Verordening gemeentelijke rekenkamer gemeente Coevorden 2023

Toelichting

Algemeen

Deze verordening is een aanvulling op hetgeen in de Gemeentewet is opgenomen over de gemeentelijke rekenkamer. Zie de tekst van de Gemeentewet, zoals op 1 januari 2023 gewijzigd door de Wet versterking decentrale rekenkamers, hoofdstukken IVa (De rekenkamer) en XIa (De bevoegdheid van de rekenkamer).

De raad moet een onafhankelijke rekenkamer instellen. Zie artikel 81a van de Gemeentewet. Deze verplichting geldt vanaf 1 januari 2023, met een overgangstermijn van een jaar. Uiterlijk 1 januari 2024 moet de raad een rekenkamer hebben ingesteld.

Daarnaast moet de raad op grond van artikel 81k van de Gemeentewet een verordening opstellen voor een vergoeding voor de werkzaamheden van de leden van de rekenkamer en een tegemoetkoming in hun kosten. Voorts mag de raad op grond van artikel 149 van de Gemeentewet aanvullende regels stellen in het belang van de gemeente en met inachtneming van de wet.

De rekenkamer moet een reglement van orde voor haar vergaderingen en werkzaamheden vaststellen (artikel 81i van de Gemeentewet).

Uitgangspunten

De rekenkamercommissie heeft in afstemming met het presidium een aantal uitgangspunten vastgesteld voor de transitie van de rekenkamercommissie Coevorden naar de rekenkamer voor de gemeente Coevorden. Daarbij is getracht aan te sluiten bij de bestaande opzet en werkwijze.

• a)

  Rekenkamer of gemeenschappelijke rekenkamer: De commissie adviseert een zelfstandige rekenkamer voor de gemeente Coevorden in te stellen. De rekenkamer kan met omliggende rekenkamers de mogelijkheden onderzoeken voor samenwerking, inclusief eventueel gezamenlijk rekenkameronderzoek.

• b)

  Samenstelling: kiezen voor het aantal van drie leden zonder de mogelijkheid van herbenoeming voor een periode van 6 jaar;

• c)

  Vergoeding werkzaamheden rekenkamer: De huidige vergoedingsregeling van een vaste vergoeding per maand omzetten naar een vaste vergoeding per maand, met de mogelijkheid van een uurvergoeding voor eigen onderzoek;

• d)

  Ondersteuning rekenkamer: de huidige ondersteuning door een ambtelijk secretaris uit de griffie te continueren;

• e)

  Budget: Het jaarbudget voor onderzoek en de presentiegelden van de leden vast te stellen op € 1,30 per inwoner (€ 46.105,- peil 2022);

• f)

  Werkwijze: de rekenkamer stelt een Reglement van orde vast voor haar vergaderingen en de werkzaamheden. De onderzoeken worden uitgevoerd door externe personen of onderzoeksbureaus, die aangewezen, begeleid en gestuurd worden door de rekenkamer. De huidige mogelijkheid dat de leden zelfstandig onderzoek kunnen doen en daarvoor een uurvergoeding van € 60, -- ontvangen blijft gehandhaafd;

• g)

  Contact gemeenteraad: het contact met de gemeenteraad te borgen door de instelling van een begeleidingscommissie die vanuit de raad het contact met de rekenkamer onderhoudt. Het presidium vervult de rol van begeleidingscommissie voor de periodieke afstemming met de rekenkamercommissie. Daarnaast houdt de rekenkamer één keer per jaar gesprekken met de fracties uit de raad over mogelijke onderzoeksonderwerpen.

Artikelsgewijs

Die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht.

Artikel 2. Rekenkamer

Artikel 81a van de Gemeentewet schrijft voor dat de raad een rekenkamer in stelt. Op grond van artikel 81b stelt de raad het aantal leden van de rekenkamer vast. Dit artikel voorziet in de instelling van een rekenkamer en de vaststelling van het aantal leden. Wij stellen u voor gelijk de huidige situatie te kiezen voor het aantal van drie leden door een combinatie van de volgende uitgangspunten:

• 1.

  niet te veel verantwoordelijkheid bij één persoon (dus een rekenkamer met meer dan één lid);

• 2.

  een oneven aantal leden, ter bevordering van soepele besluitvorming;

• 3.

  zo min mogelijk kosten aan overhead.

De Gemeentewet biedt de mogelijkheid een gemeenschappelijke rekenkamer in te stellen. Steeds meer gemeentelijke taken worden via publiekrechtelijke en privaatrechtelijke samenwerkingsverbanden uitgevoerd. De regering vindt het gewenst dat gemeenten meer gaan samenwerken in gemeenschappelijke rekenkamers. Gemeenten kunnen daarin hun rekenkamerbudgetten, personele ondersteuning, kennis en expertise bundelen.

