| Overheidsorganisatie | Gemeente Leeuwarden |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiele organisatie van de gemeente Leeuwarden |
| Citeertitel | Controleverordening Leeuwarden 2007 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | algemeen |
| Eigen onderwerp |
Geen.
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2007 | 01-01-2011 | nieuwe regeling | 29-01-2007 Huis aan Huis; 4 april 2007 | 1526 |
De gemeenteraad van de gemeente Leeuwarden besluit;
Gelet op artikel 213 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten;
vast te stellen:
De verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Leeuwarden.
In deze verordening wordt verstaan onder:
accountant
Een door de gemeenteraad benoemde registeraccountant belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.
accountantscontrole
De controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de gemeenteraad benoemde accountant van:
het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;
het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;
het in overstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels als bedoeld in artikel 186 van de Gemeentewet;
de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;
waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.
De controle van de deelverantwoordingen opgesteld door het college ten behoeve van derden voor zover daarbij een accountantsverklaring wordt verlangd.
rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole
Het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten.
deelverantwoordingen
Een in opdracht van de gemeenteraad opgestelde verantwoording door het college ten behoeve van derden van vigerende regelgeving.
goedkeuringstolerantie
De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelvorming door de gebruikers wordt beïnvloed.
rapporteringstolerantie
De rapporteringstolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het rapport van bevindingen.
begeleidingscommissie
Een vertegenwoordiging van de gemeenteraad ondersteund door de griffier en de concerncontroller die namens de gemeenteraad de contacten onderhoudt met de accountant.
1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de gemeenteraad te benoemen accountant. De benoeming geschiedt voor een periode van 3 jaar met de mogelijkheid van verlenging met één jaar.
2. De begeleidingscommissie bereidt in overleg met de gemeenteraad de Europese aanbesteding van de accountantscontrole voor en maakt een raadsvoorstel voor de raad.
3. De gemeenteraad stelt voor de Europese aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen, de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactor vast.
In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:
de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening;
de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties);
de inrichtingseisen voor het rapport van bevindingen;
de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;
de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering.
1. De gemeenteraad stelt jaarlijks een controleprotocol vast.
2. In het controleprotocol wordt in ieder geval aandacht besteed aan:
de toe te passen goedkeurings- en rapporteringstoleranties;
de strekking en reikwijdte van de controle in het kader van de rechtmatigheid;
gemeentelijke functies of gemeentelijke organisatieonderdelen waarover de gemeenteraad specifiek aandacht van de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie wenst te besteden;
deelverantwoordingen.
3. Jaarlijks vindt voorafgaand aan de controle van de jaarrekening van de gemeente Leeuwarden en eventuele deelverantwoordingen van een deel van de organisatie door de benoemde accountant overleg plaats met de begeleidingscommissie over de inhoud van het controleprotocol.
1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening en voor de verantwoording van de deelverklaringen conform de geldende interne- en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.
2. Verantwoordingen en alle voor de controle noodzakelijke documenten en bescheiden worden door of namens het college ter controle aangeboden aan de accountant.
3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.
4. Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het rapport van bevindingen uiterlijk voor 15 april aan de gemeenteraad.
5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor de behandeling van de jaarrekening in de gemeenteraad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt direct door het college aan de gemeenteraad en de accountant gemeld.
1. De benoemde accountant is belast met de accountantscontrole.
2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.
3. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles.
4. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt er periodiek afstemming plaats tussen de accountant en de begeleidingscommissie, de portefeuillehouder financiën, de griffier, de concerncontroller en de sectormanager Financiële Dienstverlening.
In het controleprotocol worden de overlegmomenten met de begeleidingscommissie vastgelegd.
5. De controle van de jaarrekening als bedoeld onder lid 1a van dit artikel dient uiterlijk 15 maart na afloop van het jaar te zijn afgerond. Voorafgaand aan deze controle vindt lopende het betreffende jaar een interimcontrole plaats kort na het zomerreces.
1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren en informatiedragers van de gemeente.
2. Het college draagt er zorg voor dat alle voor de accountantscontrole benodigde informatie en overige documentatie zoveel mogelijk van tevoren wordt verzameld en vastgelegd.
3. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke verklaringen te verlangen, die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.
4. Het college draagt er zorg voor, dat de ambtenaren van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.
1. Het college kan de door de gemeenteraad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de begeleidingscommissie vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.
2. Onderdeel van de accountantscontrole vormt het geven van ondersteuning bij controlewerkzaamheden en reviews door derden op deelverantwoordingen ( Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, verschillende ministeries, CBS, Europese instanties e.d.)
