Organisatie | Asten |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad en de commissies 2023 |
Citeertitel | Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad en de commissies 2023 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.
Deze regeling vervangt het “Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad” vastgesteld bij raadsbesluit van 19 september 2006, laatstelijk gewijzigd 11 maart 2014, de “Verordening op de raadscommissies 2006”, vastgesteld bij raadsbesluit van 19 september 20006, laatstelijk gewijzigd 5 maart 2013 en het “Reglement van Orde voor Raadsconferenties 2006” vastgesteld bij raadsbesluit van 19 september 2006.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
10-10-2023 | nieuwe regeling | 26-09-2023 | 3.1.18 |
De raad van de gemeente Asten;
gelezen het voorstel van het presidium van 28 augustus 2023;
gezien de wensen en bedenkingen van het college van burgemeester en wethouders van 29 augustus 2023;
gehoord het advies van de raadscommissie Burgers/Algemene Zaken en Control van 14 september 2023;
gelet op artikelen 16, 82, 83 en 84 van de Gemeentewet;
vast te stellen het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad en de commissies 2023 en de bijbehorende Toelichting.
Hoofdstuk 2 Instelling, taken en samenstelling
De raad kan het college verzoeken de secretaris in de vergadering aanwezig te laten zijn en deel te laten nemen aan de beraadslagingen als bedoeld in dit reglement.
Elke fractievoorzitter heeft één stem in het presidium.
Het presidium doet aanbevelingen aan de raad inzake de organisatie van de werkzaamheden van de raad en de raadscommissies voor zover het niet betreft de taken van de agendacommissie. Het presidium kan werkgroepen instellen onder overeenkomstige toepassing van de bepalingen in dit reglement.
Hoofdstuk 2 Toelating van nieuwe leden; benoeming wethouders; fracties
Indien boven de kandidatenlijst een aanduiding was geplaatst, voert de fractie in de raad deze aanduiding als naam. Indien geen aanduiding boven de kandidatenlijst was geplaatst, deelt de fractie in de eerste vergadering van de raad aan de voorzitter mee welke naam deze fractie in de raad wil voeren.
Paragraaf 1 Tijdstip van vergaderen; voorbereidingen
De voorzitter kan een of meer wethouders uitnodigen, al dan niet op eigen verzoek, om in de vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslagingen deel te nemen.
Artikel 19 Ter inzage leggen van stukken
Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep voor een ieder op het gemeentehuis ter inzage gelegd en in het raadsinformatiesysteem geplaatst. Indien na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raad en zo mogelijk in een openbare kennisgeving.
Paragraaf 2 Orde der vergadering
Over geagendeerde onderwerpen in de raadscommissies kunnen andere aanwezigen die in de eerste termijn van het spreekrecht gebruik hebben gemaakt ook, indien van toepassing, in tweede termijn van het spreekrecht gebruik maken. Zij krijgen hiertoe de gelegenheid van de voorzitter na afsluiting van de eerste termijn. De maximale spreektijd gezamenlijk is dertig minuten. Lid 5 en 6 zijn van overeenkomstige toepassing.
Uit een besluitenlijst blijkt in ieder geval:
een overzicht van het verloop van elke stemming, met vermelding bij hoofdelijke stemming van de fractie dan wel de namen van de leden die voor of tegen stemden, onder aantekening van de namen van de leden die zich overeenkomstig de Gemeentewet van stemming hebben onthouden of zich bij het uitbrengen van hun stem hebben vergist;
Artikel 31 Handhaving orde; schorsing
Indien een spreker, zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de betreffende spreker, hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.
Op verzoek van een lid of op voorstel van de voorzitter kan de raad of de raadscommissie besluiten de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen teneinde het college of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.
Paragraaf 3 Procedures bij stemmingen
Na het sluiten van de beraadslaging en voordat de raad tot stemming overgaat, heeft ieder lid het recht zijn uit te brengen stem kort te motiveren.
