CVDR701567_1Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente De Bilt 2023nlregelingDe Bilt2023-10-10gmb-2023-428757Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente De Bilt 2023Onbekendcollege van burgemeester en wethoudersfinanciën en economie2023-10-04De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2023-10-10nieuwe regelingOnbekend.Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente De Bilt 2023INLEIDINGJaarlijks geeft de gemeente De Bilt ongeveer 45 miljoen euro uit aan verschillende producten, diensten en werken. Deze inkopen zijn nodig voor het aanschaffen of onderhouden van publieke voorzieningen en voor het in stand houden en functioneren van de gemeentelijke organisatie. Hiervoor handelt de gemeente binnen de wettelijke kaders, zoals bijvoorbeeld de Aanbestedingswet.Eigen gemeentelijk Inkoopbeleid- en aanbestedingsbeleid geeft invulling aan de beleidsvrijheid die de wetgeving biedt. De gemeente kan daarbij sturen op de manier waarop de inkopen tot stand komen, hetgeen juist voor een publieke organisatie van belang is. Het geeft immers mogelijkheden om – naast het primaire gebruiksdoel van de inkopen – bijvoorbeeld ook maatschappelijke effecten, duurzaamheid, het lokaal ondernemersklimaat en kansen voor mensen met een afstand van de arbeidsmarkt te stimuleren. In het Inkoopbeleid- en aanbestedingsbeleid liggen dus niet alleen de kaders vast waarbinnen wordt ingekocht, maar ook welke uitgangspunten de gemeente met haar inkopen hanteert en nastreeft. Ter zake onderscheiden we in dit inkoopbeleid drie uitgangspunten:
  • Juridische uitgangspunten;
  • Economische uitgangspunten;
  • Ideële uitgangspunten.
    • Dit inkoopbeleid geeft richting aan de manier hoe aan deze uitgangspunten invulling wordt gegeven. Het is hiermee een door het College vastgesteld kader waarbinnen de ambtelijke organisatie de inkopen vormgeeft.De basis voor dit inkoopbeleid is dat voorafgaande aan een individuele (concrete) inkoop zal worden afgewogen, hoe en in welke mate aan de drie uitgangspunten invulling gegeven wordt. Uiteraard is hierbij rechtmatigheid en het naleven van de relevante wet- en regelgeving als vanzelfsprekend een gegeven. De te volgen inkoopprocedure (enkelvoudig onderhands, meervoudig onderhands, Nationaal Openbaar dan wel Europees Openbaar) echter niet. Deze wordt bepaald door (een) concrete afweging(-en) op basis van een Inkoopstrategie. Met dit geactualiseerde inkoopbeleid wordt een verdere professionalisering van de Inkoopfunctie nagestreefd. Leeswijzer:Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid beoogt aan te geven hoe de gemeente De Bilt met haar privaatrechtelijke bevoegdheden betreffende Inkoop omgaat en is ingedeeld in vier hoofdstukken:Hoofdstuk 1 Juridische uitgangspunten;Hoofdstuk 2 Economische uitgangspunten;Hoofdstuk 3 Ideële uitgangspunten;Hoofdstuk 4 De Inkoopstrategie.In de bijlage worden bepaalde definities verder toegelicht. Om het Inkoop- en aanbestedingsbeleid goed leesbaar te houden zijn de definities blauw en schuingedrukt.     Rechtmatigheid is een gegeven. Belangrijke kaders hierbij zijn het Burgerlijk Wetboek en de Aanbestedingswet.De Gemeente zal zoveel mogelijk uniforme documenten hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn. De Gemeente past bij de betreffende Inkoop dan ook in beginsel de volgende Richtsnoeren toe:
  • Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016), of een meer recente bekend gemaakte versie, bij Werken of aan Werken gerelateerde Leveringen en Diensten;
  • Gids Proportionaliteit (meest recente versie).
