Leidraad geheimhouding gemeente Katwijk

Artikel 1 Algemeen toetsingskader: openbaar, tenzij

• 1.

  Het college, de burgemeester en de raad streven maximale transparantie na in het delen van informatie.

• 2.

  De informatie van college en burgemeester aan de raad is openbaar, tenzij verstrekking van die informatie gelet op de belangen zoals genoemd in artikel 5.1 eerste en tweede lid van de Wet open overheid uitsluitend onder het opleggen van geheimhouding mogelijk is.

• 3.

  De keuze voor geheimhouding wordt gemotiveerd, zoveel mogelijk in het openbaar.

• 4.

  Informatie van het college, de burgemeester, raadscommissie en de raad is (deels) openbaar, óf zij is geheim.

• 5.

  Ten aanzien van informatie waarover geen geheimhouding is opgelegd geldt dat zij in principe openbaar is, met inachtneming van hetgeen is gesteld in artikel 2 van deze Leidraad.

Artikel 2 Wettelijke kaders voor geheimhouding

• 1.

  De Gemeentewet regelt in de artikelen 87 tot en met 89 de kaders voor het opleggen van geheimhouding op informatie.

• 2.

  De Gemeentewet bepaalt in artikel 23 de regels voor besloten raadsvergaderingen, in artikel 54 eerste lid voor collegevergaderingen. Voor raadscommissies, bestuurscommissies en andere commissies is, op grond van respectievelijk artikel 82 lid 5, artikel 83 lid 4 en artikel 84 lid 3, artikel 23 van overeenkomstige toepassing.

• 3.

  De Wet open overheid (hierna: Woo) geeft in artikel 5.1 lid 1 en lid 2 aan in welke gevallen het openbaar maken van informatie ingevolge deze wet achterwege moet (lid 1) respectievelijk kan (lid 2) blijven en met toepassing waarvan er dan geheimhouding kan worden opgelegd.

• 4.

  De Algemene wet bestuursrecht bepaalt in artikel 2:5 in algemene zin dat een geheimhoudingsplicht geldt voor alle gegevens waarvan iemand het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden. Deze bepaling geldt als een algemene regel in verhouding tot de in leden 1 en 2 genoemde bijzondere bepalingen inzake geheimhouding uit de Gemeentewet.

• 5.

  Het Wetboek van Strafrecht bepaalt in artikel 272 de strafbaarheid van het schenden van geheimhouding en vertrouwelijkheid.

Artikel 3 Gemeentelijke kaders voor geheimhouding

• 1.

  In het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad van de gemeente Katwijk en de Verordening raadscommissie worden de regels voor besloten vergaderingen en geheimhouding nader uitgewerkt.

• 2.

  In het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van Katwijk worden de regels voor vergaderingen en geheimhouding nader uitgewerkt.

Artikel 4 Geheim en vertrouwelijk

• 1.

  In het verkeer tussen college, burgemeester, commissie en raad wordt de term ‘geheim’ wel, en ‘vertrouwelijk’ niet gehanteerd.

• 2.

  Informatie van het college, de burgemeester, de commissie en de raad is openbaar óf zij is geheim.

• 3.

  Ten aanzien van informatie geldt dat zij in principe openbaar is, tenzij geheimhouding is opgelegd of van rechtswege geldt en met inachtneming van hetgeen is gesteld in de artikelen 2 en 3.

Artikel 5 Gedeeltelijke geheimhouding waar mogelijk toepassen

Indien een schriftelijk stuk zowel openbare als geheime informatie bevat, wordt alleen geheimhouding opgelegd op die delen van het stuk die (nog) niet openbaar zijn. Op laatstgenoemde delen wordt alleen geheimhouding opgelegd, indien zich een van de in artikel 5.1 lid 1 of lid 2 van de Woo neergelegde weigeringsgronden voordoet.

Artikel 6 Opleggen geheimhouding door college, burgemeester, commissie of raad

• 1.

  Het college, de burgemeester, de commissie of de raad legt enkel geheimhouding op als een belang genoemd in artikel 5.1 lid 1 of lid 2 van de Woo van toepassing is, of als er anderszins een wettelijke grondslag voor is.

• 2.

  Indien informatie (deels) geheim is, wordt dit vermeld op het desbetreffende stuk. Dit geldt ook voor eventuele bij het stuk behorende bijlagen waarop eveneens geheimhouding is opgelegd.

• 3.