Artikel 37 Algemene bepalingen over stemming
Heeft een lid zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, dan kan hij deze vergissing nog herstellen voordat het volgende lid gestemd heeft. Bemerkt het lid zijn vergissing pas later, dan kan hij nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt wel aantekening vragen dat hij zich heeft vergist; in de uitslag van de stemming brengt dit echter geen verandering.
Artikel 39 Stemming over personen
Het stembureau onderzoekt of het aantal ingeleverde stembriefjes gelijk is aan het aantal leden dat ingevolge het tweede lid verplicht is een stembriefje in te leveren. Wanneer de aantallen niet gelijk zijn worden de stembriefjes vernietigd zonder deze te openen en wordt een nieuwe stemming gehouden.
Artikel 40 Herstemming over personen
Wanneer ook bij deze tweede stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een derde stemming plaats tussen twee personen, die bij de tweede stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij de tweede stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de derde stemming zal plaatshebben.
Ieder lid van de raad kan tot het sluiten van de beraadslagingen amendementen indienen. Een amendement kan het voorstel inhouden om een geagendeerd voorstel in één of meer onderdelen te splitsen, waarover afzonderlijke besluitvorming zal plaatsvinden. Alleen beraadslaagd kan worden over amendementen die ingediend zijn door leden van de raad, die de presentielijst getekend hebben en in de vergadering aanwezig zijn.
Nadat het college schriftelijk wensen en bedenkingen ter kennis van de raad heeft gebracht of kenbaar heeft gemaakt hiertoe niet te zullen overgaan, dan wel nadat de in het tweede lid gestelde termijn is verlopen, wordt het voorstel op de agenda van de eerstvolgende raadsvergadering geplaatst. Als de schriftelijke oproep hiervoor reeds verzonden is wordt het voorstel op de agenda van de daaropvolgende vergadering geplaatst.
Het verzoek tot het houden van een interpellatie wordt, behoudens in naar het oordeel van de voorzitter spoedeisende gevallen, ten minste 48 uur voor de aanvang van de vergadering schriftelijk bij de voorzitter ingediend. Het verzoek bevat een duidelijke omschrijving van het onderwerp waarover inlichtingen worden verlangd alsmede de te stellen vragen.
De voorzitter brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige leden van de raad en de wethouders. Bij de vaststelling van de agenda van de eerstvolgende vergadering na indiening van het verzoek wordt het verzoek in stemming gebracht. De raad bepaalt op welk tijdstip tijdens de vergadering de interpellatie zal worden gehouden.
Artikel 47 Schriftelijke vragen
Schriftelijke vragen worden kort en duidelijk geformuleerd. De vragen kunnen van een toelichting worden voorzien. Bij de vragen wordt aangegeven, of schriftelijke of mondelinge beantwoording wordt verlangd. Vragen die niet voldoen aan het hiervoor gestelde worden per ommegaande aan de indiener teruggestuurd.
Schriftelijke beantwoording vindt zo spoedig mogelijk plaats, in ieder geval binnen dertig dagen, nadat de vragen zijn binnengekomen. Mondelinge beantwoording vindt plaats in de eerstvolgende raadsvergadering. Indien beantwoording niet binnen deze termijnen kan plaatsvinden, stelt het college of de burgemeester de vragensteller hiervan gemotiveerd in kennis, waarbij de termijn aangegeven wordt, waarbinnen beantwoording zal plaatsvinden. Dit bericht wordt behandeld als een antwoord.
De vragensteller kan, bij schriftelijke beantwoording in de eerstvolgende raadsvergadering en bij mondelinge beantwoording in dezelfde raadsvergadering, na de behandeling van de op de agenda voorkomende onderwerpen nadere inlichtingen vragen omtrent het door de burgemeester of door het college gegeven antwoord, tenzij de raad anders beslist.
Een vragenuur vangt in de regel aan om 20.00 uur. In dat geval vangt de raadsvergadering aan op het moment dat het vragenuur eindigt. De voorzitter bepaalt op welk tijdstip het vragenuur eindigt. In bijzondere gevallen kan het presidium bepalen dat het vragenuur op een ander tijdstip wordt gehouden.
