| Organisatie | Beuningen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening op de commissies van de raad 2023 |
| Citeertitel | Verordening op de commissies van de raad 2023 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 14-10-2023 | Verordening op de commissies van de raad 2023 | 10-10-2023 |
Hoofdstuk 2 Instelling, taken en samenstelling commissies
Artikel 2 Instelling commissies
De commissie Ruimte adviseert en overlegt over de volgende onderwerpen en beleidsterreinen: ruimtelijke ordening, milieu, volkshuisvesting, openbare werken en civiele techniek, verkeer en vervoer, woonwagenzaken, zandwinning en monumentenaangelegenheden. Tevens is de commissie Ruimte belast met het horen in het kader van een juridische procedure van belanghebbenden naar aanleiding van schriftelijke zienswijzen/bedenkingen met betrekking tot de vaststelling van bestemmingsplannen ex artikel 3.8 Wet op de Ruimtelijke Ordening.
Artikel 3 Taken en agenda commissies
De agenda van de vergaderingen van de commissies bestaat uit een algemeen deel (opening, mededelingen, vaststellen agenda, vaststellen besluitenlijst, inspreekrecht niet geagendeerde onderwerpen, informatieverstrekking uit a. college van burgemeester en wethouders en b. werkgroepen/commissies, rondvraag), een beeldvormend deel en een oordeelsvormend deel.
Paragraaf 1 Tijdstip van vergaderen en voorbereiding
Artikel 11 Ter inzage leggen van stukken
Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep openbaar op het raadsinformatiesysteem geplaatst. Indien na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken worden geplaatst, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden en zo mogelijk in een openbare kennisgeving.
Paragraaf 2 Orde der vergadering
Artikel 15 Spreekrecht in de commissie
Elke spreker krijgt maximaal vijf minuten het woord, met dien verstande dat in totaal 30 minuten beschikbaar is voor de uitoefening van het spreekrecht van alle geagendeerde onderwerpen. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn. De voorzitter kan tevens in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.
De te hanteren procedure bij inspreken over niet geagendeerde en geagendeerde onderwerpen is als volgt:
de voorzitter staat de deelnemers aan de commissievergadering toe aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering. De inspreker neemt weer plaats op de publieke tribune. De deelnemers aan de commissievergadering krijgen desgewenst de mogelijkheid met elkaar in gesprek te gaan of het college vragen te stellen.
Artikel 18 Handhaving orde; schorsing
Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.
Artikel 19 Advies bij commissie
Als de commissie een advies aan de raad uitbrengt beslissen de leden op voorstel van de voorzitter over de inhoud van het advies, dat wil zeggen dat het voorstel als hamerstuk of als bespreekstuk op de concept raadsagenda wordt geplaatst. De griffie noteert voor welke fracties het voorstel een hamerstuk of een bespreekstuk is.
Hoofdstuk 5 Besloten vergaderingen
Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van deze Verordening van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.
Artikel 21 Besluitenlijst en verslag
Het verslag en de besluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering vastgesteld. Tijdens deze vergadering neemt de commissie een beslissing over het opheffen van de geheimhouding op het verslag en de besluitenlijst. Het vastgestelde verslag wordt door de voorzitter en de griffier ondertekend.
Artikel 22 Opheffen Geheimhouding
Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de wet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt, als de commissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de commissie overleg gevoerd.
Hoofdstuk 6 Toehoorders en pers
Artikel 24 Geluid- en beeldregistraties
Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen. Deze aanwijzingen kunnen niet zover gaan dat zij de vrijheid van pers aantasten.
Hoofdstuk 2 Instelling, taken en samenstelling commissies
Artikel 3 Taken en agenda commissies
De taken van de commissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet (hierna: wet). De commissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester.
Per agendapunt van de vergadering van de commissie geeft elke fractie een woordvoerder aan met een maximum van twee woordvoeders (derde lid). Er geldt één uitzondering: bij het agendapunt over de gemeenschappelijke regelingen is het wel mogelijk om van woordvoerders te wisselen.
Wanneer een lid vooraf een vraag/vragen heeft ingediend bij een raadsvoorstel, krijgt dit lid op volgorde van binnenkomst als eerste het woord bij het betreffende agendapunt in de commissievergadering.
