| Organisatie | Hilversum |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Beleidsregel subsidieverstrekking Hilversum |
| Citeertitel | |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp | |
| Externe bijlage | Beleidsregel Subsidieverstrekking Hilversum 2023 |
Geen
N.v.t.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 17-10-2023 | beleidsregel | 12-09-2023 |
Burgemeester en wethouders van Hilversum,
Gelet op het voorstel "Beleidsregel Subsidieverstrekking Hilversum 2023" met kenmerk 1341646,
Beleidsregel subsidieverstrekking Hilversum
In deze beleidsregel geeft het college van burgemeester en wethouders van Hilversum nadere invulling aan de uitvoeringsbevoegdheid uit de Algemene Subsidieverordening Hilversum 2021 (hierna: ASV). Op 3 maart 2021 heeft de gemeenteraad de ASV vastgesteld. Het college is volgens Artikel 3 lid 1 van deze verordening ‘bevoegd te besluiten over het verstrekken van subsidies […]’.
De beleidsregel dient als vaste bestendige gedragslijn en onderbouwing voor de werkwijze van de gemeente Hilversum. Het bevat aspecten die voor alle subsidies relevant (kunnen) zijn. De beleidsregel ondersteunt subsidiebehandelaren van de gemeente Hilversum bij uniforme subsidieverstrekking. Daarnaast biedt het de subsidieaanvrager duidelijkheid over wat hij of zij kan verwachten bij het doen van een aanvraag.
Onderdelen die niet in deze beleidsregel staan:
- Gemeentelijke beleidsdoelen waarvoor wordt gesubsidieerd
- Voor subsidie in aanmerking komende activiteiten
- Voor subsidie in aanmerking komende kosten
- Specifieke weigeringsgronden
Deze onderdelen staan in de subsidieregelingen. Een subsidieregeling biedt de mogelijkheid om met specifieke voorwaarden en uitgangspunten vorm te geven aan de subsidieverlening. Hierbij kan een subsidieregeling afwijken van deze beleidsregel of er verder invulling aan geven.
De beleidsregel ondersteunt het continue verbetertraject van de subsidieverstrekking in Hilversum. Het is onderhevig aan nieuwe inzichten, veranderend beleid en verbeteringen van het subsidieproces. De praktijk moet uitwijzen of en wanneer de beleidsregel aanpassing behoeft. De actualisering van de beleidsregel is een bevoegdheid van het college.
Dit document ‘Beleidsregel Subsidieverstrekking Gemeente Hilversum’ kent zijn wettelijke grondslag en bevoegdheden in de Awb art. 4:81 en de ASV 2021. De begripsomschrijvingen uit de ASV 2021 zijn van overeenkomstige toepassing.
Beleidsmatige (kader)nota’s geven sturing aan de doelen en activiteiten waarvoor de gemeente subsidie verleent. Beleidsmatige (kader)nota’s formuleren op hoofdlijnen de gewenste situatie voor een bepaald thema, sector of doelgroep en werken dit op basis van doelen, prestaties en activiteiten uit. Zo is het beleid in de subsidieregelingen verwerkt. De gemeente kan op deze wijze met een duidelijk onderliggend beleidsdoel gericht subsidie verstrekken. De beleidsdoelen zijn hiermee het vertrekpunt van de subsidieverstrekking. De gemeente handelt hierbij voor zover mogelijk op basis van de gewenste output en maatschappelijke outcome. Structurele evaluatie van de verantwoording biedt hiervoor handvatten. Dit is uitgewerkt in hoofdstuk 9.
[1] Algemene subsidieverordening Hilversum 2021.
De ASV kent eisen waaraan de subsidieaanvrager moet voldoen. Wanneer de subsidieaanvrager niet voldoet aan de in de ASV opgenomen eisen kan de gemeente de subsidieaanvraag (gedeeltelijk) weigeren.
Een subsidieregeling kan aanvullende eisen bevatten.
3.2Minimaal en maximaal te verlenen bedrag
Een subsidieregeling kan bepalen dat er een minimaal en/of maximaal subsidiebedrag per aanvraag verstrekt wordt.
In sommige gevallen acht de gemeente Hilversum het wenselijk dat er samenwerking plaatsvindt bij de besteding van de subsidie en/of uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten. In de subsidieregeling staan indien van toepassing nadere voorwaarden over de samenwerking. Onvoldoende samenwerking kan reden zijn om de aanvraag (gedeeltelijk) te weigeren of lager vast te stellen. Het opnemen van voorwaarden over betrekking tot samenwerking of samenwerkingsvormen zorgen niet voor onredelijke problemen bij de subsidieontvanger.
3.4Verklaring onafhankelijk accountant
Artikel 15 van de ASV stelt dat bij subsidies van meer dan € 50.000 de aanvraag tot vaststelling vergezeld moet zijn van een inhoudelijk verslag, een overzicht van de gesubsidieerde activiteiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten en een controleverklaring opgesteld door een onafhankelijk accountant. Conform lid 3 kan het college bepalen dat ook andere of minder regels voor de aanvraag tot vaststelling van belang zijn.
