Afdeling 1 Algemene bepalingen
Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze Regeling en de daarop berustende besluiten wordt verstaan onder:
- a.
Bedrijfsvoeringsorganisatie: De rechtspersoon als bedoeld in artikel 8, lid 3 van de Wet en artikel 3 van de Regeling;
- b.
Bestuur: Het bestuur van de Bedrijfsvoeringsorganisatie, als bedoeld in artikel 14a van de Wet;
- c.
College: College van burgemeester en wethouders van een gemeente die de regeling mede getroffen heeft;
- d.
Deelnemer: Het college van burgemeester en wethouders van een gemeente die de Regeling mede getroffen heeft;
- e.
Directeur: Directeur van Syntrophos.
- f.
Gemeenten: De gemeenten Nissewaard en Voorne aan Zee;
- g.
Kadernota: Beleidsmatige en financiële kaders waarbinnen de begroting en meerjarenramingen worden opgesteld;
- h.
Raden: De gemeenteraden van de Deelnemers;
- i.
Regeling: Gemeenschappelijke regeling zoals bedoeld in artikel 1, lid 1 van de Wet, alsmede de Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Syntrophos;
- j.
Syntrophos: Bedrijfsvoeringsorganisatie zoals bedoeld in artikel 8 lid 3 van de Wet;
- k.
Wet: Wet Gemeenschappelijke Regelingen.
Artikel 2 Belang
De regeling wordt getroffen ter ondersteuning en uitvoering van de taken van de deelnemers op het gebied van ICT, GEO-informatie en telefonie.
Artikel 3 Bedrijfsvoeringsorganisatie
- 3.1
De naam van de Bedrijfsvoeringsorganisatie is Syntrophos.
- 3.2
De Bedrijfsvoeringsorganisatie is gevestigd te Spijkenisse (gemeente Nissewaard).
Artikel 4 Doelstelling
- 4.1
De Bedrijfsvoeringsorganisatie heeft tot doel:
Het realiseren en behouden van de reeds aanwezige benodigde informatievoorzieningen en het efficiënte en professionele beheer daarvan ten behoeve van de deelnemende gemeenten en de coördinatie van ICT- activiteiten in verband met de verdere ontwikkeling van de in de dienstverleningsovereenkomsten opgesomde activiteiten. Daarnaast kan de Bedrijfsvoeringsorganisatie met toestemming van het bestuur eveneens werkzaamheden verrichten op voormeld terrein ten behoeve van niet-deelnemende organisaties.
- 4.2
De invoering van de Regeling dient de volgende kwalitatieve doelstellingen te realiseren:
- -
verminderen kwetsbaarheid;
- -
- -
ontwikkelingen en landelijke vereisten beter het hoofd bieden;
- -
beheersen van kosten(-stijgingen) en benodigde investeringen;
- -
verbeteren van de dienstverlening.
Artikel 5 Verantwoordelijkheden
- 5.1
In het kader van de doelstellingen heeft de Bedrijfsvoeringsorganisatie de volgende uitvoerende Verantwoordelijkheden:
- a.
Aanschaf, ontwikkeling, onderhoud, beheer en exploitatie van data en telefonie, hardware, software, netwerk infrastructuren, applicaties en GEO-informatie:
- b.
Uitvoering van de afspraken zoals opgenomen in de dienstverleningsovereenkomsten, andere noodzakelijke documenten, alsmede wettelijke taken.
- 5.2
Het bestuur kan besluiten tot het aangaan van dienstverleningsovereenkomsten met niet-deelnemers.
- 5.3
Aan de Bedrijfsvoeringsorganisatie worden voor de realisatie van de in artikel 4 omschreven doelstelling alle bevoegdheden van regeling en bestuur gemandateerd, die nodig zijn voor de uitvoering van de in lid 1 genoemde verantwoordelijkheden.
- 5.4
Ondermandaat is toegestaan tenzij anders is aangegeven.
- 5.5
De deelnemers dragen geen bevoegdheden over aan de Bedrijfsvoeringsorganisatie.
Afdeling 2 Bestuur en voorzitter
In aanvulling op de Wet wordt het volgende vastgesteld betreffende het bestuur en de voorzitter van het bestuur.