Tijdens ‘beeldvorming’ willen raads- en commissieleden alle relevante informatie op tafel krijgen over een onderwerp, inzicht in mogelijke (beleids)oplossingen of inzicht in te verwachten gevolgen van voorgestelde oplossingen. Raads- of commissieleden vergaren informatie door het stellen van vragen, maar geven hun mening of oordeel niet en gaan niet met elkaar in discussie. Tijdens ‘beeldvorming’ vinden er geen presentaties plaats vanuit de organisatie of een externe partij, tenzij de Agendacommissie besluit dat een korte presentatie noodzakelijk is. Tijdens ‘oordeelsvorming’ nemen raads- of commissieleden een voorlopig standpunt in, geven hun mening, ideeën, voor- en nadelen en eventuele argumenten. Zij proberen elkaar te overtuigen in het debat.
De beeld- en oordeelsvorming van een raadsvoorstel worden achtereenvolgend behandeld.
Een technische vraag heeft als doel het verkrijgen van feitelijke en/of technische informatie. Deze technische informatie helpt raads- en commissieleden om een voorliggend voorstel compleet te begrijpen. In een technische vraag wordt geen (politieke) opvatting gevraagd. Een technische vraag wordt bij voorkeur vooraf schriftelijk ingediend. Zo gaat er minder tijd verloren en zorgen we er voor dat een commissievergadering niet onnodig belast wordt. De technische vraag wordt in het juiste format opgestuurd naar de griffie.
Een informatiebijeenkomst (niet zijnde een commissievergadering) houdt in dat er informatie wordt verschaft over een specifiek complex of gevoelig onderwerp aan de raads- en commissieleden. Dat kan bijvoorbeeld door een mondelinge of een schriftelijke presentatie. Een informatiebijeenkomst is bedoeld om nieuwe informatie of feiten duidelijk over te brengen zodat de raads- en commissieleden een zo compleet mogelijk beeld hebben bij een onderwerp. Raads- en commissieleden krijgen de gelegenheid om aanvullende vragen te stellen over een onderwerp. Tijdens een informatiebijeenkomst vindt er geen (politiek) debat plaats en geven de commissieleden niet hun mening. Een informatiebijeenkomst heeft geen formele status; een informatiebijeenkomst kent geen formeel lidmaatschap en het kent geen politiek-bestuurlijke besluitvorming. Een informatiebijeenkomst is in principe openbaar, tenzij dit vooraf door de Agendacommissie expliciet anders is besloten.
De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De commissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de commissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.
De commissie bepaalt evenals de raad haar eigen agenda. Dit betekent dat niet het college, maar (de voorzitter van) de commissie bepaalt of een voorstel aan de commissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken. Hiervoor is een agendacommissie ingericht. Deze commissie is verantwoordelijk voor de inhoudelijke afstemming van raads- en commissievergaderingen. Veelal zal het echter wel zo zijn dat een onderwerp eerst in een commissie wordt besproken.
Tegenwoordig komen varianten van vergaderen voor die geen vaste samenstelling hebben. Te denken valt aan vergaderingen in sessies en vergadertafel. De wettelijke bepalingen omtrent de commissies zijn, ondanks het feit dat er niet gesproken kan worden van een vaste samenstelling, op deze varianten van vergaderen van toepassing. Indien vergaderingen in het teken staan van de voorbereiding van besluitvorming van de raad en het overleg met het college of de burgemeester, is er sprake van een commissie. Dergelijke voorbereiding van de besluitvorming van de raad is exclusief voorbehouden aan de commissies en kan niet worden opgedragen aan overige commissies. Er dient bij deze varianten van vergaderen dus rekening gehouden te worden met alle vereisten die voor een commissie gelden zoals een evenwichtige vertegenwoordiging (artikel 82, derde lid, van de wet).
De raad benoemt de commissievoorzitters (eerste lid). Op grond van artikel 82, vierde lid, van de wet kan enkel een raadslid als voorzitter van een commissie benoemd worden. Een voorstel van de regering om dit vereiste op te heffen is in de Tweede Kamer gesneuveld. In tegenstelling tot wat de wet voorschrijft heeft de gemeente Beuningen ervoor gekozen dat ook commissieleden als voorzitters benoemd kunnen worden.