De gemeente Hilversum streeft bij de vaststelling van een subsidie naar een goede balans tussen enerzijds het verkrijgen van voldoende zekerheid dat de aangevraagde gelden ook daadwerkelijk aan de subsidieplannen en doelen zijn besteed en anderzijds naar een in verhouding zijnde administratieve belasting in uren en middelen.
Om de administratieve tijdsinvestering en lastendruk voor subsidies van meer dan € 50.000 tot en met € 150.000 te verlichten en om voldoende zekerheid te krijgen over de besteding, beoordeelt de gemeente bij verlening welke financiële verantwoordingsverplichtingen in de beschikking worden opgenomen. In plaats van een controleverklaring kan bijvoorbeeld een samenstellingsverklaring of beoordelingsverklaring van een onafhankelijk accountant in sommige gevallen ook voldoende zekerheid bieden aan de gemeente. Voor de subsidieontvanger levert dit minder meerkosten op. Ook kan de gemeente zelf controles uitvoeren door bescheiden op te vragen over de kostenposten. De gemeente beoordeelt dan of de kostenposten betrekking hebben op de subsidieplannen en doelen. De bevindingen worden meegenomen in de vaststelling.
Voor subsidies van meer dan € 150.000 wordt in beginsel altijd een controleverklaring van een onafhankelijke accountant opgevraagd. Dit kan een controleverklaring op de afgegeven subsidiebeschikking, bijbehorende subsidieregeling en afspraken zijn of een controleverklaring op de jaarrekening. In het laatste geval moet er ook een herleidbare link zijn tussen de jaarrekening en het overzicht van de gerealiseerde baten en lasten van de subsidiebeschikking.
De overheid mag niet financieel ondersteunen als daardoor de mededinging op de Europese markt wordt verstoord (staatssteun). Door het verstrekken van subsidie kan er sprake zijn van staatssteun. De gemeente Hilversum controleert bij het opstellen van subsidieregelingen of er sprake is van staatssteun en in hoeverre dit geoorloofd is onder Europese steunkaders.
De Algemene wet bestuursrecht (Awb) bevat algemene regels over de relatie tussen de overheid en haar burgers en organisaties. De Awb kent onder andere bepalingen over subsidies. Dit is de juridische basis waarop de gemeente subsidie verstrekt. Zo bepaalt de Awb in artikel 4:21 lid 1 een subsidie als volgt: ‘de aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten.’ De gemeente Hilversum kan niet zelf bepalen wat zij hieronder verstaat en wat niet.
De Awb bepaalt ook dat, met uitzondering van een buitenwettelijke subsidie, een subsidie slechts verstrekt kan worden op basis van een wettelijk voorschrift. Dit wettelijk voorschrift betreft een verordening en een subsidieregeling. Een aanvraag voor subsidie die niet past binnen de ASV of een subsidieregeling kan dan ook niet verstrekt worden (ontbreken wettelijke grondslag).
De Algemene subsidieverordening Hilversum 2021 (ASV) beschrijft in aanvulling op de Awb waar een subsidieaanvraag binnen de gemeente Hilversum aan moet voldoen. Het is een toelichting op de randvoorwaarden. Onderwerpen zoals de aanvraagtermijn, weigeringsgronden en verantwoordingseisen zijn hier opgenomen.
Subsidieregelingen beschrijven welke activiteiten de gemeente Hilversum subsidieert. Het bevat de gemeentelijke doelstellingen die beoogd worden met het verstrekken en beschrijft activiteiten die in aanmerking komen voor subsidie. Er zijn meerdere subsidieregelingen om de verschillende beleidsterreinen te adresseren.
4.4Beleidsregel subsidieverstrekking
De beleidsregel beschrijft de vaste, bestendige gedragslijn en onderbouwt de werkwijze binnen de gemeente Hilversum bij subsidieverstrekking. De beleidsregel geeft aan hoe de gemeente haar bevoegdheid uitvoert. Het geeft toelichting op de afwegingen die de gemeente maakt gedurende het subsidieproces en vergroot zo de transparantie en uniformiteit.
4.5Convenanten en samenwerkingsafspraken
Via convenanten en samenwerkingsafspraken werkt de gemeente gezamenlijk aan het verwezenlijken van haar doelstellingen. Gemaakte afspraken kunnen niet op gespannen voet staan met de subsidieregelingen of andersom. Om reden van het vertrouwensbeginsel doet de gemeente Hilversum geen concrete toezeggingen over een specifiek te verlenen subsidiebedrag. Bij subsidieverlening onder Awb artikel 4:23 is dit wel mogelijk.