    • De Gemeente neemt bij Overheidsopdrachten en Concessieovereenkomsten vanaf de Europesedrempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de Europese drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de algemene beginselen van het Europese aanbestedingsrecht in acht.De Gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht.Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de Gemeente. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een vooraf genomen en deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.Bij het sluiten van overeenkomsten die betrekking hebben op werken zullen (afhankelijk van het betreffende werk) de UAV of de UAV-GC worden toegepast.Voor het inkopen van leveringen en diensten worden de gemeentelijke Inkoopvoorwaarden (volgens VNG-model), de DNR of de GIBIT in beginsel toegepast. Afhankelijk van de Inkoop zal hieraan invulling worden gegeven middels de Inkoopstrategie (zie hoofdstuk 4).De Gemeente is verplicht bij Europese aanbestedingen, alle communicatie met ondernemingen, inclusief de inschrijving, elektronisch te laten verlopen. De Gemeente streeft er, in verband met eenduidigheid, kostbesparingen en duurzaamheid, naar om het elektronisch aanbesteden (e-aanbesteden) voornoemd ook onder de Europese drempelwaarden toe te passen.Klachten in, of in verband met, een aanbestedingsprocedure worden (laagdrempelig) afgehandeld door IBMN waaraan de Gemeente deelneemt.    Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de Overheidsopdracht niet wordt gerechtvaardigd. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop (waaronder de keuze van Ondernemer(-s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de (overheids-) opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de (overheids-) opdracht te bepalen. De Gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.De Gemeente streeft bij haar Inkopen naar de economisch meest voordelige inschrijving (aanbieding). De economisch meest voordelige inschrijving kan gestalte krijgen door (het gunningscriterium op basis van de) beste prijs-kwaliteitverhouding, de laagste kosten berekend op basis van kosteneffectiviteit of de laagste prijs.Zowel de Gemeente als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De Gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet zal de Gemeente hiertoe bijvoorbeeld digitaal Inkopen (en aanbesteden). De Gemeente maakt – indien van toepassing – gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA).De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen, handhaving en veiligheid, ICT, P&O en sociale regelgeving. De Gemeente heeft hoog in het vaandel staan, dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.De Gemeente wil enkel zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken.Bij Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) spelen onderwerpen als arbeidsre-integratie, arbeidsomstandigheden en - indien passend - social return een rol. De Gemeente heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van arbeidsgehandicapten in het arbeidsproces. Daarnaast worden werken, leveringen en/of diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.Bij MVI speelt duurzaamheid, waaronder de begrippen Total Cost of Ownership (TCO), levensduurkosten, circulair inkopen, en verduurzaming van materiaalgebruik een belangrijke rol. Per concrete inkoop geval zal bijvoorbeeld worden afgewogen of een TCO-benadering bij de betreffende inkoop aangewezen is. Zo’n benadering maakt financiële afwegingen mogelijk gedurende de levenscyclus van een product, werk of dienst en is bijvoorbeeld relevant bij circulair inkopen en bouwen en bij de verduurzaming van materiaalgebruik. Hiertoe wordt niet alleen gelet op aanschafkosten, maar ook op beheers-, gebruiks- en onderhoudskosten, 'sloopkosten', afvoerkosten, (eventueel) hergebruik en dergelijke.Bij MVI speelt innovatie een rol. De Gemeente moedigt - daar waar mogelijk - innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de Gemeente ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.De gemeente wil middels haar inkoopbeleid het lokaal ondernemersklimaat stimuleren. Hierbij is in het bijzonder aandacht voor het Midden en Klein Bedrijf (MKB). Voor zover juridisch mogelijk zullen (overheids-) opdrachten van de Gemeente (dan ook) worden gegund aan lokale ondernemers uit de gemeente De Bilt. Zij moeten dan wel concreet hebben aangetoond geschikt te zijn en marktconform te handelen in verband met (uitvoering van) de betreffende (overheids-) opdracht.Professioneel inkopen houdt onder andere in, dat zorgvuldig en bewust wordt nagedacht over een voorgenomen inkoop en dat alle daarmee verband houdende relevante aspecten schriftelijk worden vastgelegd. Bijvoorbeeld ook in verband met controle en verantwoording. De inkoop- of aanbestedingsprocedure wordt bepaald aan de hand van een zogenaamde ‘inkoopstrategie’ die per concrete inkoop voor het specifieke geval wordt geschreven.Een juist gebruik van een inkoopstrategie leidt er onder meer toe, dat bewust keuzes worden gemaakt en dat kan worden voldaan aan de motiveringsverplichtingen die vanuit de aanbestedingsregels op de Gemeente rusten. Denk daarbij aan de artikelen 1.4 en 1.5 Aanbestedingswet 2012 en/of aan het “Pas toe, of leg uit-beginsel” (in verband met de bij AMVB aangewezen Richtsnoeren ARW 2016 en Gids Proportionaliteit).Zoals in de inleiding van dit inkoopbeleid is beschreven, wordt zorgvuldig bepaald op welke manier aan de inkoop invulling wordt gegeven.