  Betreft de geheimhouding informatie die in enigerlei vorm wordt overlegd, dan wordt de geheimhouding opgelegd onder vermelding in het bestuurlijk voorstel van:

  • a.

    de motivatie, onder vermelding van de grond(en) uit artikel 5.1 eerste of tweede lid van de Woo;

  • b.

    consequentie als er geen geheimhouding wordt opgelegd;

  • c.

    onder verwijzing naar artikel 87 Gemeentewet;

  • d.

    de eind- of evaluatiedatum;

  • e.

    welke onderdelen van het voorstel geheim zijn;

• 4.

  Een einddatum geeft aan op welke datum of moment de geheimhouding geacht wordt te zijn opgeheven. Is een dergelijke bepaling niet mogelijk dan wordt een evaluatiedatum opgenomen.

   

Toelichting

Voorbeeld besluit geheimhouding:

Geheimhouding op te leggen op [type document bijv. BBV en bijlagen of alleen bijlage x] op grond van artikel 87 van de Gemeentewet juncto artikel 5:1 [eerste of tweede lid, sub…] van de Wet open overheid vanaf [ingangsdatum] tot [einddatum] of indien dat niet mogelijk is: noem een evaluatiedatum.

De motivering van het besluit tot geheimhouding wordt verder in het BBV onder het (nieuwe) kopje geheimhouding opgenomen.

Artikel 7 Vermelden einddatum of evaluatiedatum

• 1.

  Geheimhouding op informatie is in beginsel tijdelijk, de duur van geheimhouding is zo kort mogelijk.

• 2.

  Indien op het moment dat geheimhouding wordt opgelegd duidelijk is wanneer de geheimhouding kan komen te vervallen, dan wordt op het stuk een einddatum vermeld.

• 3.

  Indien op het moment dat geheimhouding wordt opgelegd niet duidelijk is wanneer de geheimhouding kan komen te vervallen, dan wordt op het stuk een evaluatiedatum vermeld.

Artikel 8 Digitale beschikbaarheid geheime stukken

• 1.

  Informatie die onder het opleggen van geheimhouding is verstrekt, is beschikbaar in een beveiligde digitale omgeving.

• 2.

  Geheime commissie- en raadsinformatie wordt in het raadsinformatiesysteem geplaatst, maar is alleen toegankelijk via het besloten deel van het raadsinformatiesysteem voor commissie- en raadsleden en de medewerkers van de griffie.

Artikel 9 Openbare aankondiging en opening raads- en raadscommissievergaderingen

• 1.

  Raads- en raadscommissievergaderingen zijn in principe openbaar. Ze worden in ieder geval in het openbaar aangekondigd en geopend.

• 2.

  Op de agenda van de raad en de raadscommissie wordt in globale termen aangekondigd dat geheime informatie wordt besproken.

Artikel 10 Het sluiten van de deuren bij raads- en raadscommissievergaderingen

• 1.

  Op verzoek van tenminste één vijfde deel van het aantal leden van de raad of raadscommissie dat de presentielijst heeft getekend dan wel als de voorzitter dit nodig oordeelt, worden de deuren gesloten.

• 2.

  Als de deuren worden gesloten besluit de commissie of de raad of er naast de raads- of commissieleden zelf en de betrokken leden van het college nog anderen aanwezig mogen zijn (bijv. betrokken ambtenaren en de notulist).

• 3.

  Als de deuren worden gesloten, zorgt de griffie ervoor dat de uitzending via internet wordt stopgezet en dat de vergadering niet langer in de nevenruimtes is te volgen.

Artikel 11 Vergaderen achter gesloten deuren bij raads- en commissievergaderingen

• 1.

  Nadat de deuren zijn gesloten geeft de voorzitter eerst het voorstel om met gesloten deuren te vergaderen in bespreking. Alleen als de raad c.q. de commissie in meerderheid hiertoe besluit zal daadwerkelijk met gesloten deuren worden vergaderd.

• 2.

  Op voorstel van de voorzitter besluit de raad / de commissie welke personen bij de besloten vergadering aanwezig mogen zijn. De namen en functies van de aanwezige personen worden in het verslag opgenomen.

• 3.

  Raads- en commissieleden die na aanvang van een besloten vergadering aankomen dan wel tussentijds de vergaderzaal verlaten, hebben zonder enige belemmering toegang. Betrokkenen dienen zich hierbij bewust te zijn van het besloten karakter van de vergadering in het kader van geheimhouding. Daarnaast dienen zij zich te melden bij de voorzitter en griffier, naam en functie worden overeenkomstig lid 2 opgenomen in het verslag.

• 4.