1. Indien de accountant bij de controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze direct schriftelijk aan de gemeenteraad en zendt een afschrift hiervan aan het college.
2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven rapport van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel-)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet-bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de dienst waar de ambtenaar werkzaam is, de concerncontroller en de sectormanager Financiële Dienstverlening dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.
3. De accountantsverklaring en het rapport van bevindingen worden verzonden naar de gemeenteraad met een afschrift aan het college. De raad biedt het college de mogelijkheid voor de bespreking in de raad op deze stukken te reageren.
4. De benoemde accountant verschijnt tenminste éénmaal per jaar in de vergadering van (een vertegenwoordiging van) de gemeenteraad teneinde zijn bevindingen uit de controle toe te lichten.
5. De frequentie van aanvullende rapportering wordt bepaald in overleg tussen de begeleidingscommissie en de accountant.
In zijn rapport van bevindingen gaat de accountant tenminste in op de volgende onderwerpen:
Een uiteenzetting hoe de accountant zijn controle inhoudelijk heeft ingericht en technisch uitgevoerd.
Een bestuurlijke samenvatting voor de gemeenteraad met daarin de conclusies en aanbevelingen op hoofdlijnen, waarbij in ieder geval de volgende onderwerpen aan de orde komen;
kwantitatieve aspecten:
fouten en onzekerheden in de jaarrekening die de goedkeurings- en rapporteringstoleranties vastgelegd in het controleprotocol overschrijden;
kwalitatieve aspecten:
aantekeningen van de accountant bij de gepresenteerde jaarrekening;
de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne controle en het planning & controlinstrumentarium;
het zelfcontrolerend vermogen van de organisatie;
bevindingen over de vraag of de administratie en het beheer voldoen aan de eisen van rechtmatigheid.
Een uiteenzetting in hoeverre de bevindingen uit voorgaande jaren hebben geleid tot verbeteringen;
Een verslag waarin stelselmatig de oorzaken van gesignaleerde fouten worden aangegeven, waarbij de accountant tevens suggesties doet voor verbetering.
Deze verordening treedt in werking met terugwerkende kracht per 1 januari 2007, met dien verstande dat deze van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening 2007 en verder.
Met ingang van deze datum vervalt de ‘Controleverordening gemeente Leeuwarden 2003’, vastgesteld bij raadsbesluit van 10 maart 2003, met dien verstande dat deze van toepassing blijft op de accountantscontrole jaarrekening 2006 en eerder.
Deze verordening kan worden aangehaald als ”Controleverordening Leeuwarden 2007”.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 29 januari 2007, nr. 1526
Registeraccountant
Gezien de grootte van de gemeente Leeuwarden en de voor deze organisatie benodigde specifieke kennis en ervaring wordt voor de controle van de jaarrekening specifiek een registeraccountant benoemd, welke is aangesloten bij het NIVRA.
Rechtmatigheidaspecten in de accountantscontrole
De definitie is aangepast in overeenstemming met het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten. Op grond van dit besluit maakt het oordeel over de rechtmatigheid sinds 2004 verplicht onderdeel uit van de accountantsverklaring. De rechtmatigheidaspecten krijgen in de accountantscontrole gestalte door beoordeling van de maatregelen die het college en het management hebben getroffen ter verzorging van een rechtmatig beheer. Door de accountantscontrole wordt vastgesteld of in de organisatie voldoende maatregelen zijn getroffen om een rechtmatig beheer te waarborgen (en of deze maatregelen ook werken).
Voor dit beheer is een aantal instrumenten nodig:
een duidelijk normenkader (richtlijnen, verordeningen, gedragscodes, mandaat e.d.);
(de inrichting van) de organisatie en primaire processen en de interne controle daarop;
procedures om te (be)sturen en toezicht te houden;
adequate juridische control procedures;
registratie van activiteiten;
informatie omtrent de realisatie in vergelijking tot normen.
De administratieve organisatie dient de rechtmatigheid te bevorderen en de informatievoorziening dient het beoordelen van het feitelijk rechtmatig handelen mogelijk te maken.
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole
Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het college verantwoording afleggen aan de gemeenteraad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197, lid 1 Gemeentewet). Voor het overleggen van deze stukken aan de gemeenteraad moet de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd (artikel 197, lid 2 Gemeentewet). De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van de gemeenteraad. Het is dan ook de gemeenteraad, die de accountant aanwijst (artikel 213, lid 2 Gemeentewet). De gemeenteraad is echter niet het bestuursorgaan, dat de overeenkomst met de accountant ondertekent. Het is de burgemeester, die de overeenkomst voor de accountantscontrole met de accountant moet sluiten. De burgemeester vertegenwoordigt de gemeente in en buiten rechte, luidt het eerste lid van artikel 171 Gemeentewet.
