De raad van de gemeente Mook en Middelaar,
gelezen het voorstel van de plv-voorzitter en griffier d.d. 22 september 2023;
Gelet op de artikelen 61, 61a, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet, de artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995;
gelet op de circulaire Benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;
gezien het advies van de Algemene commissie van 27 september 2023.
Besluit:
vast te stellen de Verordening op de vertrouwenscommissie,
die de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, de klankbordgesprekken met de burgemeester houdt en de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt (hierna: de commissie).
Verordening vertrouwenscommissie:
Onderdeel A: Algemene bepalingen
Artikel A.1 Taak
De commissie heeft tot taak:
- a.
de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden, of
- b.
een klankbordgesprek te houden met de burgemeester.
Artikel A.2 Samenstelling commissie
- 1.
Er is een commissie voor:
- a.
de aanbeveling tot benoeming,
- b.
de aanbeveling tot herbenoeming, en
- c.
de klankbordgesprekken met de burgemeester in een raadsperiode.
- 2.
De commissie bestaat uit raadsleden. De raad benoemt de leden. Uitgangspunt is dat elke fractie met één lid vertegenwoordigd is in de commissie.
- 3.
Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de commissie zijn, kiest de commissie deze uit haar midden.
- 4.
De commissie kent geen plaatsvervangende leden.
Artikel A.3 Ambtelijke ondersteuning
- 1.
De raadsgriffier is secretaris van de commissie en geeft uit dien hoofde ambtelijke ondersteuning aan de commissie.
- 2.
De raad kan bepalen dat de gemeentesecretaris ter ambtelijke ondersteuning aan de commissie wordt toegevoegd.
Artikel A.4 Vergaderingen
- 1.
De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste 2 leden dit noodzakelijk achten. De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.
- 2.
De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op:
- a.
de leden van de commissie;
- b.
de sollicitanten naar het ambt van burgemeester, elk voor zover met de betreffende sollicitant een gesprek plaats heeft;
- c.
de burgemeester, voor zover een gesprek plaats heeft.
- 3.
De in het tweede lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste 5 dagen voorafgaand aan de vergadering. Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen kan hiervan afgeweken worden doch geschiedt de oproep ten minste 24 uur voor de vergadering.
Artikel A.5 Stemming
De commissie besluit over de vaststelling van een concept aanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het in artikel A.6 bedoelde verslag opgenomen.
Artikel A.6 Verslag
De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning. Het verslag van bevindingen dat de commissie uitbrengt aan de raad en de commissaris van de Koning bevat in ieder geval:
- a.
Een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;
- b.
Een concept aanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie.
Artikel A.7 Geheimhouding
- 1.
Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.
- 2.
De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.
- 3.
Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.
- 4.
Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.
- 5.
De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijd van de gesprekken.
- 6.
De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht.
Artikel A.8 Archivering
- 1.
De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming, de herbenoeming en de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als “geheim” , en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.
- 2.
De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.
Onderdeel B: Bepalingen inzake de benoeming
Artikel B.1 Adviseur
- 1.
De gemeenteraad kan één of meer wethouders als adviseur toevoegen aan de commissie.
- 2.
De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie. Artikel A.4, tweede lid, is van overeenkomstige toepassing.
Artikel B.2 Informatie over en gesprek met sollicitant
De secretaris nodigt namens de voorzitter sollicitanten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten.
Artikel B.3 Bijzondere bepalingen inzake verslaglegging
- 1.
De commissie brengt van haar bevindingen verslag uit aan de raad en aan de commissaris van de Koning.
- 2.
Het in artikel A.6 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van de conceptaanbeveling van twee personen.
Artikel B.4 Ontbinding
Lopende een procedure tot benoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgend op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature is voorzien.
Onderdeel H: Bepalingen inzake de herbenoeming
Artikel H.1 Adviseur
- 1.
De gemeenteraad kan één of meer wethouders als adviseur toevoegen aan de commissie.
- 2.
De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie. Artikel A.4, tweede lid, is van overeenkomstige toepassing.
Artikel H.2 Informatie over en gesprek met de burgemeester
- 1.
De commissie maakt vooraf aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel zal vormen over het functioneren van de burgemeester. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester.
- 2.
Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad, de commissaris van de Koning en de burgemeester te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat bij het verslag van bevindingen wordt gevoegd.
Artikel H.3 Bijzondere bepaling inzake verslaglegging
- 1.
Het in artikel A.6 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van een conceptaanbeveling inzake de herbenoeming.
- 2.
Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester afspraken zijn gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze expliciet in het verslag van bevindingen vermeld.
Artikel H.4 Ontbinding
Lopende een procedure tot herbenoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk besluit is herbenoemd.
Onderdeel K: bepalingen inzake de klankbordgesprekken
Artikel K.1 Aantal
- 1.
De commissie houdt jaarlijks met de burgemeester een klankbordgesprek over het functioneren. In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens een 100-dagengesprek plaats.
- 2.
Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek.
Artikel K.2 Voorbereiding en inhoud
- 1.
Het klankbordgesprek is wederkerig en heeft het karakter van gezamenlijke reflectie op het functioneren van het bestuur en de rol van de burgemeester daarin.
- 2.
De commissie maakt voorafgaand aan de klankbordgesprekken aan de burgemeester kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.
- 3.
De commissie beschouwt het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de hand van de profielschets en aan de wettelijke taken van de burgemeester. Tevens betrekt de commissie hierbij het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.
Artikel K.3 Bijzondere bepalingen inzake het verslag
- 1.
Alvorens het verslag vast te stellen, krijgt de burgemeester de gelegenheid te reageren op het concept.
- 2.
Het verslag wordt getekend door alle deelnemers van het gesprek.
- 3.
Raadsleden kunnen het verslag inzien. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt. Een afschrift van het verslag wordt gezonden aan de commissaris van de Koning.
Onderdeel S: Slotbepalingen
Artikel S.1 Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.
Artikel S.2 Ontbinding en wijziging van de samenstelling van de commissie
- 1.
De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden.
- 2.
De commissie wordt telkens ontbonden aan het einde van elke raadsperiode.
- 3.
De samenstelling van de commissie kan tussentijds worden aangepast.
Artikel S.3 Inwerkingtreding en citeertitel
- 1.
Deze verordening wordt aangehaald als “Verordening vertrouwenscommissie Mook en Middelaar 2023”.
- 2.
Deze verordening treedt in werking op de dag volgende op die van de bekendmaking van dit besluit.
- 3.
De Verordening Vertrouwenscommissie vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 14 september 2017 wordt ingetrokken met ingang van de in het tweede lid bepaalde datum.
- 4.
De leden en (plv) voorzitter van de commissie klankbordgesprekken, ingesteld bij raadsbesluit van 12 mei 2022, worden geacht te zijn ingesteld op basis van art A2 van deze verordening.