Bij de instelling van de huidige rekenkamercommissie heeft de raad van Coevorden er (bewust) voor gekozen een lokale rekenkamercommissie in te stellen, waarin ruimte is voor lokaal maatwerk. De rekenkamercommissie stelt gezien de huidige ervaringen voor om dit zo te laten.

De rekenkamercommissie Coevorden werkt overigens wel samen met andere Drentse rekenkamers. Daarover vindt afstemming plaats via een periodiek overlegplatform van Drentse rekenkamers. Daarnaast werkt de rekenkamer op ad hoc-basis samen met andere rekenkamers. Voorbeelden daarvan zijn de rapporten Verbonden partijen 2017 (Coevorden en Hardenberg), Dutch Techzone 2021 (Coevorden, Emmen en Hoogeveen), Lobbykracht Drentse gemeenten 2022 (Emmen, Assen, Coevorden, Aa & Hunze, Borger-Odoorn, Midden-Drenthe en Noordenveld), en de Rekenkamerbrief afvalinzamelingsbeleid/Area Reiniging NV 2022 (Coevorden, Emmen, Hoogeveen).

Artikel 4 Begeleidingscommissie

In de oude situatie benoemde de raad twee raadsleden als “intern lid” van de rekenkamercommissie. Zij vervulden een liaisonfunctie met de raad. Uw raad heeft vooruitlopend op de inwerkingtreding van de Wet versterking decentrale rekenkamers al besloten voor de raadsperiode 2022-2026 geen nieuwe interne leden te benoemen. Nu in de nieuwe situatie geen interne leden meer zijn toegestaan is het gewenst een andere wijze de verbinding met de gemeenteraad te borgen. De MvT van het wetsvoorstel noemt de volgend mogelijkheden:

• -

  een klankbordgroep van raadsleden;

• -

  een griffier die fungeert als verbindende schakel tussen raad en rekenkamer;

• -

  regelmatige gesprekken tussen de rekenkamer en afzonderlijke fracties;

• -

  een raadscommissie of auditcommissie die de rekenkamer adviseert over de algemene onderzoeksprogrammering en de presentatie van de rekenkamerrapporten aan de raad.

De rekenkamercommissie adviseert de contacten met de raad te borgen door:

• 1.

  een begeleidingscommissie in te stellen die vanuit de raad fungeert als het aanspreekpunt voor de rekenkamer. Het presidium vervult de rol van begeleidingscommissie. Deze commissie overlegt periodiek met de rekenkamercommissie. Gespreksonderwerpen: Jaarplan/begroting, jaarverslag/financiële verantwoording, de verkenning van onderzoekonderwerpen, de focus en het beoogde resultaat van het rekenkameronderzoek. Het gaat hierbij niet over de inhoud van rekenkameronderzoeken.

• De rekenkamercommissie vindt het belangrijk dat er een goede afstemming is met de gemeenteraad. Met de begeleidingscommissie kan in voorkomende situaties ook inhoudelijke afstemming plaatsvinden over rekenkameronderzoeken. Gespreksonderwerpen: onderzoeksopzet rekenkameronderzoek, de benoeming en het ontslag van leden van de rekenkamer. Wat niet behoort tot de taken van de begeleidingscommissie: de keuze van onderzoeksbureau, de offerte, de begeleiding, het oordeel over conclusies en aanbevelingen.

• 2.

  de rekenkamer daarnaast jaarlijks gesprekken te laten voeren met de fracties uit de raad over mogelijke onderzoeksonderwerpen. Bij het jaarlijkse rondje langs de fracties kan de rekenkamer peilen welke mogelijke onderzoeksonderwerpen er zijn. Ook in de huidige situatie inventariseert de rekenkamercommissie bij de fracties of er mogelijke onderwerpen zijn die zich lenen voor rekenkameronderzoek. In de nieuwe situatie kan dit worden gecontinueerd. Een frequentie van één keer per jaar is toereikend het leveren van voor input aan het onderzoeksplan van de rekenkamercommissie.

De begeleidingscommissie is een raadscommissie op grond van artikel 84 Gemeentewet. Dit betekent onder meer dat in de verordening de openbaarheid van deze commissie geregeld moet worden.

Het proces van rekenkameronderzoek is niet openbaar. De openbaarheid van rekenkameronderzoek en -rapporten is geregeld in artikel 185 Gemeentewet: Op grond van lid 6 van dit artikel zijn de vastgestelde rapporten van de rekenkamer openbaar. Gelet op de aard van de onderwerpen (lopend rekenkameronderzoek en benoeming van leden van de rekenkamer) zijn bijeenkomsten van de begeleidingscommissie niet openbaar.

