| Overheidsorganisatie | Gemeente Leeuwarden |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiele organisatie van de gemeente Leeuwarden |
| Citeertitel | Controleverordening Leeuwarden 2011 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen.
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2011 | 17-12-2014 | nieuwe regeling | 26-04-2011 Huis aan Huis; 4 mei 2011 | 7590 | |
| 01-01-2007 | 01-01-2011 | nieuwe regeling | 29-01-2007 Huis aan Huis; 4 april 2007 | 1526 |
De gemeenteraad van de gemeente Leeuwarden besluit;
Gelet op artikel 213 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten;
vast te stellen:
De verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Leeuwarden.
In deze verordening wordt verstaan onder:
a. accountant
Een door de gemeenteraad benoemde registeraccountant belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.
b. accountantscontrole
| 1. | De controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door een door de gemeenteraad benoemde accountant van: |
| a. | het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; |
| b. | het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen; |
| c. | het in overstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels als bedoeld in artikel 186 van de Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten); |
| d. | de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; |
| waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen. | |
| 2. | De controle van specifieke uitkeringen die worden verantwoord conform de methode Single audit/single information (Sisa). |
| 3. | De controle van deelverantwoordingen opgesteld door het college ten behoeve van derden voor zover een accountantsverklaring wordt verlangd. |
c. rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole
Het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten (BAPG).
d. Single audit/single information (Sisa)
Verantwoording van de besteding van specifieke uitkeringen richting Rijk en/of andere medeoverheden als onderdeel van de jaarrekening van de gemeente.
e. deelverantwoordingen
Een in opdracht van de gemeenteraad opgestelde verantwoording door het college ten behoeve van derden van vigerende regelgeving.
f. goedkeuringstolerantie
De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelvorming door de gebruikers wordt beïnvloed.
g. rapporteringstolerantie
De rapporteringstolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het rapport van bevindingen.
h. begeleidingscommissie Een vertegenwoordiging van de gemeenteraad ondersteund door de griffier, de concerncontroller en de sectormanager Financiële Dienstverlening, die namens de gemeenteraad de contacten onderhoudt met de accountant.
| 1. | De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de gemeenteraad te benoemen accountant op voordracht van de begeleidingscommissie. De benoeming geschiedt voor een periode van 3 jaar met de mogelijkheid van verlenging met één jaar. |
| 2. | De begeleidingscommissie bereidt in samenwerking met het college de Europese aanbesteding van de accountantscontrole voor. |
| 3. | De begeleidingscommissie stelt voor de Europese aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen, de selectie-eisen, de gunningscriteria en per gunningscriterium de bijbehorende wegingsfactor vast. In het programma van eisen voor de accountantscontrole worden minimaal opgenomen: |
| a. | de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporterings-toleranties) bij de controle van de jaarrekening; |
| b. | De te controleren regelingen in het kader van Sisa en de overige apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporterings-toleranties); |
| c. | de inrichtingseisen voor het rapport van bevindingen; |
| d. | de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles; |
| e. | de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering. |
| 1. | Door de accountant wordt jaarlijks een dienstverleningsplan opgesteld dat wordt ondertekend door de gemeenteraad als opdrachtverstrekker en de accountant als opdrachtnemer. |
| 2. | In het dienstverleningplan worden de afspraken vastgelegd, die zijn gemaakt tussen accountant en begeleidingscommissie ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole. In het dienstverleningsplan komen in ieder geval de volgende onderwerpen aan de orde: |
| a. | de reikwijdte van de accountantscontrole; |
| b. | specifieke aandachtspunten waar de Begeleidingscommissie aandacht voor vraagt bij de accountantscontrole; |
| c. | een nadere definiëring van de controle- en rapporteringstoleranties, zoals genoemd in het BAPG, zowel voor de controle van de jaarrekening als voor de verantwoording van specifieke uitkeringen in het kader van Sisa; |
| d. | eventuele afspraken over een deskundigenbijeenkomst over een actueel onderwerp; |
| e. | een overzicht van de overlegmomenten, besprekingen en rapportages. |
| 3. | In het dienstverleningsplan wordt nader ingegaan op het normenkader dat in het kader van de rechtmatigheidcontrole jaarlijks aan de gemeenteraad ter kennisgeving dient te worden aangeboden. |
| 4. | Het dienstverleningsplan wordt in aanwezigheid van de accountant na afloop van de accountantscontrole geëvalueerd door de begeleidingscommissie |
| 1. | De controle van de jaarrekening door de accountant is gericht op het afgeven van een oordeel over de betrouwbaarheid en rechtmatigheid van de jaarrekening. |
| 2. | Bij de controle zullen het BAPG, de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (afkomstig van het NIVRA) en de jaarlijkse kadernota rechtmatigheid van het Platform Rechtmatigheid provincies en gemeenten (PRPG) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden. |
| 3. | De accountant richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en financiële beheershandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie. |
| 4. | De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statistische deelwaarnemingen en extrapolaties. |
| 1. | Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening en voor de verantwoording van de deelverklaringen conform de geldende interne- en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle. |
