plaatsvervanger;

• 6.

  vergadering: het overleg van de adviesraad, bijgewoond door de ambtelijke medewerker(s) van beleid en/of de verantwoordelijk wethouder van de gemeente Brunssum.

Artikel 2. Naam, doelstelling en taken adviesraad

• 1.

  Het college stelt een adviesraad in, genaamd adviesraad Duurzaam Brunssum, die met inachtneming van het in lid 2 bepaalde adviseert aan het college.

• 2.

  De adviesraad is een adviescommissie die het college, op verzoek of uit eigen beweging, adviseert over beleidsaangelegenheden en projecten op hoofdlijnen, die bijdragen aan de duurzame ontwikkeling in de gemeente Brunssum inzake het klimaatakkoord en de Sustainable Development Goals van de Verenigde Naties.

• 3.

  Met de instelling van de adviesraad wordt beoogd meerwaarde en draagvlak te bereiken voor het tot stand komen van nieuw te vormen beleid en het uit te voeren huidige beleid.

• 4.

  De adviesraad is alert op ontwikkelingen en knelpunten rondom verduurzaming en geeft de signalen door naar het college.

• 5.

  De adviesraad draagt vanuit haar adviesrol bij aan het beter toegankelijk maken van informatie op het gebied van duurzaamheid maken voor inwoners.

• 6.

  De adviesraad initieert de vergadering, stelt de agenda op, maakt notulen van de vergaderingen en verzorgt een beknopte samenvatting. Nadat deze notulen en samenvatting zijn vastgesteld in de vergadering wordt deze gepubliceerd de website.

• 7.

  De adviesraad kan bij behoefte werkgroepen instellen. De verantwoordelijkheid ten aanzien van samenstelling en thematiek ligt bij de adviesraad. De voortgang en rapportage wordt in de vergadering van de adviesraad teruggekoppeld.

• 8.

  De adviesraad stelt een regelement van orde op waarin praktische zaken worden vastgelegd waaronder minimaal de taken en rollen van de leden van de adviesraad, werkprocessen rondom o.a. opstellen adviezen en instellen vergaderingen, behandeling van voorstellen, stemrecht en een gedragscode.

Artikel 3. Taken college

• 1.

  Het college betrekt de adviesraad bij de totstandkoming van beleidsaangelegenheden betreffende het beleid op het gebied van de verduurzaming en levert hiervoor de meest actuele informatie.

• 2.

  Het college legt onderwerpen waarover ze geadviseerd wil worden middels een schríftelijke adviesvraag voor aan de adviesraad. In de aanvraag maakt het college expliciet duidelijk over welke punten ze advies vraagt.

• 3.

  Indien de gemeenteraad een advies wenst over een bepaald onderwerp, kan de gemeenteraad hiertoe een verzoek doen aan het college.

• 4.

  Het college zorgt ervoor dat aan adviesraad de informatie wordt verstrekt ter uitvoering van hun taken. De beleidsvoorstellen zullen, behoudens overmacht, aan de adviesraad worden voorgelegd dat de adviesraad voldoende tijd heeft om daarover te kunnen adviseren. Het college streeft ernaar minimaal een week voorafgaand aan de overlegvergadering van de adviesraad deze informatie te verschaffen.

• 5.

  Indien en voor zover het college afwijkt van een advies van de adviesraad geeft het daarvan gemotiveerd kennis aan de adviesraad. Het college geeft daarbij schríftelijk haar overwegingen weer en geeft tevens aan waarvoor wel gekozen is.

• 6.

  Het college ziet erop toe dat de gemeenteraad geïnformeerd wordt over de inhoud van de door de adviesraad uitgebrachte adviezen.

• 7.

  Het college zorgt voor adequate ondersteuning van de adviesraad. Hiertoe:

  • a)

    stelt het een vergaderruimte ter beschikking voor de vergaderingen;

  • b)

    zorgt het ervoor dat adviesaanvragen en conceptbeleidsvoorstellen de adviesraad tijdig bereiken, conform de termijn in artikel 3.4;

  • c)

    stelt het ambtelijke capaciteit beschikbaar voor het bijwonen van de vergadering, voor het geven van een toelichting of uitleg, het verzorgen van documenten en eventuele vragen.