Artikel 5 Zittingsduur en vacatures
De zittingsperiode van de leden en de voorzitter is even lang als de zittingsperiode van raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan (tweede lid).
De commissieleden worden door de raad benoemd, op voordracht van de fracties (eerste lid). Dit houdt in dat het aan de fracties zelf is om te bepalen wie de betreffende fractie vertegenwoordigen in de verschillende commissies. Het is enkel mogelijk – overeenkomstig het derde lid zelfs verplicht - de benoeming van een voorgedragen lid te weigeren als het een ‘burgerlid’ betreft dat niet voldoet aan bepaalde vereisten van de wet.
Uit het derde lid volgt dat de leden van een commissie geen raadslid hoeven te zijn. Wel zijn het de fracties die de leden voordragen.
Op grond van het derde lid moeten commissieleden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12 en 13 van de wet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken en geen functie als bedoeld in artikel 13 van de wet mogen vervullen. Om te beoordelen of wordt voldaan aan de eisen van de wet ligt het voor de hand om gebruik te maken van een geloofsbrievenonderzoek. Het verdient aanbeveling dit onderzoek uit te laten voeren door de commissie die voor raadsleden en wethouders het op basis van artikel V 4 van de Kieswet verplichte geloofsbrievenonderzoek uitvoert. De vereisten die onderzocht moeten worden zijn immers gelijk. Dit onderzoek (alleen naar de niet-raadsleden) gaat vooraf aan het raadsbesluit waarmee de commissieleden benoemd worden.
De raad kan een lid van een commissie op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen ontslaan (derde lid). Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van het eerste lid recht op een eigen lid.
Hoofdstuk 3 Aanwezigheid college en burgemeester
Artikel 7 Aanwezigheid college, burgemeester
De collegeleden doen niet mee met de discussie. Zij nemen tijdens de oordeelsvorming plaats in de buitenste ring van de raadzaal. Bij uitzondering kan de portefeuillehouder het woord vragen via de voorzitter / de griffier. Dit kan in het geval wanneer er een tegenstrijdigheid of onjuistheid naar voren komt in het gesprek tijdens de oordeelsvorming.
Het eerste lid stelt verplicht dat de commissievoorzitter een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de leden van zijn commissie een schriftelijke oproep, waarin de vergadering wordt aangekondigd, en de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken stuurt. De oproep vermeldt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.
Artikel 10 De procedure m.b.t. de agenda
In de dagelijkse praktijk van de gemeente is het niet altijd mogelijk om ruim voor de commissievergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de commissievoorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen (eerste lid).
Uiteindelijk bepaalt een commissie zijn eigen agenda. De agenderende rol van een commissie komt tot uitdrukking in het tweede lid.
Commissieleden geven wijzigingsvoorstellen bij voorkeur 24 uur van te voren aan de griffie door.
Artikel 11 Ter inzage leggen van stukken
Informatie van de commissie of aan de commissie verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va, van de wet geheimhouding is opgelegd, liggen in afwijking van het eerste en tweede lid uitsluitend ter inzage bij de griffier. Van geheimhouding wordt melding gemaakt op de stukken (derde lid).
Geïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben om stukken in te zien. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep openbaar op het raadsinformatiesysteem geplaatst (eerste lid).
De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Daarom worden stukken die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de commissievergadering en die geheim moeten blijven bij hem ter inzage gelegd voor raadsleden en de commissieleden (derde lid).
Artikel 12 Openbare kennisgeving
Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 82, vijfde lid, van de wet. In artikel 9 wordt vastgelegd op welke wijze commissievergaderingen worden aangekondigd.
De presentielijst en de ondertekening door de voorzitter en de commissiegriffier zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Daarnaast is de presentielijst van belang om de vergoedingen van de niet-raadsleden die lid zijn van de commissie te kunnen vaststellen.
Artikel 14 Opening vergadering en quorum
Artikel 20 van de wet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de commissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de wet. Artikel 14 voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend, kan worden vergaderd (eerste lid).
Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet bereikt is, anders zou de afwezigheid van leden van een commissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter de datum en het tijdstip van de nieuwe vergadering bepaalt, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zitten, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen (tweede lid). Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de commissie over de datum van een nieuwe vergadering.