| 2. | Het college draagt er zorg voor dat alle voor de controle noodzakelijke documenten en bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn. |
| 3. | Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt. |
| 4. | Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het rapport van bevindingen uiterlijk voor 15 april aan de gemeenteraad. |
| 5. | Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor de behandeling van de jaarrekening in de gemeenteraad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt direct door het college aan de gemeenteraad en de accountant gemeld. |
| 1. | De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. |
| 2. | De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. |
| 3. | Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt er periodiek afstemming plaats tussen de accountant en begeleidingscommissie, de portefeuillehouder financiën, de griffier, de concerncontroller en de sectormanager Financiële Dienstverlening. |
| 4. | Voorafgaand aan deze controle vindt lopende het betreffende jaar een interimcontrole plaats kort na het zomerreces. |
| 5. | Over de uitkomsten van deze interimcontrole wordt een verslag uitgebracht aan het college met een zogenaamde ‘managementletter’. Bestuurlijk relevante zaken worden ook aan de gemeenteraad gerapporteerd. Het college stelt de raad schriftelijk op de hoogte van zijn reactie op de aanbevelingen van de managementletter. |
| 1. | De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren en informatiedragers van de gemeente. |
| 2. | Het college draagt er zorg voor dat alle voor de accountantscontrole benodigde informatie en overige documentatie zoveel mogelijk van tevoren wordt verzameld en vastgelegd. |
| 3. | De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke verklaringen te verlangen, die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen. |
| 4. | Het college draagt er zorg voor, dat de ambtenaren van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie. |
| 1. | Het college kan de door de gemeenteraad benoemde accountant na raadpleging van de begeleidingscommissie opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. |
| 2. | Onderdeel van de accountantscontrole vormt het geven van ondersteuning bij controlewerkzaamheden en reviews door derden op deelverantwoordingen (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, verschillende ministeries, CBS, Europese instanties e.d.). |
| 1. | De accountant gaat uit van de in het BAPG bepaalde minimale goedkeuringstoleranties en richt de controle daarop in. In het dienstverleningsplan wordt niet van deze minimale goedkeuringstoleranties afgeweken. |
| 2. | Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren (professional judgement). De weging van fouten en onzekerheden vindt ook plaats op basis van professional judgement. |
| 3. | De in het BAPG gehanteerde rapporteringstolerantie wordt nader gedefinieerd in het dienstverleningsplan en bedraagt in ieder geval 1/20e deel van de goedkeuringsstolerantie. |
| 4. | De rapporteringstoleranties kunnen zich verder toespitsen op die elementen die de gemeenteraad specifiek nader terug wil zien, zonder dat dit de controletoleranties zelf beïnvloedt. |
| 1. | Indien de accountant bij de controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze direct schriftelijk aan de gemeenteraad en zendt een afschrift hiervan aan het college. |
| 2. | De accountantsverklaring en het rapport van bevindingen worden verzonden naar de gemeenteraad met een afschrift aan het college. De raad biedt het college de mogelijkheid voor de bespreking in de raad op deze stukken te reageren. Zodra de reactie van het college is ontvangen, wordt deze geagendeerd voor de Begeleidingscommissie en de gemeenteraad. |
| In zijn rapport van bevindingen gaat de accountant tenminste in op de volgende onderwerpen: | |
| 1. Een uiteenzetting hoe de accountant zijn controle inhoudelijk heeft ingericht en technisch uitgevoerd. | |
| 2. Een bestuurlijke samenvatting voor de gemeenteraad met daarin de conclusies en aanbevelingen op hoofdlijnen, waarbij in ieder geval de volgende onderwerpen aan de orde komen: |
| a. | Kwantitatieve aspecten: | ||
| - | fouten en onzekerheden in de jaarrekening die de rapporteringstoleranties vastgelegd in het dienstverleningsplan overschrijden worden in een apart overzicht weergegeven; | ||
| - | gesignaleerde onrechtmatigheden, gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). | ||
| b. | kwalitatieve aspecten: | ||
| - | aantekeningen van de accountant bij de gepresenteerde jaarrekening; | ||
| - | de kwaliteit van de administratieve organisatie/interne controle en het planning & controlinstrumentarium; | ||
| - | het zelfcontrolerend vermogen van de organisatie; | ||
| - | bevindingen over de vraag of de administratie en de opzet en uitvoering van het financieel beheer een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen; | ||
| - | bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatievoorziening. |
| 3. | Een overzicht van door het college in overleg met de accountant doorgevoerde correcties in de concept-jaarrekening naar aanleiding van door de accountant geconstateerde fouten en onzekerheden. |
| 4. | Een uiteenzetting in hoeverre de bevindingen uit voorgaande jaren hebben geleid tot verbeteringen. |
| 5. | Een verslag waarin stelselmatig de oorzaken van gesignaleerde fouten worden aangegeven, waarbij de accountant tevens suggesties doet voor verbetering. |
Deze verordening treedt in werking met terugwerkende kracht per 1 januari 2011, met dien verstande dat deze van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening 2011 en verder.
Met ingang van deze datum vervalt de ‘Controleverordening gemeente Leeuwarden 2007’, vastgesteld bij raadsbesluit van 29 juli 2007, met dien verstande dat deze van toepassing blijft op de accountantscontrole jaarrekening 2010 en eerder.
Deze verordening kan worden aangehaald als ”Controleverordening Leeuwarden 2011”.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering
van 26 april 2011, nr. 7590.