Het eerste lid van dit artikel legt de periode van de verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening vast. Volgens de Europese regels voor aanbesteding geldt voor accountantsdiensten een contractperiode van maximaal 4 jaar. Een korte contractperiode is eigenlijk ook niet wenselijk aangezien een nieuwe accountant een bepaalde periode nodig heeft om zich de organisatie van de gemeente Leeuwarden eigen te maken. Daarom is in deze verordening gekozen voor een contractperiode van 3 jaar met de mogelijkheid deze met één jaar te verlengen.
Het tweede lid regelt dat de begeleidingscommissie verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening. Bij de gemeente Leeuwarden is het bedrag dat gemoeid is met de accountantscontrole van de jaarrekening dusdanig dat de keuze van de accountant Europees moet worden aanbesteed.
Het derde lid van dit artikel gaat nader in op de Europese aanbesteding.
Bij Europese aanbesteding zijn het de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren,
die uiteindelijk de selectie van de accountant voor de controle van jaarrekening bepalen. De gemeenteraad is het bestuursorgaan, dat de accountant aanwijst op basis de selectiecriteria en bijbehorende wegingsfactoren.
Het Besluit accountantscontrole gemeenten bevat onder andere regels voor de omvangsbases en goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de rapporteringstoleranties voor het rapport van bevindingen. In het derde lid van artikel 2 wordt invulling gegeven aan het gebruik van de mogelijkheden van de gemeenteraad met betrekking tot de nadere bepaling van de goedkeurings-en rapporteringstoleranties. Ze moeten al bij de aanbesteding van de accountantscontrole worden bepaald en zodoende worden opgenomen in het programma van eisen. Een aanscherping van de eisen door de gemeenteraad is mogelijk, maar zal in veel gevallen leiden tot een hogere prijsstelling door de accountant(s).
Daarnaast zijn onder dit lid aanvullende zaken opgenomen over eisen die de gemeenteraad kan stellen aan de werkzaamheden van de accountant, zoals aanvullende inrichtingseisen voor het rapport van bevindingen en aanvullende extra rapportages en controles.
Artikel 3. Controleprotocol
Het eerste lid gaat in op de status van het controleprotocol.
Het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten schrijft niet voor dat het controleprotocol door de gemeenteraad moet worden vastgesteld. Gemeenten zijn uiteraard vrij om dit wel te doen en kunnen dit in de controleverordening regelen. Door een dergelijke bepaling in de controleverordening op te nemen moet dus wel jaarlijks een controleprotocol door de gemeenteraad worden vastgesteld. Deze heeft in dat geval dan ook een formele status. Het voordeel hiervan is dat voor iedereen duidelijk is wat dat betreffende jaar de opdracht aan de accountant is.
In het tweede lid wordt aangegeven wat in ieder geval in het controleprotocol moet worden opgenomen. Naast de eigen professionele inbreng van de accountant is ook de gemeenteraad bevoegd om aanvullende eisen te stellen aan de intensiteit van de accountantscontrole door aanpassing van de goedkeurings- en rapporteringstoleranties (in het programma van eisen worden deze overigens ook reeds aangegeven en een aanscherping van deze toleranties zal veelal tot extra kosten leiden). Daarnaast kan de gemeenteraad aangeven aan welke onderwerpen of organisatieonderdelen bij de accountantscontrole specifiek aandacht moet worden besteed. Ook wat betreft de controle van de rechtmatigheid bepaalt de gemeenteraad wat de strekking en reikwijdte hiervan dient te zijn.
In het derde lid wordt bepaald dat jaarlijks voorafgaand aan de controle van de jaarrekening er overleg plaatsvindt tussen de begeleidingscommissie, de griffier en concerncontroller met de externe accountant. De afspraken hier gemaakt worden vastgelegd in een controleprotocol. Dit controleprotocol wordt vastgesteld door de gemeenteraad en dient om aan de accountant nadere aanwijzingen te geven over de reikwijdte van de controle van de jaarrekening.
Artikel 4. Informatieverstrekking door college
Artikel 4 van de verordening regelt de verplichtingen van het college voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening en het jaarverslag. Ook draagt het college de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Naast de controle van de jaarrekening eisen ministeries voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken door gemeenten (specifieke uitkeringen) vaak een aparte accountantsverklaring. In het kader van Single information Single audit (SISA) zal het aantal vereiste deelverklaringen overigens aanzienlijk verminderen, omdat de betreffende informatie in de jaarrekening van de gemeente zal worden opgenomen en dus onderdeel zal gaan uitmaken van de reguliere accountantscontrole.
Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden. Het tweede lid draagt aan het college op deze achterliggende documenten en bescheiden goed toegankelijk aan de accountant beschikbaar te stellen.
Het derde lid verplicht het college een verklaring af te geven aan de accountant, waarin het college verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. De verklaring wordt ook wel een LOR (Letter Of Representation) genoemd. Het verstrekken van een dergelijke schriftelijke bevestiging is een algemeen gebruik en is daarom in deze verordening als bepaling opgenomen.
In het vierde lid wordt een uiterlijke datum aan het college gesteld voor de overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan de gemeenteraad. De jaarrekening moet namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200 Gemeentewet). Voor deze datum, 1 juli, moet de jaarrekening door de gemeenteraad zijn behandeld en moet een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 198 Gemeentewet) zijn doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld. De accountant verzendt de accountantsverklaring en het rapport bevindingen rechtstreeks aan de gemeenteraad. Het tweede lid van artikel 197 Gemeentewet bepaalt echter, dat het college bij de overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan de gemeenteraad daarbij moet toevoegen de accountantsverklaring en het rapport van bevindingen. De wet schrijft hier een facilitaire dienst aan het college voor.
Het vijfde lid van het artikel bepaalt, dat het college alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door de gemeenteraad aan het college bekend is geworden, direct meldt aan de gemeenteraad en de accountant. Het sluit verrassingen tijdens de raadsbehandeling uit.
Artikel 5. Werkzaamheden accountant
Het eerste lid van dit artikel gaat nader in op de werkzaamheden van de accountant.
In lid 2 en 3 wordt de bevoegdheidsverdeling geregeld tussen de accountant en het college ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Het college is hierin volgend.
Lid 4 van dit artikel geeft aan dat er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg moet worden gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente. In de eerste plaats vindt er voorafgaand aan de accountantscontrole overleg plaats tussen de accountant en de begeleidingscommissie, waarbij ook griffier en concerncontroller aanwezig zijn. Doel van dit overleg is om afspraken te maken over de inhoud van de accountantscontrole. In dit overleg is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole. Vindt het overleg met de begeleidingscommissie vooral plaats voorafgaand aan de accountantscontrole, ook tijdens en zeker na afloop van de controle zal er af en toe overleg zijn tussen accountant en verschillende actoren binnen de gemeente ( bijvoorbeeld voorafgaand aan de interim-controle gedurende het jaar of bij bespreking van de rapportage van bevindingen).
Het vijfde lid van dit artikel bepaalt dat de controle van de jaarrekening uiterlijk 15 maart na afloop van dat jaar dient te zijn afgerond. Deze datum maakt het mogelijk om de uitkomsten van de jaarrekening inclusief de bevindingen van de accountant naar aanleiding van zijn controle te betrekken bij de financiële positie die in de maand april in de gemeenteraad aan de orde komt.
Artikel 6. Toegang tot informatie
In het vorige artikel wordt aangegeven dat de accountant leidend is voor wat betreft de inrichting van de accountantscontrole. Om een goede controle uit te voeren moet hij echter ook onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 6 van de verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de accountant. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met de gemeenteraad, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding en het controleprotocol.
Dit artikel legt aan het college de plicht op om er voor te zorgen, dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle burelen van de gemeente en dat de ambtenaren van de gemeente volledig meewerken aan de accountantscontrole.
Om de accountantscontrole sneller uit te kunnen voeren wordt in lid 2 van dit artikel bepaald dat zoveel mogelijk onderliggende informatie ten behoeve van de controle van de jaarrekening van tevoren wordt verzameld en vastgelegd. Dit bevordert een snelle en efficiënte accountantscontrole. Het gaat in dat geval om het verzamelen van belangrijke bewijsstukken, beleidsnota’s, contracten, maar bijv. ook het vastleggen van door de organisatie zelf gedane en vastgelegde (verband)controles, berekeningen etc. Het verzamelen van deze voor de accountantscontrole benodigde essentiële informatie vindt plaats aan de hand van lijsten van op te leveren stukken per dienst.
Artikel 7. Overige controles en opdrachten
Het college kan besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan de door de gemeenteraad benoemde accountant. Het betreft dan advieswerkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie van de accountant en die de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar brengen.