Artikel 15 Spreekrecht in de commissies
Het geven van spreekrecht aan inwoners of belanghebbenden is een manier om hen meer te betrekken bij de besluitvorming van de raad. Doordat de raadsvergadering het sluitstuk is van het besluitvormingsproces dat lang daarvoor is begonnen (ambtelijke organisatie, college, commissies) is er voor gekozen het spreekrecht op te nemen in de Verordening op de commissies 2023. In die fase zijn de fracties nog bezig hun mening te vormen.
De griffie gaat coulant om met de 24-uursregel (derde lid).
In het zevende lid is ervoor gekozen om een inwoner of belanghebbende slechts éénmaal het woord te geven en geen discussie te laten plaatsvinden. Afhankelijk van de lokale situatie kan als richtlijn 5 minuten spreektijd per inwoner of belanghebbende worden aangehouden. Op voorstel van de voorzitter, die in eerste instantie voor een ordentelijk verloop van de vergadering moet zorgen en dus moet kunnen aanvoelen of een verkorting of verlenging van de spreektijd gewenst is, kan van deze richtlijn worden afgeweken.
Artikel 17 Voorstellen van orde
Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de commissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de commissie. Bij het staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen (artikel 32, vierde lid, van de wet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze of een voorstel over de (beperking van de) spreektijden van de leden en overige deelnemers aan de commissievergadering.
Artikel 18 Handhaving orde; schorsing
Artikel 26 van de wet geeft aan dat de voorzitter bij raadsvergadering bevoegd is om de orde in de vergadering te handhaven. Voor de commissievergaderingen ontbreekt een dergelijke bepaling, deze is daarom in artikel 18 opgenomen. Ingevolge het eerste lid is de commissievoorzitter belast met de handhaving van de orde in de commissievergaderingen. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, de vergadering sluiten (tweede lid). In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 23.
Om te bevorderen dat leden van commissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de wet bovendien dat artikel 22 van de wet van overeenkomstige toepassing is op leden van commissies. Hierdoor zijn leden van commissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.
Artikel 19 Advies bij commissies
Door gebruik van het woord beslissen in het eerste lid kan de suggestie gewekt worden dat in de commissievergadering ook ‘echte’ Awb-besluiten kunnen worden genomen. Dit is echter niet het geval. Een commissie neemt geen beslissingen maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Alleen in de raadsvergadering kunnen besluiten worden genomen. Wel kan een commissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad. Ten behoeve van het debat in de raad en om recht te doen aan de mening van alle fracties, inclusief minderheidsstandpunten, worden de standpunten van alle fracties in het advies opgenomen. Het ligt voor de hand dat indien een lid het niet eens is met het fractiestandpunt, hier afzonderlijk melding van wordt gemaakt in het advies aan de raad.
Hoofdstuk 5 Besloten vergaderingen
Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een commissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de wet wordt opgelegd dan wel opgeheven.
Artikel 21 Besluitenlijst en verslag
Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de wet is artikel 23 van de wet van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de wet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt, tenzij de raad en in casu dus een commissie anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt het eerste lid dat het verslag van een besloten vergadering ter inzage ligt bij de griffier.
Artikel 22 Opheffen geheimhouding
Een commissie kan geheimhouding op informatie leggen en die informatie tevens aan de raad verstrekken. De raad kan de geheimhouding opheffen van aan de raad verstrekte informatie (artikel 89, vierde lid, van de wet). Wel bestaat er een overlegverplichting, waarmee recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.
Hoofdstuk 6 Toehoorders en pers
Artikel 23 Toehoorders en pers
Artikel 26, eerste en tweede lid, van de wet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor commissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de wet, het derde lid voorziet hierin.
Artikel 24 Geluid- en beeldregistraties
Aangezien de vergaderingen van een commissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft. Wel dient rekening gehouden te worden met de privacy van insprekers of publiek. Raadsleden daarentegen hebben een publieke functie. Het is mogelijk om een aanwijzing te geven dat publiek slechts vanaf een bepaalde afstand in beeld mag worden gebracht. Ook kan een aanwijzing zijn dat burgers die inspreken niet gefilmd mogen worden, uiteraard in overleg met de insprekers. Mogelijk hebben zij geen probleem met beeldregistraties.