• 8.

  In geval de raad het bevoegde orgaan tot besluitvorming is, stuurt het college het advies van de adviesraad samen met het raadsvoorstel aan de gemeenteraad.

• 9.

  De betrokken portefeuillehouder(s) voeren in het kader van de burgerparticipatie minimaal twee keer per jaar overleg met de adviesraad over zaken die betrekking hebben op het gebied van verduurzaming. Zowel de adviesraad als de betrokken portefeuillehouder(s) kunnen onderwerpen agenderen.

Artikel 4. Samenstelling adviesraad

• 1.

  De adviesraad bestaat uit minimaal 6 tot maximaal 20 leden. Eén lid is tevens voorzitter. De adviesraad wijst één lid aan die zorgt draagt voor verslaglegging en één lid die het werkbudget bewaakt en legt hierover uitgangspunten vast in het regelement van orde.

• 2.

  De adviesraad bestaat, in haar meest ideale samenstelling, uit een vertegenwoordiging die een goede afspiegeling is van de samenleving en die vanuit interesse in het onderwerp of achtergrond een bijdrage kan leveren aan de adviesraad.

• 3.

  Alle leden van de adviesraad, zoals bedoeld in het eerste lid van dit artikel, worden benoemd, geschorst en ontslagen door het college.

• 4.

  Leden van de adviesraad maken geen deel uit en zijn niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van de bestuursorganen van de gemeente. Leden van de adviesraad mogen geen lid zijn van het college, raad of raadscommissie. Ook mogen zij geen advieswerk voor politieke partijen uitvoeren of op een andere wijze actief zijn binnen de Brunssumse raadsfracties of raadscommissies. De adviesraad is volledig onafhankelijk, staat op afstand van de politiek en bewaakt hierin haar onafhankelijke rol. In de gedragscode legt de adviesraad vast hoe zij toeziet op deze onafhankelijke rol en de integriteit van de adviesraad.

• 5.

  De voorzitter en leden van de adviesraad worden benoemd voor een termijn van vier jaar. Een lid kan slechts één keer worden herbenoemd na sollicitatie voor een navolgende periode van vier jaar.

• 6.

  Het lidmaatschap van de adviesraad eindigt:

  • a)

    op eigen verzoek;

  • b)

    bij overlijden;

  • c)

    na het verstrijken van de zittingsduur van de periode van 4 jaar behoudens herbenoeming;

  • d)

    bij toetreding tot de raad, raadscommissie of het college dan wel wanneer het lid in dienst treedt bij de gemeente Brunssum;

  • e)

    na een ontslagbesluit van het college;

• 7.

  Indien een vacature ontstaat, beslist de adviesraad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan. De adviesraad draagt een nieuw lid ter benoeming voor aan het college. Indien het college niet instemt met de benoeming, zal dat gemotiveerd gebeuren. Ook wordt deze motivering aan de adviesraad teruggekoppeld.

Artikel 5. Voorzitter

• 1.

  De voorzitter en zijn plaatsvervanger wordt door het college benoemd.

• 2.

  De voorzitter stelt in overleg met de adviesraad de agenda op voor de vergaderingen van de adviesraad.

Artikel 6. Openbaarheid en vergaderfrequentie

• 1.

  De vergaderingen van de adviesraad worden in het openbaar gehouden. De deuren worden gesloten wanneer tenminste vier van de aanwezige leden daarom verzoeken of de voorzitter het nodig oordeelt. De adviesraad besluit vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd.

• 2.

  Indien vertrouwelijke informatie (zie art. 8.2) stukken of dossiers worden besproken, worden deze altijd met gesloten deuren besproken.

• 3.

  In de regel vinden de overlegvergaderingen van de adviesraad minimaal 4 en maximaal 10 keer per jaar plaats.

• 4.

  Leden van de adviesraad worden geacht zonder last deel te nemen aan de vergaderingen.