Het lid van de raad dat tijdens het vragenuur vragen wil stellen, meldt dit onder aanduiding van het onderwerp ten minste 24 uur voor aanvang van het vragenuur bij de voorzitter of de griffier. De voorzitter kan na overleg met het presidium weigeren een onderwerp tijdens het vragenuur aan de orde te stellen indien hij het onderwerp niet voldoende nauwkeurig acht aangegeven of indien het onderwerp in de raadsvergadering op diezelfde dag aan de orde komt.
Hoofdstuk 5 Begroting en rekening
Artikel 50 Procedure begroting
Onverminderd het bepaalde in de Gemeentewet geschiedt de voorbereiding, het onderzoek, de behandeling en de vaststelling van de begroting volgens een procedure die de raad, op voorstel van het presidium vaststelt.
Artikel 51 Procedure jaarrekening
Onverminderd het bepaalde in de Gemeentewet geschiedt de voorbereiding en het onderzoek van de jaarrekening en het jaarverslag, alsmede de vaststelling van de jaarrekening en van een eventueel indemniteitsbesluit volgens een procedure die de raad, op voorstel van het presidium, vaststelt.
Hoofdstuk 6 Lidmaatschap van andere organisaties
Artikel 52 Verslag; verantwoording
Een lid van de raad, een wethouder, de burgemeester of de secretaris, die door de gemeenteraad is aangewezen tot lid van het algemeen bestuur van een openbaar lichaam of van een ander gemeenschappelijk orgaan, ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen, heeft het recht (om in aansluiting op de behandeling van de lijst van ingekomen stukken óf voor het sluiten van de vergadering) verslag te doen over zaken die in het algemeen bestuur als bedoeld aan de orde zijn. Door de raad gewenste bespreking van dit verslag kan de voorzitter verwijzen naar de desbetreffende commissie.
Wanneer een lid van de raad een persoon als bedoeld in het eerste lid ter verantwoording wenst te roepen over zijn wijze van functioneren als zodanig, besluit de raad over het toestaan daarvan. De regels voor het vragen van inlichtingen, vastgesteld in artikel 38, zijn van overeenkomstige toepassing.
Hoofdstuk 7 Besloten vergadering
Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van dit reglement van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.
Artikel 55 Opheffing geheimhouding
Als de raad of de raadscommissie op grond van artikel 89 vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen wordt, als het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering overleg gevoerd.
In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de raad of de commissie op voorstel van de voorzitter.
Op dat tijdstip vervalt het “Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad” vastgesteld bij raadsbesluit van 19 september 2006, laatstelijk gewijzigd 11 maart 2014, de “Verordening op de raadscommissies 2006”, vastgesteld bij raadsbesluit van 19 september 20006, laatstelijk gewijzigd 5 maart 2013 en het “Reglement van Orde voor Raadsconferenties 2006” vastgesteld bij raadsbesluit van 19 september 2006.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Asten van 26 september 2023.
De raad voornoemd,
griffier,
mr. M.B.W. van Erp-Sonnemans
voorzitter,
A.A.H.C.M van Extel-van Katwijk
Met de voorliggende verordening is gekozen voor samenvoeging van 3 verordeningen in 1 verordening, en in grote lijnen vastlegging van de bestaande praktijk. De wens bestaat om (mede naar aanleiding van het Astens Manifest van januari 2023) de vergaderwijze verder te onderzoeken en zo nodig aanpassingen te doen in dit reglement.
Deze toelichting dient gelezen te worden in samenhang met de VNG-Ledenbrieven inzake de “Modelverordening Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad” en de “Modelverordening Raadscommissies” (laatste versie maart 2022). Dit Reglement heeft extra artikelen ten opzichte van de laatste modelverordeningen, voor die gevallen kan in de meeste gevallen verwezen worden naar eerdere VNG-Ledenbrieven.
Hier wordt volstaan met een toelichting op enkele specifieke wijzigingen.