Voor het realiseren van beleidsdoelen heeft de gemeente Hilversum verschillende instrumenten tot haar beschikking, waaronder subsidiëren en inkopen. De gemeente heeft geen keuze bij de inzet van deze type instrumenten. In artikel 4.21 van de Awb staat het begrip subsidie beschreven. Als het voldoet aan deze omschrijving dient de gemeente het als subsidie te behandelen.
Toch kan het onduidelijk zijn of iets subsidie of inkoop betreft. Om te komen tot een objectieve afweging gebruikt de gemeente Hilversum een afwegingskader in de vorm van een digitale tool. De tool functioneert als ondersteuning bij de keuze voor subsidie of inkoop en is niet bepalend.
Om duidelijkheid te bieden aan de aanvrager werkt de gemeente Hilversum met een beperkt aantal soorten subsidie. De ASV kent twee soorten subsidie: 1.) basissubsidie en 2.) programmasubsidie.
Basissubsidie is gericht op het in stand houden van een voorziening die door het college is aangewezen als behorend tot de basisinfrastructuur. Een basissubsidie wordt alleen verstrekt aan een instelling die door het college aangewezen is als basisinfrastructuur.
Het college kan via een collegebesluit een organisatie aanwijzen als basisinfrastructuur.
Programmasubsidie is een subsidie voor een activiteit die bijdraagt aan een in het begrotingsprogramma omschreven doel en het gemeentelijk beleid. Anders dan bij een basissubsidie is een programmasubsidie uitdrukkelijk niet bedoeld om de subsidieontvanger in stand te houden. Een programmasubsidie ziet toe op een activiteit die een externe werking heeft.
De gemeente Hilversum heeft de mogelijkheid om meerjarig te subsidiëren. Met meerjarig subsidiëren ontvangt de organisatie voorafgaand aan de subsidieperiode een beschikking voor meerdere jaren.
Gemeente Hilversum verstrekt een meerjarige subsidie alleen in één van de onderstaande situaties:
- Een organisatie heeft de afgelopen vier jaar of langer subsidie ontvangen voor soortgelijke activiteiten, of
- Wanneer vooraf duidelijk is dat er meerdere jaren nodig zijn om de vooraf bepaalde beleidsdoelstellingen te bereiken.
De periode van vier jaar of langer waarborgt politiek-bestuurlijk draakvlak voor de meerjarige subsidierelatie.
De keuze voor meerjarig subsidiëren is niet afhankelijk van de grootte van de subsidie.
De subsidieregeling bepaalt de verdere (inhoudelijke) voorwaarden voor meerjarig subsidiëren. Dit betreft in ieder geval de duur van de subsidie, het aanbieden van een meerjarenbegroting, de invulling van het verplichte jaarlijkse evaluatiemoment en de verantwoordingseisen. Op basis van de tussentijdse evaluaties kan bijstelling of beëindiging plaatsvinden.
Redelijke afbouwtermijn meerjarig subsidiëren
Bij meerjarig subsidiëren is snel sprake van een situatie waarbij er een langdurige subsidierelatie ontstaat en er alleen met een redelijke termijn afgebouwd kan worden. Artikel 9.1.6. van deze beleidsregel wordt in overweging genomen bij het aangaan van een meerjarige subsidie en de eventuele afbouw ervan.
Voor zover een meerjarige subsidie wordt verleend ten laste van een begroting die nog niet door de raad is vastgesteld of goedgekeurd, wordt zij op basis van de ASV art 4 lid 4, verleend. Onder voorwaarde van vaststelling van de begroting door de gemeenteraad.
5.2.4Awb artikel 4:23 subsidies
In beginsel verstrekt de gemeente Hilversum alleen subsidie op basis van een wettelijke grondslag (Awb, ASV en subsidieregeling). Wanneer dit echter niet mogelijk is bestaat er de optie om op grond van Awb art 4:23 lid 4 ook subsidies te verstrekken zonder een wettelijk voorschrift. Het is dan wel een vereiste dat de subsidie valt onder één van de onderste drie vormen.
Wanneer er nog geen wettelijk voorschrift is, maar deze wel wordt voorbereid kan de gemeente Hilversum een spoedeisende subsidie verstrekken vooruitlopend op het aanstaande wettelijk voorschrift. Dit kan slechts voor één jaar en als de gemeente met redelijke zekerheid kan stellen dat het wettelijk voorschrift er komt.
Een subsidie kan opgenomen worden als begrotingspost. De begunstigde plus het maximale subsidiebedrag moeten in dat geval worden vermeld op de begroting. Deze subsidie past bij jaarlijks terugkerende subsidies waar één of enkele ontvangers aanspraak op maken en waarbij zeker is dat er geen andere gegadigden zijn voor deze subsidie.
Wanneer er geen beleid is voor de subsidieaanvraag maar de gemeente Hilversum wel wil verstrekken kan de gemeente gebruikmaken van een incidentele subsidie. Voorwaarde hierbij is dat er geen andere gegadigden zijn voor de subsidie. De subsidie kent een duur van maximaal vier jaar.