  Van een besloten vergadering wordt een apart verslag en aparte besluitenlijst gemaakt, die niet openbaar is tenzij de raad of commissie anders beslist. Deze wordt toegevoegd aan het besloten deel van het raadsinformatiesysteem. Een geheim verslag wordt in een volgende besloten vergadering van het desbetreffende orgaan, dan wel zonder inhoudelijke behandeling in een volgende openbare vergadering van het desbetreffende orgaan vastgesteld. Het verslag en (voor zover nodig) de besluitenlijst zelf blijven geheim, tenzij het desbetreffende orgaan besluit de geheimhouding op te heffen. Indien een lid van het desbetreffende orgaan inhoudelijke behandeling van het verslag wenst, geschiedt dit in een besloten deel van de vergadering.

Artikel 12 Collegevergaderingen

• 1.

  Het college vergadert achter gesloten deuren.

• 2.

  De besluiten die tijdens de collegevergadering worden genomen zijn openbaar, tenzij geheimhouding is opgelegd op grond van artikel 87 Gemeentewet.

• 3.

  Geheimhouding wordt tijdens de vergadering opgelegd.

Artikel 13 Opheffen geheimhouding

• 1.

  Het orgaan dat geheimhouding oplegt, is bevoegd de geheimhouding op te heffen.

• 2.

  In afwijking van het eerste lid kan een door een commissie opgelegde geheimhouding worden opgeheven door het orgaan dat de commissie heeft ingesteld.

• 3.

  In afwijking van het eerste lid is alleen de raad bevoegd de geheimhouding op te heffen indien de informatie aan de raad is verstrekt.

Artikel 14 Register: overzicht geheime stukken en besloten vergaderingen

• 1.

  De secretaris houdt een lijst bij van alle informatie ten aanzien waarvan het college of de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd.

• 2.

  De griffier houdt een lijst bij van alle besloten raads- en commissievergaderingen en van alle informatie die tijdens besloten vergaderingen is overlegd en van alle aan de raad en door de raad ingestelde commissies aangeboden informatie waarover geheimhouding is opgelegd.

• 3.

  De in het eerste en tweede lid bedoelde lijsten bevatten in ieder geval (voor zover van toepassing) de datum van de vergadering waarin de geheimhouding is opgelegd, de reden van geheimhouding en de einddatum waarop de geheime status wordt beëindigd of de evaluatiedatum.

Artikel 15 Bewaken afspraken

• 1.

  De secretaris controleert jaarlijks in maart en oktober de lijst als bedoeld in artikel 14 lid 1 en bewaakt de afspraken met betrekking tot de einddatum en de evaluatiedatum van geheime college-, burgemeesters- en raadsinformatie. De griffier doet hetzelfde voor de lijst als bedoeld in artikel 14 lid 2, de besloten vergaderingen en voor informatie waarop de raad zelf geheimhouding heeft opgelegd.

• 2.

  Indien de geheimhouding van een stuk gekoppeld is aan een einddatum en deze einddatum wordt bereikt, volgt daaruit dat de geheimhouding is vervallen. Zijn er omstandigheden als gevolg waarvan de geheimhouding niettemin moet voortduren dan besluit het college dan wel de burgemeester opnieuw geheimhouding op te leggen voorzien van een gemotiveerd voorstel waarin een nieuwe einddatum, dan wel een evaluatiedatum is vermeld.

Artikel 16 Publicatie openbaar geworden raadsinformatie

Zodra een besluit tot opheffing van geheimhouding is aangenomen zorgt de opsteller van het voorstel ervoor dat de informatie (deels) openbaar kan worden. De griffier/gemeentesecretaris plaatst vervolgens de desbetreffende informatie op het openbare deel van het informatiesysteem.

Artikel 17 Overige commissies en werkgroepen

De openbaarheid of beslotenheid van overige commissies en werkgroepen ingesteld op grond van artikel 83 en 84 Gemeentewet (zoals bijvoorbeeld de onderzoekscommissie op grond van artikel 155a Gemeentewet, vertrouwenscommissie ingesteld op grond van de artikelen 61 en 61a Gemeentewet, etc.) wordt geregeld via zelfstandige verordeningen en raadsbesluiten. Datzelfde geldt voor de verslagen en besluitenlijsten van bijeenkomsten van genoemde gremia.

Artikel 18 Inwerkingtreding

• 1.

  Deze Leidraad treedt in werking op 1 november 2023.

• 2.

  Deze Leidraad kan worden aangehaald als “Leidraad geheimhouding gemeente Katwijk 2023”.