Artikel 6 Samenstelling en zittingsduur
- 6.1
Een lid van het bestuur treedt af op de dag waarop het nieuw aangewezen lid van het bestuur in functie treedt.
- 6.2
Indien tussentijds binnen het bestuur een plaats vacant of beschikbaar komt, wijst de deelnemer, die het aangaat, in zijn eerstvolgende vergadering of als dit niet mogelijk is ten spoedigste daarna een nieuw lid aan.
- 6.3
Hij, die ter vervulling van een tussentijdse vacature, als lid van het bestuur wordt benoemd, treedt af op het tijdstip, waarop degene in wiens plaats hij is benoemd, zou hebben moeten aftreden.
- 6.4
Een lid van het Bestuur kan te allen tijde ontslag nemen. Hij deelt zijn ontslag mede aan de deelnemer die het aangaat. De desbetreffende deelnemer doet mededeling van het ontslag aan het bestuur. Het lid houdt zitting in het bestuur totdat in de opvolging is voorzien.
- 6.5
Voor ieder lid van het bestuur wordt tevens ten minste één plaatsvervangend lid aangewezen door de deelnemer, die het lid heeft aangewezen. Op plaatsvervangende leden zijn het tweede tot en met het vierde lid van dit artikel alsmede artikel 10, lid 6 van overeenkomstige toepassing.
Artikel 7 Stemming en besluitvorming
- 7.1
Het bestuur vergadert tenminste tweemaal per jaar en voorts zo dikwijls als de voorzitter dit nodig oordeelt, of tenminste één lid van het bestuur zulks onder opgave van de te behandelen onderwerpen verzoekt.
- 7.2
Het bestuur stelt een reglement van orde voor vergaderingen van het bestuur vast.
- 7.3
Anderen kunnen worden uitgenodigd om de vergaderingen van het bestuur bij te wonen.
- 7.4
Bij het nemen van besluiten door het bestuur brengen de leden voor de gemeenten die zij vertegenwoordigen ieder één stem uit. Het gewicht van de stemmen per lid is als volgt verdeeld:
- -
Stem van het lid van de gemeente Nissewaard telt 1 keer
- -
Stem van het lid van de gemeente Voorne aan Zee telt 1 keer
- 7.5
Van het bepaalde in het vierde lid zijn besluiten omtrent vaststelling en wijziging van de begroting van de bedrijfsvoeringsorganisatie uitgezonderd. Voor deze uitgezonderde onderwerpen geldt unanimiteit van stemmen.
- 7.6
Het bestuur beslist bij meerderheid van stemmen. Bij het staken van de stemmen is een voorstel verworpen.
Artikel 8 Bevoegdheden bestuur
- 8.1
Voor de vervulling van de in artikel 5 genoemde verantwoordelijkheden oefent het bestuur de bevoegdheden uit die bij of krachtens de Wet zijn toegekend aan de deelnemers.
- 8.2
Naast de uitoefening van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden op grond van het elders in deze regeling bepaalde is het bestuur, naast de bevoegdheden als opgenomen in de Wet, in elk geval belast met en bevoegd tot:
- a.
het vaststellen van de jaarlijkse kadernota van de Bedrijfsvoeringsorganisatie;
- b.
het vaststellen van bestuursrapportages;
- c.
het vaststellen van de benodigde verordeningen en nota’s ten behoeve van de Bedrijfsvoeringsorganisatie;
- d.
de aanwijzing van een of meer accountants, bedoeld in artikel 35, zesde lid, van de Wet juncto artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;
- e.
het beheer van de inkomsten en uitgaven van de Bedrijfsvoeringsorganisatie;
- f.
het vaststellen van rechtspositionele regelingen ten behoeve van het personeel;
- g.
benoeming, schorsing en ontslag van het personeel van de Bedrijfsvoeringsorganisatie;
- h.
het doen van voorstellen tot toetreding alsmede voorbereiding voor besluitvorming in geval van uittreding.
- 8.3
Het bestuur neemt alle conservatoire maatregelen en doet wat nodig is ter voorkoming van verjaring of verlies van recht of bezit van de Bedrijfsvoeringsorganisatie.