De subsidieregeling vermeldt de wijze van berekenen van de subsidie. Per subsidieregeling kan verschillen hoe de hoogte van de subsidie wordt bepaald. Een aantal criteria waarop de hoogte van de subsidie kan worden bepaald zijn:
- De omvang (in uren) van de subsidieactiviteit;
- Het aantal participanten / leden;
- De reële kostprijs van de subsidieactiviteit;
- Personele kosten en huur voor de uitvoer van een activiteit.
De gemeente Hilversum indexeert jaarlijks de uitgaande subsidiebudgetten op basis van de consumentenprijsindex raming met peildatum maart voorafgaand aan het subsidiejaar. Dit besluit de gemeenteraad jaarlijks via de voorjaarsnota. Het indexatiepercentage is opgenomen in de gemeentebegroting. Deze indexatie kan (een deel van) de kostenstijgingen voor de subsidieontvanger dekken. De gemeente Hilversum beoordeelt op basis van de subsidieaanvraag of een subsidie wordt geïndexeerd. Het indexatiepercentage wordt daarmee niet automatisch doorgevoerd.
Verantwoordelijkheid aanvrager
De subsidieaanvrager is ervoor verantwoordelijk om bij de originele aanvraag een begroting aan te leveren die voorziet in de verwachte kostenstijgingen. Op basis van de originele aanvraag bepaalt de gemeente over de verlening.
De gemeente bewaakt de besteding van de indexatie. De indexatie wordt ten eerste ingezet om de gestegen kosten voor bestaande gesubsidieerde activiteiten te dekken. Dit gebeurt op basis van de begroting bij originele aanvraag van de aanvrager. Pas nadat is voorzien in de extra kosten van de subsidieontvanger kan het indexatiebudget ingezet worden voor nieuwe activiteiten.
Wanneer de subsidieontvanger onvoorziene kosten(stijgingen) kent tijdens de subsidieperiode wordt geacht dat de subsidieontvanger eerst de eigen reserves inzet om de extra kosten te dekken.
Wanneer de eigen reserves ontoereikend zijn kan in overleg met de gemeente bezien worden of aanvullend subsidiëren mogelijk is.
De gemeente Hilversum stelt richtlijnen over de vermogensontwikkeling van de subsidieaanvrager. De ‘Nadere regel reserves en voorzieningen gesubsidieerde organisaties gemeente Hilversum 2022’ ziet hierop toe. Het bepaalt onder andere de toegestane hoogte van de algemene reserve en de hoogte van een bestemmingsreserve en/of voorziening.
Subsidiebedragen tot € 50.000,- betaalt de gemeente in principe in één keer. Hier kan van worden afgeweken. Bijvoorbeeld als er tussentijdse evaluatiemomenten bestaan met invloed op de verdere subsidiëring.
Subsidiebedragen vanaf € 50.000,- betaalt de gemeente in principe in delen. Op verzoek van de subsidieontvanger kan hiervan worden afgeweken. Bijvoorbeeld als er sprake is van een activiteit waar de instelling slechts in één periode van het jaar alle, of de meeste, kosten maakt. De gemeente toetst het verzoek op inhoudelijke gronden. De kosten worden bij een meerjarige subsidietermijn verdeeld en betaald in het boekjaar waarin de kosten worden gemaakt.
Deelbetalingen vinden plaats per kwartaal of halfjaar in de maanden januari, april, juli en oktober.
6.5Btw in relatie tot subsidies
Een stichting of vereniging betaalt meestal geen btw over subsidies. Dat moet alleen als de stichting of vereniging de subsidie krijgt als vergoeding voor geleverde diensten of goederen. Dus:
- De stichting of vereniging betaalt géén btw over subsidies die ze krijgt om bepaalde voorzieningen mogelijk te maken. Bijvoorbeeld een vast subsidiebedrag van de gemeente om de sportvelden en sportaccommodaties te onderhouden. Of om een concertgebouw te exploiteren.
- De stichting of vereniging betaalt wél btw over subsidies als ze in ruil daarvoor diensten of goederen levert. Bijvoorbeeld als de stichting of vereniging een evenement organiseert en per bezoeker een bedrag aan subsidie krijgt.
Hoogte van de subsidieaanvraag in geval van btw-vrijstelling
Veel stichtingen en verenigingen verrichten activiteiten die zijn vrijgesteld van btw. De belangrijkste vrijstellingen voor stichtingen en verenigingen zijn de vrijstellingen voor:
- Sportorganisaties en sportclubs
- Sociaal-culturele instellingen
- Collectieve belangenbehartigers, zoals werkgevers- en werknemersorganisatie
- Voor een beperkt aantal organisaties: kantineontvangsten.
De website van de belastingdienst geeft hierover meer informatie.
