Organisatie | Katwijk |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Leidraad geheimhouding gemeente Katwijk |
Citeertitel | Leidraad geheimhouding gemeente Katwijk 2023 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling is tevens vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-11-2023 | nieuwe regeling | 14-09-2023 | Z3088776D3088781 |
De Leidraad bevat de afspraken die burgemeester, college en raad met elkaar maken over de wijze waarop in Katwijk wordt omgegaan met het onderwerp geheimhouding. Rode draad daarbij is het uitgangspunt dat informatie in de gemeente openbaar is.
Bij de gemaakte afspraken rond geheimhouding gaat het niet alleen om een toetsingskader voor het verstrekken van geheime informatie in het algemeen, maar ook om een breder palet aan afspraken:
Met deze afspraken rond het onderwerp geheimhouding wordt geborgd dat informatie zoveel mogelijk openbaar wordt verstrekt en geheime informatie niet langer geheim blijft dan strikt noodzakelijk is. Zo kan de raad zijn controlerende taak optimaal uitoefenen. Dit bevordert het onderlinge vertrouwen en de onderlinge samenwerking tussen college en raad.
Door vaststelling van deze Leidraad is voor eenieder duidelijk welke afspraken er in Katwijk over de toepassing van de regels rond geheimhouding zijn gemaakt.
Leidraad geheimhouding gemeente Katwijk
De raad, het college en de burgemeester van de gemeente Katwijk;
ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 5 september 2023,
gelet op de artikelen 23, 54, 82, 83, 84, 87, 88 en 89 van de Gemeentewet;
Besluiten vast te stellen de Leidraad geheimhouding gemeente Katwijk:
Artikel 2 Wettelijke kaders voor geheimhouding
De Gemeentewet bepaalt in artikel 23 de regels voor besloten raadsvergaderingen, in artikel 54 eerste lid voor collegevergaderingen. Voor raadscommissies, bestuurscommissies en andere commissies is, op grond van respectievelijk artikel 82 lid 5, artikel 83 lid 4 en artikel 84 lid 3, artikel 23 van overeenkomstige toepassing.
De Algemene wet bestuursrecht bepaalt in artikel 2:5 in algemene zin dat een geheimhoudingsplicht geldt voor alle gegevens waarvan iemand het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden. Deze bepaling geldt als een algemene regel in verhouding tot de in leden 1 en 2 genoemde bijzondere bepalingen inzake geheimhouding uit de Gemeentewet.
Hoofdstuk 2 Geheimhouding van informatie en besluiten
Artikel 5 Gedeeltelijke geheimhouding waar mogelijk toepassen
Indien een schriftelijk stuk zowel openbare als geheime informatie bevat, wordt alleen geheimhouding opgelegd op die delen van het stuk die (nog) niet openbaar zijn. Op laatstgenoemde delen wordt alleen geheimhouding opgelegd, indien zich een van de in artikel 5.1 lid 1 of lid 2 van de Woo neergelegde weigeringsgronden voordoet.
Artikel 6 Opleggen geheimhouding door college, burgemeester, commissie of raad
Voorbeeld besluit geheimhouding:
Geheimhouding op te leggen op [type document bijv. BBV en bijlagen of alleen bijlage x] op grond van artikel 87 van de Gemeentewet juncto artikel 5:1 [eerste of tweede lid, sub…] van de Wet open overheid vanaf [ingangsdatum] tot [einddatum] of indien dat niet mogelijk is: noem een evaluatiedatum.
De motivering van het besluit tot geheimhouding wordt verder in het BBV onder het (nieuwe) kopje geheimhouding opgenomen.
Hoofdstuk 3 Vergaderen in beslotenheid
Artikel 11 Vergaderen achter gesloten deuren bij raads- en commissievergaderingen
Raads- en commissieleden die na aanvang van een besloten vergadering aankomen dan wel tussentijds de vergaderzaal verlaten, hebben zonder enige belemmering toegang. Betrokkenen dienen zich hierbij bewust te zijn van het besloten karakter van de vergadering in het kader van geheimhouding. Daarnaast dienen zij zich te melden bij de voorzitter en griffier, naam en functie worden overeenkomstig lid 2 opgenomen in het verslag.
Van een besloten vergadering wordt een apart verslag en aparte besluitenlijst gemaakt, die niet openbaar is tenzij de raad of commissie anders beslist. Deze wordt toegevoegd aan het besloten deel van het raadsinformatiesysteem. Een geheim verslag wordt in een volgende besloten vergadering van het desbetreffende orgaan, dan wel zonder inhoudelijke behandeling in een volgende openbare vergadering van het desbetreffende orgaan vastgesteld. Het verslag en (voor zover nodig) de besluitenlijst zelf blijven geheim, tenzij het desbetreffende orgaan besluit de geheimhouding op te heffen. Indien een lid van het desbetreffende orgaan inhoudelijke behandeling van het verslag wenst, geschiedt dit in een besloten deel van de vergadering.
Hoofdstuk 4 Opheffen geheimhouding over informatie en besloten vergaderingen
De secretaris controleert jaarlijks in maart en oktober de lijst als bedoeld in artikel 14 lid 1 en bewaakt de afspraken met betrekking tot de einddatum en de evaluatiedatum van geheime college-, burgemeesters- en raadsinformatie. De griffier doet hetzelfde voor de lijst als bedoeld in artikel 14 lid 2, de besloten vergaderingen en voor informatie waarop de raad zelf geheimhouding heeft opgelegd.
Indien de geheimhouding van een stuk gekoppeld is aan een einddatum en deze einddatum wordt bereikt, volgt daaruit dat de geheimhouding is vervallen. Zijn er omstandigheden als gevolg waarvan de geheimhouding niettemin moet voortduren dan besluit het college dan wel de burgemeester opnieuw geheimhouding op te leggen voorzien van een gemotiveerd voorstel waarin een nieuwe einddatum, dan wel een evaluatiedatum is vermeld.
Artikel 16 Publicatie openbaar geworden raadsinformatie
Zodra een besluit tot opheffing van geheimhouding is aangenomen zorgt de opsteller van het voorstel ervoor dat de informatie (deels) openbaar kan worden. De griffier/gemeentesecretaris plaatst vervolgens de desbetreffende informatie op het openbare deel van het informatiesysteem.
Hoofdstuk 5 Openbaar en besloten vergaderen in andere gevallen
Artikel 17 Overige commissies en werkgroepen
De openbaarheid of beslotenheid van overige commissies en werkgroepen ingesteld op grond van artikel 83 en 84 Gemeentewet (zoals bijvoorbeeld de onderzoekscommissie op grond van artikel 155a Gemeentewet, vertrouwenscommissie ingesteld op grond van de artikelen 61 en 61a Gemeentewet, etc.) wordt geregeld via zelfstandige verordeningen en raadsbesluiten. Datzelfde geldt voor de verslagen en besluitenlijsten van bijeenkomsten van genoemde gremia.