- 8.4
Een bevoegdheid kan niet worden overgedragen als de aard van de bevoegdheid zich hiertegen verzet.
- 8.5
Het bestuur kan machtiging, volmacht en mandaat verstrekken voor de daarvoor in aanmerking komende uitvoerende bevoegdheden.
Artikel 9 Informatie- en verantwoordingsplichten alsmede evaluatie
- 9.1
Een lid van het bestuur legt aan het College dat hem heeft aangewezen verantwoording af over het door hem in het bestuur gevoerde en te voeren beleid, met inachtneming van artikel 16, vijfde lid, van de Wet. Het lid kan zowel mondeling als schriftelijk verantwoording afleggen.
- 9.2
Een lid van het bestuur verstrekt het College dat hem heeft aangewezen alle door een of meer leden van dat College gevraagde inlichtingen, met inachtneming van artikel 16, vijfde lid, van de Wet. De inlichtingen worden mondeling of schriftelijk verstrekt.
- 9.3
Het bestuur verstrekt door tussenkomst van de Colleges de Raden of de door een of meer leden van die Raden gevraagde inlichtingen. De inlichtingen worden schriftelijk verstrekt.
- 9.4
Het bestuur geeft daarnaast aan de Colleges en, door tussenkomst van de Colleges, aan de Raden ongevraagd alle inlichtingen die de Colleges en de Raden voor de uitoefening van hun taak nodig hebben. De inlichtingen worden schriftelijk verstrekt.
- 9.5
Het eerste en tweede lid zijn van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de Raden, onverminderd het bepaalde in artikel 169 van de Gemeentewet.
- 9.6
Een lid van het bestuur kan door het College dat hem heeft aangewezen worden ontslagen.
- 9.7
Met uitzondering van besluiten tot wijzigen van deze Regeling, zijn besluiten van het bestuur niet vatbaar voor zienswijzen van de Raden.
- 9.8
Des verzocht worden door het bestuur aan de Raden van de deelnemers inlichtingen verstrekt over de (uitvoering van de) regeling.
- 9.9
Gelet op de aard van de regeling, hebben inwoners van de deelnemers geen participatiemogelijkheid ten aanzien van de regeling.
- 9.10
De deelnemers zullen het functioneren van de regeling evalueren middels de Planning & Control cyclus.
Artikel 10 Aanwijzing en ontslag van de voorzitter
- 10.1
Telkens na gemeenteraadsverkiezingen worden de leden van het bestuur door de Colleges aangewezen. In vervolg daarop wijst het bestuur, gehoord de Colleges, de voorzitter aan en bepaalt daarbij de periode van het voorzitterschap indien deze korter is dan de periode tot eerstvolgende gemeenteraadsverkiezingen.
- 10.2
Waarneming van het bestuur wordt binnen de colleges van de deelnemers opgelost.
- 10.3
Het bestuur beslist omtrent schorsing en ontslag van de voorzitter.
Artikel 11 Bevoegdheden van de voorzitter
De bevoegdheden van de voorzitter zijn opgenomen in het reglement van orde.
Artikel 12 Vertegenwoordiging door de voorzitter
Indien de voorzitter behoort tot het bestuur van een gemeente die partij is in een rechtsgeding, waarbij de Bedrijfsvoeringsorganisatie is betrokken, wordt de Bedrijfsvoeringsorganisatie in dit rechtsgeding door een ander door het bestuur aan te wijzen lid van dit Bestuur vertegenwoordigd.
Artikel 13 Kwaliteitsborging
- 13.1
De Bedrijfsvoeringsorganisatie draagt zorg voor een kwalitatief goede en doelmatige uitvoering van de verantwoordelijkheden, zoals vermeld in artikel 5 van deze regeling.
- 13.2
De Bedrijfsvoeringsorganisatie en de deelnemers maken hierover afspraken op het gebied van diensten, producten en samenwerking, en hebben hierover structureel overleg.
Afdeling 3 Secretaris, directeur en personeel
Artikel 14 De secretaris
De directeur van de Bedrijfsvoeringsorganisatie fungeert als secretaris van het bestuur.
