Controleverordening financieel beheer en organisatie gemeente Woensdrecht 2023

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1.

  accountant: een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;

• 2.

  accountantscontrole: controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant;

• 3.

  deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording, die onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;

• 4.

  jaarrekening: jaarrekening van de gemeente Woensdrecht als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;

• 5.

  rechtmatigheidsverantwoording: rapportage van burgemeester en wethouders waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan, overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving;

• 6.

  financiële commissie: commissie bestaande uit vertegenwoordigers vanuit alle raadsfracties, zowel raadsleden als ook burgerraadsleden. De commissie adviseert de raad inzake financiële onderwerpen.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole vindt plaats door een accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode van vier jaar met de mogelijkheid tot verlenging met 2 x 1 jaar.

• 2.

  Burgemeester en wethouders en griffie bereiden in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3.

  De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval:

• a.

  de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door burgemeester en wethouders en afwijkende rapportagegrenzen;

• b.

  de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases, goedkeuringstoleranties en afwijkende rapportagetoleranties

• c.

  de inrichtingseisen voor het accountantsverslag;

• d.

  de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering.

• e.

  de gemeentelijke producten en/of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapportagetoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden.

• 4.

  In afwijking van het gestelde in lid 3 letter e kan de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de posten van de jaarrekening en de posten van de deelverantwoordingen vaststellen waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden en welke rapportagetoleranties hij daarbij moet hanteren. De financiële commissie adviseert de raad hierover.

• 5.

  In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.

Artikel 3 Overige controles en opdrachten

• 1.

  Burgemeester en wethouders kunnen de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in artikel 213a Gemeentewet, voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Burgemeester en wethouders informeren de raad over deze te verstrekken opdrachten aan de accountant.

• 2.

  Burgemeester en wethouders dragen de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

• 3.

  Burgemeester en wethouders dragen de zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, zijn burgemeester en wethouders bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant.

• 4.

  Als onderdeel van de controle op de jaarrekening voert de accountant jaarlijks een tussentijdse beoordeling uit op de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne beheersing om daarmee een oordeel te kunnen geven over de betrouwbaarheid van de interne informatievoorziening en de jaarrekening.

  Bevindingen en aanbevelingen worden beschreven in de management letter en gerapporteerd aan burgemeester en wethouders.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening:

• a.

  de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht alsmede de aard en omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij vertegenwoordigers van de ambtelijke organisatie.

• b.

  de accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan vertegenwoordigers van de ambtelijke organisatie van de gemeente uit.

• 2.

  Ter bevordering van een efficiëntie accountantscontrole vindt minimaal 1x per jaar een afstemmingsoverleg plaats tussen de accountant, portefeuillehouder financiën, hoofd financiën en concerncontroller. Indien gewenst en/of noodzakelijk zullen aan dit overleg ook de voorzitter van de financiële commissie, griffier en gemeentesecretaris deelnemen.

Artikel 5 Informatieverstrekking door burgemeester en wethouders

• 1.

  Burgemeester en wethouders zijn verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met rechtmatigheidsverantwoording conform de geldende in- en externe wet- en regelgeving en overleggen deze aan de accountant voor accountantscontrole.

• 2.

  Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden zoals (niet uitputtend) verordeningen, collegebesluiten, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigen burgemeester en wethouders schriftelijk aan de accountant dat alle haar bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  Burgemeester en wethouders leggen de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het accountantsverslag tijdig voor aan de raad, zodat deze uiterlijk 14 juli deze documenten kan vaststellen.

• 5.

  Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor de behandeling van de jaarrekening in de raad, beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het burgemeester en wethouders aan de raad en de accountant gemeld.

• 6.

  De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders zo veel mogelijk gebruik van het namens burgemeester en wethouders uitgevoerde onderzoek.

• 7.

  De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne controlefunctie van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering van de ambtelijke organisatie.

• 8.

  Na ontvangst van de managementletter van de accountant overleggen burgemeester en wethouders deze rapportage met een reactie uiterlijk in de eerstvolgende vergadering van de financiële commissie.

Artikel 6 Toegang tot informatie door accountant

• 1.

  Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden toegang heeft tot kantoren, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

• 2.

  Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van baten en lasten.

Artikel 7 Rapportering door accountant

• 1.

  Indien de accountant bij een accountantscontrole afwijkingen tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan burgemeester en wethouders.

• 2.

  In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles, verslag uit over zijn bevindingen, die niet van bestuurlijke belang zijn aan van burgemeester en wethouders, na voorafgaand overleg met de concerncontroller en de daarvoor relevante leden van het management team.

• 3.

  De controleverklaring en het accountantsverslag worden voor verzending aan de raad door de accountant aan burgemeester en wethouders voorgelegd met de mogelijkheid om op deze stukken te reageren.

• 4.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het accountantsverslag met de financiële commissie.

Artikel 8 Intrekking oude verordening

De Verordening voor de controle op het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Woensdrecht, vastgesteld door de raad op 28 november 2019, wordt ingetrokken op de datum van inwerkingtreding van deze (nieuwe) verordening.

Artikel 9 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op de datum van besluitvorming door de raad met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2023 en later.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Controleverordening financieel beheer en organisatie gemeente Woensdrecht 2023.