De gemeente Hilversum werkt met subsidieplafonds. Een subsidieplafond is een bedrag dat gedurende een bepaalde periode ten hoogste beschikbaar is voor de verstrekking van een bepaalde subsidie op grond van een subsidieregeling. Het bereiken van een subsidieplafond is reden een aanvraag te weigeren. Een inhoudelijke toets is dan overbodig.
In de ASV staat besloten dat het college subsidieplafonds kan vaststellen. De plafonds zijn gekoppeld aan een budget dat door de gemeenteraad ter beschikking is gesteld in de begroting.
7.1Bekendmaking subsidieplafond
Via het gemeenteblad maakt de gemeente het subsidieplafond van de betreffende subsidieregelingen bekend. Zo weten potentiële aanvragers altijd hoeveel geld er in een bepaald tijdvak beschikbaar is.
Een subsidieplafond wordt vastgesteld per subsidieregeling. Een subsidieregeling kan ook deelplafonds bevatten. Hierna kunnen gegadigden hun aanvraag indienen. Hiermee worden binnen de subsidieregeling bedragen apart gezet voor specifieke doeleinden. Wanneer een deelplafond is bereikt kan zonder inhoudelijke toets worden afgewezen.
Bij de bekendmaking van een subsidieplafond maakt de gemeente Hilversum ook de wijze van verdeling bekend via de subsidieregeling. Zo is het voor iedereen duidelijk hoe de gemeente het subsidiegeld verdeeld. Hieronder zijn een aantal veelvoorkomende verdeelopties uitgewerkt. Er zijn ook andere opties mogelijk.
7.3.1Eerst-komt-eerst-maalt-systeem
Het eerst-komt-eerst-maalt-systeem behandelt volledige aanvragen op volgorde van binnenkomst, totdat het subsidieplafond is bereikt. Vanaf dat moment worden de aanvragen afgewezen.
Het tendersysteem toetst de aanvragen op basis van wegingscriteria die zijn opgenomen in de subsidieregeling. De aanvragen worden vervolgens gerangschikt en op volgorde van deze rangschikking worden de subsidies verleend totdat het subsidieplafond is bereikt.
7.3.3Verzamel-en-verdeel-systeem
Het verzamel-en-verdeel-systeem verzamelt de aanvragen gedurende een in de subsidieregeling opgenomen periode. Vervolgens wordt het beschikbare bedrag volgens een bepaalde verdeelmethode verdeeld onder alle geschikte aanvragen.
De gemeente Hilversum kan na bekendmaking het subsidieplafond nog verlagen. Dit kan alleen volgens de Awb artikel 4:28, wanneer;
- het subsidieplafond wordt vastgesteld voordat de begroting voor het betreffende jaar is vastgesteld of goedgekeurd; en
- de subsidieaanvragen waarop het subsidieplafond betrekking heeft, moeten worden ingediend voordat de begroting voor het betreffende jaar is vastgesteld of goedgekeurd; en
- de gemeente (Hilversum) in de subsidieregeling wijst op de mogelijkheid van verlaging en de gevolgen daarvan.
Een verhoging van het subsidieplafond is ook mogelijk. Er kan voor een subsidietijdvak namelijk extra geld beschikbaar komen. De gemeente maakt de verhoging bekend in het gemeenteblad. Door het verhogen van het subsidieplafond kan de gemeente meer aanvragen honoreren. De wijze waarop is afhankelijk van de verdelingssystematiek, zie hiervoor artikelen 7.3.1 tot en met 7.3.3. De subsidieregeling bepaalt welke variant van toepassing is.
8.Rolverdelingen gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie
Elk onderdeel van de gemeente Hilversum kent haar eigen rol en verantwoordelijkheden binnen de subsidieverstrekking.
- De gemeenteraad stelt in beleidsnota’s en de programmabegroting de kaders vast om het inhoudelijke beleid van de gemeente richting te geven. Dit beleid is het vertrekpunt voor wat de gemeente Hilversum subsidieert.
- Via de ASV heeft de gemeenteraad het beleid over de subsidieverstrekking in Hilversum vastgesteld.
- De gemeenteraad heeft een controlerende taak, waarmee het toeziet op de besteding van subsidiegelden.
- Het college stelt de subsidieregelingen samen op basis van de beleidsnota’s. Dit is de vertaling van het gemeentelijk beleid naar concreet te realiseren doelen en subsidiabele activiteiten. Tegelijk is het een verdere uitwerking van de ASV in specifieke voorwaarden en criteria.
- Daarnaast is het college via de ASV artikel 3 bevoegd te besluiten over het verstrekken van subsidies met inachtneming en onder voorbehoud van de gemeentebegroting.
- Voor het besluiten over subsidieverstrekking onder de € 50.000,- en zonder politieke gevoeligheid is de ambtelijke organisatie gemandateerd. Maandelijks wordt het college op de hoogte gesteld van de via mandaat verstrekte subsidies.