Noodzakelijk, danwel in de praktijk al van toepassing
Eén reglement voor raad, commissies en themabijeenkomsten: alle artikelen en o.a. nieuw artikel 9 (afbakening). Basisdocument is het reglement van orde van de raad. Eén reglement met de juiste grondslagen voor alle vergaderingen is overzichtelijk. Veel bepalingen inzake vergaderorde, voorzitters, publicatie, besluitenlijsten, geheimhouding zijn overeenkomstig van toepassing. Waar nodig zijn tekstuele aanpassingen gedaan.
Actuele regeling themabijeenkomsten:
artikel 1 (begrippen), 9 (afbakening), 16 (themabijeenkomst). Sinds eind 2018 zijn 25 themabijeenkomsten gehouden met toepassing van het Reglement van orde voor raadsconferenties. Het uitgangspunt van een themabijeenkomst als “informatieve vergadering van de raad” is in de begripsbepalingen opgenomen. Specifieke bepalingen uit het aparte reglement zijn hier ingevoegd, onder wijziging van de naam “raadsconferentie” in “themabijeenkomst”. Informatieve bijeenkomsten van het college vallen hier niet onder.
Handhaving van huidig aantal burgercommissieleden (max 6 per fractie) bij 2 commissies: artikel 13. Uitgangspunt is dat de raad vaste leden voor de raadscommissies aanwijst waarvan maximaal 6 niet-raadsleden per fractie. Volgens lid 2 kan de raad alle raads- en commissieleden als plaatsvervangende leden aanwijzen, overeenkomstig het besluit van de raad van 6 juli 2021.
Mogelijkheid om andere raadsleden als commissievoorzitter te benoemen, met aparte bepalingen voor presidium en agendacommissie:
artikel 1 (begrippen), 6 (agendacommissie), 8 (voorzitter raadscommissie). Dit maakt een andere verdeling van én betrokkenheid bij het raadswerk mogelijk. Als de raad uitsluitend fractievoorzitters aanwijst blijft de huidige werkwijze ongewijzigd omdat presidium en agendacommissie dan dezelfde samenstelling hebben.
artikel 10 lid 6 en 13 lid 3. Bestaande praktijk is dat de raad de commissieleden die geen raadslid zijn (burgercommissieleden) toelaat na onderzoek van de geloofsbrieven, waaronder een verklaring over de gedragscode integriteit. Het afleggen van de eed of belofte in een openbare vergadering bekrachtigt dat commissieleden de keuze maken om onderdeel te zijn van het lokale openbaar bestuur.
Ontheffing verboden handelingen commissieleden:
artikel 13. Voor raadsleden is in artikel 15 Gemeentewet opgenomen dat gedeputeerde staten een ontheffing kunnen verlenen voor verboden handelingen, dit kan niet zonder meer van toepassing zijn voor niet-raadsleden. Uitgangspunt is een verbod en bij voorkeur wordt geen gebruik gemaakt van een ontheffing. De raad wordt aangewezen om hierover in voorkomende gevallen een besluit te nemen. Beleidsregels van gedeputeerde staten kunnen hierbij richting geven.
Wijze van besluitvorming door commissie:
artikel 7 (instelling), 8 (taken), 13 (samenstelling), 17 (agenda), hst 3 par. 2 (orde van de vergadering), 34 (advies). Raadscommissies besluiten o.a. over agenda, ordevoorstellen, geheimhouding, en inhoud van adviezen aan de raad. Er vinden geen stemmingen plaats, de voorzitter ziet er op toe dat besluiten op basis van unanimiteit of op basis van een meerderheidsstandpunt tot stand komen.
Mogelijkheid om commissieleden toe te laten die niet op kandidatenlijst hebben gestaan artikel 13. Deze wens is tussentijds geuit. Op dit moment is dit mogelijk vanaf een jaar voor de verkiezingen, voorgesteld wordt om deze bepaling in artikel 13 te schrappen. Het is belangrijk om meer mensen bij de politiek en het lokaal bestuur te betrekken en de gelegenheid te bieden om bij te dragen als commissielid, en daarvoor ruimte te maken.