  • De inkoop van leveringen en diensten gelijk aan of groter dan € 5.000,--, maar kleiner dan € 15.000,-- exclusief BTW wordt vooraf deugdelijk schriftelijk gemotiveerd op basis van een verkorte inkoopstrategie.
  • De inkoop van werken gelijk aan of groter dan € 5.000,--, maar kleiner dan € 50.000,-- exclusief BTW wordt vooraf deugdelijk schriftelijk gemotiveerd op basis van een verkorte inkoopstrategie.
  • De inkoop van leveringen en diensten gelijk aan of groter dan € 15.000,-- exclusief BTW en de inkoop van werken gelijk aan of groter dan € 50.000,-- exclusief BTW wordt vooraf deugdelijk schriftelijk gemotiveerd op basis van een uitgebreide inkoopstrategie
    • Zie ook onderstaand schema:Leveringen en DienstenWerkenSchriftelijke motivering op basis van een verkorte inkoopstrategieVan € 5.000 tot € 15.000,-Van € 5.000 tot € 50.000,-Schriftelijke motivering op basis van een uitgebreide inkoopstrategieVanaf € 15.000,-Vanaf € 50.000,-
    Bedragen exclusief BTWDe verkorte inkoopstrategie bevat minimaal: De doelstelling van de inkoop, aard en raming van de opdracht, de ondernemerskeuze en de inkoopprocedure.De uitgebreide inkoopstrategie bevat naast de hierboven genoemde onderdelen van de verkorte inkoopstrategie minimaal een product-/marktanalyse en een analyse / afweging betreffende maatschappelijk verantwoord inkopen (zie paragraaf 3.2).De afdeling inkoop draagt zorg voor een praktisch instrument waarmee een deugdelijke inkoopstrategie kan worden vormgegeven.
  • (De betreffende) Inkoop wordt schriftelijk vastgelegd in een (digitaal) inkoopdossier De drempelwaarde voor het vormen van een inkoopdossier is € 5.000,00 exclusief BTW.
  • Het inkoopdossier bevat alle, ten behoeve van de interne en externe controle benodigde, relevante inkoop- en aanbestedingsdocumenten.
  • Het inkoopdossier wordt op de voorgeschreven wijze gearchiveerd.
    • De gemeente streeft naar een actief contractbeheer en -management.
  • Het toetsen van de naleving van dit beleid maakt onderdeel uit van de interne controle.
  • Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid valt buiten het normenkader voor de financiële rechtmatigheid. De accountant rapporteert in een rapport van bevindingen over het toepassen van gemeentelijke regelgeving omtrent inkopen en aanbesteden en kan hierbij gebruik maken van de rapportage van de interne controle.
  • De jaarlijkse rapportage vanuit de interne controle wordt gebruikt voor evaluatie van de inkoopprocessen binnen de organisatie.
  • Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt minimaal eens per vier jaar geactualiseerd.