9.1.1Aanvraag en te late indiening
Het aanvragen van subsidie loopt via de website www.hilversum.nl/subsidies. Aanvragen gebeurt zoveel mogelijk via E-herkenning. Vervolgens wordt de aanvraag door de gemeente gecontroleerd op:
- Volledigheid van de gevraagde informatie via het aanvraagformulier;
- Conformiteit met de uitgangspunten uit de Awb, ASV en de subsidieregeling.
Als de aanvraag niet volledig is of niet voldoet aan de gestelde eisen wordt de ontbrekende informatie opgevraagd. De organisatie stemt in samenspraak met de gemeente af welke aanlevertermijn haalbaar is. Is de informatie niet binnen deze termijn aangeleverd? Dan wordt de aanvraag niet in behandeling genomen op basis van artikel 4:5 Awb.
- Bij een basissubsidie beslist de gemeente voor 1 december van het jaar waarin is aangevraagd. De gemeente kan hier niet zonder opgave van reden vanaf wijken.
- Bij een programmasubsidie vindt besluitvorming plaats binnen 13 weken na indiening van de volledige aanvraag. De gemeente kan deze termijn één keer met 13 weken verlengen. De gemeente brengt de aanvrager hiervan op de hoogte voor afloop van de eerste beslistermijn.
In artikel 6 van de ASV zijn de uiterlijke aanvraagtermijnen vastgelegd. Bij overschrijding kan op basis van artikel 8 lid 3f een aanvraag geweigerd worden. Het college hanteert hierbij de volgende werkwijze.
- De gemeente neemt een basissubsidieaanvraag na 1 juli van het voorafgaande subsidiejaar alleen in behandeling wanneer er gegronde redenen zijn voor een te late indiening van de aanvraag.
- Bij een aanvraag voor een programmasubsidie bestaat de mogelijkheid om éénmalig tot acht weken voor aanvang van de activiteit de aanvraag in te dienen. Hierna wordt van de organisatie verwacht dat het bekend is met de procedure en worden te laat aangevraagde programmasubsidies niet in behandeling genomen. Tenzij hiervoor een gegronde reden bestaat.
Aan de hand van de genoemde activiteiten in de subsidieregeling wordt bepaald of de aanvraag in voldoende mate bijdraagt aan de gemeentelijke doelen. Om de doeltreffendheid te vergroten wordt deze afweging zo concreet mogelijk gemaakt op basis van de subsidieregeling en een concrete aanvraag. Hiervoor is vooraf bepaald welke activiteit bijdraagt aan welk doel. Als uit een activiteitenplan onvoldoende duidelijk wordt aan welke doelen de subsidie bijdraagt dient dit gespecificeerd te worden. De gemeente kan dit ook doen in de beschikking.
Inhoudelijk wordt de aanvraag getoetst aan de subsidieregeling. Wanneer een aanvraag onvoldoende aansluit bij de doelstellingen en activiteiten van de subsidieregeling wordt een aanvraag op basis hiervan (deels) afgewezen.
Procedureel wordt de aanvraag getoetst op basis van de Awb en ASV. Wanneer een aanvraag niet aan de gestelde eisen voldoet kan de aanvraag worden afgewezen.
Nadat de subsidie is verleend wil de gemeente Hilversum weten of de activiteiten (zijn) verlopen zoals in de beschikking is opgenomen. Hiervoor hanteert de gemeente de volgende instrumenten;
- De gemeente toetst de uitvoering van de activiteiten aan de verplichtingen volgend uit de Awb, ASV en de subsidieregeling;
- De beschikking kan aanvullende verplichtingen aan de subsidiebesteding stellen. Deze verplichtingen richten zich op het beheer en gebruik van de subsidie, uitvoering van de gesubsidieerde activiteit en de wijze van terugkoppeling hierover aan de gemeente;
- Bij relevante afwijkingen van deze verplichtingen meldt de subsidieontvanger dit;
- Bij een subsidie die bij verlening direct wordt vastgesteld kan in de beschikking alsnog gevraagd worden om verantwoording indien dit gewenst is.
Een wijziging kan plaatsvinden op verzoek van de subsidieontvanger, op initiatief van de gemeente of naar aanleiding van de voortgang van de activiteiten (bijvoorbeeld een gesprek, een werkbezoek of een rapportage). De subsidie kan alleen tussentijds worden aangepast, dat kan nooit achteraf bij de vaststelling. Elke wijziging van de subsidieverstrekking wordt vastgelegd in een gewijzigde verleningsbeschikking. Eventueel kan de verleende subsidie ook geheel worden ingetrokken.
Voorbeelden van wijzigingen zijn:
- Een aanpassing van de subsidieperiode (korter of langer);
- Een aanpassing van de activiteiten (aard of aantal);
- Een aanpassing van het subsidiebedrag (hoger of lager);
- Een aanpassing van de eisen of verplichtingen.