Artikel 5. Budget

De raad moet de rekenkamer de nodige middelen ter beschikking stellen voor een goede uitoefening van haar werkzaamheden (artikel 81j van de Gemeentewet). Dit omvat de totale kosten van de rekenkamer en alle overige kosten voor de uitvoering van de taken.

Bij de behandeling van wetsvoorstel in de Tweede Kamer is een motie aangenomen waarin de regering is gevraagd nader onderzoek te doen welk bedrag per inwoner per gemeente voor gemeenten toereikend zou moeten zijn om onafhankelijk rekenkameronderzoek te doen. De uitkomsten daarvan zijn nog niet bekend, die worden eind 2023 verwacht.

Het jaarbudget voor de rekenkamer(commissie) Coevorden wordt jaarlijks in de gemeentebegroting opgenomen. De rekenkamercommissie ziet in het huidige wetsvoorstel en de onderzoekspraktijk tot nu toe aanleiding voor een hoger onderzoeksbudget:

• -

  het takenpakket van de gemeente is in de achterliggende jaren uitgebreid (o.m. decentralisatie sociaal domein);

• -

  de onderzoeksbevoegdheden van de rekenkamer worden uitgebreid;

• -

  het wetsvoorstel voorziet in een professionalisering van de rekenkamerfunctie;

• -

  In de praktijk is de behoefte gebleken aan diepgaander onderzoek dan binnen het beschikbare budget mogelijk was (vb. onderzoek inzamelingsbeleid afvalstoffen; onderzoek minimabeleid).

De raad heeft bij de behandeling van de begroting 2023 op basis van deze argumenten besloten het budget van de rekenkamer (commissie) te verhogen van € 0,77 naar € 1,30 per inwoner (€ 46.105, - peil 2022). Dat in afwachting van het onderzoek van het Ministerie van BZK naar het bedrag per inwoner dat toereikend zou moeten zijn om onafhankelijk rekenkameronderzoek te doen.

Dat bedrag is exclusief de ambtelijke ondersteuning (14 uur/week, 0,22 fte). De rekenkamercommissie acht dit toereikend voor rekenkameronderzoek in Coevorden.

Artikel 6. Vergoeding

De leden van de rekenkamer ontvangen een bij verordening van de raad vastgestelde vergoeding voor hun werkzaamheden en een tegemoetkoming in de kosten (artikel 81k van de Gemeentewet).

Thans vergoeding per vergadering

In de verordening rekenkamercommissie Coevorden 2019 (art 2.8 lid 1) is vastgelegd dat de externe leden een vergoeding ontvangen voor het bijwonen van de vergaderingen van de rekenkamercommissie. De hoogte van de vergoeding is gekoppeld aan de vergoeding voor de voorzitter en de leden van de commissie voor de behandeling van bezwaarschriften. De voorzitter ontvangt per vergadering 280% van de vergoeding zoals bedoeld in artikel 3.4.1 van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers en de leden per vergadering 233% van de vergoeding zoals bedoeld in artikel 3.4.1 van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers,-. Dat is voor de voorzitter € 256 per vergadering en voor de leden € 213 per vergadering (peil 2023). Daarnaast ontvangen de voorzitter en de leden een kilometervergoeding (€ 0,21).

Voorstel een vaste vergoeding per maand

Hierbij ontvangen de leden en de voorzitter een vaste vergoeding voor het bijwonen van vergaderingen en overige activiteiten en een onkostenvergoeding (reiskosten).

De rekenkamercommissie adviseert over te gaan naar een nieuw systeem waarbij aan de voorzitter en de leden een vaste vergoeding per maand wordt verstrekt. Daaronder valt niet alleen het bijwonen van de reguliere vergaderingen, maar ook de tijdsbesteding voor overige overleggen. Het gaat daarbij om overleg met fracties uit de gemeenteraad, het bijwonen van overleggen waaronder bijeenkomsten van de NVRR, overleg van de Drentse rekenkamers, afstemmingsoverleg met het college, de organisatie, de begeleidingscommissie, de raad(scommissie) bij bespreking van een rekenkamerrapport en activiteiten in verband met rekenkameronderzoek waarbij externe bureaus worden ingezet.