Het eerste lid van artikel 7 van de verordening regelt hoe het college moet omgaan met de uitbesteding van "advieswerkzaamheden" zoals de verbetering van de administratieve organisatie, aan de door de gemeenteraad benoemde accountant. Door deze werkzaamheden te gunnen aan de door de gemeenteraad benoemde accountant kan de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten aanzien van zijn controlewerkzaamheden voor de gemeenteraad in het geding komen. Op de loer liggende belangenverstrengeling tussen college en accountant kan mogelijk een weerslag hebben op de kwaliteit van de controle van de jaarrekening. Hetzelfde geldt voor die gevallen waarbij de accountant bij de accountantscontrole zijn eigen werk moet controleren. Het lid bepaalt, dat het college voor advieswerkzaamheden, zoals bijvoorbeeld op het gebied van de bestuurlijke informatieverzorging of de rechtmatigheid, de door de gemeenteraad benoemde accountant kan inschakelen. Indien het college dit voornemen heeft, dient hij de begeleidingscommissie hier vooraf over te informeren. Dit biedt de begeleidingscommissie de mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden haar oordeel te vormen en haar bedenkingen aan het college kenbaar te maken.
In het tweede lid wordt aangegeven dat het college zorg draagt voor verantwoordingen aan derden. Voor de controlewerkzaamheden van deze verantwoordingen zal de door de gemeenteraad benoemde accountant worden ingeschakeld. De benoemde accountant is naast de controle van de jaarrekening tevens belast met de accountantscontrole van deelverantwoordingen opgesteld door het college ten behoeve van derden voor zover daarbij een accountantsverklaring wordt verlangd.
Deze derden - Europese Unie, Rijk, provincie, subsidieverstrekkers – stellen veelal afzonderlijke eisen in wet- en regelgeving ten aanzien van de wijze van opstellen van de verantwoording en de toe te passen goedkeuringstoleranties. De benoemde accountant is gehouden deze toleranties bij de inrichting van zijn werkzaamheden te hanteren.
Artikel 8. Rapportering
Het derde en vierde lid van artikel 213 Gemeentewet regelt de rapportering en de inhoud daarvan van de accountant aan de gemeenteraad en het college. Aanvullend daarop kan de gemeenteraad in zijn programma van eisen bij de aanbesteding aanvullende inhoudelijke eisen stellen, maar ook aanvullende rapportages van de accountant verlangen (artikel 2, lid 3, letters c en e van deze verordening). Artikel 8 regelt aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde controles. Zaken die dan natuurlijk wel in het programma van eisen bij de aanbesteding moeten worden geregeld.
Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen door de gemeenteraad in het programma van eisen bij de aanbesteding opgenomen tussentijdse controles (interim-controles) zijn. Het eerste lid van artikel 8 regelt, dat het college in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan de gemeenteraad. Dit, opdat het college (in overleg met de gemeenteraad en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen.
Het tweede lid van artikel 8 regelt, dat het management een rapportage krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, welke eenvoudig in onderling overleg met het management van de gemeente kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van deze rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.
Het derde lid van dit artikel gaat in op de rapportage aan de gemeenteraad . De accountantsverklaring en het rapport van bevindingen worden rechtstreeks verzonden naar de gemeenteraad. De raad geeft het college de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het rapport van bevindingen.
In het vierde lid van dit artikel is opgenomen, dat de accountant zijn rapport van bevindingen aan een (vertegenwoordiging) van de gemeenteraad mondeling toelicht.
Tot slot wordt in lid 5 nader ingegaan op de mogelijkheid van aanvullende rapportages.
Artikel 9. Rapport van bevindingen
Artikel 213 van de Gemeentewet bepaalt dat de accountant een rapport van bevindingen moet uitbrengen naar aanleiding van de controle van de jaarrekening. Ook wordt aangegeven wat minimaal in dit rapport van bevindingen moet worden opgenomen.
Dit artikel 9 van de verordening geeft een opsomming van onderwerpen die in het rapport van bevindingen moeten worden opgenomen naast hetgeen reeds wettelijk is bepaald. In het programma van eisen, dat wordt gebruikt bij de aanbesteding van de accountant (zie artikel 3 lid 2c van deze verordening) worden deze onderwerpen ook genoemd. De in dit artikel genoemde onderwerpen sluiten aan bij de onderwerpen genoemd in het programma van eisen in het bestek Europese aanbesteding accountant dat door gemeenteraad is vastgesteld ten behoeve van de accountantskeuze.
Wat er verder nog in het rapport van bevindingen aan de orde dient te komen hangt daarnaast mede af van de afspraken die worden gemaakt tussen accountant en begeleidingscommissie en wat daarover is vastgelegd in het controleprotocol.