• 5.

  Bezoekers van de openbare vergaderingen kunnen gebruik maken van de mogelijkheid van inspreken.

• 6.

  De adviesraad kan een lid van het college uitnodigen om de vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen.

• 7.

  Bij de vergadering van de adviesraad dient altijd ambtelijke vertegenwoordiging aanwezig te zijn.

• 8.

  Bij een vergadering dient minimaal een ruime meerderheid van de leden van de adviesraad aanwezig te zijn met een absoluut minimum van 6.

Artikel 7. Openbare kennisgeving

• 1.

  De vergaderdata van de adviesraad, de plaats van vergadering en de agenda worden door de gemeente op de website van de gemeente Brunssum bekend gemaakt.

• 2.

  Een beknopte samenvatting en/of besluitenlijst van de notulen van de adviesraad worden, na vaststelling in de volgende vergadering, op de website van de gemeente Brunssum geplaatst. Eventueel vertrouwelijk besproken zaken worden wel als bespreekpunt hierin meegenomen maar niet inhoudelijk verder toegelicht.

• 3.

  De openbare adviesrapporten van de adviesraad worden op de website gepubliceerd.

Artikel 8. Geheimhouding

• 1.

  Aan de leden van de adviesraad kan door het college en/of de gemeenteraad een tijdelijke of permanente geheimhoudingsplicht worden opgelegd ten áánzien van de door het college of de raad verstrekte informatie.

• 2.

  De adviesraad en Gemeente werken samen op basis van vertrouwen met in achtneming met artikel 2.5 Algemene wet bestuursrecht: Eenieder die betrokken is bij de uitvoering van deze adviesraad en de daarbij beschikbare gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs kan vermoeden, is verplicht tot geheimhouding van de gegevens. Dit betreft onder andere:

  • a.

    Bedrijfsgevoelige informatie van de Gemeente Brunssum

  • b.

    Informatie, stukken of dossiers waarover nog geen besluit is genomen door B&W en/of de raad.

  • c.

    Persoonsgegevens/ contactgegevens van betrokken ambtenaren.

• Op de agenda van de adviesraad wordt vooraf aangegeven welke dossiers vertrouwelijk worden besproken. De ambtelijke ondersteuning stemt vooraf met de betrokken portefeuillehouder welke gemeentelijke onderwerpen of dossiers wel/ niet openbaar kunnen worden besproken.

• 3.

  De adviesraad kan zelf besluiten tot het opleggen van geheimhouding conform art. 87 van de gemeentewet.

• 4.

  De geheimhoudingsplicht vervalt niet door beëindiging van het lidmaatschap van de adviesraad.

Artikel 9. Budget en faciliteiten

• 1.

  De adviesraad ontvangt een door het college vastgesteld budget voor vacatiegelden, deskundigheidsbevordering, publiciteit, documentatie en raadpleging.

• 2.

  De leden van de adviesraad ontvangen een door het college vastgestelde onkostenvergoeding voor het bijwonen van vergaderingen van de adviesraad.

• 3.

  Voor individuele werkgroepen zijn geen additionele vergoedingen of werkbudget beschikbaar.

Artikel 10. Uitvoering

Deze verordening regelt de uitgangspunten op basis waarvan de adviesraad haar rol kan vervullen en het regelement van orde kan vormgeven.

Artikel 11. Beslissing college in gevallen waarin de verordening niet voorziet

• 1.

  In gevallen, de uitvoering van deze verordening betreffende, waarin deze verordening niet voorziet, beslist het college.

• 2.

  Het college van burgemeester en wethouders kan in bijzondere gevallen het bepaalde in deze verordening buiten toepassing laten of daarvan afwijken, voor zover toepassing daarvan leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard.

Artikel 13. Inwerkintreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking 8 dagen na bekendmaking. Aldus besloten in de openbare besluitvorming in de gemeenteraad, gehouden op 26 september 2023

• 2.

  Deze verordening kan worden aangehaald als: “Verordening Adviesraad Duurzaam Brunssum - gemeente Brunssum 2023”.