    • DEFINITIES EN TOELICHTINGENAanbestedingsregelsHet geheel van geldende geschreven en ongeschreven rechtsregels bij inkoop en aanbesteden voortvloeiende uit nationale en Europese wet- en regelgeving en jurisprudentie.AanbestedingswetDe vigerende Aanbestedingswet 2012.Algemene beginselen van behoorlijk bestuurRelevant bij Inkoop onder meer: Het ‘zorgvuldigheidsbeginsel’ (art. 3:4 lid 1 Awb), het ‘fairplay beginsel’ (art. 2:4 Awb), het ‘evenredigheids- (proportionaliteits-) beginsel’ (art. 3:4 lid 2 Awb), het ‘gelijkheidsbeginsel’ (art. 1 Gw), het ‘motiveringsbeginsel’ (Art 3:47 Awb) en het ‘vertrouwensbeginsel’ (niet in de wet vastgelegd.Algemene beginselen van het Europese aanbestedingsrecht‘Gelijkheidsbeginsel’ (‘gelijke behandeling’ en/of ‘verbod van discriminatie naar nationaliteit’), ‘transparantiebeginsel’, ‘evenredigheidsbeginsel’ en ‘wederzijdse erkenning’.ConcessieopdrachtenConcessieopdrachten als genoemd in artikel 1.1 Aanbestedingswet.ContractantDe in de Overeenkomst genoemde wederpartij van de Gemeente.DienstenDiensten van een ‘dienstverlener’ als genoemd in artikel 1.1 Aanbestedingswet.DNRDe Nieuwe Regeling 2011, algemene (uitvoerings-)voorwaarden op het gebied van architecten en ingenieurs opdrachten of (de) opvolgers van die algemene (uitvoerings-) voorwaarden.Europese drempelwaardenDe financiële bedragen ter bepaling of een opdracht Europees moet worden aanbesteed. De drempelbedragen worden tweejaarlijks per EU-verordening vastgesteld.GemeenteDe gemeente De Bilt, zetelend aan de Soestdijkseweg Zuid 173, 3721 AB te Bilthoven.GIBITDe Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT 2020 of (de) opvolgers van die algemene (uitvoerings-) voorwaarden.IBMNInkoopbureau Midden-Nederland.Inkoop(Rechts)handelingen van de Gemeente gericht op de verwerving van werken, leveringen of diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde werken, leveringen of diensten tot gevolg hebben.InkoopfunctieDe functie binnen de Gemeente die uit oogpunt van haar taak bevoegd en verantwoordelijk is voor het tegen betaling verkrijgen van werken, leveringen of diensten van derden (-ondernemers) ter verwezenlijking van (een) doelstelling (-en) van de gemeente.LeveringenLeveringen van een ‘leverancier’ als genoemd in artikel 1.1 Aanbestedingswet.OndernemerEen ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.OvereenkomstDe met de Inkoop beoogde en/of (uiteindelijk) gerealiseerde overeenkomst (overheidsopdracht).OverheidsopdrachtOverheidsopdracht (voor Werken, Leveringen of Diensten) als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.UAV Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken en van technische installatiewerken 2012 of (de) opvolgers van die algemene (uitvoerings-) voorwaarden.UAV-GC Uniforme Administratieve Voorwaarden voor geïntegreerde contracten 2005 of (de) opvolgers van die algemene (uitvoerings-) voorwaarden.Relevante wet- en regelgevingDe voor de gemeente-praktijk meest relevante wet- en regelgeving: De Aanbestedingswet 2012, de Europese Richtlijnen 2014/24/EU (klassiek) en 2014/23/EU (concessies), de Rechtsbeschermingsrichtlijn 2007/66/EG (tot wijziging van de Richtlijnen 89/665/EG en 92/13/EEG), de (CPV-) Verordening (EG) nr. 213/2008, de geconsolideerde versie van het Verdrag betreffende de Europese Unie (VEU)en het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VwEU), de geschreven en ongeschreven algemene beginselen van behoorlijk bestuur, de algemene beginselen van het Gemeenschapsrecht, het Burgerlijk Wetboek en de jurisprudentie van het Europese Hof van Justitie, het Europese Gerecht van eerste Aanleg, de Nederlandse Hoge Raad, de gerechtshoven, de rechtbanken en de Raad van Arbitrage voor de Bouw. Verder zijn in verband met inkoop en aanbesteding de artikelen 212 t/m 215 van de Gemeentewet relevant.WerkenWerken als genoemd in artikel 1.1 Aanbestedingswet die door een ‘aannemer’ als genoemd in artikel 1.1 Aanbestedingswet worden uitgevoerd.