Verordening op de Auditcommissie gemeente Bunschoten 2023

Artikel 1. De commissie

• 1.

  Er wordt een zogenaamde “andere commissie” van de raad ingesteld op grond van artikel 84 van de Gemeentewet, genaamd de auditcommissie.

• 2.

  Het doel van de auditcommissie is om de raad als toezichthoudend orgaan te ondersteunen bij taken als interne beheersing, financiële verslaglegging en accountantscontrole. Risicobeoordeling en risicomanagement zijn expliciete aandachtsgebieden.

Artikel 2. Taken en bevoegdheden auditcommissie

• 1.

  De commissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad.

  Hieronder wordt in ieder geval begrepen:

  • a.

    de voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol;

  • b.

    het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;

  • c.

    een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen;

  • d.

    een overlegplatform te zijn over de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles;

  • e.

    het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

  • f.

    het voorbereiden van de selectie van een accountant na afloop van het contract met de controlerende accountant en het adviseren van de raad over de aanwijzing van een accountant;

  • g.

    een afstemmingsoverleg te zijn over de voorgenomen onderzoeken door de accountant;

  • h.

    een afstemmingsoverleg te zijn voor de kwaliteit van de planning en controldocumenten, zoals begroting, rekening, bestuursrapportages en rapporten van de accountant met als doel aan de opstellers suggesties aan te dragen voor kwaliteitsverbetering;

  • i.

    het adviseren aan de gemeenteraad over genoemde taken.

• 2.

  De auditcommissie bevordert dat onderzoeken van de accountant, de onderzoeken van het college en de interne audits op elkaar worden afgestemd.

• 3.

  De auditcommissie draagt zorg voor kennisverzameling en kennisoverdracht aan de raad voor wat betreft relevante bedrijfsvoeringsthema’s.

• 4.

  De auditcommissie informeert en adviseert de raad via de raadscommissie Bestuur en Financiën of rechtstreeks;

• 5.

  In het kader van de uitoefening van haar in artikel 2 bedoelde taken is de auditcommissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het college en de accountant;

• 6.

  De auditcommissie is bevoegd de handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en de selectie van of het beëindigen van de relatie met dan wel het ontslag van de accountant;

• 7.

  De auditcommissie is bevoegd om leden van het college, leden van de gemeenschappelijke rekenkamercommissie, de accountant, ambtenaren, belanghebbenden en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan beraadslagingen.

Artikel 3. Samenstelling auditcommissie;

• 1.

  De auditcommissie bestaat uit zoveel leden als er fracties in de raad zijn; waarbij elke fractie maximaal 1 persoon kan afvaardigen. Minimaal de helft van het aantal leden van de commissie dient raadslid te zijn.

• 2.

  Benoembaar zijn raadsleden of burgerleden.

• 3.

  De leden worden door de raad, op voordracht van de fracties, benoemd. De raad bevordert met de benoeming van de leden een representatieve vertegenwoordiging vanuit zijn midden in de auditcommissie.

• 4.

  De benoeming geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende gemeenteraad. Dit geldt tevens voor tussentijdse benoemingen.

• 5.

  Het lidmaatschap van de auditcommissie vervalt door het verlies van de hoedanigheid van raadslid of burgerlid, door ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

• 6.

  In tussentijds opengevallen plaatsen wordt zo spoedig mogelijk voorzien.

• 7.

  Bij verhindering of afwezigheid kan een lid van de auditcommissie zich laten vervangen door een ander raadslid of burgerlid van de eigen fractie.

• 8.

  De commissie heeft vaste adviseurs: de griffier (of diens plaatsvervanger) als secretaris van de auditcommissie, de wethouder financiën, de concerncontroller en de uitvoerend financieel beleidsmedewerker/controller.

• 9.

  De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

Artikel 4. De voorzitter

• 1.

  De auditcommissie wijst uit haar midden een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter aan.

• 2.

  De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de auditcommissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van heldere adviezen voor de raad.

Artikel 5. Vergaderingen

• 1.

  De auditcommissie vergadert in beginsel twee keer per jaar of zo vaak zij nodig acht voor een goede uitoefening van haar taak.

• 2.

  De voorzitter belegt de vergaderingen. Hij draagt zorg voor het tijdig verzenden van oproepingen voor de vergaderingen. Hierbij wordt – spoedeisende gevallen uitgezonderd – uitgegaan van ten minste 1 week voor de betreffende vergaderingen.

• 3.

  De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd aan de leden toegezonden.

• 4.

  De vergadering vindt plaats als het vergaderquorum (= meer dan de helft van het aantal leden) aanwezig is.

• 5.

  Artikel 84, lid 3 van de Gemeentewet stelt “De raad….regelt ten aanzien van een door hem ingestelde andere commissie de openbaarheid van de vergaderingen”. In verband met de economische en/of financiële belangen van de gemeente zijn de vergaderingen van de auditcommissie niet openbaar. De auditcommissie kan desgewenst besluiten dat de agenda en de besluitenlijst wel openbaar zijn.

• 6.

  Van iedere vergadering wordt een kort verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de griffier. Het verslag wordt vastgesteld door de auditcommissie.

• 7.

  Het verslag van de commissie ligt voor raadsleden ter inzage op de griffie.

Artikel 6. Informeren raad

De commissie informeert de raad desgewenst of op verzoek door een mondelinge terugkoppeling door de voorzitter in de commissie Bestuur en Financiën of de gemeenteraad.

Artikel 7. Citeertitel en Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na de dag van bekendmaking.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als Verordening op de Auditcommissie gemeente Bunschoten 2023