Uitgangspunt is dat de aanpassing past binnen de oorspronkelijke subsidiedoelstelling waarvoor subsidie is verleend en het geldende subsidieplafond.
De onderbouwing voor aanpassing dient altijd opgenomen te worden in de nieuwe verleningsbeschikking. De verleningsbeschikking volgt eenzelfde procedure als zijnde het een eerste subsidieaanvraag met de daarbij horende besluitvorming. Ligt het initiatief bij de aanvrager? Dan moet er in beginsel ook een volledig nieuwe aanvraag worden gedaan. Indien er sprake is van een minimale wijziging dan kan dit ook per e-mail. Dit vraagt om een individuele benadering.
9.1.5Vaststellen en beoordelen
De indieningstermijn van de vaststellingsaanvraag is vanuit de ASV in beginsel 13 weken na afronding van de gesubsidieerde activiteiten. Behalve voor een subsidie die per kalenderjaar is verstrekt. Hiervoor moet voor 1 mei van het jaar dat volgt op het betreffende jaar de vaststellingsaanvraag binnen zijn. Tenzij anders vermeld in de beschikking.
Als niet tijdig een aanvraag tot vaststelling is ontvangen of deze niet volledig is, stuurt de gemeente Hilversum een aanmaning. De gemeente bepaald op basis van de situatie een nieuwe redelijke aanlevertermijn. Als na die termijn geen nadere toelichting is ontvangen wordt de subsidie ambtshalve vastgesteld, veelal lager dan de verlening en mogelijk tot nul.
Op verzoek van de subsidieontvanger kan de gemeente uitstel verlenen voor het indienen van de vaststellingsaanvraag. Dit verzoek moet zijn ontvangen binnen de eerste termijn van de vaststellingsaanvraag.
Jaarverslag en financieel verslag / jaarrekening
- Voor subsidies boven de € 10.000 moet de subsidieontvanger een verslag aanleveren waaruit blijkt dat de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht. Dit gebeurt vaak via een jaarverslag. Het is hierbij van belang dat er een duidelijke koppeling bestaat tussen het activiteitenplan waarmee subsidie is aangevraagd en het jaarverslag waarmee wordt verantwoord.
- Voor subsidies boven de €50.000 moet de subsidieontvanger ook een overzicht van de gesubsidieerde activiteiten en de verbonden uitgaven en inkomsten aanleveren. Dit gebeurt vaak via een financieel verslag of jaarrekening.
- Bij subsidies die bij verlening direct worden vastgesteld kan ook om een verslag gevraagd worden waaruit blijkt dat de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht.
- In het geval alle activiteiten volgens de verlening zijn uitgevoerd, er geen onderbesteding is op de activiteiten en als aan alle eisen is voldaan, wordt altijd conform de verlening vastgesteld. Een significante afwijking van de verleningsbeschikking betekent dat niet aan alle eisen is voldaan.
- Als er minder activiteiten zijn uitgevoerd, wordt altijd lager vastgesteld. Dat kan evenredig lager, maar er is ruimte om hiervan af te wijken.
- Als eenmalige activiteiten volgens verlening zijn uitgevoerd voor minder kosten, dan wordt de subsidie lager vastgesteld met het niet bestede bedrag.
- Als doorlopende activiteiten volgens verlening zijn uitgevoerd voor minder kosten, dan kan de subsidie conform worden vastgestfeld op voorwaarde dat het verschil wordt toegevoegd en geoormerkt aan de begroting van de organisatie. De subsidie kan echter ook lager worden vastgesteld met het niet bestede bedrag, als daar een goede grond voor is.
- Als de activiteiten wel zijn uitgevoerd, maar er is niet aan alle eisen voldaan, dan is een inhoudelijke beoordeling nodig om te bepalen of en in hoeverre lager wordt vastgesteld.
- Als bij doorlopende activiteiten minder kosten zijn gemaakt of minder activiteiten zijn uitgevoerd, en de subsidie is bij verlening direct vastgesteld, verwacht de gemeente bij een volgende aanvraag dat het resterende bedrag is toegevoegd aan het bestemmingsfonds subsidies.
Bijlage I bevat toetsingscriteria voor de verantwoording.
9.1.6Afbouwen (redelijke termijn)
Door gewijzigde omstandigheden zoals veranderend beleid of wijzigingen in beschikbare gelden kan de gemeente Hilversum ervoor kiezen geen subsidie meer te verstrekken voor eerder gesubsidieerde activiteiten.
Echter, wanneer een organisatie drie jaar of langer subsidie ontvangt voor dezelfde activiteit ontstaat er een subsidierelatie. De subsidieontvanger kan hierop vertrouwen en lange-termijn keuzes baseren. Een subsidie mag dan niet zomaar worden stopgezet.