Artikel 15 Rechtspositie van het personeel
- 15.1
De Bedrijfsvoeringsorganisatie is lid van de Werkgeversvereniging samenwerkende gemeentelijkje organisaties (WSGO). Op het personeel is van toepassing de cao samenwerkende gemeentelijke organisaties (cao SGO).
- 15.2
De bevoegdheden ten aanzien van het personeel worden uitgeoefend door het bestuur, onverminderd het bepaalde in artikel 10, lid 5 en artikel 18, lid 2.
- 15.3
Het bestuur stelt, in aanvulling op de in lid 1. bedoelde cao, een Personeelshandboek vast.
Artikel 16 De directeur
- 16.1
De directeur van de Bedrijfsvoeringsorganisatie wordt door het bestuur benoemd.
- 16.2
Het bestuur voorziet in een vervangingsregeling ten aanzien van de directeur.
- 16.3
De bevoegdheid tot schorsing of ontslag van de directeur berust bij het bestuur.
- 16.4
De Regelgeving & Organisatie Syntrophos inclusief de instructie aan de directeur wordt door het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie vastgesteld.
Artikel 17 Taken en bevoegdheden directeur
- 17.1
De directeur is namens het bestuur belast met de integrale dagelijkse leiding over de organisatie en de procesvoering ten aanzien van de (geïntegreerde) voorbereiding en uitvoering van de verantwoordelijkheden, als bedoeld in artikel 5.
- 17.2
De directeur staat het bestuur en de voorzitter bij in de hun opgedragen taken en kan gemachtigd worden om namens hen, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft, bepaalde besluiten te nemen en om bepaalde stukken die namens het bestuur uitgaan namens het bestuur te ondertekenen.
Afdeling 4 Financiële bepalingen
Artikel 18 Financiële bijdragen
- 18.1
Het bestuur stelt een financiële verordening vast. Deze verordening bevat in ieder geval nadere regels betreffende de wijze en in welke mate de deelnemers financieel bijdragen aan de middelen van de Bedrijfsvoeringsorganisatie.
- 18.2
Onderdeel van de in het vorige lid genoemde verordening is de financiële verdeelsleutel. Deze verdeelsleutel wordt vastgesteld door het bestuur na instemming door de Colleges.
Artikel 19 Gemeentewet
In de verordening op grond van artikel 212 van de Gemeentewet wordt in ieder geval geregeld dat minimaal één keer per jaar aan de deelnemers de stand van zaken over de uitvoering van de begroting wordt gerapporteerd, zowel financieel als inhoudelijk.
Artikel 20 Financiële verantwoordelijkheid
- 20.1
De deelnemers dragen er zorg voor dat de Bedrijfsvoeringsorganisatie te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al haar verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen.
- 20.2
Indien een deelnemer weigert deze uitgaven op de gemeentelijke begroting te zetten, doet het bestuur onverwijld aan Gedeputeerde Staten het verzoek over te gaan tot toepassing van de artikelen 194 en 195 van de Gemeentewet.
Artikel 21 Reserves en voorzieningen
Reserves en voorzieningen worden geregeld staat beschreven in de Regelgeving & Organisatie Syntrophos.
Afdeling 8 Slot- en overgangsbepalingen
Artikel 28 Duur regeling
- 28.1
Deze regeling wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.
- 28.2
Het College van de gemeente Nissewaard zendt de Regeling naar Gedeputeerde Staten.
- 28.3
Het College bedoeld in het vorige lid draagt tevens zorg voor bekendmaking van de Regeling overeenkomstig het bepaalde in artikel 26 van de Wet.
- 28.4
Het tweede en derde lid van dit artikel zijn van toepassing op besluiten tot wijziging en opheffing van deze regeling alsmede op besluiten tot toetreding en uittreding.
- 28.5
De deelnemers nemen de regeling op in het door hen bij te houden register als bedoeld in artikel 27 van de Wet.
Artikel 29 Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin deze Regeling of de Wet niet voorziet, beslist het Bestuur.
Artikel 30 Inwerkingtreding
Deze Regeling treedt in werking op 1 oktober 2023
Artikel 31 Citeertitel
De regeling wordt aangehaald als: “Gemeenschappelijke regeling bedrijfsvoeringsorganisatie Syntrophos” of “GR Syntrophos”.