Rekening houdend met de ureninzet voor de bijkomende activiteiten stelt de rekenkamercommissie voor de vergoeding per maand vast te stellen op € 356,- voor de voorzitter en € 274,- voor de leden. Voorgesteld wordt de vergoeding te koppelen aan de indexering van de vergoeding voor raadsleden zoals vastgelegd in artikel 3.1.1 van het rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers. Dat betekent dat de vergoeding kan worden vastgesteld voor de voorzitter op 32,5 % en voor de leden op 25 % van de vergoeding voor raadsleden. Wij hebben een benchmark gehouden bij 16 gemeenten in de inwonerklasse tussen 20.000 en 60.000 inwoners. Daaronder vier Drentse gemeenten met een vaste maandelijkse vergoeding voor de leden van rekenkamer(commissies). Daaruit komt een gemiddelde van € 370 voor de voorzitter resp. € 286 voor leden.

Daarnaast is in de Verordening op de rekenkamercommissie gemeente Coevorden 2019 een uurvergoeding voor onderzoekswerkzaamheden vastgelegd van € 60, -- voor de voorzitter en de leden. De commissie stelt voor de mogelijkheid van een vergoeding voor overige (onderzoeks)activiteiten ook in de nieuwe situatie te behouden en met een indexeringsbepaling op te nemen in de vast te stellen verordening.

Artikel 7 ondersteuning rekenkamer

In de nieuwe Wet is het toegestaan dat de rekenkamer wordt ondersteund door een medewerker van de griffie. In de huidige situatie is de ambtelijk secretaris ook werkzaam binnen de griffie. Deze situatie kan worden voorgezet. Deze ambtelijk secretaris/onderzoeker vormt daarmee ook een verbinding met de griffier en de activiteiten van de gemeenteraad. Hij zorgt voor inhoudelijke ondersteuning van de rekenkamer en verzorgt in overleg met de voorzitter de agendaplanning, de verslaglegging en de dossiervorming. De secretaris is voor zijn werkzaamheden uitsluitend verantwoording schuldig aan de rekenkamer.

In Coevorden is de secretaris van de rekenkamer(commissie) een combinatiefunctie met de plv. griffier/raadsadviseur. In overeenstemming met artikel 81j lid 3 kan een griffiemedewerker de rekenkamer ondersteunen. De werkgeverscommissie is dan bevoegd een arbeidsovereenkomst aan te gaan (artikel 107e Gemeentewet). Indien de ambtelijk secretaris niet binnen de griffie werkzaam is, dan besluit het college tot het aangaan van een arbeidsovereenkomst met zoveel ambtenaren als nodig is voor een goede uitoefening van haar werkzaamheden (Artikel 81j lid 2 Gemeentewet).

De ondersteuning voor de rekenkamer bedraagt 14 uur per week, 0,39 fte. Deze functionaris is thans ook plaatsvervangend griffier en raadsadviseur. Deze constructie kan ook in de nieuwe situatie wordt voortgezet.

Artikel 8 Monitoring aanbevelingen

Volgens artikel 185a van de Gemeentewet moet het college jaarlijks aan de raad een overzicht sturen van de aan het college gedane voorstellen van de rekenkamer, vergezeld van zijn standpunt daarover en van de wijze waarop aan de voorstellen gevolg is gegeven. Niet alle voorstellen, meestal aanbevelingen genoemd, zijn voor wat betreft de uitvoering de verantwoordelijkheid van het college. Er zijn ook aanbevelingen die de raad zelf moet uitvoeren. Om een zo compleet mogelijk beeld te krijgen van de status van alle aanbevelingen uit de rekenkamerrapporten, kan de raad ervoor kiezen om de griffie(r) jaarlijks ook een overzicht op te laten stellen met de status van de aanbevelingen die aan de raad zijn gericht, door de raad zijn overgenomen en door de raad zelf moeten worden uitgevoerd. Dit kan de raad helpen om een overzicht te behouden van de overgenomen aanbevelingen en de status hiervan.

Artikel 9 Slotbepalingen

Wetgeving technisch bezien is het niet mogelijk om in deze verordening een overgangsrecht op te nemen op grond waarvan de oude rekenkamercommissie nog werkzaamheden afrondt of op grond waarvan de nieuwe rekenkamer gehouden is een onderzoek af te ronden. Dat zou in strijd komen met de Wet. Onderzoeken die nog niet zijn afgerond, kunnen feitelijk worden doorgezet door de nieuwe rekenkamer. Als de raad een nieuwe rekenkamer instelt, kan de raad (bijvoorbeeld bij het vaststellen van de verordening), besluiten dat de onafhankelijke rekenkamer (als rechtsopvolger van de rekenkamerfunctie) de onderzoeken kan voortzetten. De rekenkamer kan vervolgens besluiten de onderzoeken voortzetten, of kan besluiten dat niet te doen.