De gemeente Hilversum bouwt de subsidie af in samenspraak met de organisatie. Hierbij worden de volgende uitgangspunten gehanteerd:
- Wanneer bekend is dat de subsidie (gedeeltelijk) stopgezet wordt, treedt de gemeente Hilversum hierover in contact met de subsidieontvanger;
- De gemeente zoekt samen met de subsidieontvanger naar een redelijke termijn van afbouw. Deze redelijke termijn wordt gebaseerd op;
• Reden van subsidiebeëindiging;
• Het tijdstip van bekendmaking en de ruimte die de subsidieontvanger daarmee heeft om naar nieuwe financiering te zoeken;
• Implicaties van het stopzetten van de subsidie voor de subsidieontvanger;
• Hoogte van de subsidie t.o.v. de gehele financiering van de activiteit.
- De gemeente Hilversum laat schriftelijk in een beschikking weten dat de subsidie (gedeeltelijk) wordt stopgezet en hoe de afbouwperiode verloopt. Dit is officieel het moment dat de ‘redelijke termijn’ ingaat.
Wanneer een subsidieontvanger niet voldoet aan de gehanteerde verdelingssystematiek van het subsidieplafond en daardoor geen of minder subsidie ontvangt is de redelijke afbouwtermijn niet van toepassing.
10.1Lijst verstrekte subsidies
De lijst verstrekte subsidies wordt jaarlijks bij de jaarrekening geleverd. Het geeft inzicht in alle subsidies die dat jaar verstrekt zijn. De lijst presenteert ook de verstrekte subsidies van het voorgaande jaar om zo een vergelijking te kunnen maken.
De lijst is opgesteld op basis van de volgende uitgangspunten:
- Het omvat alle verstrekte subsidies van de gemeente Hilversum. Ongeacht de herkomst van middelen.
- Het jaar waarin de activiteit zijn aanvang heeft is bepalend voor opname van de subsidie in de lijst.
- Natuurlijke personen zijn anoniem vermeld.
- Voor aansluiting met de boekhouding is onderaan een regel opgenomen voor subsidies die in betreffende jaar (terug)betaald zijn, waarvan de activiteiten niet op het betreffende jaar betrekking hebben.
Het openbaar subsidieregister Hilversum vermeldt alle door de gemeente Hilversum verleende subsidies. Het bevat de naam van de subsidieontvanger (indien het niet gaat om een natuurlijk persoon), een verwijzing naar de onderliggende gemeentelijke doelen en een vermelding van het verleende en vastgestelde bedrag.
Het college kan in individuele gevallen van een of meer bepalingen afwijken, dan wel deze buiten toepassing laten, voor zover toepassing ervan voor een of meer belanghebbenden gevolgen heeft die wegens bijzondere omstandigheden onevenredig zijn in verhouding tot de met de bepaling(en) te dienen doelen, dan wel leidt tot onbillijkheden van zwaarwegende aard. Het college levert een duidelijke onderbouwing wanneer gebruik wordt gemaakt van de hardheidsclausule. Een hardheidsclausule wordt zeer terughoudend toegepast.
de gemeentesecretaris, de burgemeester,
mr. C.P. Torres Barrera dr. ir. G.M. van den Top
Bijlage I. Uitgangspunten beoordeling verantwoording
- Is de overlegde verantwoording bij de aanvraag tot vaststelling inhoudelijk en financieel toereikend en volgens de verlening?
- Is de besteding van de subsidies helder?
- Is voldaan aan de gestelde (aanvullende) eisen?
- Is de realisatie van activiteiten inzichtelijk verantwoord in de resultaten?
- Zijn de beoogde activiteiten uitgevoerd volgens de verleningsbeschikking? Let hierbij op het geheel van de realisatie, dus ook de gestelde aanvullende eisen uit de beschikking.
- Hebben de resultaten bijgedragen aan het beoogde beleidsdoel? Zo ja, in hoeverre? Zo nee, wat is de reden?
- Zijn er zaken die reden geven tot zorg, zoals de financiële positie dan wel de kwaliteit van de organisatie en kwaliteit van de uitvoering van de activiteiten?
- Zijn de verschillen tussen de begroting en de verantwoording helder toegelicht. Zijn deze verschillen acceptabel?
- Is er een onderbesteding bij de uitvoering van de activiteiten, waarbij wel alle activiteiten volgens verlening zijn uitgevoerd? Zo ja, hoe is de onderbesteding opgenomen in de verantwoording?
- Toevoegen en oormerken aan de begroting: beoordelen of dat akkoord is, zo niet dan toch lager vaststellen.
- Is de vermogenspositie een mogelijke reden om bij een volgende aanvraag minder subsidie te verlenen?
- Is in de balans het bestemmingsfonds subsidies inzichtelijk opgenomen? En is duidelijk hoe deze tot stand is gekomen? Als dat niet te beoordelen is, kan nadere informatie worden opgevraagd.
- Indien van toepassing: geef een beoordeling van de accountantsverklaring. Geeft de accountantsverklaring reden tot zorg?